Quản lý đơn hàng bằng Excel được rất nhiều cửa hàng lựa chọn. Lý do bởi đây là công cụ khá quen thuộc với nhiều người. Thế nhưng, để sử dụng thành thạo phần mềm này thì cần rất nhiều kiến thức và thời gian tìm hiểu. Do vậy để có được sự hiệu quả và tiết kiệm, thì rất khó cho bạn.

Cách quản lý đơn hàng bằng Excel và giải pháp tốt nhất

Biết được điều này, POS365 sẽ giúp bạn tìm hiểu và có những giải pháp quản lý đơn hàng hiệu quả nhất cho Shop của bạn. Hãy cùng xem ngay nội dung dưới đây!

I. Ưu và nhược điểm cách quản lý đơn hàng bằng Excel

Excel khá được nhiều người sử dụng trên toàn thế giới. Đặc biệt đây là phần mềm được đưa vào đào tạo trên ghế nhà trường Thế nên, bất kỳ thông tin gì mà người ta muốn kiểm kê thì Excel sẽ được sử dụng đầu tiên.

Ưu và nhược điểm cách quản lý đơn hàng bằng Excel

1.1. Ưu điểm

Thống kê dữ liệu dễ dàng: File excel được hiển thị theo dạng bảng tính, chia theo từng cột, bạn có thể thêm bất cứ thông tin nào vào và thiết kế một cách dễ dàng và logic.
Đặt hàm tính: Excel cho phép người dùng sử dụng các hàm tính để tính toán và thống kê, phân tích dữ liệu một cách dễ dàng.
Quen thuộc: Excel hiện nay được đưa vào chương trình đào tạo của các trường trung học và cả đại học.

1.2. Nhược điểm

Chưa phù hợp với cửa hàng có số lượng hàng hóa ít và thông tin đơn giản
Các hàm tính phải thao tác đúng
Tính bảo mật không cao, dễ bị mất do virus
Không thể quản lý hàng hóa online

>>> Tìm hiểu thêm: Top 8 phần mềm quản lý đơn hàng tốt nhất hiện nay

II. Tổng hợp mẫu file Excel quản lý đơn hàng

Quản lý đơn hàng bằng Excel đang là giải pháp được nhiều người ưa thích hiện nay. Thế nhưng để xây dựng được hệ thống quản lý này thì bạn cần tích lũy nhiều kiến thức cũng như kinh nghiệm thực hiện.

2.1. File trạng thái đơn hàng

File trạng thái đơn hàng giúp doanh nghiệp nắm được toàn bộ thông tin về quá trình vận đơn từ giai đoạn xác nhận đơn hàng hàng, thông tin đơn hàng, tình trạng giao hàng, thanh toán đơn hàng và các vấn đề phía người nhận.

File trạng thái đơn hàng

File trạng thái đơn hàng bao gồm các thông tin sau:

Tên sản phẩm
Mã sản phẩm
Đơn vị tính
Trạng thái đơn hàng
Tên khách hàng
Tên nhân viên bán hàng

Việc theo dõi trạng thái đơn hàng sẽ giúp cho doanh nghiệp quản lý thông tin sản phẩm hiệu quả. Ví dụ như việc tổng hợp các đơn hàng đã được giao, đơn hàng đã được thanh toán và đơn bị trả lại một cách nhanh chóng và hiệu quả.

>>> Tìm hiểu thêm: Lập File Excel quản lý bán hàng chính xác đơn giản - POS365

2.2. File quản lý đơn hàng phát sinh

Mẫu file này dùng để quản lý những đơn hàng phát sinh trong quá trình kinh doanh của cửa hàng. File này sẽ giúp bạn liên kết và kiểm kê chặt chẽ với file hàng hóa tổng. File này sẽ quản lý những mục như:

Ngày tháng tạo đơn hàng
Trạng thái đơn hàng
Thông tin khách hàng
Thông tin hàng hóa khách đặt
Số lượng sản phẩm
Tổng số tiền

File quản lý đơn hàng phát sinh

2.3. File báo cáo hàng hóa

Sau khi đã xây dựng các file trên một cách tốt nhất thì bạn cần có một file báo cáo chi tiết và chính xác. Điều này quan trọng với cửa hàng hay doanh nghiệp của bạn. File báo cáo này bao gồm các thông tin như:

Ngày tháng tạo đơn
Doanh số
Trạng thái
Số lượng sản phẩm
Nhân viên phụ trách
Doanh số của nhân viên phụ trách

File báo cáo hàng hóa

III. Có nên quản lý đơn hàng bằng Excel hay không?

Excel là phần mềm khá tiện lợi so với việc quản lý truyền thống qua sổ sách. Việc lưu trữ cũng như nhập các hàm sẽ giúp bạn nhanh chóng tổng hợp hơn. Thế nhưng thời đại chuyển động nhanh và yêu cầu mọi thứ đều phải vừa nhanh vừa chính xác, tiết kiệm thời gian tối đa. Từ đó các phần mềm quản lý dần thay thế các phương pháp cũ để đáp ứng nhu cầu sử dụng của chủ kinh doanh.

IV. Giải pháp quản lý đơn hàng hiệu quả bằng phần mềm POS365

Nhiều người cho rằng phần mềm chuyên dụng không thực sự cần thiết và quan trọng như vậy vì chúng ta hoàn toàn có thể sử dụng các phần mềm đơn giản khác của Microsoft để quản lý nó tốt hơn nhiều. Thế nhưng hiện nay nhằm bắt kịp xu hướng nhanh, chính xác, tiện lợi, đa tác vụ, Phần mềm POS365 chính là giải pháp tối ưu nhất với các tính năng nổi bật như:

Phân loại, thêm mới, xóa khi nhập xuất hàng hóa.
POS365 là phần hỗ trợ quản lý qua tem mác, quét mã vạch QR.
Lưu trữ thông tin hàng hàng hóa, hạn sử dụng trên nền tảng điện toán đám mây.
Khi tiến hành giao dịch với nhà cung cấp, phần mềm tích hợp in phiếu nhập - xuất hàng.
Phần mềm quản lý bán hàng POS365 sử dụng cả online và Offline, kể cả khi mất mạng. Mọi dữ liệu đều được lưu trữ đồng bộ trên hệ thống POS365.
Phần mềm quản lý kho POS365 hiển thị chính xác nhanh chóng lượng hàng hóa còn tồn đọng, mới nhập chi tiết qua thông tin, phân loại.
Tình trạng nhập hàng, kho hàng: Thể hiện đầy đủ dữ liệu nhập hàng của cửa hàng, hàng hóa nhập kho, hàng nhập theo nhà cung cấp…
Tự động thêm bớt số lượng, khi giao dịch.
Thông báo hết hạn sử dụng.
Chủ quản lý có thể xem báo cáo mọi lúc mọi nơi mà không cần có mặt trực tiếp tại cửa hàng.
Tương thích trên nhiều thiết bị như: Điện thoại, máy tính, ipad, máy pos bán hàng,...

Giải pháp quản lý đơn hàng hiệu quả bằng phần mềm POS365

Bên cạnh đó, khi đăng ký sử dụng bạn sẽ được dùng thử 7 ngày. Sở hữu nhiều tính năng nổi bật, chắc chắn đây là người bạn đồng hành không thể thiếu của mỗi cửa hàng, nhà hàng, quán cà phê,..

Tổng kết

Quản lý đơn hàng bằng Excel là phương pháp quen thuộc, thế nhưng cho đến thời điểm hiện tại, bạn cần một giải pháp chuẩn xác, tiết kiệm thời gian và gia tăng doanh thu hàng ngày như phần mềm quản lý bán hàng. Hy vọng nội dung trên đã giúp bạn hiểu hơn về chủ đề này. Chúc các bạn thành công!