"Két Sắt" số VNPAY Cloud: Lưu trữ hóa đơn 10 năm miễn phí, xóa tan nỗi lo mất dữ liệu

---

Tặng không giới hạn số lượng hoá đơn lưu trữ trong 10 năm trên VNPAY Cloud đang trở thành giải pháp tối ưu giúp hộ kinh doanh đáp ứng đúng quy định luật Kế toán mà không phát sinh chi phí hạ tầng. Với cơ chế lưu trữ miễn phí suốt 10 năm, dữ liệu hóa đơn được bảo mật trên nền tảng điện toán đám mây đạt chuẩn quốc tế, thay thế hoàn toàn phương thức lưu trữ giấy tờ rủi ro, tốn kém và khó truy xuất.

1. Quy định của luật Kế toán về thời gian lưu trữ chứng từ

Căn cứ theo luật Kế toán và Nghị định 174/2016/NĐ-CP, thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán được phân loại cụ thể như sau:

• Lưu trữ tối thiểu 5 năm: Áp dụng cho các chứng từ không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính. Nhóm này bao gồm các tài liệu phục vụ quản lý, điều hành nội bộ (như phiếu thu, chi, phiếu nhập/xuất kho không lưu ở sổ chính).

• Lưu trữ tối thiểu 10 năm: Áp dụng cho các chứng từ dùng trực tiếp để ghi sổ và lập báo cáo tài chính. Nhóm này bao gồm: Sổ kế toán chi tiết/tổng hợp, báo cáo tài chính, hồ sơ quyết toán thuế, biên bản thanh tra và kiểm kê tài sản.

• Lưu trữ vĩnh viễn: Áp dụng cho các chứng từ có giá trị đặc biệt quan trọng về kinh tế, chính trị, xã hội hoặc lịch sử.

Lưu ý quan trọng: Thời hạn lưu trữ được tính bắt đầu từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm hoặc khi kết thúc công việc kế toán liên quan.

Quy định của luật Kế toán về thời gian lưu trữ chứng từ

2. Tầm quan trọng của việc lưu trữ hóa đơn hộ kinh doanh

Nhiều hộ kinh doanh hiện nay vẫn giữ thói quen lưu trữ hóa đơn bằng bản in giấy kẹp trong kẹp file hoặc lưu file mềm rải rác trên máy tính cá nhân. Tuy nhiên, cách làm thủ công này giống như "quả bom nổ chậm" trong suốt chu kỳ 10 năm, bởi mối mọt, ẩm mốc có thể hủy hoại giấy tờ, còn ổ cứng máy tính có thể hỏng hóc hoặc nhiễm virus bất cứ lúc nào khiến dữ liệu "bốc hơi" vĩnh viễn.

Vai trò cốt lõi của việc lưu trữ hóa đơn đầy đủ

• Là bằng chứng pháp lý duy nhất chứng minh tính hợp pháp của các giao dịch mua bán hàng hóa, dịch vụ.

• Là cơ sở gốc để thực hiện kê khai thuế chính xác và bảo vệ quyền lợi của hộ kinh doanh trong các kỳ quyết toán.

• Đảm bảo tính sẵn sàng để truy xuất và giải trình số liệu ngay lập tức bất cứ khi nào cơ quan thuế yêu cầu kiểm tra.

Hậu quả khôn lường nếu làm mất hoặc không lưu trữ chứng từ

Nếu không may thất lạc hóa đơn và không thể cung cấp khi có thanh tra, hộ kinh doanh sẽ phải đối mặt với những thiệt hại trực tiếp:

• Bị xử phạt vi phạm hành chính với mức phạt tiền nặng đối với hành vi làm mất, cháy, hỏng hóa đơn.

• Bị cơ quan thuế ấn định mức thuế phải nộp (thường cao hơn mức thực tế) do không đủ cơ sở chứng minh doanh thu và chi phí.

• Toàn bộ chi phí đầu vào dù có thực nhưng thiếu hóa đơn lưu trữ sẽ bị loại bỏ, dẫn đến số tiền thuế phải đóng tăng vọt, gây thiệt hại lớn về tài chính.

Tầm quan trọng của việc lưu trữ hóa đơn hộ kinh doanh

>>> Xem thêm: POS365 & VNPAY: Chương trình tặng miễn phí bộ giải pháp phần mềm quản lý bán hàng 03 năm

3. Đặc quyền lưu trữ không giới hạn trên hạ tầng VNPAY Cloud

Để giải quyết triệt để nỗi lo mất mát dữ liệu và gánh nặng chi phí hạ tầng, giải pháp "Két sắt số" VNPAY Cloud ra đời như một bước tiến công nghệ, thay thế hoàn toàn các phương pháp lưu trữ thủ công rủi ro trước đây.

3.1 Ưu điểm của công nghệ điện toán đám mây chuẩn quốc tế

Khác với việc lưu trữ trên ổ cứng vật lý hay USB dễ hỏng hóc, VNPAY Cloud được xây dựng trên nền tảng điện toán đám mây đạt tiêu chuẩn an toàn thông tin quốc tế. Đây là hạ tầng công nghệ mạnh mẽ giúp "số hóa" quy trình lưu trữ với những ưu điểm vượt trội:

• An toàn dữ liệu tuyệt đối: Hệ thống được thiết lập với nhiều lớp bảo mật, mã hóa dữ liệu đầu cuối và cơ chế sao lưu (backup) tự động định kỳ. Điều này đảm bảo rằng dù máy tính làm việc của bạn có bị hỏng, mất cắp hay nhiễm virus, toàn bộ kho hóa đơn vẫn được bảo vệ nguyên vẹn trên đám mây.

• Truy xuất linh hoạt mọi lúc mọi nơi: Thay vì phải lục tìm trong kho giấy tờ bụi bặm, chủ hộ kinh doanh có thể truy cập vào kho lưu trữ số này bất cứ lúc nào, tại bất cứ đâu chỉ với một thiết bị có kết nối internet. Việc tìm kiếm lại một hóa đơn từ 5 - 7 năm trước chỉ mất vài giây thao tác.

Ưu điểm của công nghệ điện toán đám mây chuẩn quốc tế

3.2 Cơ chế lưu trữ hóa đơn 0 đồng cho hộ kinh doanh

Thông thường, để thuê máy chủ hoặc mua dung lượng lưu trữ đám mây (Cloud Storage) trong dài hạn, doanh nghiệp phải chi trả một khoản phí duy trì hàng tháng không hề nhỏ. Tuy nhiên, VNPAY mang đến một cơ chế đặc biệt nhằm hỗ trợ tối đa cho hộ kinh doanh chuyển đổi số:

• Miễn phí hoàn toàn trong 10 năm: VNPAY cam kết lưu trữ hóa đơn điện tử miễn phí trong suốt 10 năm kể từ ngày phát hành. Đây là khoảng thời gian được tính toán kỹ lưỡng để khớp đúng với thời hạn lưu trữ bắt buộc theo luật Kế toán giúp hộ kinh doanh trút bỏ gánh nặng lo âu về pháp lý.

• Không giới hạn số lượng hóa đơn:  Điểm đột phá của chương trình là không giới hạn dung lượng hay số lượng hóa đơn phát sinh. Dù quy mô kinh doanh của bạn mở rộng, số lượng hóa đơn xuất ra hàng ngày tăng lên gấp nhiều lần, "nhà kho không đáy" VNPAY Cloud vẫn tiếp nhận và lưu trữ toàn bộ mà không phát sinh thêm bất kỳ chi phí nào.

4. Quy trình vận hành tự động từ POS365 đến VNPAY Cloud

Sự kết hợp giữa phần mềm quản lý bán hàng POS365 và hệ sinh thái VNPAY tạo nên một quy trình khép kín giúp hộ kinh doanh loại bỏ hoàn toàn các thao tác thủ công rườm rà.

4.1 Đồng bộ dữ liệu hóa đơn tức thì từ phần mềm bán hàng

Thay vì phải nhập liệu lại hóa đơn vào cuối ngày hay sử dụng nhiều phần mềm riêng lẻ, hệ thống hiện tại cho phép tự động hóa hoàn toàn quy trình này. Ngay khi nhân viên thu ngân thực hiện thao tác xuất hóa đơn trên phần mềm POS365, dữ liệu đơn hàng sẽ lập tức được đồng bộ sang hệ thống hóa đơn điện tử VNPAY-Invoice. Quá trình này diễn ra trong thời gian thực, đảm bảo số liệu bán hàng và số liệu kế toán luôn khớp nhau 100% giúp chủ hộ kinh doanh tránh được sai sót do nhập liệu thủ công.

4.2 Kết nối hệ thống VNPAY TVAN để truyền nhận dữ liệu Thuế

Sau khi hóa đơn được khởi tạo và ký số thành công, hệ thống sẽ tự động chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế thông qua tổ chức nhận truyền dữ liệu VNPAY-TVAN.

Với vai trò là cầu nối trực tiếp và bảo mật, VNPAY-TVAN đảm bảo hóa đơn của hộ kinh doanh được cơ quan thuế cấp mã xác thực nhanh chóng và hợp lệ. Toàn bộ quy trình từ lúc xuất bán đến lúc báo cáo thuế đều diễn ra trên đường truyền điện tử giúp hộ kinh doanh tuân thủ đúng quy định mà không tốn công sức đi lại hay nộp hồ sơ giấy.

4.3 Khả năng truy xuất và quản lý hóa đơn mọi lúc mọi nơi

Nhờ việc toàn bộ dữ liệu đã được đẩy lên "Két sắt số" VNPAY Cloud, chủ hộ kinh doanh không còn bị bó buộc tại cửa hàng hay văn phòng. Bạn có thể dễ dàng truy cập vào kho lưu trữ thông qua laptop, máy tính bảng hoặc điện thoại thông minh.

Dù đang đi công tác hay ở nhà, bạn vẫn có thể kiểm tra tình trạng hóa đơn, xem lại lịch sử giao dịch hoặc xuất file báo cáo để gửi cho kế toán chỉ với vài thao tác đơn giản. Sự linh hoạt này giúp việc quản lý kinh doanh trở nên nhẹ nhàng và chủ động hơn bao giờ hết.

Quy trình vận hành tự động từ POS365 đến VNPAY Cloud

5. So sánh chi phí và hiệu quả khi sử dụng VNPAY Cloud

Để thấy rõ giá trị của gói ưu đãi "Lưu trữ 10 năm miễn phí", chúng ta cần đặt lên bàn cân so sánh giữa việc sử dụng giải pháp công nghệ của VNPAY Cloud và các phương pháp tự lưu trữ truyền thống mà nhiều hộ kinh doanh đang áp dụng.

Những chi phí ẩn phát sinh nếu hộ kinh doanh tự lưu trữ

Nhiều chủ hộ thường lầm tưởng việc tự lưu trữ là "tiết kiệm", nhưng thực tế lại gánh chịu nhiều khoản chi phí ẩn và rủi ro tài chính không tên trong suốt 10 năm:

• Lưu bản giấy: Tốn kém chi phí in ấn (giấy, mực), mua bìa còng, tủ hồ sơ và lãng phí diện tích mặt bằng để làm kho lưu trữ.

• Lưu file mềm: Phải đầu tư ổ cứng rời, USB hoặc mua thêm dung lượng iCloud/Google Drive cá nhân khi bộ nhớ đầy.

• Chi phí thời gian và nhân sự: Kế toán hoặc chủ hộ phải mất hàng giờ đồng hồ để phân loại, sắp xếp thủ công. Khi cần tìm lại một hóa đơn từ 3 - 4 năm trước để giải trình thuế, việc lục tìm trong "núi" hồ sơ giấy tốn rất nhiều thời gian, làm gián đoạn công việc kinh doanh.

• Chi phí rủi ro (Lớn nhất): Nếu ổ cứng hỏng hoặc hồ sơ giấy bị mất/cháy, chi phí để khôi phục dữ liệu là cực kỳ đắt đỏ, chưa kể đến khoản tiền phạt vi phạm hành chính và số tiền thuế bị ấn định tăng thêm do thiếu chứng từ.

Lợi ích kinh tế khi sử dụng gói lưu trữ hóa đơn miễn phí

VNPAY Cloud mang đến bài toán kinh tế tối ưu giúp hộ kinh doanh cắt giảm hoàn toàn các chi phí không cần thiết:

• Tiết kiệm 100% chi phí hạ tầng: Bạn sở hữu ngay một kho lưu trữ đạt chuẩn quốc tế mà không tốn một đồng đầu tư máy chủ (Server) hay phí thuê bao hàng tháng.

• Chi phí bảo trì bằng 0: VNPAY chịu trách nhiệm vận hành, bảo trì và nâng cấp hệ thống an ninh mạng. Hộ kinh doanh không cần lo lắng về việc thuê nhân sự IT hay phần mềm diệt virus để bảo vệ dữ liệu

• Tối ưu hóa dòng tiền: Thay vì phải chi trả các khoản phí lắt nhắt cho việc lưu trữ trong 10 năm, hộ kinh doanh có thể dồn nguồn lực tài chính đó để tái đầu tư, nhập hàng hóa hoặc mở rộng kinh doanh.

6. Hướng dẫn đăng ký kho lưu trữ hóa đơn VNPAY Cloud

Hiện tại, chương trình ưu đãi đặc biệt "Tặng bộ giải pháp nộp thuế số" (bao gồm quyền lợi lưu trữ hóa đơn 10 năm miễn phí) đang được áp dụng trên phạm vi toàn quốc với thời gian cụ thể như sau:

• Thời gian áp dụng: Từ nay đến hết ngày 31/12/2028.

• Đối tượng: Tất cả hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có nhu cầu chuyển đổi số và tuân thủ quy định thuế mới.

Để kích hoạt kho lưu trữ này, quý khách hàng chỉ cần thực hiện theo 3 bước đơn giản:

• Bước 1: Liên hệ đăng ký: Quý khách hàng có thể liên hệ trực tiếp qua Hotline hoặc Website của nhà cung cấp giải pháp POS365 hoặc VNPAY để yêu cầu tư vấn về gói "Giải pháp nộp thuế số 0 đồng" dành cho hộ kinh doanh.

• Bước 2: Tư vấn và kích hoạt gói cước: Đội ngũ nhân viên sẽ tư vấn gói dịch vụ phù hợp với quy mô kinh doanh của bạn. Sau khi hoàn tất thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử VNPAY-Invoice, hệ thống sẽ tự động kích hoạt tính năng lưu trữ dữ liệu trên VNPAY Cloud.

• Bước 3: Đồng bộ và sử dụng: Kỹ thuật viên sẽ hỗ trợ thiết lập kết nối giữa phần mềm bán hàng và hệ thống hóa đơn. Ngay sau đó, mọi hóa đơn xuất ra sẽ được tự động đồng bộ và lưu trữ an toàn trên đám mây trong suốt 10 năm.

Hướng dẫn đăng ký kho lưu trữ hóa đơn VNPAY Cloud

Tuân thủ quy định lưu trữ hóa đơn 10 năm giờ đây trở nên đơn giản và an toàn tuyệt đối với VNPAY Cloud. Giải pháp này không chỉ giúp Hộ kinh doanh xóa bỏ hoàn toàn rủi ro pháp lý khi thất lạc chứng từ, mà còn tiết kiệm tối đa chi phí nhờ chính sách miễn phí hạ tầng. Đừng để nỗi lo mất dữ liệu cản bước phát triển, hãy trang bị ngay "két sắt số" này để an tâm kinh doanh bền vững.