Câu chuyện kinh doanh

Quản lý kho hay kiểm soát hàng tồn kho là công việc vô cùng quan trọng trong các đơn vị kinh doanh, thậm chí là những mô hình kinh doanh nhỏ lẻ như cửa hàng tạp hoá, siêu thị, cửa hàng thuốc… Vậy làm thế nào để quản lý kho hàng hoá hiệu quả? Những cách quản lý hiệu quả và chuyên nghiệp nhất hiện nay là gì? POS365 sẽ bật mí tất cả những thông tin hữu ích ngay trong nội dung bài viết này. 

Quản lý kho là gì? 10 cách quản lý kho hiệu quả và chuyên nghiệp

I.  Quản lý kho là gì? Vai trò của quản lý kho hàng 

Quản lý kho hàng một trong những công việc cực kỳ quan trọng đối với bất kỳ doanh nghiệp nào. Kể cả đối với những doanh nghiệp lớn hay nhỏ hay những đơn vị kinh doanh vừa mới tập tành kinh doanh. Dưới đây là khái niệm quản lý kho và tầm quan trọng của công việc quản lý kho trong doanh nghiệp. 

1.1. Quản lý kho là gì? 

Định nghĩa quản lý kho là gì? Quản lý kho tiếng anh là gì? Câu trả lời sẽ được giải đáp ngay dưới đây. Cùng theo dõi nhé! 

Quản lý kho được biết đến với tên gọi tiếng anh là Warehouse Management. Quản lý kho hàng là tổng hợp các công việc liên quan tới công tác tổ chức, sắp xếp và giám sát lưu kho hàng hoá. 

quản lý kho

Quản lý kho là gì? 

Quản lý kho là việc kiểm soát các hoạt động hàng ngày và thường xuyên của kho hàng như nhập - xuất - tồn kho - chuyển kho… của đơn vị kinh doanh. Quản lý kho hiệu quả sẽ giúp tăng doanh thu và giảm chi phí rủi ro cho doanh nghiệp. 

Quản lý tồn kho là một phần của công việc quản lý chuỗi cung ứng với mục đích là đảm bảo số lượng sản phẩm để bán tại mọi thời điểm. Việc đảm bảo quy trình này là yếu tố quan trọng hàng đầu để tối ưu doanh số bán hàng và tiết kiệm chi phí giải quyết hàng tồn kho khó bán. 

1.2. Vai trò của quản lý kho hàng 

Quản lý kho hàng có vai trò quan trọng đối với bất kỳ doanh nghiệp hay cửa hàng kinh doanh này. Việc quản lý kho giúp doanh nghiệp giải quyết những vấn đề như sau: 

Tránh thất thoát hàng hoá 

Việc thất thoát hàng hoá có thể xảy ra do nhiều nguyên nhân khác nhau, có thể từ phía nhân viên hay do quy trình kiểm kho có sai sót hay tổn thất do trượt giá…. Để hạn chế tình trạng này, việc kiểm kho minh bạch và khoa học sẽ giúp doanh nghiệp hay cửa hàng kiểm soát tồn kho một cách chính xác. Thông qua quản lý kho và đối chiếu thường xuyên không chỉ giúp tránh được những tổn thất mà còn giúp thiết lập những kế hoạch nhập hàng phù hợp. 

Tiết kiệm chi phí quản lý kho 

Quản lý kho hàng hiệu quả và chính xác giúp doanh nghiệp hạn chế những tổn thất về chi phí. Dưới đây là bảng thống kê vai trò của việc quản lý kho hàng hiệu quả giúp tiết kiệm chi phí một cách tối đa. 

quản lý kho

Tiết kiệm chi phí quản lý kho

Tăng doanh thu 

Lãng phí hàng hoá, nguyên vật liệu hay thất thoát hàng hoá đều gây ảnh hưởng đến một phần doanh thu. Đồng thời còn gây ảnh hưởng đến năng suất hàng hàng, mất khách… Việc kiểm kê, quản lý kho hàng thường xuyên sẽ giúp bạn kiểm soát mặt hàng và số lượng đang tồn để đưa ra những sự kiện hay chương trình khuyến mãi nhằm giảm bớt số lượng hàng tồn đọng. 

Tăng hiệu quả vốn lưu động 

Vốn lưu động là dòng tiền duy trì hoạt động kinh doanh và tái đầu tư của các cửa hàng trong ngắn hạn, đến từ nguồn vốn tự có và doanh thu của cửa hàng. Nếu thiếu vốn lưu động, doanh nghiệp sẽ gặp khó khăn trong việc nhập hàng hoá vì không đủ chi phí xoay vòng. 

>> Đọc thêm: Phần mềm quản lý kho vật tư tốt nhất cho doanh nghiệp

II. Quy trình quản lý kho, quản lý hàng hoá cơ bản 

Quy trình quản lý kho hay quản lý hàng hoá cơ bản thông thường sẽ bao gồm 4 bước: Nhập khoa, lưu kho - xuất kho - kểm kê - báo cáo. Tối ưu hoá 4 bước trong quy trình này sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và tối ưu không gian lưu trữ kho. Sau đây là sơ đồ quy trình quản lý kho chi tiết bạn có thể theo dõi: 

Sơ đồ quy trình quản lý kho

2.1. Nhập kho, lưu kho 

Nhân viên quản lý kho phụ trách các hoạt động nhập hàng nhập hàng hoá vào kho, cụ thể những công việc sẽ được thực hiện theo những bước sau: 

Bước 1: Hàng hoá sau khi đưa về kho cần kiểm kê, đối chiếu với phiếu xuất hàng của nhà cung cấp. Sau khi kiểm kê, thủ kho sẽ lập phiếu nhập kho hàng hoá. Các thông tin chi tiết về hàng hoá (ngày sản xuất, nhà sản xuất, ngày nhập kho, màu sắc, kích thước…) sẽ được lưu trữ trên phần mềm quản lý kho hoặc sổ sách hay Excel. 

Nhập kho, lưu kho hàng hóa

Bước 2: Hàng hoá tiến hành nhập kho sẽ được phân bổ vào vị trí trong kho theo các nguyên tắc đã được định trước. Việc sắp xếp hàng hoá cần có sự quản lý và giám sát của thủ kho, người quản lý kho để đảm bảo thực hiện đúng các nguyên tắc. 

Bước 3: Thủ kho in tem và dán tem lên thùng/ Pallet sản phẩm, sau đó lưu lại vị trí lữu trữ hàng hoá vào sơ đồ nhà kho. 

2.2. Xuất kho 

Bước 1: Bước xuất kho được thực hiện khi bộ phận kho vận tiếp nhận Phiếu yêu cầu hay đề nghị xuất kho từ các bộ phận có thẩm quyền trong doanh nghiệp. 

Bước 2: Người phụ trách quản lý kho kiểm tra hàng hoá tồn kho nhằm xác định số lượng trong kho có đảm bảo được yêu cầu xuất kho của bộ phận sản xuất/ bán hàng hay không. Việc kiểm tra tồn kho thường được các doanh nghiệp thực hiện nhanh chóng thông qua việc tra cứu trên các phần mềm quản lý kho hay sổ sách lưu trữ trước đó. Trong trường hợp không đủ tồn kho phục vụ nhu cầu kinh doanh, thủ kho cần nhanh chóng lập kế hoạch nhập kho. 

quy trình quản lý kho

Xuất kho hàng hóa

Bước 3: Thủ kho tiến hành lập phiếu xuất kho khi đảm bảo số lượng hàng hoá theo yeu cầu. Đồng thời, quản lý khu vực vận kho cũng cần xuất hoá đơn và hoàn tất các thủ tục giấy tờ khác, đảm bảo việc xuất kho theo đúng quy định. 

Bước 4: Nhân viên quản lý kho thực hiện xuất kho hàng hoá theo yêu cầu 

Bước 5: Kế toán kho cập nhật thông tin xuất kho trên phần mềm quản lý kho hoặc sổ sách quản lý. 

>> Xem thêm: Review 12 phần mềm quản lý kho miễn phí tốt nhất hiện nay

2.3. Kiểm kê kho định kỳ 

Việc kiểm kê kho định kỳ là hình thức kiểm tra, đánh giá và cho kết quả chính xác về giá trị hàng hoá, thống kê nguồn vốn hiện có sau đó đối chiếu với các số liệu đã được lưu trữ trước đó. Quy trình kiểm kê kho gồm những bước sau: 

Bước 1: Các danh mục cần kiểm kê gồm: Khu vực lưu trữ, mã hàng, tên hàng, số lượng thực tế, số lượng báo cáo, ghi chú từ bộ phận kiểm đếm. 

Bước 2: Tiến hành kiểm đếm toàn khu vực chịu trách nhiệm, so sánh số lượng hàng hoá thực tế và được ghi trong sổ sách. Cập nhật hàng hoá sắp hết hạn sử dụng hoặc số lượng tồn kho lớn. 

Kiểm kê kho định kỳ

Bước 3: So sánh kết quả kiểm đếm hàng hoá thực tế và kết quả ghi trong sổ sách. Nếu có sự chênh lệch cần lập tức báo cáo và tìm ra nguyên nhân. 

Bước 4: Tiến hành lập biên bản kiểm kê và tiến hành lưu trữ thông tin kiểm kho trên phần mềm hoặc sổ sách, Excel. 

2.4. Lập báo cáo thống kê 

Bước cuối cùng trong quy trình quản lý kho có vai trò quan trọng, nó là cơ sở cho việc xem xét và đưa ra những quyết định về kinh doanh hàng hoá của ban quản trị doanh nghiệp. 

Để việc thống kê, báo cáo đạt hiệu quả cũng như đáp ứng được yêu cầu cập nhật thông tin của ban quản trị, doanh nghiệp hay người phụ trách có thể tham khảo mẫu báo cáo cơ bản sau đây: 

  • Sổ kho: Nơi lưu trữ thông tin xuất - nhập - tồn kho thực tế 

  • Báo cáo kho: Theo dõi giá trị tồn kho của khu vực kho vận và các chi nhánh phân phối (nếu có) 

  • Báo cáo đạt/ chưa đạt định mức: Báo cáo cho phép doanh nghiệp kiểm soát liệu hàng tồn kho có đang vượt qua định mức hoặc thấp dưới định mức để có kế hoạch xả/ nhập hàng phù hợp. 

  • Gợi ý nhập hàng: Các mặt hàng bán chạy hoặc dưới định mức. Gợi ý nhập hàng được thiết lập dựa trên lịch sử mua hàng và dự báo nhu cầu thị trường 

  • Báo cáo kiểm hàng: Quản lý số lượng hàng hoá bị thiếu hụt, hỏng hóc và các nguyên nhân gây ra vấn đề thất thoát hàng hoá. 

Như vậy, một quy trình quản lý kho hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp hay cửa hàng giảm thiểu chi phí cho việc quản lý kho cũng như đơn giản hoá công đoạn kiểm tra số lượng hàng tồn kho, tránh tình trạng thất thoát hay nhầm lẫn số lượng trong kho. 

III. Công việc quản lý kho là gì? 

Quản lý kho là bộ phận không thể thiếu trong doanh nghiệp sản xuất và kinh doanh hàng hoá. Hệ thống kho hàng được quản lý hiệu quả không chỉ giúp giảm thiểu chi phí mà còn đảm bảo cho hoạt động cung ứng, sản xuất hàng hoá diễn ra thuận lợi và chuyên nghiệp. Dưới đây là mô tả công việc quản lý kho cơ bản và chi tiết nhất, bạn có thể tham khảo. 

3.1. Tiếp nhận hàng hoá xuất - nhập 

Công việc quản lý kho đầu tiên là tiếp nhập hàng hoá, nguyên liệu, vật tư, thiết bị thông quan văn bản, giấy tờ xuất kho, nhập kho. Nhân viên quản lý kho thực hiện xác nhận các chứng từ này, sau đó chuyển qua bộ phận mua hàng hoặc kế toán để lưu trữ thông tin. 

công việc quản lý kho

Tiếp nhận hàng hóa xuất - nhập

Thống kê, theo dõi hàng hoá xuất nhập tồn, bảo đảm số lượng hàng hoá trong kho đúng với số liệu ghi chép trên phần mềm quản lý hoặc sổ sách. Ghi lại thông tin hàng hoá và phiếu xuất kho, nhập kho khi kho hàng có biến động. Và báo cáo lên cấp trên để có cách giải quyết nếu có phát sinh. 

3.2. Giám sát quá trình mua hàng 

Nhân viên quản lý kho chịu trách nhiệm theo dõi hàng hoá tồn kho, lập các phiếu yêu cầu mua hàng cho hàng hoá, nguyên vật, liệu, thiết bị… Đồng thời thực hiện các thủ tục mua hàng theo đúng quy định. 

Ngoài ra, quản lý cũng là người theo dõi và giám sát liên tục quá trình nhập hàng. Đôn đốc các bộ phận hoàn thiện quá trình mua hàng đúng thời hạn và đúng quy định. 

Giám sát quá trình mua hàng

3.3. Quản lý hàng hoá và hàng tồn kho 

Khi nhập hàng hoá vào kho phải được gắn bảng tên ghi chú về số lượng, ngày sản xuất, hạn sử dụng, nhà sản xuất, màu sắc, đặc điểm… Đồng thời thiết kế vị trí sắp xếp hàng hoá một cách khoa học, hợp lý dễ dàng tìm kiếm và lưu kho. Có thể sắp xếp theo phương pháo cố định hoặc linh hoạt vào hệ thống lưu trữ trong toàn bộ nhà kho. 

>> Tìm hiểu ngay: Hướng dẫn cách quản lý kho Hiệu quả - Chính xác - Khoa học

3.4. Lập kế hoạch nhập hàng định kỳ 

Nhằm đảm bảo cung cấp các đơn hàng phát sinh, quản lý kho cần phải duy trì mức hàng hoá tối thiểu nhưng không được tồn kho quá nhiều, dẫn đến tốn kém nhiều chi phí lưu kho. 

quản lý kho hiệu quả

Lập kế hoạch nhập hàng định kỳ

Trong trường hợp hàng hoá xuất - nhập biến động thì cần báo cáo cho ban Giám Đốc để có cách giải quyết một cách hợp lý và hiệu quả. Bạn nên theo dõi cập nhật số lượng hàng tồn, hàng tối thiểu hàng ngày để đảm bảo quá trình hoạt động trơn tru và chuyên nghiệp cho doanh nghiệp. 

3.5. Giải quyết công việc nội bộ kho 

Những vấn đề xảy ra do việc kiểm kê kho không chính xác hay vấn đề thất thoát hàng hoá… thì nhân viên quản lý kho cần chủ động giải quyết những công việc này. Đồng thời kiểm soát người ra vào trong kho, hạn chế những người phận sự để tránh những trường hợp không may xảy ra. 

Bên cạnh đó, nên lựa chọn phương pháp quản lý kho phù hợp và hiệu quả, nhằm đảm bảo độ chính xác cao mà không phải tốn nhiều công sức. Liên hệ với các phòng ban kế toán, kinh doanh, bán lẻ… để chủ động giải quyết các tình huống phát sinh một cách kịp thời và nhanh chóng. 

IV. Kỹ năng quản lý kho hiệu quả cho nhân viên kho 

Kỹ năng quản lý kho hàng là điều cần thiết và quan trọng đối với bất kỳ nhân viên kho để có thể làm việc một cách hiệu quả. Dưới đây là những kỹ năng quản lý kho cơ bản và chi tiết nhất mà những nhân viên kho nhất định phải biết. 

4.1. Kỹ năng kiểm tra, lập phiếu xuất - nhập kho 

Đây là kỹ năng cần thiết mà nhân viên kho nào cũng phải biết. Việc tiếp nhận và kiểm tra các chứng từ, giấy tờ yêu cầu xuất, nhập hay lưu chuyển hàng hoá cần đảm bảo chính xác, không xảy ra sai sót. Do đó, bạn cần hiểu biết và thành thạo kỹ năng kiểm tra để thực hiện công việc một cách thuận lợi, cũng như việc cần am hiểu việc lập phiếu nhập xuất kho đầy đủ và chi tiết cho đối tác và cửa hàng. 

quản lý kho hiệu quả

Kỹ năng kiểm tra, nhập - xuất kho hàng hóa

Nếu bạn là thành viên của ban quản trị cũng nên tổ chức hay đăng ký tham gia các lớp huấn luyện, đào tạo nâng cao kỹ năng kiểm tra, lập phiếu xuất - nhập kho cho nhân viên để nâng cao hiệu suất làm việc và giảm thiểu những rủi ro. 

4.2. Kỹ năng sắp xếp và quản lý hàng hoá kho khoa học 

Sắp xếp và quản lý hàng hoá mà kỹ năng rất cần thiết bởi sẽ giúp tăng hiệu quả cho việc quản lý và diện tích trong kho. Nhân viên kho cần am hiểu về cách thức sắp xếp đối với từng loại hàng hoá cũng như cách giữ cho không gian kho luôn sạch sẽ và ngăn nắp. 

Hơn nữa, để quản lý kho hàng hiệu quả và chuyên nghiệp bạn nên trang bị kiến thức về dán nhãn hàng hoá hay sử dụng thẻ kho để tối ưu hoá quá trình, tiết kiệm thời gian và hạn chế rủi ro có thể xảy ra. 

>> Tham khảo thêm: Top 9 Phần mềm quản lý kho trên điện thoại tốt nhất hiện nay

4.3. Kỹ năng kiểm kho nhanh chóng, chính xác 

Là công việc đòi hỏi sự cẩn thận, tỉ mỉ cũng như kỹ năng chuyên môn của nhân viên. Nhân viên quản lý kho phải nắm vững quy trình cũng như những hoạt động có trong việc kiểm kê kho để thực hiện việc kiểm kê một cách tốt nhất, hạn chế sai sót xảy ra. Kiểm kê kho hiệu quả không chỉ giúp chủ cửa hàng đánh giá tình hình tiêu thụ hàng hoá chính xác mà còn hỗ trợ lên kế hoạch nhập hàng phù hợp. 

kỹ năng quản lý kho

Kỹ năng kiểm kê kho nhanh chóng, chính xác

Khi số lượng hàng hoá lớn cùng quá trình xuất nhập liên tục, yêu cầu nhân viên kho phải ghi chép thông tin rõ ràng và đầy đủ. Mặc dù hoạt động này có thể tốn nhiều thời gian và công sức cũng như có thể gây ra nhiều nhầm lẫn và sai sót. Do đó, bạn nên tìm hiểu về kỹ năng ghi chép sổ sách nhanh chóng hay tìm kiếm những phương pháp quản lý thông minh và hiện đại. Hiện nay, có khá nhiều phần mềm quản lý kho hàng hiệu quả, không chỉ giúp hỗ trợ quản lý kho hàng đơn giản và dễ dàng hơn mà còn giúp chủ kinh doanh theo dõi tình hình kho chính xác và hiệu quả. 

4.4. Rèn luyện kỹ năng mềm 

Công việc quản lý kho cần phối hợp với nhiều bộ phận, nên việc rèn luyện những kỹ mềm là điều không thể bỏ qua. Kỹ năng lắng nghe, chủ động đối thoại với đồng nghiệp và các phòng ban có liên quan để hiệu suất công việc được nâng cao, đồng thời giúp việc giải quyết những tình huống phát sinh hiệu quả và kịp thời. 

kỹ năng quản lý kho

Rèn luyện kỹ năng mềm

Đối với những kho hàng lớn, bạn cần biết thêm kỹ năng tổ chức và quản lý nhân sự. Nhằm tối ưu hoá hoạt động trong kho, giảm thất thoát. Bên cạnh đó, chủ cửa hàng cũng cần đưa ra nội quy nhằm đảm bảo tính kỷ luật cũng như đào tạo cho đội ngũ nhân viên bằng cách đăng ký tham gia những lớp nâng cao kỹ năng mềm cho nhân viên. 

>> Xem ngay: 26 kỹ năng bán hàng hiệu quả để trở thành chuyên gia

V. 10 Cách quản lý kho hiệu quả và chuyên nghiệp nhất hiện nay 

Công việc quản lý kho không đơn thuần là việc quản lý các vấn đề về hàng hoá xuất - nhập kho mà đòi hỏi người quản lý cần biết nên nhập sản phẩm nào, số lượng bao nhiêu cũng như phải chú ý đến số lượng tồn kho, mặt hàng tồn kho. Sau đây là những cách quản lý kho hiệu quả và chuyên nghiệp nhất hiện nay, hãy theo dõi nhé. 

5.1. Sắp xếp kho hàng thông minh và khoa học 

Việc sắp xếp hàng hoá có vai trò quan trọng đối với quản lý kho, giúp việc tìm kiếm, vận chuyển, nhập xuất kho được tiến hành một cách nhanh chóng, tiết kiệm thời gian và sức lực. Bố trí và sắp xếp hàng hoá khoa học mang lại khả năng lưu trữ tối đa, đồng thời giúp tăng năng suất lao động, dễ dàng quản lý và kiểm soát. 

Để giảm thiểu những vấn đề trong tìm kiếm hàng hoá trong kho, bạn có thể lựa chọn cách sắp xếp hàng hoá phù hợp theo 2 cách theo bảng dưới đây:  

quản lý kho hàng

Sắp xếp kho hàng thông minh và khoa học


5.2. Tạo mã vạch cho các hàng hoá 

Kinh nghiệm quản lý kho hàng hoá hiệu quả là kiểm soát hàng hoá dựa trên mã vạch của sản phẩm. Đây là phương pháp được nhiều doanh nghiệp sử dụng nhất hiện nay. 

Tạo mã vạch cho hàng hoá giúp việc quản lý kho cũng như giúp nhân viên kho dễ dàng quản lý số lượng hàng hoá mà còn giảm thiểu thời gian so với phương pháp truyền thống khác. 

kinh nghiệm quản lý kho

Tạo mã vạch cho các hàng hóa

Việc tạo mã mạch cho từng sản phẩm giúp doanh nghiệp: 

  • Tránh sai sót trong kiểm hàng hoá

  • Dễ dàng tra cứu thông tin về sản phẩm: Chỉ với một thao tác quét dễ dàng, toàn bộ thông tin về sản phẩm được hiển thị như: tên sản phẩm, kích cỡ, số lượng, giá, hạn sử dụng, ngày sản xuất, đơn vị sản xuất, ngày nhập kho, xuất kho… 

>> Khám phá ngay: Quản lý hàng hóa hiệu quả bằng phần mềm bán hàng mã vạch

5.3. Kiểm soát chặt chẽ quy trình xuất - nhập kho 

Kiểm soát chặt chẽ quy trình xuất - nhập kho là một trong những cách quản lý kho hiệu quả nhất hiện nay. 

Đối với các doanh nghiệp hay cửa hàng kinh doanh việc kiểm soát đơn hàng xuất kho mỗi ngày không kỹ càng và chính xác sẽ ảnh hưởng và gây gián đoạn đến các bộ phận khác. Vì thế, các công đoạn của sản phẩm sau khi xuất kho cũng cần được theo dõi một cách chặt chẽ và nghiêm túc. Không chỉ quản lý xuất kho mà các mặt hàng nhập kho cũng được cần kiểm soát một cách chặt chẽ, nhất là về số lượng sản phẩm nhập kho. 

giải pháp quản lý kho

Kiểm soát quy trình xuất - nhập kho

Đồng thời, đây cũng được coi là quy trình kiểm tra chất lượng sản phẩm trước khi xuất kho cũng như đảm bảo chất lượng và số lượng sản phẩm khi đến tay khách hàng. Giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí phát sinh và tạo sự tin tưởng cho khách hàng. 

5.4. Kiểm kê kho định kỳ và thường xuyên 

Đặc biệt đối với những cửa hàng bán lẻ thì việc kiểm kê quản lý xuất nhập kho theo định kỳ nên được thực hiện thường xuyên để giải quyết những tình huống phát sinh có thể xảy ra. Chẳng hạn như sai sót về số lượng mặt hàng, hàng hoá hư hỏng do yếu tố khách quan hay hàng hoá sắp hết hạn… 

Kiểm kê kho định kỳ và thường xuyên

Những phương pháp kiểm kê kho phổ biến hiện nay, bạn có thể tham khảo: 

  • Kiểm kê thực tế: Tiến hành kiểm kê toàn bộ mặt hàng và sản phẩm trong kho cùng một lúc ngay thời điểm hiện tại. 

  • Kiểm kê tại chỗ: Nếu bạn e ngại việc kiểm tra thực tế trong thời điểm cuối năm khi lượng hàng hoá lớn thì bạn có thể sử dụng phương thức kiểm tra thường xuyên mặt hàng tại chỗ trong kho. 

  • Kiểm tra theo chu kỳ: Thay vì kiểm kê theo phương thức thực tế vào thời điểm cuối năm thì phương pháp kiểm tra theo chu kỳ mỗi tuần, tháng hay quý sẽ giúp việc theo dõi hàng hoá sát sao và chính xác hơn.


Xem thêm: Hướng dẫn quy trình kiểm kê hàng hóa chi tiết, hiệu quả

5.5. Quản lý theo phương pháp tứ tự ưu tiên ABC 

Phương pháp quản lý kho này dựa trên cơ sở được phân tích theo nguyên tắc Pareto. Có nghĩa rằng, nếu bạn kiểm soát tốt 20% lượng hàng hoá thì cũng có thể dễ dàng kiểm soát được 80% hàng hoá còn lại và mang lại lợi nhuận cao cho doanh nghiệp. 

giải pháp quản lý kho

Quản lý theo phương pháp thứ tự ưu tiên ABC

Phương pháp quản lý theo thứ tự ưu tiên này được hiểu như sau: 

  • Nhóm A: Những hàng hoá có giá trị cao khoảng 70 - 80% giá trị tồn kho của doanh nghiệp. Đặc điểm của nhóm hàng này là xuất - nhập kho thường xuyên, cần chính xác về thời gian cung cấp sản phẩm. 

  • Nhóm B: Gồm những mặt hàng có giá trị thấp hơn, bao gồm những hàng hoá dự trữ và chiếm khoảng 15% chỉ tiêu bán ra của cửa hàng. 

  • Nhóm C: Đây là nhóm hàng hoá có giá trị lưu trữ thấp nhất trong kho hàng, thường chỉ chiếm khoảng 5%. Những mặt hàng trong nhóm hàng hoá này có đặc điểm là thời gian đặt hàng rời rạc và dài hạn hơn. 

5.6. Quản lý kho theo phương pháp FIFO, LIFO

FIFO và LIFO là hai thuật ngữ thông dụng trong lĩnh vực quản lý kho hàng được nhiều đơn vị kinh doanh áp dụng và sử dụng phổ biến. Những thông tin chi tiết về phương pháp này sẽ được bật mí ngay sau đây, giúp bạn hiểu hơn về phương pháp này. 

kinh nghiệm quản lý kho

Quản lý kho theo phương pháp FIFO, LIFO

Theo đó, FIFO (First In - First Out) có nghĩa là những hàng hoá nhập vào trước sẽ được ưu tiên xuất ra trước. Phương pháp này thường được áp dụng cho những mặt hàng có tính chất thời hạn như: thực phẩm, bánh kẹo, mẫu thời trang theo trend… Bạn cần lưu ý cách sắp xếp khoa học, cho phép xuất nhập hàng một cách thuận tiện và thường xuyên. 

Hoàn toàn trái ngược với FIFO, LIFO (Last In - Last Out) là phương thức được áp dụng cho những mặt hàng vừa mới nhập vào và sẽ được xuất đi trước để đảm bảo cập nhật thời giá, đảm bảo cân đối chi phí sản xuất và doanh số bán hàng. Với phương pháp này, sẽ giúp doanh nghiệp ít bị ảnh hưởng bởi sự giảm giá của các mặt hàng mới trên thị trường.

>> Xem thêm: Phần mềm quản lý kho Excel có tốt không? Giải pháp là gì?

5.7. Quản lý theo mô hình Lean Manufacturing 

Cách quản lý kho hiệu quả đó là áp dụng theo mô hình Lean Manufacturing. Khi sử dụng phương pháp này, giúp doanh nghiệp đảm bảo việc hàng hoá trong kho luôn đáp ứng nhu cầu của khách hàng trên thị trường, đồng thời không gây lãng phí đến các chi phi tồn kho, lưu kho. 

Quản lý kho theo mô hình Lean Manufacturing

Mô hình Lean Manufacturing đem đến cho cửa hàng những lợi ích sau:

  • Giảm chi phí tồn kho 

  • Cải thiện chu trình và thời gian sản xuất sản phẩm 

  • Rút ngắn thời gian vận chuyển và lưu kho hàng hoá 

  • Loại bỏ các hao phí có thể có trong quy trình sản xuất 

  • Linh hoạt trong xử lý các tình huống và giảm áp lực đến nguồn lực 

5.8. Tính toán tồn kho xoay vòng 

Tính quay vòng tồn kho trong quy trình quản lý tồn kho được coi là chỉ số quan trọng trong các doanh nghiệp kinh doanh, đặc biệt là các cửa hàng bán lẻ. Thể hiện số hàng tồn kho đã được bán hoặc được thay thế trong một khoảng thời gian nhất định. 

Việc tính toán tồn kho xoay vòng trong quản lý kho hàng hoá giúp chủ kinh doanh dự đoán chính xác hơn về nhu cầu thị trường ở tại thời điểm đó. Hệ số tồn kho còn cho biết nên nhập mã hàng nào và đưa ra những dự đoán và đo lường về khoảng thời gian trung bình tiêu thụ hết lượng hàng hoá đó. 

5.9. Xây dựng kế hoạch dự phòng quản lý kho 

Thiết lập những kế hoạch chuẩn bị cho những phương án dự phòng có thể xảy ra trong công việc quản lý kho là cách để bạn có những biện pháp chủ động và ứng phó kịp thời trước những tình huống không may xảy ra. Nhằm hạn chế tối đa mức thiệt hạ mà doanh nghiệp có thể gặp phải. 

kinh nghiệm quản lý kho

Xây dựng kế hoạch dự phòng quản lý kho

Bạn có thể dự phòng cho một vài trường hợp có thể xảy ra như: 

  • Kho lưu trữ hàng hoá quá tải 

  • Nhu cầu thị trường tăng vọt, dẫn đến hàng hoá trong kho không đủ cung ứng 

  • Hao hụt dòng tiền dẫn đến không còn đủ vốn nhập hàng 

  • Nhầm lẫn trong việc tính toán và kiểm kê dẫn đến dưa thùa hoặc thiếu hàng hoá 

  • Đơn vị phân phối không đủ hàng hoá cung ứng. 

5.10. Sử dụng phần mềm quản lý kho toàn diện 

Giải pháp quản lý kho toàn diện hiện nay đó là sử dụng phần mềm quản lý tồn kho, thay vì sử dụng các phương pháp truyền thống như sổ sách hay bảng tính Excel sẽ khiến cho việc kiểm kê xảy ra nhầm lẫn và sai sót, ảnh hưởng trực tiếp đến nguồn vốn và doanh thu của cửa hàng. Các doanh nghiệp kinh doanh có quy lớn hay nhỏ đều sử dụng phương pháp quản lý kho thông minh và hiện đại, nhằm giảm thiểu tối đa các sai sót và mất mát có thể xảy ra. 

Phần mềm quản lý kho hàng  POS365 là phần mềm quản lý hàng đầu Việt Nam, với hệ thống lưu trữ điện toán đám mây giúp chủ doanh nghiệp thoải mái lưu trữ, không lo giới hạn và không lo ngại vấn đề rò rỉ thông tin như những phương pháp khác. 

Phần mềm quản lý tồn kho POS365

Phần mềm quản lý POS365 giúp chủ doanh nghiệp thống kê chi tiết và chính xác lượng hàng hoá còn tồn đọng, hàng hoá nhập mới và thông báo những hàng hoá sắp hết hạn. Đồng thời hiển thị đầy đủ dữ liệu hao phí nguyên vật liệu sản xuất, chi tiết thông tin hàng hoá nhập - xuất- chuyển kho. 

Như vậy, với những thông tin mà POS365 đem đến hy vọng rằng sẽ hữu ích cho bạn và giúp bạn có thêm những kiến thức và những cách quản lý kho hàng hoá cho doanh nghiệp của mình một cách hiệu quả và chuyên nghiệp. Đừng quên chia sẻ bài viết này đến người thân, bạn bè đang gặp khó khăn trong việc quản lý kho hàng nhé. Chúc bạn thành công! 

>> Khám phá ngay: Phần mềm quản lý kho POS365 - Tránh thất thoát hiệu quả