Câu chuyện kinh doanh

Quản lý kho vật tư bằng Excel là lựa chọn phổ biến nhờ tính linh hoạt, dễ sử dụng và tiết kiệm chi phí, đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ hoặc startup. Chỉ với một file Excel đơn giản, người dùng có thể theo dõi nhập - xuất - tồn, tính toán số lượng hàng hóa và kiểm soát vật tư hiệu quả nếu thiết lập đúng cách.

1. Cách quản lý kho vật tư bằng excel miễn phí

Excel là lựa chọn tiết kiệm để quản lý kho vật tư cho các cửa hàng nhỏ. Chỉ cần tạo file đúng cấu trúc và áp dụng công thức phù hợp, người dùng đã có thể theo dõi tồn kho, nhập - xuất dễ dàng mà không cần phần mềm phức tạp.

1.1 Tạo file và cấu trúc bảng

Bước đầu tiên trong việc quản lý kho vật tư bằng Excel là thiết lập một file quản lý chuyên biệt. Người dùng nên tạo file Excel mới và đặt tên rõ ràng như “Quan_ly_kho_vat_tu.xlsx” để dễ phân biệt với các tài liệu khác. Tiếp theo, chia file thành các sheet riêng biệt, mỗi sheet tương ứng với một chức năng cụ thể trong quy trình quản lý kho:

  • Danh mục vật tư: Đây là nơi lưu trữ thông tin cơ bản của toàn bộ hàng hóa trong kho như mã vật tư, tên vật tư, đơn vị tính, nhóm vật tư, đơn giá nhập.

  • Nhập kho: Ghi lại các giao dịch nhập hàng vào kho với thông tin như ngày nhập, mã vật tư, số lượng nhập, đơn giá, ghi chú.

  • Xuất kho: Tương tự, sheet này dùng để ghi nhận các lần xuất kho vật tư, bao gồm: ngày xuất, mã vật tư, số lượng xuất, mục đích sử dụng hoặc người nhận.

Tạo file và cấu trúc bảng

Tạo file và cấu trúc bảng

1.2 Nhập dữ liệu kho hàng

Khi đã thiết lập xong cấu trúc file, bước tiếp theo là nhập thông tin vào từng sheet tương ứng:

  • Trong sheet Danh mục vật tư, hãy liệt kê đầy đủ danh sách các mặt hàng hiện có, mỗi hàng là một vật tư với mã số riêng biệt. Các thông tin cần thiết gồm: mã vật tư, tên, nhóm, đơn vị tính, đơn giá.

  • Với sheet Nhập kho, điền từng phiếu nhập gồm: ngày nhập, mã vật tư, số lượng, đơn giá và ghi chú (nếu cần). Có thể thêm cột số hóa đơn hoặc nhà cung cấp để theo dõi dễ dàng hơn.

  • Trong sheet Xuất kho, ghi nhận các lần xuất vật tư theo trình tự thời gian, cũng gồm: ngày xuất, mã vật tư, số lượng, đơn giá (nếu có), và mục đích xuất (sản xuất, nội bộ, thanh lý...).

Nhập dữ liệu kho hàng

Nhập dữ liệu kho hàng

1.3 Sử dụng các công thức phù hợp nhu cầu

Việc áp dụng các hàm Excel một cách thông minh sẽ giúp tự động hóa quy trình quản lý kho, giảm thiểu sai sót thủ công và tăng hiệu quả theo dõi số liệu. Dưới đây là một số hàm thông dụng và cách ứng dụng cụ thể trong từng sheet:

VLOOKUP / XLOOKUP - Tự động điền thông tin vật tư

Khi nhập mã vật tư trong các sheet Nhập kho hoặc Xuất kho, thay vì gõ lại toàn bộ thông tin như tên vật tư, đơn vị tính, đơn giá…, bạn có thể sử dụng hàm VLOOKUP để tự động lấy thông tin từ sheet Danh mục vật tư.

Ví dụ công thức:

=VLOOKUP(A2, 'Danh_muc_vat_tu'!A2:D100, 2, FALSE)

→ Hàm này sẽ lấy tên vật tư tương ứng với mã được nhập trong ô A2 từ bảng dữ liệu ở sheet "Danh_muc_vat_tu".

SUMIF / SUMIFS - Tính tổng nhập, xuất kho theo mã vật tư

Để tính số lượng đã nhập hoặc đã xuất của một vật tư cụ thể, hãy dùng SUMIF để cộng tất cả số lượng có mã trùng khớp.

Ví dụ công thức tính tổng xuất:

=SUMIF('Xuat_kho'!B:B, A2, 'Xuat_kho'!D:D)

→ Cộng tổng số lượng xuất kho trong cột D nếu mã vật tư (cột B) khớp với mã vật tư ở ô A2 trong sheet Báo cáo.

IF / IFERROR - Kiểm tra điều kiện, tránh lỗi hiển thị

Trong trường hợp tra cứu nhưng mã vật tư không tồn tại, công thức có thể báo lỗi #N/A. Để bảng tính trông chuyên nghiệp và dễ đọc, bạn nên kết hợp IFERROR.

Công thức:

=IFERROR(VLOOKUP(...), "")

→ Nếu hàm trả lỗi, sẽ hiển thị ô trống thay vì thông báo lỗi.

COUNTIF - Đếm số lần giao dịch của vật tư

Muốn biết một mã vật tư đã được nhập hay xuất bao nhiêu lần, COUNTIF sẽ giúp bạn:

Công thức:

=COUNTIF('Nhap_kho'!B:B, A2)

→ Trả về số dòng có mã vật tư A2 trong bảng nhập kho.

Sử dụng các công thức phù hợp nhu cầu

Sử dụng các công thức phù hợp nhu cầu

1.4 Tạo báo cáo tổng kết

Sau khi đã hoàn thiện phần nhập dữ liệu và thiết lập các công thức, bước tiếp theo trong quy trình quản lý kho vật tư bằng Excel là tạo báo cáo tổng kết để theo dõi tình trạng kho hàng. Phần này rất quan trọng vì nó giúp quản lý đưa ra quyết định đúng đắn về nhập hàng, kiểm soát thất thoát hoặc điều chỉnh tồn kho kịp thời.

Tạo sheet riêng cho báo cáo tồn kho

Đặt tên sheet là “Báo cáo tồn kho” và thiết lập các cột cần thiết như sau:

  • Mã vật tư, Tên vật tư, Đơn vị: lấy từ sheet “Danh mục vật tư” bằng công thức VLOOKUP hoặc XLOOKUP.

  • Tồn đầu kỳ: có thể nhập thủ công theo từng kỳ hoặc lấy từ sheet báo cáo của kỳ trước.

  • Nhập trong kỳ và Xuất trong kỳ: sử dụng SUMIF để cộng tất cả số lượng nhập/xuất theo mã vật tư.

Tồn cuối kỳ áp dụng công thức:

=Tồn đầu kỳ + Nhập trong kỳ - Xuất trong kỳ

Sử dụng PivotTable để phân tích dữ liệu

Với những cửa hàng có dữ liệu nhiều dòng, sử dụng PivotTable (Bảng tổng hợp) giúp phân tích dễ dàng hơn. Cách tạo PivotTable:

  • Vào Insert > PivotTable.

  • Chọn vùng dữ liệu từ sheet Nhập kho hoặc Xuất kho.

  • Thiết lập các trường: Rows: Mã vật tư hoặc Tên vật tư, Values: Tổng số lượng nhập hoặc xuất, Filters: Ngày nhập/xuất để lọc theo thời gian.

Tạo báo cáo tổng kết

Tạo báo cáo tổng kết

1.5 Lưu ý khi thiết lập file excel quản lý kho

Dù Excel là công cụ quen thuộc và dễ tiếp cận, việc thiết lập file quản lý kho hiệu quả đòi hỏi sự cẩn trọng ngay từ đầu để tránh sai sót trong quá trình sử dụng. Một số lưu ý quan trọng giúp đảm bảo file hoạt động ổn định và tối ưu hóa trải nghiệm người dùng:

  • Đặt tên các sheet và cột rõ ràng, thống nhất: Tránh viết tắt khó hiểu, sử dụng tiếng Việt có dấu để thuận tiện tra cứu và chia sẻ.

  • Sử dụng màu sắc và định dạng hợp lý: Làm nổi bật các phần tiêu đề, nhóm dữ liệu hoặc cảnh báo, giúp tăng khả năng quan sát và giảm lỗi nhập liệu.

  • Khóa công thức và vùng dữ liệu cố định: Bảo vệ các ô chứa công thức bằng tính năng Protect Sheet để tránh người dùng vô tình làm sai lệch tính toán.

  • Sao lưu định kỳ: Nên lưu trữ file theo phiên bản và sử dụng các nền tảng như Google Drive hoặc OneDrive để tránh mất dữ liệu do lỗi máy tính.

  • Không nhồi nhét quá nhiều tính năng: Giữ cho file gọn gàng, ưu tiên các chức năng thực sự cần thiết, tránh phức tạp hóa bảng tính gây khó khăn khi thao tác.

>>> Xem thêm: 10+ phần mềm quản lý kho miễn phí tốt nhất trên thị trường hiện nay

2. Ưu nhược điểm của quản lý kho vật tư bằng excel

Dù được xem là công cụ phổ biến trong quản lý kho nhờ tính đơn giản và linh hoạt, Excel vẫn tồn tại những giới hạn nhất định khi áp dụng vào thực tế. Việc nắm rõ ưu - nhược điểm sẽ giúp doanh nghiệp xác định phương án phù hợp với quy mô và nhu cầu hiện tại.

2.1. Ưu điểm quản lý kho trên excel

Việc quản lý kho vật tư bằng Excel được nhiều cá nhân và doanh nghiệp nhỏ lựa chọn nhờ những lợi thế nổi bật sau:

  • Dễ sử dụng: Giao diện thân thiện, không đòi hỏi kỹ năng công nghệ cao. Người dùng chỉ cần nắm được kiến thức Excel cơ bản là có thể vận hành tốt.

  • Tiết kiệm chi phí: Không cần đầu tư phần mềm quản lý chuyên nghiệp, đặc biệt phù hợp với doanh nghiệp nhỏ, mới khởi nghiệp hoặc cửa hàng quy mô hạn chế.

  • Tùy chỉnh linh hoạt: File Excel có thể được thiết kế theo đúng đặc thù và nhu cầu riêng của từng đơn vị, từ cách phân loại vật tư cho đến mẫu báo cáo.

  • Kết hợp với công cụ khác: Có thể tích hợp các tính năng sẵn có của Excel như biểu đồ, PivotTable, định dạng có điều kiện, giúp việc theo dõi và trực quan hóa dữ liệu hiệu quả hơn.

Ưu điểm quản lý kho trên excel

Ưu điểm quản lý kho trên excel

2.2 Nhược điểm quản lý kho bằng file excel

Bên cạnh những điểm mạnh, Excel cũng tồn tại nhiều hạn chế khiến việc quản lý kho trở nên khó khăn khi quy mô phát triển:

  • Thiếu tính bảo mật: Dữ liệu dễ bị chỉnh sửa hoặc xóa nhầm nếu không kiểm soát quyền truy cập. Việc bảo vệ file Excel vẫn kém an toàn so với phần mềm chuyên dụng.

  • Không phù hợp với kho lớn: Khi số lượng vật tư và giao dịch tăng cao, file Excel trở nên nặng, dễ lỗi và khó kiểm soát dữ liệu tổng thể.

  • Khó đồng bộ nhiều thiết bị: Excel hoạt động tốt trên từng máy riêng lẻ nhưng không hỗ trợ đồng bộ thời gian thực trên nhiều thiết bị, gây bất tiện nếu có nhiều người cùng quản lý.

  • Cần có kiến thức cơ bản về Excel: Dù không yêu cầu chuyên sâu, nhưng người dùng vẫn cần biết cách sử dụng hàm, định dạng bảng, tạo báo cáo… để file hoạt động trơn tru.

>>> Xem thêm: 10+ Phần mềm quản lý kho vật tư kiểm kê, xuất nhập hàng chính xác, chi tiết

3. Khi nào nên chuyển sang phần mềm quản lý kho chuyên nghiệp?

Quản lý kho vật tư bằng Excel phù hợp với mô hình nhỏ, ít mặt hàng và thao tác đơn giản. Tuy nhiên, khi quy mô kho mở rộng, dữ liệu phát sinh nhiều và yêu cầu kiểm soát chặt chẽ hơn, Excel bắt đầu bộc lộ nhiều hạn chế:

  • Tăng rủi ro sai sót khi thao tác thủ công trên khối lượng lớn dữ liệu.

  • Khó kiểm soát quyền truy cập, dẫn đến nguy cơ sửa/xóa nhầm dữ liệu.

  • Không thể đồng bộ theo thời gian thực giữa nhiều thiết bị hay chi nhánh.

  • Thiếu tính năng chuyên sâu như quản lý mã vạch, cảnh báo tồn kho, phân quyền nhân sự,…

Lúc này, một giải pháp phần mềm chuyên nghiệp có khả năng quản lý cả bán hàng lẫn kho vật tư sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, hạn chế thất thoát và đưa ra quyết định chính xác hơn. Phần mềm POS365 là một trong những lựa chọn nổi bật hiện nay khi tích hợp chặt chẽ giữa quản lý tồn kho - kiểm soát xuất nhập - báo cáo tức thời ngay trên cùng một hệ thống. Phần mềm còn hỗ trợ tạo mã hàng, phân loại kho, cảnh báo hàng tồn dưới mức quy định và đồng bộ với bán hàng tại quầy lẫn online.

Đăng ký dùng thử miễn phí 7 ngày để trải nghiệm toàn bộ tính năng quản lý kho và bán hàng trên POS365 cùng đội ngũ hỗ trợ 24/7 sẵn sàng đồng hành cùng mọi mô hình kinh doanh.

Dùng phần mềm quản lý kho bán hàng chuyên nghiệp để tối ưu hiệu quả kinh doanh

Dùng phần mềm quản lý kho bán hàng chuyên nghiệp để tối ưu hiệu quả kinh doanh

Quản lý kho vật tư bằng Excel là lựa chọn phù hợp cho các doanh nghiệp nhỏ nhờ chi phí thấp và tính linh hoạt cao. Tuy nhiên, khi khối lượng hàng hóa và tần suất giao dịch gia tăng, doanh nghiệp nên cân nhắc chuyển sang phần mềm quản lý kho chuyên nghiệp để tối ưu hiệu quả vận hành. Việc đầu tư đúng thời điểm vào một giải pháp phù hợp sẽ giúp kiểm soát tồn kho chính xác, hạn chế sai sót và hỗ trợ ra quyết định nhanh chóng, chính xác hơn.