Theo Thông tư 78/2021/TT-BTC, Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn điện tử đã ban hành một số quy định mới về ký hiệu hóa đơn điện tử và hình thức hóa đơn sử dụng. Cùng POS365 cập nhật những thông tin mới nhất qua nội dung bài viết dưới đây nhé!

Quy định mới nhất về ký hiệu hóa đơn điện tử theo Thông tư 78

I. Ký hiệu hóa đơn điện tử là gì?

Ký hiệu hóa đơn điện tử là nhóm 6 ký tự gồm cả chữ viết và chữ số thể hiện ký hiệu quá đơn điện tử để phản ánh các thông tin về loại hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không mã, năm lập hóa đơn, loại hóa đơn điện tử được sử dụng.

Ký hiệu hóa đơn điện tử là gì

Ký hiệu hóa đơn điện tử là gì?

>> Tìm hiểu thêm: Hoá đơn điện tử là gì? Các quy định về hoá đơn điện tử mới nhất

II. Quy định về mẫu số HĐĐT và ký hiệu HĐĐT theo Thông tư 78

Dưới đây là quy định về mẫu số hóa đơn điện tử và ký hiệu hóa đơn điện tử theo Thông tư 78:

2.1. Doanh nghiệp không cần thông báo phát hành mẫu hóa đơn với cơ quan thuế

Theo Nghị định 123, Cơ quan thuế không quản lý chi tiết mẫu hóa đơn, chứng từ, số lượng hóa đơn sử dụng theo từng đợt thông báo phát hành mà quản lý thông qua việc truyền nhận dữ liệu định dạng xml (theo quyết định 1450/QĐ-TCT). Vì vậy, đơn vị/doanh nghiệp có thể thiết lập mẫu hóa đơn giản, theo nhu cầu sử dụng của mình mà không cần lập thông báo phát hành (không phải nộp mẫu hóa đơn khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử) với cơ quan thuế.

Chú ý: Doanh nghiệp/đơn vị cần sử dụng hóa đơn mẫu đơn giản, không quá đặc thù/khác biệt để triển khai và tra cứu hóa đơn điện tử dễ dàng hơn và không phải giải trình với cơ quan thuế vì cấu trúc hóa đơn phức tạp.

2.2. Ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử gồm những gì?

Ngày 17/09/2021, Bộ Tài Chính ban hành Thông tư 78/2021/TT-BTC hướng dẫn thực hiện một số điều của Luật Quản lý thuế, nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ. Cụ thể các ký hiệu hóa đơn theo Thông tư 78 được giải thích như sau:

Ký hiệu hóa đơn điện tử là ký tự có một chữ số tự nhiên là các số tự nhiên 1, 2, 3, 4, 5, 6 để phản ánh loại hóa đơn điện tử như sau:

Số 1: Phản ánh loại hóa đơn điện tử giá trị gia tăng
Số 2: Phản ánh loại hóa đơn điện tử bán hàng
Số 3: Phản ảnh loại hóa đơn điện tử bán tài sản công
Số 4: Phản ánh loại hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia
Số 5: Phản ánh các loại hóa đơn điện tử khác là tem điện tử, vé điện tử, phiếu thu điện tử, thẻ điện tử hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác nhưng có nội dung của HĐ ĐT theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Số 6: Phản ánh các chứng từ điện tử được sử dụng và quản lý như hóa đơn bao gồm: Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử.

Ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử

Ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử

>> Xem thêm: Top 7 đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử tốt nhất hiện nay

2.3. Có những nhóm ký hiệu hóa đơn điện tử nào?

Hiện nay có 6 ký tự gồm cả chữ viết và chữ số thể hiện ký hiệu hóa đơn điện tử để phản ánh các thông tin về loại hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không mã, năm lập hóa đơn, loại hóa đơn điện tử được sử dụng. 6 ký tự này được quy định như sau:

1. Ký tự đầu tiên là một (01) chữ cái được quy định là C hoặc K như sau: C thể hiện hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, K thể hiện hóa đơn điện tử không có mã;

2. Hai ký tự tiếp theo là hai (02) chữ số Ả Rập thể hiện năm lập hóa đơn điện tử được xác định theo 2 chữ số cuối của năm Dương Lịch.

3. Một ký tự tiếp theo là một (01) chữ cái được quy định là T, D, L, M, N, B, G, H thể hiện loại hóa đơn điện tử được sử dụng, cụ thể như sau:

Chữ T: Áp dụng đối với hóa đơn điện tử do các doanh nghiệp, tổ chức, hộ gia đình, cá nhân kinh doanh đăng ký sử dụng với cơ quan thuế;
Chữ D: Áp dụng đối với hóa đơn bán tài sản công và hóa đơn bán hàng dự trực quốc giá hoặc hóa đơn điện tử đặc thù không nhất thiết phải có một số tiêu thức do các doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng.
Chữ L: Áp dụng đối với hóa đơn điện tử của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh;
Chữ M: Áp dụng đối với hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền.
Chữ N: Áp dụng đối với phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử.
Chữ B: Áp dụng đối với phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử;
Chữ G: Áp dụng đối với tem, vé, thẻ điện tử là hóa đơn giá trị gia tăng.
Chữ H: Áp dụng đối với tem, vé, thẻ điện tử là hóa đơn bán hàng.

4. Hai ký tự cuối là chữ viết do người bán tự xác định căn cứ theo nhu cầu quản lý. Trường hợp người bán sử dụng nhiều mẫu hóa đơn điện tử trong cùng một loại hóa đơn thì sử dụng hai ký tự cuối nêu trên để phân biệt các mẫu hóa đơn khác nhau trong cùng một loại hóa đơn. Trường hợp không có nhu cầu quản lý thì để là YY;

5. Tại bản thể hiện, ký hiệu hóa đơn điện tử và ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử được thể hiện ở phía trên bên phải của hóa đơn (hoặc ở vị trí dễ nhận biết);

Các nhóm ký hiệu hóa đơn điện tử

Các nhóm ký hiệu hóa đơn điện tử

6. Ví dụ thể hiện các ký tự của ký hiệu mẫu hóa đơn điện tử và ký hiệu hóa đơn điện tử:

1C22TAA: Là hóa đơn giá trị gia tăng có mã của cơ quan thuế được lập năm 2022 và là hóa đơn điện tử do doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng với cơ quan thuế;
2C22TBB: Là hóa đơn bán hàng có mã của cơ quan thuế được lập năm 2022 và là hóa đơn điện tử do doanh nghiệp, tổ chức, hộ cá nhân kinh doanh ký sử dụng với cơ quan thuế;
1C23LBB: Là hóa đơn giá trị gia tăng có mã của cơ quan thuế được lập năm 2023 và là hóa đơn điện tử của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh;
1K23TYY: Là hóa đơn giá trị gia tăng loại không có mã được lập năm 2023 và là hóa đơn điện tử do doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng với cơ quan thuế;
1K22DAA: Là hóa đơn giá trị gia tăng loại không có mã được lập năm 2022 và là hóa đơn điện tử đặc thù không nhất thiết phải có một số tiêu thức bắt buộc do các doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng;
6K22NAM: Là phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử loại không có mã được lập năm 2022 doanh nghiệp đăng ký với cơ quan thuế;
6K22BAB: Là phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử loại không có mã được lập năm 2022 do doanh nghiệp đăng ký với cơ quan thuế.

Như vậy, theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP: Tại bản thể hiện, ký hiệu hóa đơn điện tử và ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử được thể hiện chung bằng 1 chuỗi bao gồm 7 ký tự. Trong đó, ký tự đầu tiên thể hiện ký hiệu mẫu số hóa đơn, 6 ký hiệu tiếp theo thể hiện ký hiệu hóa đơn điện tử.

>> Đọc thêm: Cập nhật quy định về hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

III. Quy định về cách đánh số hóa đơn theo Nghị định 123

Theo Khoản 3, điều 10, Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về cách đánh số hóa đơn như sau:

a) Số hóa đơn là số thứ tự được thể hiện trên hóa đơn khi người bán lập hóa đơn. Số hóa đơn được ghi bằng chữ số Ả-rập có tối đa 8 chữ số, bắt đầu từ số 1 vào ngày 01/01 hoặc ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm có tối đa đến số 99 999 999.

Hóa đơn được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn trong cùng một ký hiệu hóa đơn và ký hiệu mẫu số hóa đơn. Riêng đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in thì số hóa đơn được in sẵn trên hóa đơn và người mua hóa đơn được sử dụng đến hết kể từ khi mua.

Trường hợp tổ chức kinh doanh có nhiều cơ sở bán hàng hoặc nhiều cơ sở được đồng thời cùng sử dụng một loại hóa đơn điện tử có cùng ký hiệu theo phương thức truy xuất ngẫu nhiên từ một hệ thống lập hóa đơn điện tử thì hóa đơn được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn theo thời điểm người bán ký số, ký điện tử trên hóa đơn.

Quy định về cách đánh số hóa đơn điện tử theo Nghị định 123

Quy định về cách đánh số hóa đơn điện tử theo Nghị định 123

b) Trường hợp số hóa đơn không được lập theo nguyên tắc nêu trên thì hệ thống lập hóa đơn điện tử phải đảm bảo nguyên tắc tăng theo thời gian, mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập, sử dụng một lần duy nhất và tối đa 8 chữ số.

Tổng kết lại, theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP về cách đánh số hóa đơn như sau:

Số hóa đơn sẽ gồm 8 chữ số.
Không phải thông báo phát hành số lượng hóa đơn Từ số… Đến số… mà đánh số bắt đầu từ số 1 vào ngày 01/01 (hoặc ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn) theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn và kết thúc vào ngày 31/12 tối đa đến số 99 999 999. Sang năm tiếp theo, lại đánh quay vòng từ số 1.

Trên đây là quy định mới nhất về ký hiệu hóa đơn điện tử theo Thông tư 78, Nghị định 123 để bạn tham khảo. Hy vọng những thông tin mà POS365 cung cấp sẽ giúp bạn nắm rõ kiến thức về ký hiệu hóa đơn điện tử, có những nhóm hóa đơn điện tử nào cũng như quy định về cách đánh số hóa đơn điện tử.