Kinh doanh bán lẻ

Phần mềm quản lý bán hàng miễn phí bằng Excel được nhiều người tìm kiếm bởi khả năng áp dụng các thuật toán sẵn có, sắp xếp và lọc dữ liệu tuyệt vời. Khi bạn đã biết về các Hàm Excel cơ bản, bạn sẽ có thể tự tay quản lý cửa hàng của mình. 

Phần mềm quản lý bán hàng miễn phí bằng Excel tốt nhất

Thế nhưng việc sử dụng Excel để tự quản lý cửa hàng tốn khá nhiều thời gian và công sức. Bài viết dưới đây POS365 sẽ giới thiệu cho bạn ưu nhược điểm của Phần mềm quản lý bán hàng miễn phí bằng Excel tốt nhất hiện nay.  Cuối cùng là lựa chọn phần mềm bán hàng nào tốt cho việc kinh doanh của bạn nhất.

I. Tìm hiểu phần mềm quản lý bán hàng miễn phí bằng Excel

Excel là một trong những phần mềm sử dụng vào việc tính toán, xây dựng số liệu. Phần mềm quản lý bán hàng Excel tận dụng công nghệ sẵn có để tạo đơn hàng, làm báo giá, thống kê dữ liệu, báo cáo doanh số,... Để thay thế đi phương pháp sổ sách truyền thống.

1.1. Ưu điểm quản lý bán hàng bằng Excel

Excel sở hữu nhiều loại hàm và phép tính dễ dàng hỗ trợ các chủ kinh doanh theo dõi và kiểm soát toàn bộ hoạt động giao dịch giữa người tiêu dùng và cửa hàng, cửa hàng với nhà cung cấp, quản lý kho, công nợ, báo cáo doanh thu… Đặc biệt:

  • Thao tác quen thuộc, dễ dàng tạo danh sách, bảng cột và thiết lập hàm.

  • Miễn phí, luôn có sẵn và tiện lợi trong việc cài đặt

  • Giao diện quen thuộc, thân thiện, mang tính chuyên nghiệp cao

  • Cấu trúc đơn giản đầy đủ tiện ích

  • Được đa số doanh nghiệp nhỏ ưa thích

  • Tương thích nhiều thiết bị khác nhau

Ưu điểm phần mềm quản lý bán hàng bằng Excel

Ưu điểm phần mềm bán hàng bằng Excel

1.2. Nhược điểm quản lý bán hàng bằng Excel

Tuy rằng việc quản lý bán hàng bằng Excel sẽ tiết kiệm chi phí cho cửa hàng. Thế nhưng để sử dụng, bạn phải đầu tư thời gian lẫn công sức để học và ghi nhớ các hàm thì mới có thể vận dụng. Sau đây là những khó khăn mà hầu hết các chủ kinh doanh gặp phải khi sử dụng Excel: 

  • Không đồng bộ dữ liệu mạng và lưu trên ổ cứng của máy tính.

  • Chỉ sử dụng tối ưu với các Máy tính cá nhân hay Laptop

  • Không tự động lưu trữ thông tin khi đang thay đổi thêm mới. Dễ dàng bị mất dữ liệu nếu máy móc gặp sự cố.

  • Mất nhiều thời gian để nhập liệu thủ công, dễ gặp phải sai sót và nhầm lẫn.

  • Quá trình xuất nhập hàng phức tạp, ảnh hưởng đến nhiều bộ phận phòng ban khác.

  • Lãng phí thời gian và nhân lực bởi Excel chỉ cho phép 1 người thực hiện vì không sử dụng công nghệ điện toán đám mây.

  • Đòi hỏi người sử dụng có nhiều kiến thức về Excel lẫn quản lý hàng hóa, bán hàng.

1.3. Tại sao chủ kinh doanh thích quản lý bán hàng bằng file Excel?

File Excel giúp nhà quản lý tạo biểu mẫu kho, bán hàng, khách hàng theo ý thích. Ngoài ra cũng là để tận dụng những kiến thức tin học được đào tạo. Đồng thời cũng giúp họ nắm bắt được tình hình kinh doanh tại cửa hàng, thống kê cụ thể số lượng xuất, nhập, tồn mỗi tháng, từ đó tính toán, lên kế hoạch nhập hàng hiệu quả.

Nhược điểm phần mềm quản lý bán hàng bằng ExcelNhược điểm phần mềm bán hàng bằng Excel

II. Những điều bạn cần chuẩn bị khi sử dụng Excel để quản lý bán hàng

Để có thể sử dụng Excel để thay thế cho việc quản lý bán hàng bạn cần phải chuẩn bị rất nhiều thứ. Có thể kể đến những kỹ năng cũng như điều kiện cần thiết. Cụ thể: 

2.1. Kiến thức kế toán cơ bản

  • Kiến thức kế toán cơ bản về kế toán sẽ giúp bạn ghi chép lại những dữ liệu cần thiết, áp dụng chính xác các thuật toán nhằm cân đối thu chi. 

  • Áp dụng vào việc kiểm kê hàng hóa, xác định định mức tồn kho tối thiểu.

  • Tạo các bảng biểu lưu trữ những dữ liệu cần thiết hỗ trợ việc kinh doanh.

  • Phân chia sheet quản lý phù hợp với yêu cầu của từng mô hình kinh doanh đặc thù.

  • Xây dựng hệ thống quản lý trên Excel.

Chuẩn bị kiến thức kế toán cơ bản khi sử dụng EXCEL

Chuẩn bị kiến thức kế toán cơ bản khi sử dụng EXCEL

2.2. Hiểu và tận dụng chức năng của mỗi hàm và thuật toán trên Excel

  • Hiểu rõ các hàm Excel giúp bạn xây dựng hệ thống quản lý bán hàng có logic. Dễ dàng tùy biến thay đổi mà không ảnh hưởng đến cả quy trình.

  • Cần bỏ thời gian học tập, tìm tòi các tổ chức, kết hợp những phép tính từ đơn giản đến phức tạp.

  • Tìm nguồn chia sẻ khác nhau và tối ưu lại sao cho phù hợp với mô hình kinh của mình nhất có thể. 

Hiểu và tận dụng chức năng của mỗi hàm và thuật toán trên Excel

Hiểu và tận dụng chức năng của mỗi hàm và thuật toán trên Excel

2.3. Thiết bị máy tính, laptop đã cài sẵn Microsoft Office hoặc Excel

  • Để sử dụng Excel thì bạn cần phải thao tác trên máy tính cá nhân hoặc Laptop. Nhưng thiết bị như máy tính bảng hay điện thoại vẫn có thể sử dụng nhưng không tối ưu và rất khó để thao tác.

  • Nên sử dụng hệ điều hành Windows và tích hợp sẵn Microsoft excel. Bởi các sheet, file làm việc sẽ lưu ở dạng .csv chỉ có Microsoft excel mới mở được. Hệ điều hành Windows cho phép bạn sử dụng những bản Excel Crack miễn phí. Còn nư Macbook, bạn cần phải mua bản quyền của Microsoft Office mới có thể sử dụng Excel.


Thiết bị máy tính, laptop đã cài sẵn Microsoft Office hoặc Excel

Thiết bị máy tính, laptop đã cài sẵn Microsoft Office hoặc Excel

III. Phần mềm quản lý bán hàng POS365 - Xuất File Excel chi tiết nhanh chóng

Trong những năm gần đây, công nghệ ngày càng phát triển và việc kinh doanh càng ngày càng đặt tiêu chuẩn nhanh, chính xác, đơn giản lên hàng đầu. Việc vẫn sử dụng Excel để làm công cụ quản lý chính tại cửa hàng đã không còn hợp lý. Nhiều cửa hàng hiện nay lựa chọn phần mềm quản lý bán hàng POS365 để đẩy nhanh tốc độ bán hàng cũng như dễ dàng hơn trong quản lý kho, cửa hàng, khách hàng,... bởi:

3.1. POS365 quản lý kho chính xác dễ dàng

  • POS365 cho phép người sử dụng thêm mới hàng hóa đầy đủ thông tin, số lượng kèm hình ảnh chi tiết giúp dễ dàng quản lý.

  • Phần loại hàng hóa theo lô, danh mục 

  • Quản lý hàng hóa qua mã vạch đơn giản. Bạn sẽ không cần phải nhập bằng tay từng loại hàng hóa khi thêm hay bớt như trong Excel.

  • Cài đặt định mức tồn kho tối thiểu. Giúp chủ cửa hàng lập kế hoạch xử lý nhanh chóng và dễ dàng. 

  • Cảnh báo hạn sử dụng giúp chủ cửa hàng nhanh chóng bổ sung lượng hàng hóa mới vào kho.

POS365 quản lý kho chính xác dễ dàng

POS365 quản lý kho chính xác dễ dàng

3.2. Bán hàng nhanh chóng thuận tiện

  • Thay vì dùng phương pháp thủ công nhập từng số liệu vào File Excel, POS365 tự động trừ số lượng hàng hóa trong kho mỗi khi hoàn tất giao dịch.

  • Đồng bộ hóa các thiết bị bán hàng giúp tiết kiệm thời gian bán hàng.

  • Quét mã vạch sản phẩm thanh toán: Hiển thị đầy đủ thông tin, giá cả sản phẩm mà không cần phải nhớ.

  • Tích hợp thanh toán đa phương thức qua thẻ ngân hàng, ví điện tử, QR Code.

Bán hàng nhanh chóng thuận tiện

Bán hàng nhanh chóng thuận tiện

3.3. Hỗ trợ quản lý thông tin khách hàng nhà cung cấp 

Nhập đầy đủ thông tin của khách hàng từ họ tên, số điện thoại,...

Nhập đầy đủ thông tin của nhà cung cấp

Quản lý công nợ giữa cửa hàng với khách hàng, cửa hàng với nhà cung cấp

Hỗ trợ quản lý thông tin khách hàng nhà cung cấp

Hỗ trợ quản lý thông tin khách hàng nhà cung cấp

3.4. Báo cáo bán hàng chi tiết

  • Phân tích bán hàng đầy đủ dữ liệu từ hàng bán chạy, doanh số trong ngày, hàng tồn kho,...

  • Xem báo cáo từ xa qua thiết bị thông minh kết nối Internet

  • Báo cáo công nợ với Nhà cung cấp và khách hàng

  • Báo cáo nhân viên: doanh thu của nhân viên trong một ngày

Báo cáo bán hàng chi tiết

Báo cáo bán hàng chi tiết

3.5. Xuất file Excel

Thay vì phải tốn thời gian học và tìm hiểu làm thế nào để xây dựng bảng biểu kiểm kê trên Excel, mọi thứ với POS365 đều là tự động. Bạn chẳng cần phải nhớ bất kỳ hàm hay thuật toán nào vẫn có thể thống kê đầy đủ. 

Xuất file Excel

Xuất file Excel đơn giản với POS365

Mọi thứ bạn cần từ việc các mặt hàng tồn kho, báo cáo bán hàng, danh sách khách hàng, báo cáo công nợ đều có thể xuất ra file Excel trong một thao tác. Cực kỳ tiện lợi cho việc lưu trữ và lên chiến lược kinh doanh, Marketing hay điều nguồn vốn một cách hợp lý.

ĐĂNG KÝ DÙNG THỬ MIỄN PHÍ

Tổng kết

Phần mềm quản lý bán hàng miễn phí bằng Excel được mọi người ưa thích sử dụng bới tính quen thuộc. Thế nhưng mới phần mềm bán hàng POS365, bạn sẽ tiết kiệm được thời gian, công sức và gia tăng doanh thu một cách hiệu quả. Hãy liên hệ ngay với trung tâm CSKH phía bên góc phải màn hình để được tư vấn. Chúc các bạn thành công!