Theo Thông tư 78 và Nghị định 123 đã ban hành nhiều quy định mới về việc đăng ký và sử dụng hóa đơn điện tử. Vậy theo quy định mới, việc hủy hóa đơn điện tử có sai sót sẽ như thế nào? Cùng POS365 tìm hiểu nhé!

Hướng dẫn hủy hóa đơn điện tử theo quy định tại Thông tư 78

I. Hủy hóa đơn điện tử là gì?

Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP đưa ra quy định chi tiết về hủy và tiêu hủy hóa đơn. Căn cứ theo quy định tại khoản 10 điều 3 Nghị định 123, hủy hóa đơn, chứng từ là việc làm cho hóa đơn, chứng từ không có giá trị sử dụng.

NNT (Người nộp thuế) cần lưu ý khái niệm này để phân biệt với việc tiêu hủy hóa đơn. Bởi theo quy định tại khoản 11 điều 3, tiêu hủy hóa đơn, chứng từ điện tử là biện pháp làm cho hóa đơn, chứng từ điện tử đó không còn tồn tại trên hệ thống thông tin, người dùng không thể truy cập và không thể tham chiếu các thông tin trong hóa đơn, chứng từ đã tiêu hủy.

Việc hủy hóa đơn và tiêu hủy hóa đơn là 2 biện pháp khác nhau, với các cách thực hiện khác nhau.

Hủy hóa đơn điện tử là gì

Hủy hóa đơn điện tử là gì?

>> Nội dung liên quan: Hoá đơn điện tử là gì? Các quy định về hoá đơn điện tử mới nhất

II. Quy định về việc hủy hóa đơn điện tử theo TT78, NĐ 123

Căn cứ theo quy định tại Nghị định 123, NNT (người nộp thuế) cần thực hiện hủy hóa đơn trong 2 trường hợp:

Trường hợp 1:

Sau khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư 78, kể từ thời điểm cơ quan thuế chấp nhận tờ khai đăng ký sử dụng HĐĐT, doanh nghiệp, tổ chức, hộ kinh doanh phải ngừng sử dụng hóa đơn theo quy định cũ (Nghị định số 51/2010/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn), đồng thời thực hiện hủy hóa đơn theo quy định.

Trường hợp 2:

Trong trường hợp người nộp thuế đã xuất hóa đơn, gửi cơ quan thuế, phát hiện hóa đơn điện tử có sai sót, người nộp thuế có thể hủy hóa đơn điện tử: Với HĐĐT có mã của cơ quan thuế, nếu chưa gửi cho người mua, khi phát hiện sai sót, người bán cần thực hiện hủy hóa đơn đã xuất trên phần mềm hóa đơn điện tử và thông báo với cơ quan thuế theo mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA, Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Tiếp đó là lập hóa đơn điện tử mới, ký số và gửi cơ quan thuế. Cơ quan thuế sẽ tiến hành cấp mã hóa đơn thay thế để người bán gửi cho người mua. Đối với các hóa đơn đã gửi lên cơ quan thuế, cơ quan thuế sẽ tự hủy trên hệ thống sau khi nhận được thông báo của người nộp thuế.

Quy định về việc hủy hóa đơn điện tử

Quy định về việc hủy hóa đơn điện tử

>> Tìm hiểu thêm: Quy định mới nhất về ký hiệu hóa đơn điện tử theo Thông tư 78

III. Trường hợp hủy hóa đơn điện tử không sử dụng nữa

Cùng tìm hiểu những trường hợp hủy hóa đơn điện tử không sử dụng nữa qua thông tin bên dưới nhé:

1. Hủy hóa đơn điện tử khi hết thời hạn lưu trữ

Thời hạn lưu trữ hóa đơn điện tử theo luật thông thường sẽ là 10 năm. Khi kết thúc thời hạn, doanh nghiệp có quyền hủy hóa đơn điện tử nếu Cơ quan nhà nước có thẩm quyền không có quyết định khác.

Thủ tục hủy hóa đơn điện tử thực hiện tương tự như thủ tục hủy hóa đơn thường như trong Nghị định 51/2010 của Chính phủ và Thông tư 53/2010 của Bộ Tài Chính.

Lưu ý:

Khi hủy hóa đơn điện tử, phải chú ý không làm ảnh hưởng đến các hóa đơn điện tử đang còn sử dụng.
Khi hủy hóa đơn điện tử phải chú ý không làm ảnh hưởng đến hệ thống thông tin.

Hủy hóa đơn điện tử khi hết thời hạn lưu trữ

Hủy hóa đơn điện tử khi hết thời hạn lưu trữ

2. Hủy hóa đơn điện tử khi phát hiện sai sót

Hủy bỏ hóa đơn điện tử khi phát hiện sai sót thường được áp dụng với hóa đơn điện tử đã có mã xác nhận của cơ quan thuế, bao gồm những trường hợp sau:

2.1. Trường hợp hóa đơn phát hiện sai sót khi chưa gửi cho bên mua

Trong trường hợp bên bán phát hiện hóa đơn có sai sót trước khi chưa gửi cho bên mua thì bên bán sẽ tiến hành báo với Cơ quan thuế dựa vào Mẫu số 04 Phụ lục Nghị định 119/2018 của Chính Phủ về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót.

Tiếp theo là bên bán cần phải thay thế hóa đơn đã lập bằng hóa đơn điện tử mới bằng cách lập, ký số và ký điện tử để lấy mã ở cơ quan thuế. Bước cuối cùng là bên bán gửi lại cho bên mua hóa đơn vừa lập nêu trên.

2.2. Trường hợp hóa đơn phát hiện ra có sai sót sau khi gửi cho bên mua

Nếu bên bán gây sai sót sau khi gửi cho bên mua thì cần có thêm văn bản ghi rõ và thông báo về việc sai sót và văn bản nêu rõ thỏa thuận giữa bên bán và bên mua.

Bên bán cần phải thay thế hóa đơn đã lập bằng hóa đơn điện tử mới bằng cách lập, ký số và ký điện tử để lấy mã ở cơ quan thuế. Bước cuối cùng, bên bán gửi lại cho bên mua hóa đơn vừa lập nêu trên.

Hủy hóa đơn điện tử khi phát hiện sai sót

Hủy hóa đơn điện tử khi phát hiện sai sót

2.3. Trường hợp Cơ quan thuế phát hiện hóa đơn sai sót đã được cấp mã

Trường hợp này, bên bán sẽ được cơ quan thuế thông báo về sai sót theo Mẫu số 05 Phụ lục Nghị định 119/2018/NĐ-CP. Bên bán có trách nhiệm kiểm tra, đối chiếu lại thông tin theo như Mẫu số 05.

Trong vòng 2 ngày, sau khi nhận thông báo, nếu có sự đồng ý của cả 2 bên bán và bên mua, bên bán vẫn tiếp tục lập hóa đơn điện tử mới và tiến hành ký để nhận mã từ cơ quan thuế. Sau đó, bên bán sẽ gửi lại hóa đơn mới cho bên mua.

>> Đọc thêm: Hướng dẫn chi tiết cách xuất hoá đơn điện tử mới nhất 2023

IV. Quy trình hướng dẫn hủy hóa đơn điện tử

Dưới đây là cách hủy hóa đơn điện tử chi tiết từng bước để bạn hiểu và nắm rõ:

1. Bước 1: Thành lập Hội đồng hủy hóa đơn

Doanh nghiệp, tổ chức muốn hủy hóa đơn cần phải có quyết định của chủ doanh nghiệp về việc thành lập Hội đồng hủy hóa đơn.

Hội đồng hủy hóa đơn phải có đại diện lãnh đạo, các thành viên chịu trách nhiệm trước Pháp luật và tiến hành các công việc sau:

Lập bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy.
Tiến hành hủy hóa đơn và lập biên bản hủy hóa đơn.
Thông báo kết quả hủy hóa đơn.

Chú ý: Đối với hộ, cá nhân kinh doanh thì không cần phải thành lập Hội đồng hủy hóa đơn.

2. Bước 2: Lập bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy

Theo khoản 3, điều 29 Thông tư 39/2014/TT-BTC quy định về biên bản kiểm kê hóa đơn cần hủy như sau: Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy ghi đầy đủ thông tin chi tiết bao gồm Tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn hủy (từ số... đến số... hoặc liệt kê chi tiết từng số hóa đơn nếu số hóa đơn cần hủy không liên tục).

Do đó, trước khi hủy hóa đơn, Hội đồng hủy hóa đơn phải lập bảng kiểm kê và ký xác nhận số hóa đơn cần hủy với các quy định trên.

Lập bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy

Lập bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy

3. Bước 3: Lập biên bản hủy hóa đơn

Bước tiếp theo là Hội đồng phải lập biên bản hủy hóa đơn. Trong biên bản phải ghi rõ thông tin của hóa đơn hủy bao gồm:

Loại hóa đơn, mẫu hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, từ quyển... đến quyển..., từ số... đến số...
Hình thức hủy hóa đơn: Cắt góc, xe nhỏ hoặc đốt.
Biên bản phải có chữ ký của các thành viên trong Hội đồng hủy hóa đơn.

4. Bước 4: Thông báo kết quả hủy hóa đơn

Sau khi hủy hóa đơn, doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân kinh doanh phải tiến hành thông báo kết quả hủy hóa đơn theo quy định: "Thông báo kết quả hủy hóa đơn phải có nội dung: Loại, ký hiệu, số lượng hóa đơn hủy từ số... đến số, lý do hủy, ngày giờ hủy, phương pháp tiêu hủy theo Mẫu số 02/HUY-HĐG Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này”.

Quy trình hướng dẫn hủy hóa đơn điện tử

Quy trình hướng dẫn hủy hóa đơn điện tử

V. Một số quy định cần lưu ý

Dưới đây sẽ là một số quy định mà các doanh nghiệp cần phải lưu ý khi thực hiện hủy hóa đơn:

Các trường hợp như giải thể doanh nghiệp, đóng mã số thuế, di chuyển địa điểm kinh doanh,... thì doanh nghiệp sẽ phải thực hiện tiêu hủy hóa đơn.
Phải nộp thông báo 04/SS-HĐĐT chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế phát sinh hóa đơn điện tử có sai sót.

Tổng kết:

Hóa đơn là văn bản chứng minh sự minh bạch trong quy trình mua bán của doanh nghiệp, do đó mọi nghiệp vụ liên quan đến hóa đơn đều cần được thực hiện theo những quy định do Chính phủ ban hành. Khi bạn chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử thì thủ tục hủy hóa đơn điện tử cũng sẽ có những điểm khác biệt tương ứng.

Trên đây là nội dung hướng dẫn chi tiết hủy hóa đơn điện tử đã phát hành theo quy định mới nhất của Thông tư 78 để các bạn tham khảo. Hy vọng bài viết sẽ mang lại những thông tin hữu ích nhất cho những ai đang gặp khó khăn không biết cách hủy hóa đơn điện tử như thế nào.