Quản lý kho tạp hóa bằng Excel hay Phần mềm - Lựa chọn nào chống thất thoát tốt nhất

Đánh giá ưu và nhược điểm khi quản lý kho tạp hóa bằng Excel

Trước khi quyết định thay đổi cách làm, chúng ta cần nhìn nhận khách quan về công cụ mà đại đa số các tiệm tạp hóa đang sử dụng hiện nay là Excel. Trong môi trường hàng ngàn mã hàng hóa nhỏ lẻ, công cụ này bộc lộ cả ưu điểm lẫn những rào cản lớn.

Những ưu điểm khó chối từ của file Excel

• Hoàn toàn miễn phí Đây là lý do lớn nhất khiến Excel được ưa chuộng. Bạn không cần bỏ ra một khoản chi phí cố định hàng tháng hay hàng năm để duy trì.
• Sự quen thuộc Đa số mọi người đều đã từng tiếp xúc với Excel. Việc tạo một bảng tính cơ bản để ghi chép hàng nhập, hàng xuất tương đối dễ dàng.
• Tùy biến linh hoạt Chủ cửa hàng có thể tự do thiết kế các cột tính toán, thêm bớt danh mục theo thói quen ghi chép cá nhân mà không bị gò bó bởi một khuôn mẫu cố định nào.

Các lỗ hổng chí mạng khiến chủ tiệm âm thầm mất tiền

Dù miễn phí, nhưng cái giá phải trả cho việc dùng Excel đôi khi lại là những khoản thất thoát không đo đếm được.

• Không tự động trừ tồn kho Bán xong một lốc sữa hay chai nước ngọt ở quầy, thu ngân không thể lập tức mở máy tính lên để trừ số lượng. Khi khách đông, việc quên ghi chép lại là điều hiển nhiên. Đến tối nhập lại một lượt thì râu ông nọ cắm cằm bà kia, dẫn đến lệch kho trầm trọng.
• Rủi ro sai số cực cao Quản lý hàng tạp hóa đòi hỏi độ chính xác tuyệt đối. Chỉ cần nhập nhầm một số 0, hoặc lỡ tay kéo nhầm một ô công thức là toàn bộ file báo cáo tồn kho sai bét.
• Không quản lý được nhân viên Bất kỳ ai có quyền mở file đều có thể chỉnh sửa số liệu. Nếu nhân viên gian lận, âm thầm sửa lại số lượng hàng xuất để lấy tiền bỏ túi, chủ tiệm hoàn toàn không có cách nào tra cứu lại lịch sử thao tác để biết ai sửa, sửa lúc nào.

Các lỗ hổng chí mạng khiến chủ tiệm âm thâm mất tiền

Phần mềm quản lý bán hàng giải bài toán thất thoát ra sao

Để khắc phục triệt để những lỗ hổng trên, các hệ thống quản lý chuyên nghiệp đã ra đời, bám sát trực tiếp vào quá trình vận hành hàng ngày của cửa hàng bán lẻ.

Tự động trừ tồn kho ngay khi tít mã vạch

Thay vì phải nhớ nhớ quên quên, giờ đây thu ngân chỉ việc cầm máy quét tít mã vạch trên sản phẩm. Ngay lập tức, món hàng đó được cộng vào hóa đơn thanh toán và đồng thời trừ thẳng vào kho trên hệ thống. Khách cầm hàng ra khỏi cửa là kho đã cập nhật chuẩn xác từng giây, không có độ trễ, không cần nhập liệu thủ công vào cuối ngày.

Cảnh báo hàng sắp hết và quản lý hạn sử dụng hiệu quả

Đặc thù của tiệm tạp hóa là có hàng trăm mặt hàng date ngắn như sữa chua, bánh kẹo, đồ tươi mát. Phần mềm tự động gửi cảnh báo những mặt hàng nào sắp hết hạn để chủ tiệm có phương án xả hàng, đẩy bán nhanh. Đồng thời, khi một sản phẩm nào đó trong kho gần chạm mức tối thiểu, hệ thống sẽ nhắc nhở để bạn gọi nhà cung cấp giao hàng kịp thời, tránh tình trạng khách hỏi mua mới biết hàng đã đứt.

Cảnh báo hàng sắp hết và quản lý hạn sử dụng hiệu quả

Theo dõi báo cáo tồn kho trên điện thoại mọi lúc mọi nơi

Bạn không cần phải cắm rễ 24/24 ở cửa hàng nữa. Dù đang đi lấy hàng trên phố hay ngồi uống cafe, chỉ cần mở ứng dụng trên điện thoại là chủ tiệm đã nắm rõ ở nhà nhân viên đang bán được bao nhiêu đơn, doanh thu bao nhiêu, trong kho còn chính xác bao nhiêu thùng bia hay kiện nước ngọt.

Bảng so sánh trực diện giữa Excel và phần mềm quản lý

Dưới đây là bảng đánh giá nhanh để bạn có cái nhìn tổng quan nhất giữa tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý hay Excel.

Lời khuyên giúp chủ tiệm tạp hóa chọn đúng công cụ quản lý

Không có công cụ nào là hoàn hảo tuyệt đối cho tất cả mọi người, lựa chọn tốt nhất là lựa chọn phù hợp nhất với mô hình kinh doanh hiện tại của bạn.

Trường hợp bạn có thể tiếp tục dùng Excel

Nếu bạn đang mở một tiệm quy mô siêu nhỏ ở quê, lượng hàng hóa trên kệ chỉ loanh quanh dưới 50 mã sản phẩm cơ bản. Bạn chủ yếu bán cho người quen trong xóm, tự lấy hàng, tự chủ tự bán và không có nhu cầu thuê thêm nhân viên. Lúc này, ghi chép sổ sách hoặc dùng file tính toán cơ bản vẫn đáp ứng đủ nhu cầu mà không tốn thêm chi phí duy trì.

Trường hợp chủ tiệm tạp hóa có thể dùng excel bán hàng

Trường hợp bạn bắt buộc phải chuyển sang phần mềm

Tuy nhiên, bạn cần nâng cấp hệ thống ngay lập tức nếu cửa hàng rơi vào các tình huống sau đây. Thứ nhất, bạn đang vận hành theo mô hình tạp hóa lớn, minimart tự chọn với trên 200 mã hàng hóa (SKU). Thứ hai, bạn đã bắt đầu thuê thêm người phụ bán hàng, thu ngân theo ca. Thứ ba, bạn có những công việc khác, không có mặt thường xuyên ở cửa hàng và muốn quản lý, kiểm soát thất thoát từ xa một cách minh bạch.

POS365 đồng hành cùng chủ tiệm xóa bỏ nỗi lo lệch kho

Sự chuyển dịch từ ghi chép thủ công sang vận hành bằng công nghệ là bước đi tất yếu để bảo vệ lợi nhuận của cửa hàng. Phần mềm bán hàng tạp hóa được thiết kế chuyên biệt để giải quyết trọn vẹn nỗi đau lệch kho của mô hình bán lẻ tạp hóa.

POS365 đồng hành cùng chủ tiệm xóa bỏ nỗi lo lệch kho

Với khả năng kết nối máy quét mã vạch trơn tru, phần mềm giúp xử lý thanh toán và trừ tồn kho trong tích tắc. Dù cửa hàng của bạn có lên tới hàng nghìn SKU, hệ thống vẫn đảm bảo hoạt động mượt mà, không giật lag. Tính năng phân quyền nhân viên chặt chẽ của POS365 cho phép thiết lập ranh giới rõ ràng: thu ngân chỉ có quyền lên đơn bán hàng, tuyệt đối không được phép can thiệp hay chỉnh sửa số liệu tồn kho, từ đó triệt tiêu cơ hội gian lận. Hãy ngừng việc cặm cụi dò từng dòng số liệu mỗi đêm và để công nghệ thay bạn làm điều đó một cách chính xác nhất.