Chắc hẳn ai từng mở tiệm tạp hóa cũng quen với cảnh này vào những ngày lễ tết hay giờ tan tầm khách đông nghẹt. Khách hỏi mua một thùng mì tôm chua cay, bạn chạy vào kho tìm đỏ mắt không thấy, đành bảo khách hết hàng. Vài tuần sau dọn dẹp lại lòi ra thùng mì nằm kẹt góc tường nhưng xui xẻo thay đã qua đát. Lại có những ngày bán từ sáng đến tối mịt, tiền lẻ tiền chẵn vo viên trong túi nhưng nhẩm tính lại chẳng biết mình đang lời hay lỗ, hàng trên kệ vơi đi là do bán được hay do thất thoát. Giữa việc ngày nào cũng cặm cụi ghi chép sổ sách và việc tải một ứng dụng về điện thoại, đâu mới là cách giữ tiền khôn ngoan nhất cho người bán hàng. Bài viết này sẽ phân tích thật lòng những cái được và mất để bạn tự cân nhắc xem cửa hàng của mình đã đến lúc cần thay đổi hay chưa.
Thiệt hại khi quản lý kho tạp hóa bằng sổ sách
Nhiều cô chú mở tiệm thường nghĩ ghi sổ là cách chắc ăn và tiết kiệm nhất. Nhưng thực tế, thói quen này đang âm thầm bào mòn lợi nhuận của cửa hàng mỗi ngày mà ít ai để ý.
Thất thoát lợi nhuận do nhớ sai giá nhập và giá bán
Một tiệm tạp hóa nhỏ cũng có sương sương vài trăm mặt hàng. Đau đầu nhất là mỗi đợt mối buôn báo lên giá, hay đại lý có chương trình khuyến mãi tặng kèm, giá vốn liên tục nhảy múa. Nếu chỉ dùng trí nhớ hoặc ghi sổ, những lúc khách đứng đợi đông nghẹt, bạn sẽ cuống và rất dễ bán theo giá cũ. Bán rẻ thì mình lỗ vốn, bán đắt thì lần sau khách bỏ đi mua nhà khác. Việc không nhớ chính xác giá khiến công sức bán buôn cả ngày coi như đổ sông đổ bể.
Thất thoát lợi nhuận do nhớ sai giá nhập và giá bán
Lãng phí vốn vì hàng hóa tồn đọng hết hạn sử dụng
Bán tạp hóa sợ nhất là hàng hết đát. Những lốc sữa tươi, gói bánh kẹo hay xúc xích thường bị đẩy tít vào sâu bên trong khi có hàng mới nhập về. Quản lý bằng mắt thường hay sổ tay không thể nào nhắc bạn hộp sữa này tuần sau hết hạn để mang ra giảm giá. Đến lúc dọn quầy phát hiện ra, hàng hỏng chuột cắn, đành ngậm ngùi vứt đi. Tiền vốn nằm chết ở những góc khuất như thế này rất nhiều.
Thất thoát hàng hóa âm thầm do quản lý thủ công
Đôi khi hụt vốn không phải do bạn bán ế mà do mất mát từ bên trong. Có thể là khách đông lợi dụng cầm nhầm đồ, nhân viên phụ việc vứt bớt vỏ hộp để lấy ruột, hoặc đơn giản là người nhà lấy chai mắm gói bột ngọt ra dùng nhưng quên ghi vào sổ. Cuối tháng gom tiền đi lấy hàng mới thấy thiếu hụt nhưng vạch sổ ra tìm thì hoàn toàn không biết lỗ hổng nằm ở đâu.
Thất thoát hàng hóa âm thầm do quản lý thủ công
Đánh giá mức độ cần thiết của phần mềm theo quy mô
Dù phần mềm POS rất tiện nhưng không phải ai cũng bắt buộc phải mua ngay. Bạn cần soi chiếu lại quy mô cái sạp hàng của mình để có quyết định xuống tiền cho đúng.
Mô hình tiệm tạp hóa nhỏ chưa bắt buộc dùng phần mềm
Nếu bạn chỉ mở một tủ hàng nhỏ xíu trước hiên nhà ở quê, bán túc tắc cho vài hộ hàng xóm láng giềng. Số lượng mặt hàng chưa tới 50 loại, quy mô vốn dăm ba triệu và chỉ có một mình bạn tự trông coi. Trong trường hợp này, bạn hoàn toàn có thể dùng sổ tay và một cái máy tính bỏ túi là đủ, chưa cần thiết phải đầu tư công nghệ làm gì cho tốn kém.
Dấu hiệu cảnh báo cửa hàng cần dùng phần mềm ngay
Khi cửa hàng của bạn bắt đầu phình to ra trên 100 mã hàng, bạn bắt buộc phải thuê thêm sinh viên hay người phụ bán để kịp phục vụ. Hoặc khi bạn cảm thấy quá mệt mỏi, bán xong đóng cửa lúc 10 giờ đêm lại lôi sổ ra cộng trừ nhân chia đến mờ cả mắt, không có thời gian nghỉ ngơi. Đây là lúc quy mô đã vượt quá sức chịu đựng của trí óc và sổ sách, bạn cần một công cụ hỗ trợ để làm nhẹ đầu óc và chuẩn bị cho việc mở rộng thêm quầy kệ.
Dấu hiệu cảnh báo cửa hàng cần dùng phần mềm ngay
Hiệu quả thực tế của phần mềm trong quản lý kho
Đừng nghĩ phần mềm là cái gì đó cao siêu, thực chất nó giống như một người trợ lý vô hình, đứng sau lưng giúp bạn quản lý kho đến từng chai nước, gói bánh.
Quét mã vạch giúp nắm bắt chính xác số lượng tồn kho
Thay vì phải lật sổ dò dẫm xem chai dầu ăn này còn mấy thùng, bạn chỉ cần cầm máy tít mã vạch một tiếng "bíp". Ngay lập tức trên màn hình sẽ hiện ra trong nhà đang còn bao nhiêu chai, giá nhập bao nhiêu, giá bán ra sao. Thao tác này giúp bạn làm chủ kho hàng chỉ trong chớp mắt mà không cần phải nhớ một chữ nào trong đầu.
Hệ thống tự động cảnh báo tồn kho để kịp thời nhập hàng
Chấm dứt luôn cái cảnh khách hỏi mua bia lon nhưng chạy vào kho mới biết đã hết nhẵn. Phần mềm có cái hay là nó sẽ tự động báo đỏ những mặt hàng sắp cạn kiệt. Nhìn vào điện thoại, bạn biết ngay hôm nay cần gọi mối buôn mang thêm bỉm sữa, nước ngọt tới, đảm bảo lúc nào quầy kệ cũng đầy ắp đồ để phục vụ thượng đế.
Hệ thống tự động cảnh báo tồn kho để kịp thời nhập hàng
Kiểm kho song song với quá trình bán hàng không gây gián đoạn
Ngày xưa mỗi lần kiểm kho là phải treo biển "nghỉ bán một ngày", dọn dẹp bụi bặm mệt bở hơi tai. Giờ đây, bạn có thể vừa đứng bán, lúc vắng khách lại cầm điện thoại đi quét từng kệ hàng. Bán đến đâu máy tự trừ tồn đến đó, lệch hàng lập tức phát hiện ra ngay, việc quản lý trở nên nhẹ nhàng như đi dạo.
Phân tích rào cản về chi phí và công nghệ khi dùng phần mềm
Nhiều cô chú lớn tuổi vẫn ái ngại vì sợ mình chậm chạp không biết xài đồ công nghệ, hoặc xót tiền vì nghĩ phần mềm đắt đỏ.
Giao diện tối ưu thao tác cho người không rành công nghệ
Sự thật là các công cụ bây giờ được làm ra để phục vụ người bán hàng bận rộn chứ không phải kỹ sư máy tính. Giao diện của nó to rõ, trực quan y như việc bạn lướt Facebook, xem Youtube hay gọi Zalo cho con cháu hằng ngày. Chỉ việc chạm tay vào hình ảnh món hàng trên màn hình cảm ứng là xong đơn, không cần gõ phím lạch cạch phức tạp.
Bài toán chi phí phần mềm so với số tiền thất thoát mỗi tháng
Chúng ta làm một phép tính nhẩm. Mỗi ngày cửa hàng đông khách, bạn tính nhầm giá hoặc bị ai đó cầm trộm một gói bim bim và một chai trà xanh, tính rẻ là 15 ngàn đồng. Một tháng nhân lên bạn mất trắng 450 ngàn đồng. Một năm là hơn 5 triệu. Khoản tiền bốc hơi này dư sức để bạn trả phí sử dụng phần mềm quản lý siêu thị tạp hoá trong cả một khoảng thời gian rất dài. Mua phần mềm chính là bỏ ra một khoản tiền nhỏ để bít lại cái lỗ hổng đang làm rò rỉ tiền to của gia đình.
Rõ ràng, việc trang bị ứng dụng công nghệ không phải là một khoản chi phí vứt đi, mà đó là khoản đầu tư thông minh để bạn mua lại sức khỏe, sự thảnh thơi và bảo vệ túi tiền của chính mình. Nếu bạn vẫn còn đang lăn tăn chưa tin việc tít mã vạch nhàn hạ đến thế, đừng ngần ngại đăng ký dùng thử miễn phí các giải pháp quản lý như POS365. Cứ tải về điện thoại, tự tay quét thử mã vạch vài lốc sữa ở nhà xem nó có trừ kho tự động thật không rồi hẵng đưa ra quyết định cuối cùng.
