Hướng dẫn sử dụng tính năng sổ kế toán dành riêng cho hộ kinh doanh

Theo Nghị quyết 198/2025/QH15, Luật Thuế thu nhập cá nhân 2025 và Luật Thuế giá trị gia tăng sửa đổi 2025), kể từ ngày 01/01/2026 tất cả các hộ kinh doanh chuyển sang hình thức tự kê khai, tự tính và tự nộp thuế theo doanh thu thực tế. Dựa theo Thông tư 152/2025/TT-BTС - Hướng dẫn kế toán cho các hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh (gọi chung là Hộ kinh doanh - sau đấy viết tắt là HKD), POS365 cung cấp tính năng kết xuất Sổ kế toán từ các nghiệp vụ trong quá trình kinh doanh với hướng dẫn đề cập chi tiết dưới đây.

1. Phân loại sổ kế toán hộ kinh doanh theo doanh thu & phương pháp thuế

Tùy theo doanh thu dự kiến và lựa chọn phương pháp nộp thuế, HKD sẽ phải kết xuất các sổ kế toán theo bảng sau:

Trường hợp HKD có hoạt động thuộc diện chịu các loại thuế khác (ví dụ HKD khai thác cát có phát sinh thuế tài nguyên) cần sử dụng thêm sổ S3a. Trong đó sổ S3a là mẫu sổ kế toán dành cho hộ kinh doanh áp dụng phương pháp kê khai (kế toán đầy đủ) - thường rơi vào nhóm doanh thu lớn hoặc tự nguyện kê khai theo chế độ kế toán.

2. Hướng dẫn sử dụng tính năng sổ kế toán trên phần mềm quản lý bán hàng POS365

Để hỗ trợ hộ kinh doanh theo dõi doanh thu, chi phí và thực hiện nghĩa vụ thuế đúng quy định, POS365 đã tích hợp sẵn hệ thống sổ kế toán theo từng phương pháp tính thuế. Người dùng chỉ cần thao tác đơn giản trên phần mềm là có thể ghi nhận, tổng hợp và xuất dữ liệu sổ sách một cách nhanh chóng, chính xác.

Khách hàng lưu ý điều kiện sử dụng: 

• Người dùng đăng nhập thành công hệ thống.
• Người dùng được phân quyền tương ứng với chức năng Sổ kế toán.

2.1 Thiết lập ban đầu cần thiết cho HKD để sử dụng được tính năng Sổ kế toán

Để đảm bảo hệ thống sổ kế toán hoạt động chính xác và tuân thủ quy định thuế, hộ kinh doanh cần hoàn tất một số thiết lập quan trọng trên phần mềm POS365 như sau:

Bước 1: Nhập mã số thuế (MST)

Truy cập màn hình Thông tin cửa hàng và nhập mã số thuế. Lưu ý, mỗi hộ kinh doanh chỉ sử dụng một MST duy nhất.

Trong trường hợp có nhiều địa điểm kinh doanh (tương ứng nhiều chi nhánh trên cùng hệ thống), cần xác định một địa điểm là trụ sở kinh doanh - đây là nơi đăng ký làm việc chính với cơ quan quản lý nhà nước.

Hình 1: Màn hình Thông tin cửa hàng

Nếu chưa nhập MST, khi truy cập tính năng Sổ kế toán, hệ thống sẽ hiển thị thông báo lỗi. Người dùng chỉ cần nhấn “Cập nhật thông tin” để chuyển đến màn hình thiết lập và bổ sung MST.

Hình 2: Thông báo chưa thiết lập MST

Bước 2: Thiết lập phương pháp tính thuế

Bắt buộc bật các cấu hình sau:

• Tính thuế theo doanh thu: ON
• Phương pháp tính giá vốn: Trung bình
• Phương pháp tính VAT: Giá bán đã bao gồm VAT

Các thiết lập này nhằm đảm bảo dữ liệu phù hợp với quy định hiện hành về kê khai thuế cho hộ kinh doanh.

Hình 3: Màn hình thiết lập tính thuế

Bước 3: Cài đặt tỷ lệ thuế cho hàng hóa

Tiến hành thiết lập tỷ lệ thuế GTGT và TNCN cho từng mặt hàng theo quy định tại Phụ lục I - Thông tư 40/2021/TT - BTC. Với hàng hóa thuộc diện được ưu đãi, tích chọn “Giảm trừ 20% mức tỷ lệ %” để áp dụng theo Nghị quyết 204/2025/QH15.

Hình 4: Màn hình thiết lập chi tiết hàng hóa

2.2 Xác nhận nghĩa vụ thuế với hộ kinh doanh

Khi vào menu Thuế / Sổ kế toán - Tờ khai thuế lần đầu tiên, HKD sẽ phải xác định nghĩa vụ nộp thuế dựa trên ngưỡng doanh thu, kỳ kê khai, phương pháp tính thuế và các sổ kế toán cần thiết.

Mục đích:

• Giúp người dùng có cái nhìn tổng quát về doanh thu của toàn bộ cửa hàng tham chiếu theo năm ngoái hoặc năm hiện tại
• Phần mềm xác định hoặc hiển thị gợi ý các mốc thời gian, phương pháp tính thuế GTGT/TNCN và sổ kế toán phù hợp với kết quả kinh doanh hiện tại, nhằm phục vụ việc lập tờ khai thuế sau này và lưu trữ sổ sách kế toán tương ứng.

Điều kiện: 

Vào được màn xác nhận nghĩa vụ thuế với hộ kinh doanh

• Người dùng đăng nhập thành công hệ thống
• Tài khoản được phân quyền tương ứng với chức năng (Hiện tại chỉ cho phép tài khoản admin có quyền vào)
• Đã bật: ON tính thuế theo doanh thu ở mục tính năng
• Người dùng đã khai báo Mã số thuế trên hệ thống
• Có phát sinh giao dịch trong năm 2026

Chi tiết hiển thị: Màn xác nhận nghĩa vụ thuế với hộ kinh doanh 

Bước 1:  Từ màn hình Trang chủ, nhấn vào menu Thuế → chọn Sổ kế toán.

Hình 1: Màn hình tổng quan

Bước 2: Khi đáp ứng đủ các điều kiện, Hệ thống sẽ tính toán về hiển thị các thông tin về màn xác nhận nghĩa vụ thuế với hộ kinh doanh 

Hình 2: Màn xác nhận nghĩa vụ thuế của hộ kinh doanh

Bước 3: Hệ thống hiển thị các trường bên trong màn hình xác nhận nghĩa vụ thuế:

• Số liệu doanh thu tham khảo: Hiển thị doanh thu của năm trước và năm hiện tại để làm căn cứ xác định nghĩa vụ thuế
• Ngày chuyển lên hộ kinh doanh: Sẽ tính doanh thu bắt đầu từ lúc người dùng lên hộ kinh doanh và chọn với ngày tương ứng (có thể thao tác được) → Là ngày ghi trên giấy chứng nhận hộ kinh doanh (làm căn cứ tính thuế, nghĩa vụ tài chính và các thủ tục liên quan)
• Dự kiến ngưỡng doanh thu hàng năm: Dựa vào bảng số liệu và doanh thu tương ứng của chi nhánh với kỳ T-n (T là kỳ hiện tại, kỳ có thể là Tháng hoặc Quý  hoặc năm  tùy theo cấu hình chế độ sổ kế toán của chi nhánh đang thao tác) → Dự kiến ngưỡng doanh thu hàng năm: HKD xác định ngưỡng doanh thu năm dự kiến
• Kỳ kê khai: Hiển thị tương ứng ngưỡng doanh thu đã xác định, HKD có thể lựa chọn kỳ kê khai thấp hơn nếu muốn (Năm > Quý > Tháng)
• Phương pháp tính thuế: Hiển thị tương ứng dựa ngưỡng doanh thu đã xác định, với ngưỡng doanh thu từ 500 triệu đến 3 tỉ thì HKD sẽ lựa chọn 1 trong 2 phương pháp tính thuế (tính thuế theo doanh thu hoặc khấu trừ)
• Gợi ý các sổ kế toán cần thiết: Tương ứng với ngưỡng doanh thu và phương pháp tính thuế đã xác định hoặc chọn ở trên.

Bước 4: Sau khi xác nhận thông tin đều đúng, Người dùng nhấn nút Tiếp tục → chọn Đồng ý để hoàn thành màn xác nhận nghĩa vụ thuế với hộ kinh doanh.

2.3 Sổ S1a - HKD - Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ

Sổ S1a áp dụng cho hộ kinh doanh có doanh thu dưới 500 triệu đồng/năm, thuộc nhóm chưa phải nộp thuế GTGT và TNCN.

Mặc dù được miễn thuế, hộ kinh doanh vẫn bắt buộc phải ghi chép đầy đủ doanh thu để:

• Theo dõi doanh thu phát sinh theo từng đơn hàng
• Làm căn cứ đối chiếu khi cần thiết với cơ quan thuế

Lưu ý: Sổ S1a trên phần mềm POS365 sẽ tổng hợp số liệu theo từng chi nhánh (trong trường hợp hộ kinh doanh có nhiều điểm bán).

Điều kiện kết xuất sổ S1a: Doanh thu dưới 500 triệu VNĐ: Kê khai theo năm, riêng với năm 2026 và KHD mới kinh doanh trong năm đầu tiên sẽ kê khai 2 lần (31/7 năm T và 31/1 năm T+1).

HKD thực hiện các bước theo hướng dẫn chi tiết dưới đây:

Bước 1: Truy cập danh sách sổ kế toán

Từ màn hình Trang chủ, chọn Thuế → Sổ kế toán. 

Hệ thống POS365 sẽ hiển thị màn hình Danh sách sổ kế toán, bao gồm:

• Trạng thái chi nhánh chưa từng kết xuất sổ

• Trạng thái chi nhánh đã kết xuất ít nhất 1 kỳ thành công

Bước 2: Kết xuất sổ kế toán

Nhấn “Kết xuất sổ kế toán từ các kỳ trước” để hệ thống thực hiện kết xuất toàn bộ sổ kế toán của các kỳ kê khai trước (T-n) trong năm hiện tại

Lưu ý:

• Với sổ S1a, kỳ kê khai là theo năm
• Nếu kỳ trước chưa được kết xuất → hệ thống sẽ tự động xử lý
• Nếu đã kết xuất hoặc chưa đến kỳ → hệ thống không thực hiện lại và hiển thị trạng thái tương ứng.

Bước 3: Lọc sổ cần xem

Tại bộ lọc trên màn hình, người dùng có thể:

• Chọn Loại sổ: Sổ S1a - Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ
• Chọn Kỳ kê khai cần xem

Bước 4: Xem chi tiết sổ

Nhấn “Xem chi tiết” tại dòng dữ liệu tương ứng để mở sổ S1a.

Bước 5: Kiểm tra thông tin chi tiết

Hệ thống hiển thị màn hình chi tiết sổ S1a, bao gồm các thông tin : 

• Thống kê tổng doanh thu của kỳ
• Thông tin chứng từ phát sinh (Đơn hàng, Trả hàng)
• Diễn giải chứng từ phát sinh
• Số tiền doanh thu không tính giảm trừ 20% thuế theo hàng hóa của chứng từ.

Bước 6: Xuất file sổ kế toán

Trên màn hình chi tiết sổ S1a người dùng có thể nhấn Xuất excel để tải file excel của sổ kế toán này về máy hoặc nhấn icon download ở màn hình thông tin chi tiết sổ để tải file PDF.

2.4 Sổ S2a - HKD - Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ

Sổ S2a áp dụng cho hộ kinh doanh có doanh thu từ 500 triệu đến 3 tỷ đồng/năm, thuộc nhóm nộp thuế GTGT và TNCN theo tỷ lệ % trên doanh thu.

Chức năng của sổ S2a:

• Thống kê tổng thuế GTGT và TNCN phải nộp
• Phân loại theo từng nhóm ngành hàng
• Hỗ trợ theo dõi và làm căn cứ lập tờ khai thuế

Lưu ý: Trên phần mềm POS365, sổ S2a sẽ tổng hợp số liệu theo từng chi nhánh nếu hộ kinh doanh có nhiều điểm bán.

Điều kiện kết xuất sổ S2a

• Doanh thu từ 500 triệu đến 3 tỷ đồng/năm
• Phương pháp tính thuế: Theo % trên doanh thu
• Kỳ kê khai: Theo quý

HKD thực hiện các bước theo hướng dẫn chi tiết dưới đây:

Bước 1: Truy cập danh sách sổ kế toán

Từ màn hình Trang chủ, chọn Thuế → Sổ kế toán. 

Hệ thống POS365 hiển thị màn hình Danh sách sổ kế toán, bao gồm:

• Màn hình sổ kế toán với chi nhánh chưa từng kết xuất sổ

• Màn hình danh sách Sổ kế toán (với chi nhánh đã kết xuất ít nhất 1 kỳ thành công)

Bước 2: Kết xuất sổ kế toán

Nhấn “Kết xuất sổ kế toán từ các kỳ trước” để hệ thống thực hiện kết xuất toàn bộ sổ S2a của các kỳ kê khai trước (T-n) trong năm hiện tại

Lưu ý:

• Sổ S2a có kỳ kê khai theo quý
• Nếu kỳ trước chưa được kết xuất → hệ thống sẽ tự động thực hiện
• Nếu chưa qua kỳ kết xuất nào hoặc kỳ đã qua dựa theo năm hiện tại đã kết xuất thành công hệ thống không thực hiện kết xuất thêm → trả về kết quả trên màn hình đã kết xuất thành công.

Bước 3: Lọc sổ cần xem

Tại bộ lọc trên màn hình Danh sách sổ kế toán người dùng có thể lọc theo lựa chọn để màn hình hiển thị ra sổ theo mong muốn: 

• Chọn Loại sổ : Sổ S2a - Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ
• Chọn Kỳ kê khai cần xem

Bước 4: Xem chi tiết sổ

Nhấn “Xem chi tiết” tại dòng dữ liệu tương ứng để mở sổ S2a.

Bước 5: Kiểm tra thông tin chi tiết    

Hệ thống hiển thị màn hình chi tiết sổ S2a, bao gồm các thông tin : 

• Thống kê tổng thuế GTGT và thuế TNCN
• Thông tin chứng từ phát sinh (Đơn hàng, Trả hàng)
• Diễn giải chứng từ phát sinh
• Chi tiết tiền thuế GTGT và thuế TNCN theo từng loại nhóm ngành hàng có trong chứng từ phát sinh tương ứng

Bước 6: Xuất file sổ kế toán

Trên màn hình chi tiết sổ S1a người dùng có thể nhấn Xuất excel để tải file excel của sổ kế toán này về máy hoặc nhấn icon download ở màn hình thông tin chi tiết sổ để tải file PDF. 

2.5 Sổ S2b- HKD - Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ

Sổ S2b áp dụng cho hộ kinh doanh thuộc nhóm doanh thu từ 500 triệu đến 3 tỷ đồng/năm, có chức năng:

• Thống kê doanh thu phát sinh trong kỳ
• Tổng hợp thuế GTGT theo từng loại hàng hóa
• Làm căn cứ đối chiếu và phục vụ lập tờ khai thuế

Lưu ý: Trên phần mềm POS365, sổ S2b sẽ tổng hợp số liệu theo từng chi nhánh nếu hộ kinh doanh có nhiều điểm kinh doanh.

Điều kiện kết xuất sổ:

• Người dùng đăng nhập thành công hệ thống
• Tài khoản được phân quyền tương ứng với chức năng (Hiện tại chỉ cho phép tài khoản admin có quyền vào)
• Người dùng đã có thông tin Xác nhận nghĩa vụ thuế trên hệ thống
• Doanh thu từ 500 triệu đến 3 tỷ VNĐ : kê khai theo Quý.

HKD thực hiện các bước theo hướng dẫn chi tiết dưới đây:

Bước 1: Truy cập danh sách sổ kế toán

Từ màn hình Trang chủ, chọn Thuế → Sổ kế toán.

Bước 2: Kết xuất sổ kế toán

Nhấn “Kết xuất sổ kế toán từ các kỳ trước” để hệ thống tổng hợp và kết xuất toàn bộ sổ của các kỳ kê khai trước (T-n) trong năm hiện tại. (T ứng với quý hiện tại)

Thời gian xử lý: khoảng 1 - 2 phút để tổng hợp và hiển thị dữ liệu vào sổ.

Bước 3: Lọc sổ cần xem

Tại bộ lọc trên màn hình Danh sách sổ kế toán:

• Chọn Loại sổ: Sổ S2b - Sổ chi tiết doanh thu, chi phí
• Chọn Kỳ kê khai cần xem

Bước 4: Xem chi tiết sổ

Nhấn “Xem chi tiết” tại bản ghi tương ứng để mở sổ S2b.

Bước 5:Kiểm tra thông tin chi tiết

Hệ thống hiển thị màn hình chi tiết sổ S2b, bao gồm các thông tin :

• Hiển thị Tổng doanh thu của kỳ, tiền thuế GTGT phải nộp
• Thông tin chứng từ phát sinh ( Đơn hàng, Trả hàng)
• Diễn giải thông tin của từng chứng từ
• Hiển thị doanh thu của từng  giao dịch: Đơn hàng, trả hàng
• Hiển thị tiền thuế GTGT của từng đơn hàng có sản phẩm nằm trong nhóm ngành tính thuế . Theo Bảng: Tên nhóm ngành và mức tỷ lệ tính Thuế GTGT và tỷ lệ thuế TNCN hiện hành.

(Màn hình chi tiết sổ S2b)

(Bảng: Tên nhóm ngành và mức tỷ lệ tính Thuế GTGT và tỷ lệ thuế TNCN hiện hành)

Bước 6: Xuất file sổ kế toán

Trên màn hình chi tiết sổ S2b, nhấn Xuất excel để tải file excel của sổ kế toán này về máy.

2.6 Sổ S2c - HKD - Sổ chi tiết doanh thu, chi phí

Áp dụng cho HKD áp dụng phương pháp tính thuế theo thu nhập tính thuế (Doanh thu - Chi phí hợp lý). CHI PHÍ HỢP LÝ là các khoản chi có hóa đơn/chứng từ hợp lệ: tiền mua hàng, thuê mặt bằng, điện nước, lương nhân viên... Chi phí không có chứng từ sẽ KHÔNG được trừ.

Sổ S2c giúp:

• Theo dõi chi tiết doanh thu và chi phí
• Xác định thu nhập chịu thuế thực tế
• Hỗ trợ quyết toán thuế TNCN chính xác

Lưu ý: Trên phần mềm POS365, sổ S2c sẽ tổng hợp dữ liệu theo từng chi nhánh nếu hộ kinh doanh có nhiều điểm kinh doanh.

Điều kiện kết xuất sổ S2c:

• Người dùng đăng nhập thành công hệ thống
• Tài khoản được phân quyền tương ứng với chức năng (Hiện tại chỉ cho phép tài khoản admin có quyền vào)
• Người dùng đã có thông tin Xác nhận nghĩa vụ thuế trên hệ thống
• Doanh thu từ 500 triệu đến 3 tỷ VNĐ : kê khai theo Quý. Quyết toán thuế TNCN

HKD thực hiện các bước theo hướng dẫn chi tiết dưới đây:

Bước 1: Truy cập tính năng

Từ màn hình Trang chủ, chọn Thuế → Sổ kế toán.

Bước 2: Kết xuất sổ kế toán

Nhấn Kết xuất sổ kế toán từ các kỳ trước để hệ thống thực hiện kết xuất toàn bộ các sổ kế toán của các kỳ kê khai trước (T-n) trong năm hiện tại. (Trong đó: T ứng với Quý hiện tại )

Thời gian xử lý: khoảng 1 - 2 phút để tổng hợp và hiển thị dữ liệu.

Bước 3: Lọc sổ cần xem

Tại bộ lọc trên màn hình Danh sách sổ kế toán : 

• Chọn Loại sổ: Sổ S2c - Sổ chi tiết doanh thu, chi phí
• Chọn Kỳ kê khai cần xem

Bước 4: Xem chi tiết sổ

Nhấn “Xem chi tiết” tại bản ghi tương ứng để mở sổ S2c.

Bước 5: Kiểm tra thông tin chi tiết

Hệ thống hiển thị màn hình chi tiết sổ S2c, bao gồm các thông tin : 

• Thông tin chứng từ phát sinh ( Đơn hàng, Trả hàng, Giao dịch khác, Phiếu chi…)
• Diễn giải thông tin của từng chứng từ
• Hiển thị tổng doanh thu theo sổ S2c (a)
• Hiển thị Chi phí hợp lý tương ứng (b)
• Chênh lệch:Giá trị = a-b
• Thuế suất: 17%
• Tiền thuế TNCN của kỳ=  Chênh lệch* Thuế suất

Bước 6: Xuất file sổ kế toán

Trên màn hình chi tiết sổ S2c, nhấn Xuất excel để tải file excel của sổ kế toán này về máy.

2.7 Sổ S2d - HKD - Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa 

Sổ S2d dùng để theo dõi chi tiết tình hình nhập - xuất - tồn kho của từng loại hàng hóa trong hộ kinh doanh.

Sổ S2d giúp:

• Kiểm soát tồn kho thực tế
• Theo dõi biến động nhập - xuất hàng hóa
• Xác định giá vốn hàng bán (COGS)
• Làm căn cứ tính chi phí phát sinh trong kỳ kê khai

Lưu ý: Trên phần mềm POS365, sổ S2d sẽ tổng hợp số liệu theo từng chi nhánh nếu hộ kinh doanh có nhiều điểm kinh doanh.

Điều kiện kết xuất sổ S2d:

• Doanh thu từ 500 triệu đến 3 tỷ VNĐ: kê khai theo Quý
• Doanh thu trên 3 tỷ VNĐ: kê khai theo Tháng

HKD thực hiện các bước theo hướng dẫn chi tiết dưới đây:

Bước 1: Truy cập tính năng

Từ màn hình Trang chủ, chọn Thuế → Sổ kế toán. 

Hệ thống POS365 hiển thị màn hình Danh sách sổ kế toán.

Bước 2: Kết xuất sổ kế toán

Nhấn “Kết xuất sổ kế toán từ các kỳ trước” để hệ thống thực hiện kết xuất toàn bộ sổ của các kỳ kê khai trước (T-n) trong năm hiện tại.

Trong đó: T là kỳ hiện tại (có thể là tháng hoặc quý tùy theo cấu hình sổ kế toán của chi nhánh).

Bước 3: Lọc sổ cần xem

Tại bộ lọc trên màn hình Danh sách sổ kế toán : 

• Chọn Loại sổ : Sổ S2d - Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa
• Chọn Kỳ kê khai cần xem

Bước 4: Xem chi tiết sổ

Nhấn “Xem chi tiết” tại bản ghi tương ứng để mở sổ S2d.

Bước 5: Kiểm tra thông tin chi tiết

Hệ thống hiển thị màn hình chi tiết sổ S2d, bao gồm các thông tin : 

• Thông tin hàng hóa
• Thông tin chứng từ phát sinh (Nhập hàng, Đơn hàng, Trả hàng nhà cung cấp, Giao dịch khác…)
• Số lượng và giá trị nhập
• Số lượng và giá trị xuất
• Tồn cuối kỳ

Bước 6: Xuất file sổ kế toán

Trên màn hình chi tiết sổ S2d, nhấn Xuất excel để tải file excel của sổ kế toán này về máy.

2.8 Sổ S2e - HKD - Sổ chi tiết tiền

Sổ S2e dùng để ghi nhận chi tiết các khoản thu - chi tiền phát sinh trong hoạt động kinh doanh của hộ kinh doanh.

• Thu: Tiền bán hàng, Tiền trả hàng nhà cung cấp, Hủy nhập hàng, Chuyển tiền vào tài khoản
• Chi: Nhập hàng, Phiếu chi tiền, Khách hàng hủy, trả hàng

Lưu ý:

• Sổ kế toán sẽ kết xuất số liệu thống kê của từng chi nhánh (nếu HKD có nhiều chi nhánh trên hệ thống POS365). 
• Sổ S2e của POS365 hiện đang kết xuất dữ liệu theo từng phương thức thanh toán mà HKD đang sử dụng trên phần mềm, HKD sẽ cần xác định và ghi chú cụ thể số tài khoản ngân hàng tương ứng với từng phương thức thanh toán trong trường hợp sổ sách cần chứng thực với cơ quan thuế.

Điều kiện kết xuất sổ S2e:

• Doanh thu từ 500 triệu đến 3 tỷ: Kê khai theo Quý
• Doanh thu trên 3 tỷ: Kê khai theo tháng

HKD thực hiện các bước theo hướng dẫn chi tiết dưới đây:

Bước 1: Truy cập tính năng

Từ màn hình Trang chủ, chọn Thuế → Sổ kế toán. 

Hệ thống POS365 hiển thị màn hình Danh sách sổ kế toán, bao gồm:

• Danh sách sổ kế toán (với chi nhánh đã kết xuất sổ ở các kỳ trước)

• Màn hình danh sách Sổ kế toán (với chi nhánh chưa từng kết xuất sổ)

Bước 2: Kết xuất sổ kế toán

Nhấn “Kết xuất sổ kế toán từ các kỳ trước” để hệ thống tự động kết xuất toàn bộ sổ của các kỳ kê khai trước (T-n) trong năm hiện tại.

Trong đó: T là kỳ hiện tại (có thể là tháng hoặc quý tùy cấu hình).

Bước 3: Lọc sổ cần xem

Tại bộ lọc trên màn hình Danh sách sổ kế toán : 

• Chọn Loại sổ : Sổ S2e - Sổ chi tiết tiền cần xem

Bước 4: Xem chi tiết sổ

Nhấn “Xem chi tiết” tại bản ghi tương ứng để mở sổ S2e.

Bước 5: Kiểm tra thông tin chi tiết

Hệ thống hiển thị màn hình chi tiết sổ S2e, bao gồm các thông tin : 

• Thông tin hàng hóa
• Thông tin chứng từ phát sinh (Nhập hàng, Đơn hàng, Trả hàng nhà cung cấp,phiếu thu, phiếu chi Giao dịch khác…)
• Số tiền Thu và Chi
• Số dư cuối kỳ
• Số dư đầu kỳ

Bước 6: Xuất file sổ kế toán

Trên màn hình chi tiết sổ S2e, nhấn Xuất excel để tải file excel của sổ kế toán này về máy.

3. Lưu ý quan trọng và thiết lập phục vụ sử dụng sổ kế toán

Để đáp ứng quy định mới và hỗ trợ hộ kinh doanh sử dụng sổ kế toán hiệu quả, phần mềm POS365 đã cập nhật một số tính năng và thiết lập quan trọng như sau:

A. Thông tin cửa hàng

Bổ sung trường thông tin nhập mã số thuế của hộ kinh doanh (thiết lập bắt buộc để sử dụng tính năng thuế)

B. Phương pháp tính giá vốn

Lược bỏ phương pháp tính giá nhập = giá nhập cuối → Thay đổi mặc định POS365 chỉ áp dụng phương pháp tính giá nhập = trung bình 

(Căn cứ theo quy định của Thông tu 152/2025/TT-BTC, người dùng không còn được tùy chọn cách tính giá nhập cho cửa hàng nữa)

C. Thiết lập “Tính thuế theo doanh thu?”

• Bật OFF → Người dùng không thể truy cập tính năng thuế
• Bật ON → Người dùng được phép truy cập vào tính năng thuế và phương thức tính VAT tự động chọn = Giá bán đã bao gồm VAT (bắt buộc). Lúc này người dùng có thể thiết lập chọn nhóm ngành hàng tính thuế và chọn giảm trừ 20% thuế cho hàng hóa (Nếu OFF thiết lập tính thuế theo doanh thu thì hệ thống sẽ chặn người dùng sẽ không thấy 2 trường này để thiết lập)

D. Chặn/cảnh báo thao tác tạo, cập nhật, xóa bản ghi đã quá kỳ kê khai trước đó

Chặn thao tác tạo, cập nhật, hủy, xóa bản ghi khi đã qua kỳ kê khai với hộ kinh doanh đã xác nhận nghĩa thuế (Kỳ kê khai sẽ dựa kỳ kê khai mà người dùng đã xác nhận màn hình xác nhận nghĩa vụ thuế có thể là  theo tháng, theo quý hoặc theo năm)

Ví dụ: Kỳ hiện tại là T → Khi người dùng thực hiện thao tác/cập nhật/hủy/xóa bản ghi của kỳ T-1 trở về trước thì hệ thống sẽ chặn không ghi nhận thao tác và hiển thị cảnh báo lên màn hình.

E. Hàng hóa

Điều chỉnh “Tỷ lệ % tính thuế theo doanh thu” Thành trường “Tỷ lệ % tính thuế GTGT và TNCN theo ngành nghề” và được chọn 1 trong các ngành nghề liệt kê ở trường “Tỷ lệ % thuế theo doanh thu” của bảng dưới đây: 

Thêm đánh đánh dấu “Được giảm trừ 20% mức tỉ lệ % tính thuế theo doanh thu” → Nếu hàng hóa được giảm thì tích chọn vào còn ngược lại thì không.

Trong bối cảnh quy định ngày càng chặt chẽ, việc sử dụng một hệ thống hỗ trợ như POS365 sẽ giúp hộ kinh doanh tiết kiệm thời gian, hạn chế sai sót và chủ động hơn trong việc kiểm soát hoạt động kinh doanh cũng như làm việc với cơ quan thuế. Hy vọng với những hướng dẫn chi tiết trên, hộ kinh doanh có thể dễ dàng làm quen và khai thác hiệu quả tính năng sổ kế toán trên POS365, từ đó quản lý doanh thu - chi phí minh bạch, tuân thủ đúng quy định thuế và tối ưu hoạt động kinh doanh.