Bán hàng rất chạy, tiền lẻ tiền chẵn thu vào rủng rỉnh, nhưng đến cuối tháng tổng kết để đi nhập đợt hàng mới thì tiền vốn lại hao hụt đi đâu mất? Sự chênh lệch vô lý này không phải do có người thụt két, mà thường bắt nguồn từ một lỗ hổng vận hành rất phổ biến: nhập hàng nguyên thùng nhưng bán lẻ từng cái, từng lon. Cứ xé lẻ một thùng mì Hảo Hảo, bóc dở một lốc sữa tươi là y như rằng cuối ngày số đếm trên kệ và con số ghi trong sổ lại "đánh nhau". Bài toán quản lý một mặt hàng nhưng có quá nhiều đơn vị tính (thùng - lốc - hộp - cái) chính là thủ phạm số 1 gây ra tình trạng "thất thoát ẩn", âm thầm ăn mòn lợi nhuận của tiệm tạp hóa mỗi ngày.
Tại sao việc bán hàng nhiều đơn vị tính lại dễ gây thất thoát?
Hầu hết các tiệm tạp hóa, siêu thị mini đều nhập hàng theo đơn vị lớn (thùng, bao, hộp) để có giá sỉ tốt nhất, nhưng khi bán ra lại phải xé lẻ phục vụ nhu cầu đa dạng của người tiêu dùng. Nghe thì đơn giản, nhưng quá trình này tiềm ẩn rất nhiều lỗ hổng khiến tiền và hàng âm thầm bốc hơi.
Rối loạn tồn kho vì quên quy đổi
Quên quy đổi đơn vị tính là tình trạng phổ biến nhất. Khách mua 2 lon bia Tiger lẻ, nhân viên tiện tay lấy trên kệ đưa cho khách nhưng quên bóc số lượng đó từ sổ ghi chép thùng ra. Vài ngày sau kiểm kho, bạn sẽ thấy trên giấy tờ báo dư thùng nhưng thực tế đếm trên kệ lại thấy thiếu lon lẻ. Việc tồn kho ảo khiến chủ tiệm đưa ra quyết định nhập hàng sai lầm, tiền vốn bị ứ đọng vào những mặt hàng đang ế, trong khi hàng bán chạy lại đứt kệ.
Khó khăn khi tính giá vốn và lợi nhuận
Bạn nhập một thùng sữa chua Vinamilk 48 hộp với giá 240.000đ. Vậy giá vốn của 1 vỉ (4 hộp) là bao nhiêu? Giá vốn của 1 hộp lẻ là bao nhiêu? Bạn quyết định bán lẻ 1 hộp giá 6.000đ, nhưng nếu khách mua 1 thùng bạn chỉ lấy 270.000đ để giữ mối. Việc có quá nhiều mức giá bán, giá vốn đan xen nhau khiến cuối tháng bạn không thể biết rành mạch từng mặt hàng đã mang về bao nhiêu tiền lãi.
Dễ nhầm lẫn khi thanh toán lúc đông khách
Giờ cao điểm buổi chiều, khách xếp hàng dài chờ tính tiền. Nhân viên vội vàng cầm 1 túi mì tôm 5 gói nhỏ lên quét mã vạch, nhưng máy lại kêu "tít" và tính theo giá của 1 gói lẻ. Hoặc ngược lại, khách mua 1 chai nước ngọt nhưng thu ngân lại bấm nhầm thành mã của cả thùng. Chỉ một thao tác sai sót nhỏ, cửa hàng đã mất đứt hàng chục, thậm chí hàng trăm ngàn đồng mà cuối ca không tài nào truy vết được.
Tại sao việc bán hàng nhiều đơn vị tính lại dễ gây thất thoát?
Nguyên tắc "sống còn" khi thiết lập quy đổi đơn vị tính
Để giải quyết triệt để mớ bòng bong này, dù bạn quản lý bằng sổ, bằng Excel hay bằng máy móc thì cũng bắt buộc phải tuân theo 2 nguyên tắc sau đây:
Luôn lấy đơn vị nhỏ nhất làm gốc
Đừng bao giờ lấy "Thùng" làm đơn vị tính chính. Hãy lấy đơn vị nhỏ nhất mà cửa hàng bạn có thể bán ra làm gốc. Ví dụ: Với bia, đơn vị cơ bản là Lon. Từ đơn vị gốc này, chúng mới bắt đầu xây dựng tỷ lệ quy đổi đi lên: 1 Lốc = 6 Lon; 1 Thùng = 4 Lốc = 24 Lon. Bằng cách này, hệ thống quản lý kho của bạn thực chất chỉ đếm tổng số lượng "Lon". Khi khách mua 1 thùng, hệ thống sẽ tự động hiểu là bán đi 24 lon. Kho hàng lúc nào cũng chính xác tới từng đơn vị nhỏ nhất.
Tách biệt mã vạch cho từng loại đơn vị
Tuyệt đối không dùng chung một mã vạch cho cả thùng và lon lẻ. Các nhà sản xuất hiện nay thường in mã vạch riêng biệt: 1 mã trên lon, 1 mã trên vỏ lốc nilon và 1 mã to trên vỏ thùng carton. Việc của bạn là phải gắn đúng mã vạch nào vào giá tiền của đơn vị nấy. Mã vạch trên thùng sẽ đi với giá thùng, mã vạch trên lon sẽ thu tiền theo giá lon.
Nguyên tắc "sống còn" khi thiết lập quy đổi đơn vị tính
3 cách quản lý hàng hóa nhiều đơn vị tính hiện nay
Ghi chép sổ sách thủ công
Cách làm truyền thống này thường là: nhập 10 thùng ghi vào sổ 10 thùng. Bán được 1 thùng thì gạch đi ghi còn 9. Xé 1 thùng ra bán lẻ thì mở ngoặc ghi chú (còn 9 thùng + 24 lon). Bán được 1 lon lại gạch đi sửa thành 23 lon.
Nhược điểm: Cách này chỉ cố gắng áp dụng được nếu cửa hàng của bạn cực kỳ vắng khách và chỉ có lèo tèo vài chục mặt hàng. Chỉ cần một ngày đông khách, bạn chắc chắn sẽ quên ghi sổ. Cuối tháng nhìn vào cuốn sổ nhằng nhịt vết gạch xóa, bạn sẽ bỏ cuộc trong việc cộng sổ.
Quản lý bằng bảng tính Excel
Nhiều chủ tiệm đã biết dùng Excel, dùng các hàm nhân chia, hàm VLOOKUP để thiết lập công thức: Cứ nhập số lượng bán ở cột "Thùng", tự động cột "Lon" sẽ bị trừ đi số lượng tương ứng.
Nhược điểm: File Excel chứa hàng ngàn mã hàng sẽ rất nặng và hay bị treo máy. Nguy hiểm nhất là chỉ cần người dùng lỡ tay ấn xóa hoặc nhập nhầm số liệu đè lên một ô công thức, toàn bộ dữ liệu tồn kho của cả file sẽ sai lệch hoàn toàn mà rất khó tìm ra lỗi nằm ở đâu.
Dùng phần mềm quản lý bán hàng (Giải pháp triệt để)
Sử dụng phần mềm là phương pháp mà 100% các chuỗi siêu thị và cửa hàng tiện lợi đang dùng. Hệ thống tự động thiết lập tỷ lệ và tự động tính toán tồn kho. Việc của bạn chỉ là đứng quầy, dùng máy tít mã vạch tít vào sản phẩm. Khách mua cái gì, phần mềm tự trừ lùi tồn kho cái đó. Bạn không cần phải đau đầu nhẩm tính hay ghi nhớ bất kỳ điều gì.
3 cách quản lý hàng hóa nhiều đơn vị tính hiện nay
Cách phần mềm POS365 xử lý bài toán quy đổi đơn vị tính tự động
Việc ứng dụng công nghệ để giải quyết nỗi đau bán lẻ xé gộp là rất đơn giản. Với phần mềm quản lý bán hàng POS365, bạn chỉ cần một vài thao tác thiết lập một lần duy nhất, hệ thống sẽ tự động vận hành trơn tru về sau. Luồng thao tác thực tế diễn ra như sau:
- Bước 1: Thêm hàng hóa gốc. Khai báo mặt hàng Nước ngọt Coca Cola vào phần mềm, chọn Đơn vị cơ bản là "Lon". Điền giá nhập gốc của 1 lon và giá bán lẻ là 10.000đ/lon.
- Bước 2: Thêm các đơn vị tính lớn hơn. Trong phần thông tin hàng hóa, bạn bấm thêm Đơn vị tính là "Lốc", phần mềm sẽ hỏi tỷ lệ quy đổi, bạn điền là "6". Tương tự, thêm đơn vị "Thùng" với tỷ lệ quy đổi là "24".
- Bước 3: Đặt giá bán linh hoạt để kích cầu. Cùng một mặt hàng đó, POS365 cho phép bạn cài đặt giá bán 1 Lốc là 55.000đ (thay vì 60.000đ) và 1 Thùng là 210.000đ để khuyến khích khách mua số lượng lớn.
Kết quả nhận được là gì?
Khi tính tiền, nhân viên cầm máy quét mã vạch trên lốc nilon, màn hình POS365 lập tức hiển thị "1 Lốc Coca Cola - 55.000đ". Khách thanh toán xong, hệ thống sẽ âm thầm trừ lùi tồn kho đi đúng 6 lon cơ bản. Đến cuối ngày, khi bạn mở điện thoại xem báo cáo rành mạch, phần mềm sẽ hiển thị rõ ràng: Hôm nay kho nhập thêm bao nhiêu, xuất bán đi bao nhiêu lon, tiền lời thu về chính xác là bao nhiêu, hoàn toàn tự động tính toán mà không cần bạn phải can thiệp.
Cách phần mềm POS365 xử lý bài toán quy đổi đơn vị tính tự động
Mẹo thực chiến giúp tiệm tạp hóa kiểm kho đa đơn vị tính cực nhanh
Phần mềm đã giúp trừ lùi tự động chính xác, nhưng để việc đối soát thực tế tại cửa hàng (kiểm kho) diễn ra nhanh chóng, bạn nên áp dụng các mẹo sắp xếp hàng hóa sau:
Quy tắc "mở thùng nào, dứt điểm thùng đó"
Một sai lầm rất hay gặp là khi trưng bày lên kệ, nhân viên tiện tay rạch nắp 3-4 thùng mì tôm ra cùng lúc để lấy mỗi thùng một ít. Đến khi kiểm kho, bạn sẽ phải lôi từng thùng ra để đếm số gói lẻ bên trong vô cùng vất vả. Hãy quán triệt quy tắc: Chỉ mở đúng 1 thùng, xếp hết hàng lên kệ, cất gọn vỏ đi. Khi nào trên kệ trống thì mới được phép mở thùng tiếp theo. Khi kiểm kho, bạn chỉ việc đếm số thùng nguyên đai nguyên kiện + đếm số hàng lẻ đang nằm trên kệ trưng bày là xong.
Phân lô vị trí rõ ràng
Khu vực để hàng nguyên thùng (trong kho chứa hoặc dưới gầm kệ thấp nhất) phải tách biệt hoàn toàn với hàng bán lẻ (đang để trên giá trưng bày ngang tầm mắt). Việc trộn lẫn hàng nguyên thùng và hàng đã xé lẻ vào chung một vị trí không chỉ làm mất thẩm mỹ cửa hàng mà còn gây hoang mang, dễ đếm nhầm sót khi tiến hành kiểm đếm định kỳ.
Lời kết
Quản lý nhiều đơn vị tính là một nghiệp vụ bắt buộc phải có đối với mọi cửa hàng tạp hóa, siêu thị mini. Việc tiếp tục loay hoay với sổ sách hay ghi chép thủ công không chỉ khiến bạn mất thời gian, hao tổn sức lực mà còn tạo ra kẽ hở cho thất thoát hàng hóa. Đã đến lúc để các công cụ tự động hóa làm thay công việc tính toán, giúp bạn rảnh tay kiểm kho và làm cho cửa hàng trông chuyên nghiệp hơn trong mắt người mua.
Để trực tiếp trải nghiệm sự tiện lợi của tính năng quy đổi đơn vị tính tự động, không còn nỗi lo lệch kho khi nhập thùng bán lẻ, hãy tham khảo ngay Phần mềm quản lý bán hàng POS365 và bắt đầu thay đổi cách vận hành cửa hàng của bạn từ hôm nay!
