Phần mềm bán hàng miễn phí bằng Excel tốt nhất hiện nay

---

Phần mềm bán hàng miễn phí bằng Excel đang trở thành lựa chọn quen thuộc của nhiều hộ kinh doanh, cửa hàng nhỏ lẻ tại Việt Nam nhờ dễ sử dụng và không cần đầu tư chi phí ban đầu. Với khả năng tạo bảng dữ liệu, quản lý sản phẩm, tính doanh thu – lợi nhuận một cách linh hoạt, Excel giúp người bán tối ưu quy trình quản lý mà không cần đến các phần mềm phức tạp. Hiện nay có rất nhiều mẫu file và công cụ hỗ trợ sẵn dành cho Excel, giúp người kinh doanh dễ dàng theo dõi số lượng hàng hóa, xuất nhập kho, đơn hàng và doanh thu mỗi ngày một cách đơn giản nhưng vẫn đảm bảo hiệu quả.

1. Phần mềm quản lý bán hàng miễn phí bằng Excel là gì?

Phần mềm quản lý bán hàng miễn phí bằng Excel là giải pháp giúp nhà bán hàng đơn giản hóa các hoạt động kinh doanh cơ bản bằng cách tận dụng các chức năng bảng tính của Excel. Người dùng có thể thiết kế các mẫu quản lý để lưu trữ và theo dõi dữ liệu bán hàng như lập đơn hàng, tạo báo giá, quản lý khách hàng, kiểm soát xuất nhập kho hay thống kê doanh thu mỗi ngày.

So với việc ghi chép thủ công trên sổ sách, sử dụng Excel giúp tiết kiệm thời gian, tự động hóa tính toán và hạn chế sai sót trong quá trình tổng hợp số liệu. Đây cũng là lý do nhiều cửa hàng nhỏ lựa chọn Excel, nhất là khi chi phí vận hành còn hạn chế nhưng vẫn cần một phương pháp quản lý hiệu quả, dễ áp dụng và hoàn toàn miễn phí.

1.1 Ưu điểm quản lý bán hàng bằng Excel

Excel sở hữu nhiều hàm và phép tính hỗ trợ các chủ kinh doanh dễ dàng theo dõi và kiểm soát toàn bộ hoạt động, từ giao dịch với khách hàng, quản lý nhà cung cấp, kho hàng, công nợ đến báo cáo doanh thu.

Những ưu điểm nổi bật bao gồm:

• Thao tác quen thuộc, dễ tạo danh sách, bảng cột và thiết lập công thức.
• Miễn phí, luôn có sẵn và dễ cài đặt.
• Giao diện thân thiện, mang tính chuyên nghiệp cao.
• Cấu trúc đơn giản nhưng đầy đủ tiện ích.
• Phù hợp với hầu hết doanh nghiệp nhỏ.
• Tương thích với nhiều thiết bị khác nhau.

Phần mềm quản lý bán hàng miễn phí bằng Excel là gì?

1.2 Nhược điểm quản lý bán hàng bằng Excel

Mặc dù quản lý bán hàng bằng Excel giúp tiết kiệm chi phí, nhưng để sử dụng hiệu quả, chủ cửa hàng cần đầu tư thời gian học và ghi nhớ các hàm. Một số khó khăn phổ biến khi dùng Excel bao gồm:

• Dữ liệu không đồng bộ, chỉ lưu trên ổ cứng máy tính.
• Chỉ tối ưu với máy tính cá nhân hoặc laptop.
• Không tự động lưu khi chỉnh sửa, dễ mất dữ liệu nếu thiết bị gặp sự cố.
• Nhập liệu thủ công tốn thời gian và dễ xảy ra sai sót.
• Quá trình xuất – nhập hàng phức tạp, ảnh hưởng tới nhiều bộ phận.
• Chỉ cho phép một người thao tác cùng lúc, không hỗ trợ điện toán đám mây.
• Đòi hỏi kiến thức về Excel và quản lý bán hàng để vận hành hiệu quả.

>>> Xem thêm: Hướng dẫn cách làm bảng xuất nhập tồn hàng hóa hàng ngày chi tiết

1.3 Tại sao chủ kinh doanh thích quản lý bán hàng bằng file Excel?

Nhiều chủ kinh doanh hiện nay vẫn ưu tiên quản lý bán hàng bằng file Excel bởi đây là cách làm đơn giản, linh hoạt và hoàn toàn không tốn chi phí. Chỉ với những thao tác quen thuộc như tạo bảng, nhập dữ liệu và sử dụng các hàm tính toán cơ bản, người bán đã có thể theo dõi sản phẩm, thống kê tồn kho, ghi nhận đơn hàng và tính toán doanh thu một cách dễ dàng.

Bên cạnh đó, Excel cho phép tùy chỉnh theo nhu cầu riêng của từng cửa hàng, chẳng hạn như thêm cột, chỉnh công thức, thiết kế mẫu báo giá hoặc hóa đơn mà không cần phụ thuộc vào bên thứ ba. Đặc biệt, hầu hết ai cũng đã từng sử dụng Excel nên việc tiếp cận và thao tác không tốn thời gian học lại.

Nhờ vào tính linh hoạt, dễ dùng và tiết kiệm chi phí, Excel trở thành lựa chọn phù hợp với những cửa hàng nhỏ, hộ kinh doanh có kinh phí vận hành hạn chế nhưng vẫn muốn quản lý khoa học, hạn chế sai sót và tiết kiệm thời gian.

Tại sao chủ kinh doanh thích quản lý bán hàng bằng file Excel?

2. Những chức năng hữu ích của phần mềm bán hàng bằng Excel

Phần mềm bán hàng bằng Excel không chỉ giúp lưu trữ và theo dõi dữ liệu bán hàng mà còn tích hợp nhiều chức năng hỗ trợ chủ kinh doanh quản lý hiệu quả. Dưới đây là những tính năng hữu ích mà Excel mang lại cho việc quản lý cửa hàng.

2.1 Quản lý đơn hàng

Một trong những chức năng quan trọng nhất của phần mềm bán hàng bằng Excel là quản lý đơn hàng bán hàng ngày. Người dùng có thể tạo và lưu trữ các đơn hàng ngay khi phát sinh giao dịch, bao gồm thông tin khách hàng, sản phẩm, số lượng, giá bán và tổng tiền.

Nhờ vào các công thức tính toán tự động, Excel sẽ tự động tính tổng số tiền, áp dụng chiết khấu hoặc thuế nếu có, giúp chủ cửa hàng nhanh chóng nắm được giá trị từng đơn hàng mà không phải tính tay. Đồng thời, việc lưu trữ lịch sử đơn hàng theo ngày giúp theo dõi tình hình bán hàng, so sánh doanh thu giữa các ngày và đưa ra quyết định nhập hàng hoặc điều chỉnh giá kịp thời. Quản lý đơn hàng bằng excel là giải pháp đơn giản nhưng rất hiệu quả, đặc biệt với các cửa hàng nhỏ cần quản lý chi tiết các giao dịch hàng ngày.

2.2 Quản lý sản phẩm

Phần mềm bán hàng bằng Excel giúp chủ cửa hàng dễ dàng quản lý danh sách sản phẩm một cách khoa học. Người dùng có thể tạo bảng thông tin sản phẩm bao gồm mã hàng, tên sản phẩm, đơn vị tính, giá nhập, giá bán và số lượng tồn kho.

Nhờ các công thức và hàm Excel, hệ thống sẽ tự động cập nhật số lượng tồn kho khi có phát sinh xuất – nhập, giúp tránh tình trạng hết hàng hoặc tồn kho quá nhiều. Đồng thời, việc phân loại sản phẩm theo nhóm, nhãn hiệu hoặc loại mặt hàng giúp việc tìm kiếm, báo cáo và lập kế hoạch nhập hàng trở nên nhanh chóng và chính xác hơn. Đây là chức năng thiết yếu để kiểm soát sản phẩm, tối ưu quản lý kho và giảm thất thoát trong kinh doanh.

Những chức năng hữu ích của phần mềm bán hàng bằng Excel

2.3 Quản lý tồn kho

Quản lý tồn kho là một trong những chức năng quan trọng nhất của phần mềm bán hàng bằng Excel. Người dùng có thể theo dõi số lượng hàng hóa còn lại, số lượng nhập mới và số lượng đã bán theo từng sản phẩm, giúp nắm rõ tình trạng kho hàng theo ngày, tuần hoặc tháng.

Các công thức và hàm Excel sẽ tự động tính toán số lượng tồn kho hiện tại, cảnh báo khi hàng sắp hết hoặc vượt mức quy định, từ đó hỗ trợ lập kế hoạch nhập hàng kịp thời. Việc quản lý tồn kho bằng Excel giúp giảm rủi ro thiếu hàng, tồn kho dư thừa, đồng thời tiết kiệm thời gian kiểm kê thủ công và nâng cao hiệu quả quản lý kho cho cửa hàng.

2.4 Quản lý công nợ

Quản lý công nợ là chức năng quan trọng giúp chủ kinh doanh theo dõi các khoản tiền khách hàng còn nợ hoặc số tiền phải trả nhà cung cấp. Trong Excel, người dùng có thể tạo bảng theo dõi công nợ chi tiết với thông tin khách hàng, ngày phát sinh, số tiền, hạn thanh toán và trạng thái thanh toán.

Nhờ các công thức tính toán tự động, Excel sẽ tổng hợp số dư nợ, nhắc nhở các khoản đến hạn và tính toán các khoản thanh toán đã thực hiện. Điều này giúp cửa hàng hạn chế rủi ro mất vốn, kiểm soát dòng tiền hiệu quả và duy trì mối quan hệ tốt với khách hàng cũng như nhà cung cấp. Quản lý công nợ bằng Excel đặc biệt phù hợp với các cửa hàng nhỏ cần minh bạch tài chính mà không phải đầu tư phần mềm chuyên nghiệp.

3. Những điều cần chuẩn bị khi sử dụng Excel để quản lý bán hàng

 Để quản lý bán hàng hiệu quả bằng Excel, chủ kinh doanh cần chuẩn bị một số yếu tố cơ bản trước khi bắt đầu áp dụng. Những điều dưới đây sẽ giúp anh chị sử dụng Excel đúng cách và tránh mất thời gian trong quá trình thao tác.

3.1 Kiến thức kế toán cơ bản

Khi sử dụng Excel để quản lý bán hàng, người bán cần có kiến thức kế toán cơ bản nhằm hiểu rõ bản chất của các chỉ số quan trọng như doanh thu, chi phí, lãi – lỗ, công nợ cũng như tồn kho. Những kiến thức này giúp bạn xác định thông tin nào cần ghi nhận, cách phân loại dữ liệu và kiểm soát tài chính một cách chính xác.

Việc nắm được nguyên tắc kế toán còn giúp hạn chế tình trạng nhập sai thông tin, nhầm lẫn số liệu hoặc báo cáo thiếu cân đối dẫn đến đánh giá sai tình hình kinh doanh. Ngoài ra, người bán có thể đọc hiểu các số liệu phát sinh như hàng hóa xuất nhập, hóa đơn mua bán, tiền thu – tiền chi, nhờ đó dễ dàng theo dõi hoạt động bán hàng và đưa ra quyết định đúng thời điểm.

Bên cạnh đó, khi hiểu cơ bản về kế toán, người dùng cũng biết lập chỉ tiêu theo doanh thu, phân loại nhóm chi phí hợp lý và xác định lợi nhuận thực tế, thay vì chỉ nhìn vào dòng tiền thu được. Điều này đặc biệt quan trọng đối với những cửa hàng nhỏ đang muốn kiểm soát tài chính minh bạch và hướng đến mở rộng quy mô kinh doanh trong tương lai.

Những điều cần chuẩn bị khi sử dụng Excel để quản lý bán hàng

3.2 Hiểu và tận dụng chức năng của mỗi hàm và thuật toán trên Excel

Để quản lý bán hàng bằng Excel hiệu quả, người dùng cần hiểu và áp dụng đúng các hàm, công thức tính toán phù hợp với từng mục đích quản lý. Excel sở hữu rất nhiều hàm liên quan đến tính toán doanh thu, tổng hợp chi phí, thống kê tồn kho hoặc lọc dữ liệu như SUM, COUNT, VLOOKUP, IF, FILTER,… Việc hiểu chức năng của từng hàm giúp cửa hàng tự động hóa quy trình tổng hợp thay vì nhập liệu thủ công, từ đó giảm sai sót, tiết kiệm đáng kể thời gian và nâng cao độ chính xác của báo cáo bán hàng.

Không chỉ dừng lại ở thao tác tính toán, việc làm chủ các thuật toán trong Excel còn giúp tạo mối liên kết dữ liệu giữa các sheet như đơn hàng, tồn kho, công nợ hoặc báo cáo lợi nhuận. Khi hệ thống được thiết lập hợp lý, Excel sẽ tự động cập nhật số lượng hàng hóa còn lại sau khi bán, tự tính giá trị hàng xuất hoặc báo công nợ khách hàng theo từng hóa đơn mà không cần xử lý lại thủ công. Điều này biến Excel trở thành một công cụ quản lý tương tự phần mềm bán hàng chuyên nghiệp nhưng với chi phí bằng 0.

Vì vậy, việc hiểu đầy đủ về các hàm và thuật toán Excel không chỉ giúp quản lý chính xác hơn mà còn tăng tính linh hoạt và khả năng tùy chỉnh của hệ thống, phù hợp với từng mô hình kinh doanh cụ thể.

3.3 Thiết bị máy tính, laptop đã cài sẵn Microsoft Office hoặc Excel

Để sử dụng Excel trong quản lý bán hàng, điều kiện cơ bản nhất là người dùng cần có máy tính hoặc laptop được cài đặt sẵn Microsoft Office hoặc phiên bản Excel độc lập. Đây là công cụ chính giúp tạo bảng tính, xây dựng biểu mẫu và xử lý dữ liệu bán hàng hàng ngày. Excel hoạt động tốt trên hầu hết các hệ điều hành phổ biến, vì vậy chủ kinh doanh chỉ cần một máy tính cấu hình cơ bản là đã có thể thực hiện các thao tác quản lý mà không cần đầu tư thiết bị phức tạp.

Ngoài ra, việc sở hữu thiết bị riêng giúp đảm bảo dữ liệu được lưu trữ trong máy cá nhân, tránh rò rỉ hoặc mất thông tin quan trọng trong quá trình nhập liệu. Một số cửa hàng còn có thể tận dụng Excel trên laptop cá nhân mang theo để phục vụ bán hàng trực tiếp, nhập đơn và theo dõi tồn kho nhanh chóng. Đây là yếu tố đơn giản nhưng cần thiết để phần mềm quản lý bán hàng bằng Excel vận hành trơn tru và ổn định trong mọi tình huống.

4. Phần mềm quản lý bán hàng POS365 - Xuất File Excel chi tiết nhanh chóng

Trong những năm gần đây, công nghệ ngày càng phát triển và việc kinh doanh càng ngày càng đặt tiêu chuẩn nhanh, chính xác, đơn giản lên hàng đầu. Việc vẫn sử dụng Excel để làm công cụ quản lý chính tại cửa hàng đã không còn hợp lý. Nhiều cửa hàng hiện nay lựa chọn phần mềm quản lý bán hàng POS365 để đẩy nhanh tốc độ bán hàng cũng như dễ dàng hơn trong quản lý kho, cửa hàng, khách hàng,... bởi:

4.1 POS365 quản lý kho chính xác dễ dàng

POS365 giúp người dùng quản lý kho hiệu quả bằng cách cho phép thêm mới hàng hóa với đầy đủ thông tin, số lượng và hình ảnh chi tiết, giúp việc kiểm soát sản phẩm trở nên trực quan và dễ dàng hơn. Hệ thống còn phân loại hàng hóa theo lô, danh mục, đồng thời quản lý qua mã vạch, nhờ đó anh chị không cần nhập liệu thủ công từng sản phẩm như khi dùng Excel.

Ngoài ra, POS365 cho phép cài đặt định mức tồn kho tối thiểu, giúp chủ cửa hàng lập kế hoạch nhập hàng kịp thời và xử lý tồn kho nhanh chóng. Tính năng cảnh báo hạn sử dụng còn giúp bổ sung lượng hàng hóa mới đúng thời điểm, hạn chế tình trạng hết hạn hoặc hư hỏng, từ đó nâng cao hiệu quả quản lý kho và giảm thiểu rủi ro cho cửa hàng.

4.2 Bán hàng nhanh chóng thuận tiện

Thay vì nhập liệu thủ công từng sản phẩm vào file Excel, POS365 tự động trừ số lượng hàng trong kho ngay khi hoàn tất giao dịch, giúp tiết kiệm thời gian và giảm sai sót. Hệ thống còn đồng bộ hóa dữ liệu giữa các thiết bị bán hàng, đảm bảo thông tin cập nhật liên tục và thuận tiện cho nhiều điểm bán cùng lúc.

Ngoài ra, POS365 cho phép quét mã vạch sản phẩm để thanh toán nhanh chóng, hiển thị đầy đủ thông tin và giá cả mà không cần ghi nhớ thủ công. Hệ thống còn tích hợp đa phương thức thanh toán như thẻ ngân hàng, ví điện tử hay QR Code, mang lại trải nghiệm mua bán tiện lợi, nhanh chóng cho cả nhân viên và khách hàng.

4.3 Hỗ trợ quản lý thông tin khách hàng nhà cung cấp 

POS365 cho phép nhập đầy đủ thông tin khách hàng như họ tên, số điện thoại, địa chỉ và các ghi chú liên quan, giúp cửa hàng dễ dàng theo dõi lịch sử mua hàng và chăm sóc khách hàng hiệu quả. Hệ thống cũng hỗ trợ nhập thông tin chi tiết của nhà cung cấp, từ đó quản lý các giao dịch mua hàng và công nợ một cách minh bạch. Với POS365, chủ cửa hàng có thể kiểm soát công nợ giữa cửa hàng với khách hàng và nhà cung cấp, giúp quản lý dòng tiền chính xác và giảm rủi ro thất thoát tài chính.

Phần mềm quản lý bán hàng POS365 - Xuất File Excel chi tiết nhanh chóng

4.4 Báo cáo bán hàng chi tiết

POS365 cung cấp các báo cáo bán hàng đầy đủ, chi tiết, giúp phân tích từ những sản phẩm bán chạy, doanh số trong ngày, đến hàng tồn kho và các chỉ số quan trọng khác. Chủ cửa hàng có thể theo dõi báo cáo từ xa qua thiết bị thông minh kết nối Internet, đảm bảo nắm bắt tình hình kinh doanh mọi lúc, mọi nơi.

Hệ thống còn hỗ trợ báo cáo công nợ với khách hàng và nhà cung cấp, giúp kiểm soát dòng tiền hiệu quả. Bên cạnh đó, báo cáo doanh thu theo nhân viên trong ngày giúp đánh giá hiệu suất làm việc, khen thưởng hoặc điều chỉnh chiến lược bán hàng phù hợp.

4.5 Xuất file Excel nhanh chóng với POS365

Với POS365, không cần mất thời gian học hay tìm hiểu cách xây dựng bảng biểu và hàm tính trên Excel. Hệ thống tự động tổng hợp và thống kê tất cả dữ liệu cần thiết, từ tồn kho, báo cáo bán hàng, danh sách khách hàng đến báo cáo công nợ.

Chỉ với một thao tác, mọi thông tin đều có thể xuất ra file Excel, giúp lưu trữ dễ dàng và hỗ trợ lập chiến lược kinh doanh, marketing hoặc điều phối nguồn vốn một cách hợp lý. Tính năng này mang lại sự tiện lợi tối đa, tiết kiệm thời gian và giảm sai sót so với việc nhập liệu thủ công.

Tóm lại, phần mềm bán hàng miễn phí bằng Excel giúp quản lý đơn giản, tiết kiệm chi phí và theo dõi doanh thu – tồn kho – công nợ hiệu quả. Để quản lý chuyên nghiệp hơn, chủ cửa hàng có thể trải nghiệm POS365 - giải pháp bán hàng hiện đại, tự động hóa, đồng bộ dữ liệu và xuất báo cáo chi tiết, giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả kinh doanh ngay hôm nay.