Kinh doanh bán lẻ

Bảng xuất nhập tồn hàng hóa hàng ngày là một trong những cách quản lý kho, kiểm soát hàng hóa hiệu quả hiện nay. Cùng tìm hiểu hướng dẫn cách làm bảng xuất nhập tồn hàng hóa thông qua bài viết của POS365 nhé!

Hướng dẫn cách làm bảng xuất nhập tồn hàng hóa hàng ngày

I. Bảng xuất nhập tồn hàng hóa là gì?

Lập bảng xuất nhập tồn hàng hóa với mục đích theo dõi tình hình nhập - xuất - tồn đầu kỳ và cuối kỳ của vật tư, công cụ, dụng cụ và hàng hóa trong kho của doanh nghiệp. Việc này sẽ giúp quản lý và kế toán nắm được tình hình số lượng hàng hóa tồn và nhập mới ngay trong ngày. 

Bảng xuất nhập tồn hàng hóa là gì?

II. Các thông tin cơ bản trong bảng xuất nhập tồn hàng hóa

Các thông tin cơ bản trong bảng xuất nhập tồn hàng hóa:

  • Kiểm kê đầu kỳ: Lập bảng thống kê số lượng hàng hóa hôm trước nếu kiểm kê hàng ngày hoặc theo tháng.

  • Số lượng hàng hóa nhập kho trong ngày.

  • Số lượng hàng hóa xuất kho trong ngày.

  • Tồn kho cuối ngày: Số lượng hàng hóa tồn kho cuối ngày sẽ bằng tổng số lượng hàng tồn đầu kỳ và lượng hàng nhập kho trong ngày trừ đi số lượng hàng hóa đã xuất kho.

Các thông tin cơ bản trong bảng xuất nhập tồn hàng hóa

III. Bảng xuất nhập tồn hàng hóa bằng Excel

Dưới đây sẽ là hướng dẫn cách làm bảng xuất nhập tồn hàng hóa hàng ngày bằng Excel để bạn tham khảo: 

1. Những số liệu cần có trong bảng xuất nhập tồn hàng hóa hàng ngày trên Excel

Hiện nay có rất nhiều doanh nghiệp nhỏ có số lượng hàng hóa chưa lớn đều lựa chọn cách quản lý xuất nhập hàng hóa tồn kho bằng Excel. Những số liệu cần có trong bảng xuất nhập tồn hàng hóa hàng ngày trên Excel:

  • Sổ kho: Bao gồm số thứ tự, sản phẩm, tồn đầu ngày, xuất nhập trong ngày, tồn cuối ngày.

  • Báo cáo xuất nhập tồn: Bao gồm tên hàng hóa, mã hàng hóa, xuất nhập trong kỳ, tồn cuối kỳ, dư đầu kỳ, đơn vị tính.

  • Sổ kho để in: Bao gồm ngày, chứng từ, diễn giải, số lượng, xuất nhập tồn, giá tiền.

  • Sổ chi tiết hàng hóa: Bao gồm tài khoản đối ứng, xuất nhập, tồn kho, đơn giá, chứng từ, diễn giải.

Những số liệu cần có trong bảng xuất nhập tồn hàng hóa hàng ngày trên Excel

2. Các bước thực hiện file Excel nhập xuất tồn đơn giản

Để xây dựng bảng xuất nhập tồn hàng hóa hàng ngày bằng Excel, bạn có thể làm theo các bước sau đây:

2.1. Bước 1: Tạo sheet thông tin doanh nghiệp

Tạo sheet thông tin doanh nghiệp phải bao gồm các nội dung sau đây:

  • Đặt công thức name box từ ngày với tên: Ngay1

  • Đặt phương pháp name box đến ngày với tên: Ngay2

  • Các công thức còn lại được đặt ở mục ghi chú (insert comment)

2.2. Bước 2: Tạo sheet nhập xuất lập công thức

Tạo sheet nhập xuất lập công thức bao gồm:

  • Nếu phát sinh nhập - xuất hàng hóa, kế toán doanh nghiệp sẽ cập nhật các thông tin vào sheet này.

  • Sử dụng hàm và “&” để nối tên nội dung công ty, địa chỉ, mã số thuế: Làm công thức tại A1, sau đó kéo copy phương pháp xuống là bạn ra kết quả.

  • Tại cột số phiếu đặt công thức tại namebox là SOPHIEU

  • Thu thập không giới hạn ô chọn ctrl + shift + mũi tên đi xuống

  • Tại cột số lượng nhập ctrl + shift + Mũi tên đi xuống đặt namebox: SLN

  • Tại cột số lượng xuất ctrl + shift + Mũi tên đi xuống đặt namebox: SLX

  • Tại cột thành tiền nhập ctrl + shift + Mũi tên đi xuống đặt name box là: TTN

  • Tại cột thành tiền Xuất ctrl + shift + Mũi tên đi xuống đặt name box là: TTX

2.3. Bước 3: Tạo sheet danh mục người sử dụng

Tạo sheet danh mục người sử dụng có thể thực hiện các bước sau đây:

  • Tại cột Mã khách hàng ctrl + shift + Mũi tên đi xuống đặt name box là: MKH. Sang sheet Nhập Xuất : tạo danh sách chọn mã khách hàng

  • Tại cột Mã công ty ctrl + shift+Mũi tên đi xuống/ date/data validation:

Allow: list

Source: = MKH vừa đặt bên danh mục khách hàng vừa tạo mảng

Để phục vụ việc tìm mã khách hàng, kế toán doanh nghiệp chỉ phải chọn trong danh sách

  •  Sử dụng các hàm vlookup để lập phương pháp để tự động hiển thị tên người sử dụng, địa chỉ, MST tìm kiếm trên cơ sở mã người tiêu dùng

Các bước thực hiện file Excel nhập xuất tồn đơn giản

2.4. Bước 4: Tạo bảng tổng hợp nhập xuất tồn

Cách tạo bảng tổng hợp nhập xuất tồn:

  • Tổng hợp vật tư nhập xuất trong ngày và của tháng, kỳ kế toán

  • Mỗi vật tư mới đều tạo mã ở sheet này thay luôn sheet danh mục mã vật tư như vậy rút gọn thêm được một bước làm giảm rườm rà

  • Ở sheets này Mã vật tư cho đến thành tiền tồn đầu thì là trống ko cần lập công thức

  • Tại cột Mã Vật Tư ctrl + shift + Mũi tên đi xuống đặt name box là: MVT

Chuyển sang sheet nhập xuất: Tạo list danh mục vật tư chọn khi xuất dùng

  • Tại cột Mã Vật Tư ctrl + shift + Mũi tên đi xuống

  • Sử dụng các hàm vlookup để lập phương pháp để tự động hiển thị tên: Vật tư, đơn vị tính

  • Sau này chỉ cần chọn mã vật tư khác sẽ tự động tìm kiếm bên Bảng tổng hợp nhập xuất tồn kiêm danh mục vật tư.

2.5. Bước 5: Lập công thức cho các cột nhập trong kỳ và xuất trong kỳ

Cách lập công thức cho các cột nhập trong kỳ và xuất trong kỳ: 

  • Tại cột số lượng nhập và thành tiền nhập thì không hề có công thức gì phần này khi nhập liệu phải nhập thủ công tay.

  • Cột Đơn giá = Thành tiền/ Số lượng nhập

  • Cột số lượng xuất thì không hề có phương pháp gì phần này khi nhập liệu phải nhập thủ công tay

  • Thành tiền xuất = Số lượng xuất x Đơn giá xuất

  • Cột đơn giá xuất kho dùng hàm Vlookup để dò tìm ở bảng bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho

  • Để tránh tình trạng kho bị âm không còn hàng, khi xuất sử dụng thì kế toán nên làm thêm hai cột kiểm tra tồn kho và sử dụng hàm Vlookup để dò tìm bên bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho.

2.6. Bước 6: Tổng hợp nhập xuất tồn kho

Tổng hợp nhập xuất tồn kho bằng cách:

  • Vào sheet Bảng Kê Nhập Xuất

  • Tại cột Mã Vật Tư ctrl + shift + Mũi tên đi xuống đặt name box là: MNX

  • Tạo tổng hợp nhập xuất tồn kho bằng hàm Sumif của các mặt hàng, nguyên vật liệu, thành phẩm để báo cáo định kỳ.

Xem thêm: Hướng dẫn cách quản lý kho Hiệu quả - Chính xác - Khoa học

3. Lưu ý quản lý xuất nhập tồn kho bằng Excel hiệu quả

Quản lý xuất nhập tồn kho bằng Excel sẽ giúp doanh nghiệp quản lý số lượng hàng dễ dàng hơn. Tuy nhiên, bạn cũng cần phải lưu ý những điểm sau đây:

  • Thiết kế file Excel quản lý kho phù hợp với doanh nghiệp, cửa hàng của mình.

  • Nhập liệu thông tin chính xác.

  • Trang bị kiến thức để xử lý những lỗi cơ bản trên Excel.

  • Trang bị thêm các tính năng bảo mật nhằm tránh virus xâm nhập.

Lưu ý quản lý xuất nhập tồn kho bằng Excel hiệu quả

Trên đây là hướng dẫn cách làm mẫu bảng xuất nhập tồn hàng hóa hàng ngày bằng Excel để bạn tham khảo. Hy vọng đây sẽ là những thông tin hữu ích giúp bạn quản lý doanh nghiệp, cửa hàng của mình hiệu quả hơn!

Tham khảo thêm: Review 12 phần mềm quản lý kho miễn phí tốt nhất hiện nay