Quy trình đăng ký hoá đơn điện tử trên cổng Tổng cục Thuế

Đối tượng nào bắt buộc phải đăng ký hóa đơn điện tử?

Theo quy định mới nhất tại Nghị định 254/2026/NĐ-CP, việc sử dụng hóa đơn điện tử không còn là sự lựa chọn mà là yêu cầu bắt buộc đối với hầu hết mọi loại hình kinh doanh từ tổ chức kinh tế cho đến cá nhân kinh doanh nhằm minh bạch hóa thị trường. Tùy thuộc vào quy mô, hạ tầng kỹ thuật và đặc thù ngành nghề, các đối tượng này được phân loại vào hai nhóm cơ chế và cách xuất hóa đơn điện tử như sau:

Trường hợp dùng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

Đây là nhóm phổ biến nhất, bao phủ phần lớn các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs), cũng như các mô hình bán lẻ, dịch vụ ăn uống trên thị trường. Cụ thể bao gồm các đối tượng:

• Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế: Bắt buộc áp dụng ngay khi phát sinh giao dịch bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho khách hàng, không phân biệt quy mô lớn nhỏ hay giá trị từng lần thanh toán.
• Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh (phương pháp kê khai): Áp dụng đối với các hộ nộp thuế theo phương pháp kê khai và đạt mức doanh thu năm từ 1 tỷ đồng trở lên (trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ) hoặc từ 3 tỷ đồng trở lên (đối với lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, công nghiệp, xây dựng).
• Đơn vị thuộc diện rủi ro cao về thuế: Bất kỳ doanh nghiệp hay tổ chức nào nằm trong danh sách cảnh báo rủi ro cao theo tiêu chí đánh giá định kỳ của Tổng cục Thuế đều bắt buộc phải chuyển đổi hóa đơn điện tử sang loại có mã để nhà nước kiểm soát dòng tiền chặt chẽ hơn.
• Hộ khoán có nhu cầu cấp hóa đơn lẻ: Hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khoán (không thuộc diện bắt buộc xuất hóa đơn thường xuyên), nếu phát sinh giao dịch mà khách hàng có nhu cầu lấy hóa đơn đỏ thì có thể làm thủ tục xin cơ quan thuế cấp hóa đơn điện tử có mã theo từng lần phát sinh.

Trường hợp dùng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

Trường hợp dùng hóa đơn điện tử không có mã

Nhóm này có sự nới lỏng về việc chờ mã từ cơ quan thuế nhưng lại đòi hỏi rất cao về mặt công nghệ. Cơ chế này dành riêng cho các tập đoàn, doanh nghiệp có hạ tầng công nghệ thông tin quy mô lớn, đủ khả năng tự mã hóa dữ liệu:

• Doanh nghiệp thuộc 15 lĩnh vực đặc thù: Bao gồm điện lực, xăng dầu, bưu chính viễn thông, nước sạch, tài chính tín dụng, bảo hiểm, y tế, thương mại điện tử, kinh doanh chuỗi siêu thị. Ngoài ra còn áp dụng cho các doanh nghiệp vận tải hành khách và hàng hóa quy mô lớn (hàng không, đường bộ, đường biển, đường sắt).
• Doanh nghiệp đáp ứng đủ điều kiện hạ tầng số: Phải là những đơn vị đã xây dựng thành công hệ thống phần mềm kế toán, phần mềm lập hóa đơn đáp ứng đầy đủ bộ tiêu chuẩn khắt khe về định dạng XML. Hệ thống phải đảm bảo chuẩn truyền nhận, có khả năng mã hóa bảo mật cấp độ cao và tự động đẩy dữ liệu đối soát trực tiếp vào Cổng thông tin của Tổng cục Thuế một cách liên tục mà không bị gián đoạn.

Trường hợp dùng hóa đơn điện tử không có mã

Điều kiện và hồ sơ cần chuẩn bị trước khi đăng ký

Điểm cải tiến mang tính bước ngoặt của năm 2026 là cơ quan thuế đã bãi bỏ hoàn toàn việc nộp hồ sơ giấy, tiêu biểu là thủ tục làm "Thông báo phát hành hóa đơn" và "Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử" vốn gây mất rất nhiều thời gian trước đây. Giờ đây, doanh nghiệp chỉ cần tập trung chuẩn bị các yếu tố sau:

Cần chuẩn bị các công cụ gì?

Trước khi bắt tay vào thao tác đăng ký trực tuyến, cửa hàng hoặc doanh nghiệp cần đảm bảo đã trang bị đủ 3 nhóm công cụ nền tảng sau để không bị gián đoạn phiên làm việc:

• Chữ ký số (USB Token hoặc Chữ ký số từ xa): Đây được xem là "con dấu điện tử" bắt buộc để xác thực tính pháp lý của tờ khai. Kế toán cần kiểm tra kỹ để đảm bảo chứng thư số đã được kích hoạt, cắm nhận diện thành công trên máy tính và quan trọng nhất là vẫn đang trong thời hạn có hiệu lực (chưa hết hạn sử dụng).
• Hạ tầng thiết bị và mạng lưới: Máy tính bàn (PC) hoặc laptop cần cài đặt sẵn các tiện ích hỗ trợ đọc và ký chữ ký số (như công cụ ký điện tử theo chuẩn của Tổng cục Thuế). Đi kèm với đó là đường truyền mạng Internet ổn định, tránh tình trạng ký và đẩy dữ liệu bị lỗi kết nối giữa chừng phải làm lại từ đầu.
• Phần mềm kế toán hoặc Máy tính tiền (Phần mềm bán hàng): Đơn vị kinh doanh phải lựa chọn và cài đặt sẵn hệ thống phần mềm đã tích hợp module khởi tạo hóa đơn điện tử. Lưu ý, giải pháp này phải được cung cấp bởi các tổ chức nhận, truyền và lưu trữ dữ liệu (Tổ chức TVAN) đã vượt qua vòng kiểm định và được Tổng cục Thuế cấp phép chính thức.

Những thông tin bắt buộc cần cung cấp

Quá trình đăng ký bản chất là việc lập và điền Tờ khai điện tử 01/ĐKTĐ-HĐĐT. Do đó, người khai cần thu thập, đối chiếu chính xác các dữ liệu cốt lõi sau đây trước khi nhập vào hệ thống để tránh bị cơ quan thuế từ chối hồ sơ:

• Thông tin định danh hợp pháp: Bao gồm Mã số thuế (MST) đang ở trạng thái hoạt động bình thường, Tên chính xác của đơn vị theo giấy phép đăng ký kinh doanh và Địa chỉ trụ sở chính/địa điểm kinh doanh.
• Thông tin liên hệ trực tiếp: Gồm Số điện thoại và Thư điện tử (Email). Lưu ý quan trọng: Email đăng ký phải là hòm thư doanh nghiệp đang trực tiếp quản lý và kiểm tra thường xuyên, bởi toàn bộ thông báo kết quả duyệt hồ sơ, cấp mã, hay các cảnh báo lỗi định dạng từ cơ quan thuế đều sẽ được hệ thống gửi tự động về địa chỉ này.
• Thông tin tài khoản giao dịch: Chuẩn bị Tên ngân hàng mở thẻ và Số tài khoản giao dịch chính thức của doanh nghiệp (đã đăng ký với cơ quan thuế) để làm cơ sở đối chiếu khi cần thiết.
• Các quyết định về định dạng hóa đơn: Doanh nghiệp cần xác định trước loại hóa đơn sẽ sử dụng (Ví dụ: Hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng, tem vé điện tử...) và cấu trúc ký hiệu hóa đơn dự kiến (như 1C26TAA - quy định ký hiệu năm 2026) để khai báo chính xác lên hệ thống.

Điều kiện và hồ sơ cần chuẩn bị trước khi đăng ký

Các bước đăng ký hóa đơn điện tử trên cổng Tổng cục Thuế

Khi đã chuẩn bị đầy đủ công cụ chữ ký số và các thông tin định danh cần thiết, kế toán hoặc chủ kinh doanh sẽ tiến hành thao tác trực tiếp trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế (hoadondientu.gdt.gov.vn). Quy trình này hiện đã được số hóa hoàn toàn, chỉ bao gồm 3 bước thực hiện chuẩn xác sau đây:

Bước 1: Truy cập và lập tờ khai đăng ký 01/ĐKTĐ-HĐĐT

Đây là thao tác thiết lập hồ sơ quan trọng nhất trên hệ thống mạng để khai báo phương thức xuất hóa đơn mong muốn với cơ quan chức năng:

• Mở trình duyệt web và truy cập vào địa chỉ chính thức hoadondientu.gdt.gov.vn. Nhấn vào phần Đăng nhập, sử dụng tài khoản (Mã số thuế) đã được cấp để truy cập vào hệ thống.
• Tại giao diện làm việc chính, tìm đến thanh menu quản lý và chọn mục Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử. Hệ thống sẽ tự động khởi tạo Tờ khai Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT.
• Khai báo đầy đủ các trường thông tin định danh hiển thị trên màn hình (Tên đơn vị, người liên hệ, địa chỉ, email nhận thông báo, số điện thoại).
• Tiến hành tích chọn đúng loại hình hóa đơn phù hợp với mô hình kinh doanh: Hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế; có sử dụng dịch vụ thông qua tổ chức cung cấp giải pháp (Tổ chức TVAN) hay đăng ký trực tiếp miễn phí qua Tổng cục Thuế.
• Khai báo danh sách chứng thư số: Nhấn nút "Thêm mới" ở mục Chứng thư số, hệ thống sẽ tự động đọc dữ liệu từ USB Token bạn đang cắm để trích xuất số seri chữ ký số và tự động điền vào tờ khai.

Truy cập và lập tờ khai đăng ký 01/ĐKTĐ-HĐĐT

Bước 2: Ký số và gửi tờ khai lên cơ quan thuế

Sau khi rà soát kỹ lưỡng toàn bộ thông tin trên tờ khai để tránh sai sót chữ viết, bạn tiến hành ký điện tử xác nhận:

• Đảm bảo USB Token chứa chữ ký số vẫn đang được kết nối ổn định với máy tính.
• Nhấn vào nút Ký điện tử (hoặc Ký số) hiển thị ở cuối trang tờ khai. Lúc này, phần mềm quản lý chữ ký số (Token Manager) của nhà mạng sẽ hiện lên một bảng yêu cầu xác thực bảo mật.
• Nhập chính xác mã PIN của chữ ký số vào hộp thoại và nhấn Chấp nhận. Nếu hệ thống thông báo "Ký số thành công", chứng thư điện tử hợp lệ của đơn vị sẽ được tự động đóng dấu xác thực lên tờ khai.
• Cuối cùng, nhấn nút Gửi. Hệ thống sẽ tự động đóng gói và truyền toàn bộ dữ liệu tờ khai vừa ký lên cơ sở dữ liệu xử lý tập trung của Tổng cục Thuế.

Ký số và gửi tờ khai lên cơ quan thuế

Bước 3: Tra cứu kết quả và nhận thông báo chấp thuận

Quy trình tiếp nhận và duyệt hồ sơ của cơ quan thuế diễn ra hoàn toàn tự động và có thời hạn cam kết rất minh bạch:

• Nhận thông báo tiếp nhận: Ngay sau khi bạn thao tác gửi thành công ở Bước 2, hệ thống Cổng thông tin sẽ gửi ngay một email tự động thông báo về việc đã tiếp nhận hồ sơ. Email này là bằng chứng xác nhận hồ sơ của bạn đã nằm trong hàng đợi xử lý.
• Nhận kết quả duyệt (Mẫu 01/TB-ĐKĐT): Trong vòng tối đa 01 ngày làm việc kể từ lúc tiếp nhận, cơ quan thuế sẽ tiến hành đối chiếu tính hợp lệ và gửi Thông báo về việc chấp nhận/không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thẳng về hòm thư email mà bạn đã điền ở Bước 1.
• Trường hợp được chấp nhận: Khi nhận được thông báo chấp thuận hợp lệ, doanh nghiệp chính thức được phép xuất hóa đơn điện tử ngay lập tức mà không cần chờ đợi thêm bất kỳ phản hồi nào khác. Hóa đơn giấy (nếu còn tồn) bắt buộc phải thực hiện thủ tục hủy theo quy định.
• Trường hợp bị từ chối: Nếu thông báo "Không chấp nhận" do sai sót thông tin (sai số điện thoại, nhập nhầm định dạng email, chọn sai loại hình), cơ quan thuế sẽ ghi rõ lý do chi tiết. Bạn chỉ cần sửa lại đúng nội dung đó trên bản nháp tờ khai và tiến hành nộp lại theo các bước tương tự.

Tra cứu kết quả và nhận thông báo chấp thuận

Điểm mới cần lưu ý khi xuất hóa đơn theo Nghị định 254

Nghị định 254/2026/NĐ-CP (chính thức áp dụng từ ngày 01/07/2026) được ban hành nhằm cập nhật và tháo gỡ nhiều vướng mắc cho các doanh nghiệp trong quá trình thực thi luật thuế. Văn bản pháp lý mới này mang đến sự linh hoạt nhất định nhưng cũng đi kèm việc siết chặt một số quy định quản lý rủi ro mà kế toán và chủ cửa hàng cần đặc biệt lưu tâm:

• Linh hoạt thời điểm xuất hóa đơn đối với ca đêm: Đây là một trong những điểm mới được cộng đồng kinh doanh dịch vụ (nhà hàng, quán bar, khách sạn, karaoke) mong chờ nhất. Đối với các mô hình kinh doanh có thời gian hoạt động vắt qua hai ngày (sau 24h đêm), thời điểm lập hóa đơn điện tử được phép linh động lùi sang ngày làm việc hôm sau (hoàn thành trước thời điểm kết thúc ca). Điều này giải quyết triệt để bài toán chênh lệch số liệu doanh thu cuối ngày và giảm tải áp lực kết toán cho nhân viên thu ngân ca đêm.
• Quản lý chặt chẽ hóa đơn hàng khuyến mãi, hàng tặng: Rất nhiều đơn vị lầm tưởng rằng hàng xuất kho làm quà tặng thì không cần xuất hóa đơn. Nghị định mới nhấn mạnh và quy định rõ: Mọi hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng khách hàng hay khen thưởng cho người lao động đều bắt buộc phải lập hóa đơn điện tử. Trên hóa đơn phải ghi đầy đủ tên mặt hàng và giá trị thực tế của hàng hóa để làm căn cứ hạch toán, nghiêm cấm việc bỏ qua thao tác này để chống hành vi tẩu tán doanh thu.
• Siết chặt cơ chế đồng bộ dữ liệu liên thông: Dữ liệu bán hàng từ máy tính tiền bắt buộc phải đẩy thẳng lên hệ thống dữ liệu tập trung của cơ quan thuế theo cơ chế kết nối định kỳ trong ngày. Cơ chế kỹ thuật này thu hẹp khoảng trống thời gian, hạn chế tối đa việc gian lận thông qua tẩy xóa, hủy hóa đơn điện tử sai quy định hay cố tình sửa đổi chứng từ bán lẻ sau khi đã in cho khách hàng.
• Ứng dụng công nghệ quét rủi ro hóa đơn: Với việc liên thông dữ liệu chéo giữa Cổng thông tin của Tổng cục Thuế với hệ thống thanh toán ngân hàng, các hành vi xuất hóa đơn khống, xuất hóa đơn sai giá trị thực tế so với dòng tiền chuyển khoản sẽ bị hệ thống công nghệ quét và tự động đưa doanh nghiệp vào danh sách cảnh báo rủi ro cao ngay lập tức.

Điểm mới cần lưu ý khi xuất hóa đơn theo Nghị định 254

Tự động hóa quy trình xuất hóa đơn với phần mềm đồng bộ

Dù thủ tục đăng ký ban đầu đã rất tối giản, nhưng việc hàng ngày kế toán phải đăng nhập vào web thuế để gõ lại từng mặt hàng và xuất hóa đơn thủ công vẫn là sự lãng phí thời gian khổng lồ. Để giải quyết triệt để bài toán này, các mô hình F&B và chuỗi bán lẻ nên ứng dụng phần mềm quản lý kết nối trực tiếp với cổng thông tin thuế. Thay vì sử dụng phần mềm tính tiền và hệ thống xuất hóa đơn riêng biệt, việc hợp nhất mọi thứ trên máy POS mang lại hiệu suất vượt trội:

• Giảm 80% thời gian nhập liệu cho kế toán: Mọi chi tiết đơn hàng (tên món ăn, sản phẩm, số lượng, đơn giá, chiết khấu, VAT) khi nhân viên thu ngân nhấn thanh toán sẽ được hệ thống ghi nhận và sẵn sàng đồng bộ. Kế toán hoàn toàn không cần gõ lại thủ công, loại bỏ triệt để rủi ro sai sót số liệu.
• Khởi tạo hóa đơn tức thời tại quầy: Hệ thống tự động đẩy dữ liệu để khởi tạo hóa đơn có mã của cơ quan thuế từ máy tính tiền ngay sau khi in bill, đáp ứng nhanh chóng yêu cầu lấy hóa đơn đỏ của nhóm khách hàng doanh nghiệp.
• Tự động tổng hợp và đẩy dữ liệu cuối ngày: Phần mềm tự động gom nhóm các giao dịch bán lẻ không yêu cầu xuất hóa đơn để lập bảng kê tổng hợp và truyền thẳng dữ liệu lên cơ quan thuế vào cuối ca, giúp chủ cửa hàng luôn an tâm về tính tuân thủ pháp luật.

🎁 ƯU ĐÃI ĐỘC QUYỀN: CHUYỂN ĐỔI SỐ 0 ĐỒNG CÙNG POS365!

Sở hữu ngay Phần mềm quản lý bán hàng POS365 hoàn toàn MIỄN PHÍ được tích hợp sẵn giải pháp Thuế số 0 đồng, khởi tạo hóa đơn điện tử từ máy tính tiền. Xóa bỏ hoàn toàn nỗi ám ảnh nhập liệu thủ công cho kế toán nhờ cơ chế đồng bộ hóa đơn tự động, chuẩn xác và hợp chuẩn 100% theo quy định hiện hành của Tổng cục Thuế.

👉 Đăng ký ngay hôm nay để tối ưu quy trình xuất hóa đơn, tiết kiệm tối đa chi phí vận hành và an tâm kinh doanh không lo rủi ro pháp lý!

📞 Chuyên viên POS365 luôn túc trực hỗ trợ! Vui lòng nhấn nút "Gọi lại cho tôi" hoặc nhắn tin trực tiếp qua Zalo ở góc trái màn hình để được tư vấn lộ trình thiết lập hệ thống nhanh nhất.

POS365 miễn phí trọn bộ phần mềm quản lý bán hàng cùng Thuế số 0 đồng đến hết 2028

Có thể thấy, quy trình đăng ký hóa đơn điện tử theo quy định mới của năm 2026 đã được tinh gọn và số hóa mạnh mẽ, loại bỏ hoàn toàn những thủ tục giấy tờ cồng kềnh. Việc hiểu đúng và làm chuẩn các bước không chỉ giúp cửa hàng hoạt động tuân thủ luật pháp mà còn tiết kiệm được rất nhiều nguồn lực. Để quy trình vận hành này trở nên trơn tru và ít rủi ro nhất, việc đầu tư một giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử tích hợp máy tính tiền là lựa chọn hoàn hảo. Khởi tạo số hóa doanh nghiệp của bạn ngay hôm nay cùng phần mềm quản lý bán hàng POS365 để luôn an tâm bứt phá doanh thu!