Câu chuyện kinh doanh

File Excel quản lý bán hàng chính là công cụ được rất nhiều chủ cửa hàng lựa chọn để quản lý sản phẩm. Lý do bởi Excel cực kỳ tiện lợi cho việc tạo biểu mẫu, cột và tính toán với các hàm có sẵn một cách chi tiết và thuận tiện.

Lập File Excel quản lý bán hàng chính xác đơn giản - POS365

Nếu như bạn chưa biết các tạo file quản lý bán hàng với Excel thì đừng quá lo lắng. Bài viết dưới đây, POS365 sẽ giúp bạn giải quyết và thực hiện tạo bảng một cách chi tiết nhất.

I. Lý do File Excel được sử dụng để quản lý

Quản lý bằng File Excel là phương pháp đầu tiên mà con người sử dụng để thay thế cho phương pháp sổ sách truyền thống. Việc này giúp các chủ shop nắm bắt thông tin về hàng hóa nhanh chóng và tốt hơn.

1.1. Dễ dàng thống kê chi tiết

Excel là công cụ được trình bày dưới dạng bảng tính. Việc quản lý sẽ được thông kê chi tiết dưới dạng bảng biểu, hàng cột. Bạn hoàn toàn có thể tự điều chỉnh, thiết kế theo đúng mong muốn và nhu cầu sử dụng. Từ việc tạo biểu kiểm kê hàng hóa, thông tin khách hàng, những mặt hàng cần nhập. Mọi thứ được hiển thị rõ ràng, đẹp mắt hơn việc sử dụng bằng sổ cách rất nhiều.

Dễ dàng thống kê chi tiết

Dễ dàng thống kê chi tiết

1.2. Tiết kiệm công sức tính toán

Excel với những hàm tính toán có sẵn sẽ giúp bạn loại bỏ đi việc sai số khi ghi chép bằng sổ sách. Việc bạn cần làm đó là nhập liệu một cách thật chính xác và nắm bắt được hàm nào cần sử dụng. Excel sẽ tự động tính ra doanh thu 1 ngày tại cửa hàng của bạn một cách nhanh chóng. 

Tiết kiệm công sức tính toán

Tiết kiệm công sức tính toán

1.3. Miễn phí sử dụng

Excel là công cụ được sử dụng trên toàn thế giới và trong nhiều ngành nghề khác nhau không chỉ gói gọn về quản lý bán hàng. Đây là một công cụ hoàn toàn miễn phí.

Chỉ cần một chiếc máy tính, laptop và cài đặt Excel là có thể sử dụng được ngay mà không mất kỳ chi phí nào. Đây là công cụ phù hợp nếu như cửa hàng của bạn chưa sẵn sàng đầu tư phần mềm bán hàng.

Miễn phí sử dụng

Miễn phí sử dụng

II. Hướng dẫn lập File Excel quản lý bán hàng

Để có thể tạo một file quản lý bán hàng bạn cần phải thực hiện các giai đoạn sau đây. Hãy thực hiện thật chính xác để tránh các sai lầm gặp phải trong tương lai. 

2.1. Tạo Sheet dữ liệu

  • Bước 1: Mở một file dữ liệu mới 
  • Bước 2: Tạo 5 Sheet mới lần lượt với tên: TRANG CHỦ, NHẬP, DANH MỤC, BÁO CÁO. 
  • Bước 3: Thiết kế bảng biểu theo từng sheet như sau.

Sheet NHẬP: 

Gồm các thông tin: STT, Ngày, Mã hàng hóa, Tên hàng, ĐVT, Số lượng, Đơn giá, Thành tiền, Giá vốn, Khách hàng. Bạn có thể thêm các mục khác như Số chứng từ, Mã khách hàng SĐT,...

Lập File Excel quản lý bán hàng Nhập

Tạo Sheet dữ liệu

Sheet DANH MỤC:

Đây là phần lưu trữ các thông tin chung về hàng hóa của bạn. Khi nhập xuất, chỉ cần điền mã hàng hóa thì các thông tin hàng hóa tự động hiển thị lên. 

Sheet DANH MỤC

Tạo Sheet DANH MỤC

Sheet BÁO CÁO:

Trong Sheet này bạn cần chia các mục như Tên hàng, Số lượng bán, Doanh thu

Báo cáo tồn kho gồm: Tên Hàng, Tồn đầu, nhập, xuất và Tồn cuối. 

Sheet BÁO CÁO

Sheet BÁO CÁO

2.2. Các hàm cần áp dụng để quản lý bán hàng bằng Excel

Để quản lý bán hàng bằng Excel, bạn cần phải ghi nhớ 3 hàm cơ bản sau: 

  • Vlookup: Hàm tìm kiếm theo cột

    • Khi tiến hành nhập hàng, chỉ cần nhập mã hàng

    • Mọi thông tin về đơn vị tính, tên hàng, giá cả,... đều dễ dàng được tìm kiếm.

  • Sumifs: Tính tổng số lượng và thành tiền

    • Xuất điều kiện từ mã hàng

    • Xác định số lượng tồn kho cuối kỳ

  • Iferror: Giúp bạn quản lý file chuyên nghiệp hơn

III. 4 mẫu file excel quản lý bán hàng tốt nhất

Để giúp bạn dễ hình dung hơn và có được một file Excel quản lý hiệu quả hơn. Dưới đây là 4 mẫu ứng với từng Sheet để bạn lựa chọn và ứng dụng thực tiễn vào cửa hàng của bạn. 

3.1. File quản lý hàng hóa

Quản lý hàng hóa tại cửa hàng là quy trình không thể thiếu. Mọi sản phẩm, số lượng, giá thành đều được sắp xếp theo thứ tự và dễ dàng tra cứu như sau:

  • Số thứ tự

  • Tên sản phẩm

  • Mã sản phẩm

  • Đơn vị tính

  • Số lượng từng sản phẩm

File quản lý hàng hóa

File quản lý hàng hóa

3.2. File quản lý kho

FIle quản lý kho cực kỳ quan trọng với cửa hàng của bạn trong việc quản lý thông tin. Bạn sẽ dễ dàng nắm bắt, kiểm soát thuận lợi hàng hóa với các mục sau:

  • Thời gian phát sinh giao dịch

  • Chứng từ giao dịch

  • Tên sản phẩm

  • Mã sản phẩm

  • Số lượng

  • Đơn giá

  • Thành tiền

  • Ghi chú

File quản lý kho

File quản lý kho

3.3. File quản lý khách hàng

Kinh doanh bán hàng thì không thể bỏ qua việc quản lý thông tin khách hàng. Việc lập file này giúp bạn có được các giải pháp chăm sóc khách hàng tốt hơn. Dễ dàng phân loại khách hàng thân thiết, khách hàng mới để kịp thời có những ưu đãi dành cho họ. Cửa hàng sẽ nhanh chóng gia tăng doanh thu. Một File quản lý khách hàng sẽ bao gồm các mục.

  • Tên khách hàng

  • Mã khách hàng

  • Số điện thoại

  • Địa chỉ

  • Email

File quản lý khách hàng

File quản lý khách hàng

3.4. File báo cáo doanh thu

Doanh thu chính là phần quan trọng để cửa hành biết được tháng vừa rồi mình lời lỗ thế nào. Từ đó, họ mới tìm được giải pháp cải thiện quy trình bán hàng một cách tốt hơn. Bạn lập bảng này với những thông tin như sau:

  • Mã hàng hóa

  • Tên sản phẩm 

  • Bảng giá

  • Tên khách hàng

  • Số lượng 

  • Ghi chú

File báo cáo doanh thu

File báo cáo doanh thu

IV. Xuất file Excel quản lý bán hàng đơn giản với POS365

Một phương pháp khác nếu bạn vừa muốn quản lý trên file Excel nhưng vừa muốn tự động và không cần phải tốn thời gian và công sức thực hiện thị sử dụng phần mềm quản lý bán hàng POS365 chính là sự lựa chọn hợp lý. 

4.1. POS365 giải quyết tối đa các hạn chế từ việc quản lý bằng Excel

Khi sử dụng Excel chắc chắn bạn sẽ gặp phải rắc rối và hạn chế như:

  • Hàm tính trong Excel khá phức tạp và khó nhớ. Dễ sai nếu như không nhập đúng. Hàng tỷ công thức cực kỳ khó sử dụng nếu không có nghiệp vụ kế toán.

  • Quản lý qua File Excel chỉ phù hợp với việc kinh doanh nhỏ, ít hàng hóa.

  • File Excel có quá nhiều luồng dữ liệu và dễ gây mất file do máy bị đơ, virus,...

  • Không thể kiểm soát, theo dõi và quản lý công việc từ xa.

POS365 giải quyết tối đa các hạn chế từ việc quản lý bằng Excel

POS365 giải quyết tối đa các hạn chế từ việc quản lý bằng Excel

Thế nhưng với POS365, bạn sẽ giải quyết được những khó khăn này. Mọi quy trình đều được tự động hóa, bạn không phải tốn thời gian ngồi lỳ hàng giờ liền chỉ để kiểm kê và tính toán. POS365 màn đến giải pháp quản lý từ xa tiện lợi mọi lúc mọi nơi.

4.2. Hướng dẫn xuất File Excel với POS365

Với phần mềm POS365 bạn dễ dàng nhập xuất hàng hóa, thêm mới thông tin một cách đơn giản. Khi có giao dịch thực hiện, hệ thống tự động khấu trừ sản phẩm trong kho. Bạn không cần phải thao tác bằng tay như trên Excel thông thường. 

Để có thể xuất file Excel cho việc báo cáo bán hàng và phân tích kết quả, hay lưu trữ. Bạn chỉ cần làm theo các bước như sau:

Bước 1: Đăng ký tài khoản POS365 tại đây

Bước 2: Đăng nhập vào tài khoản đã tạo.

Bước 3: chọn các mục bạn cần xuất File Excel như: Hàng hóa, Đối Tác, Thu chi, Báo cáo.

Chỉ cần một vài thao tác đơn giản, hệ thống POS365 sẽ tự động lập cột và biểu mẫu chi tiết. Chủ cửa hàng không cần phải tốn thời gian và công sức để nhớ và áp dụng vô số kể hàng trong Excel như bình thường.

Hướng dẫn xuất File Excel với POS365

Hướng dẫn xuất File Excel với POS365

Tổng kết

File Excel quản lý bán hàng mang đến sự thân thuộc cho các chủ cửa hàng. Thế nhưng trong thời đại công nghệ 4.0 người tiêu dùng đòi hỏi về mặt tiết kiệm và chính xác khiến việc quản lý bằng Excel không còn hợp lý nữa. Chính vì thế việc sử dụng phần mềm quản lý bán hàng POS365 chính là lựa chọn tốt nhất dành cho bạn. Chúc bạn thành công!