Hướng dẫn cách xuất hóa đơn điện tử đầy đủ chi tiết 2026

Điều kiện cần chuẩn bị trước khi xuất hóa đơn điện tử

Để có thể phát hành được một tờ hóa đơn điện tử hợp pháp và truyền gửi dữ liệu thành công đến hệ thống của Tổng cục Thuế, đơn vị kinh doanh bắt buộc phải hoàn tất đầy đủ 2 điều kiện nền tảng về pháp lý và hạ tầng công nghệ dưới đây.

Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử được cơ quan thuế chấp thuận

Trước khi phát sinh bất kỳ nghiệp vụ bán hàng nào, người nộp thuế phải gửi tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp theo đúng trình tự pháp luật:

Lập tờ khai đăng ký: Doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh lập Tờ khai đăng ký hoặc thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, gửi qua cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn.
Lựa chọn hình thức hóa đơn phù hợp: Đăng ký chính xác hình thức tương ứng với quy mô hoạt động, bao gồm hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, hóa đơn không có mã, hoặc hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu.
Nhận thông báo chấp thuận: Cơ quan thuế sẽ phản hồi kết quả trong vòng 01 ngày làm việc. Cơ sở kinh doanh chỉ được phép lập và xuất hóa đơn sau khi nhận được Thông báo chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Mẫu số 01/TB-ĐKĐT.

Trang bị chữ ký số hợp lệ và phần mềm hóa đơn điện tử

Chữ ký số và phần mềm quản lý là hai công cụ kỹ thuật bắt buộc để tạo lập tính pháp lý cho từng tờ hóa đơn:

Chứng thư số (Chữ ký số) còn hạn: Đơn vị cần trang bị USB Token truyền thống hoặc chữ ký số từ xa (Smart CA, HSM). Thông tin chứng thư số đang hoạt động phải trùng khớp hoàn toàn với dữ liệu đã khai báo trên Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT gửi cơ quan thuế.
Phần mềm phát hành đạt chuẩn: Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử độc lập hoặc phần mềm quản lý bán hàng có phân hệ hóa đơn tích hợp, đáp ứng đầy đủ định dạng truyền nhận dữ liệu chuẩn XML theo Thông tư 78/2021/TT-BTC.
Ký hiệu mẫu số và ký hiệu hóa đơn: Cấu hình dải ký hiệu theo quy định mới nhất cho năm tài chính hiện hành, chẳng hạn ký hiệu 1C26... đối với hóa đơn giá trị gia tăng có mã phát hành năm 2026.

Quy trình 5 bước xuất hóa đơn điện tử chuẩn trên phần mềm

Dù doanh nghiệp sử dụng bất kỳ phần mềm kế toán hay hóa đơn điện tử nào trên thị trường, quy trình tạo lập và phát hành hóa đơn chuẩn hóa theo quy định hiện hành đều trải qua 5 bước thực hiện tuần tự như sau.

Bước 1 Đăng nhập phần mềm và tạo lập hóa đơn mới

Bước đầu tiên là khởi tạo phiên làm việc trên hệ thống phần mềm đã được cấu hình:

Truy cập phân hệ quản lý: Đăng nhập tài khoản vào hệ thống phần mềm, tìm đến mục "Quản lý hóa đơn" hoặc "Hóa đơn bán ra", sau đó bấm chọn "Lập hóa đơn mới" (hoặc "Thêm mới").
Chọn đúng mẫu hóa đơn: Lựa chọn Hóa đơn giá trị gia tăng (mẫu số 1) nếu doanh nghiệp nộp thuế theo phương pháp khấu trừ, hoặc Hóa đơn bán hàng (mẫu số 2) nếu là hộ kinh doanh hoặc doanh nghiệp nộp thuế theo phương pháp trực tiếp.
Xác định ký hiệu phát hành: Kiểm tra ký hiệu hóa đơn đang áp dụng để đảm bảo hệ thống cấp số tự động nối tiếp liên tục, không bị gián đoạn hay trùng lặp dải số.

Bước 2 Nhập thông tin người mua và chi tiết hàng hóa dịch vụ

Khâu nhập liệu đòi hỏi sự chính xác tuyệt đối để tránh việc hóa đơn bị đối tác trả về hoặc bị cơ quan thuế từ chối cấp mã:

Thông tin người mua hàng: Nếu khách hàng là doanh nghiệp, bạn chỉ cần nhập chính xác Mã số thuế (MST) để phần mềm tự động truy vấn tên công ty và địa chỉ trụ sở chuẩn từ cổng Tổng cục Thuế. Nếu là khách lẻ, điền họ tên, số điện thoại hoặc email nhận hóa đơn.
Hình thức thanh toán: Lựa chọn phương thức thanh toán phù hợp theo thực tế giao dịch như tiền mặt (TM), chuyển khoản (CK), hoặc tiền mặt/chuyển khoản (TM/CK).
Chi tiết danh mục hàng hóa: Nhập tên hàng hóa, quy cách, đơn vị tính, số lượng và đơn giá chưa thuế. Để nắm rõ quy tắc viết tắt tên công ty hay cách ghi đơn vị tính đúng luật, bạn có thể tham khảo thêm bài viết hướng dẫn cách viết hóa đơn điện tử chuẩn nhất.
Thuế suất giá trị gia tăng: Chọn mức thuế suất chính xác cho từng dòng sản phẩm gồm Không chịu thuế (KCT), 0%, 5%, 8% (nếu thuộc diện chính sách giảm thuế), hoặc 10%. Hệ thống sẽ tự động tính toán tiền thuế và tổng tiền thanh toán cuối cùng.

Bước 3 Kiểm tra dữ liệu và thực hiện ký số

Trước khi đưa hóa đơn vào lưu thông pháp lý, người lập cần thực hiện bước đối soát cẩn thận:

Xem trước bản thể hiện (Preview): Bật chế độ xem trước bản thể hiện PDF hoặc HTML để rà soát toàn diện các trường thông tin then chốt gồm tên người mua, MST, số lượng hàng, thuế suất và số tiền bằng chữ.
Kết nối thiết bị ký số: Cắm thiết bị USB Token vào máy tính hoặc sẵn sàng xác thực mã PIN qua ứng dụng chữ ký số từ xa HSM/Cloud trên điện thoại di động.
Ký duyệt hóa đơn: Bấm nút "Ký số", phần mềm sẽ tiến hành mã hóa và gắn chứng thư số điện tử hợp lệ kèm dấu thời gian thực (Timestamp) vào file dữ liệu gốc XML của hóa đơn.

Bước 4 Gửi cơ quan thuế cấp mã và phát hành hóa đơn

Sau khi ký số thành công, thao tác gửi dữ liệu lên cơ quan thuế sẽ được tiến hành tùy theo hình thức hóa đơn của đơn vị:

Đối với hóa đơn điện tử có mã: Nhấn nút "Gửi cơ quan thuế cấp mã", hệ thống lập tức truyền gói dữ liệu XML lên cổng thông tin của Tổng cục Thuế. Chỉ sau vài giây, cơ quan thuế sẽ trả về kết quả kèm chuỗi mã xác thực 34 ký tự và hóa đơn chuyển sang trạng thái "Đã cấp mã".
Đối với hóa đơn không có mã: Người bán có thể phát hành và gửi trực tiếp cho người mua ngay sau khi ký số. Dữ liệu các hóa đơn này sẽ được tổng hợp và truyền đến cơ quan thuế theo kỳ kê khai qua Bảng tổng hợp dữ liệu Mẫu 01/TH-HĐĐT.

Bước 5 Gửi hóa đơn cho người mua và lưu trữ dữ liệu

Bước cuối cùng để hoàn tất chu trình bán hàng là chuyển giao chứng từ cho khách hàng và lưu trữ theo luật định:

Chuyển giao cho khách hàng: Nhấn gửi hóa đơn qua email hoặc tin nhắn SMS tích hợp sẵn trên phần mềm để người mua nhận link tra cứu, file PDF và file XML gốc. Thu ngân cũng có thể in phiếu chuyển đổi ra giấy hoặc cung cấp mã QR cho khách quét trực tiếp tại quầy.
Lưu trữ hồ sơ kế toán: Dữ liệu hóa đơn điện tử (đặc biệt là file gốc định dạng XML) bắt buộc phải được sao lưu và lưu giữ an toàn trên hệ thống với thời hạn tối thiểu 10 năm theo Luật Kế toán.

Cách xuất hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền tại quầy

Đối với các mô hình kinh doanh có tần suất bán lẻ liên tục, giá trị đơn hàng đa dạng như quán cafe, nhà hàng ăn uống, tiệm tạp hóa, siêu thị mini hay cửa hàng dịch vụ, việc ngồi nhập từng hóa đơn trên phần mềm kế toán văn phòng là điều bất khả thi. Giải pháp xuất hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền ra đời nhằm tháo gỡ triệt để bài toán này.

Đặc điểm vượt trội của hóa đơn điện tử từ máy tính tiền

Căn cứ theo quy định tại Điều 8 Thông tư 78/2021/TT-BTC và Điều 11 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế mang lại những lợi ích vượt bậc:

Ký hiệu nhận diện riêng biệt: Ký hiệu hóa đơn bắt đầu bằng chữ "M" (chẳng hạn 1M26... đối với hóa đơn GTGT hoặc 2M26... đối với hóa đơn bán hàng trong năm 2026), phân biệt rõ với hóa đơn văn phòng thông thường.
Không cần chữ ký số trên từng bill: Chủ quán và thu ngân không cần cắm USB Token để ký số từng giao dịch nhỏ lẻ, giúp thao tác xuất hóa đơn diễn ra tức thì chỉ trong 1 đến 2 giây.
Tự động cấp mã hóa đơn: Hóa đơn được khởi tạo mã xác thực trực tiếp từ dải ký tự do cơ quan thuế cấp trước trên hệ thống máy tính tiền, đảm bảo tính pháp lý hợp lệ ngay khi in ra cho khách.
Tự động truyền dữ liệu cuối ngày: Toàn bộ dữ liệu hóa đơn bán hàng phát sinh trong ca làm việc được phần mềm tự động đóng gói và chuyển về cơ quan thuế vào cuối ngày mà không cần kế toán thao tác thủ công.

Quy trình 3 bước xuất hóa đơn 1 chạm trên phần mềm POS365

Trên hệ thống phần mềm quản lý bán hàng POS365, quy trình xuất hóa đơn điện tử máy tính tiền được thiết kế tối giản tối đa để thu ngân thao tác trơn tru ngay cả trong giờ cao điểm:

Bước 1 - Tạo đơn hàng tại quầy: Thu ngân thao tác chọn món trên màn hình cảm ứng hoặc dùng máy quét mã vạch sản phẩm, hệ thống tự động tính tổng tiền cùng các ưu đãi chiết khấu.
Bước 2 - Chọn xuất hóa đơn khi thanh toán: Tại giao diện thanh toán, nhân viên tích chọn "Xuất hóa đơn điện tử". Nếu khách cần lấy hóa đơn công ty thì nhập nhanh MST, nếu khách lẻ không lấy hóa đơn thì hệ thống tự động mặc định khách mua lẻ.
Bước 3 - In bill thanh toán tích hợp: Bấm "Thanh toán", máy in sẽ in ra phiếu thanh toán kiêm hóa đơn điện tử có mã tra cứu và mã QR. Khách hàng dễ dàng dùng điện thoại quét mã để xem và tải hóa đơn gốc của cơ quan thuế về máy.

Hướng dẫn xử lý các tình huống xuất hóa đơn thường gặp

Trong quá trình vận hành kinh doanh thực tế, người bán hàng thường xuyên gặp phải những tình huống phát sinh ngoài dự kiến. Dưới đây là cách giải quyết chuẩn nghiệp vụ kế toán cho 3 trường hợp phổ biến nhất.

Cách xuất hóa đơn khi khách lẻ không lấy hóa đơn

Một trong những lỗi sai phổ biến nhất của các hộ kinh doanh và cửa hàng bán lẻ là vẫn giữ thói quen cũ "đơn hàng dưới 200.000 đồng hoặc khách không yêu cầu thì không cần xuất hóa đơn". Đây là nhận thức hoàn toàn sai lầm:

Bãi bỏ quy định ngưỡng 200.000 đồng: Toàn bộ quy định về ngưỡng 200.000 đồng tại Thông tư 26/2015/TT-BTC và Thông tư 32/2014/TT-BTC đã hết hiệu lực. Theo Khoản 1 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, người bán bắt buộc phải lập hóa đơn điện tử giao cho người mua cho từng lần bán hàng, bất kể giá trị đơn hàng lớn hay nhỏ.
Cách ghi tiêu thức người mua: Đối với khách hàng cá nhân không lấy hóa đơn, người bán vẫn xuất hóa đơn theo từng giao dịch và ghi rõ tên người mua là "Người mua không lấy hóa đơn" hoặc "Khách hàng không lấy hóa đơn", các mục mã số thuế và địa chỉ để trống.
Lợi thế của máy tính tiền: Khi sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền, mỗi hóa đơn thanh toán in ra cho khách lẻ đã tự động trở thành một tờ hóa đơn hợp pháp truyền về cơ quan thuế, giúp cửa hàng tránh được rủi ro bị phạt hành vi trốn doanh thu.

Cách xuất hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế khi có sai sót

Nếu tờ hóa đơn đã phát hành và gửi lên cơ quan thuế nhưng sau đó phát hiện sai sót về số tiền, đơn giá, số lượng hay thuế suất, bạn tuyệt đối không được tự ý xóa bỏ mà phải xử lý theo đúng quy định tại Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP:

Lập hóa đơn điều chỉnh: Áp dụng khi muốn giữ nguyên số hóa đơn gốc và chỉ sửa đổi phần chênh lệch. Nguyên tắc lập là sai ở đâu sửa ở đó: Điều chỉnh tăng tiền hoặc thuế ghi dấu dương (+), điều chỉnh giảm tiền hoặc thuế ghi dấu âm (-), đồng thời ghi rõ căn cứ điều chỉnh cho hóa đơn gốc nào.
Lập hóa đơn thay thế: Áp dụng khi tờ hóa đơn có nhiều lỗi sai phức tạp. Người bán lập một hóa đơn mới hoàn toàn với dữ liệu chuẩn xác, trên hóa đơn ghi rõ dòng chữ thay thế cho hóa đơn số nào, ký hiệu nào, ngày tháng năm nào.
Nộp thông báo Mẫu 04/SS-HĐĐT: Người bán lập và gửi Thông báo hóa đơn điện tử có sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế phát sinh.

Hóa đơn điện tử có xuất lùi ngày được không

Nhiều chủ cửa hàng và kế toán thường thắc mắc liệu có thể xuất lùi ngày hóa đơn về thời điểm tháng trước hoặc ngày trước để kịp kỳ hạch toán hay không. Câu trả lời dứt khoát là: Tuyệt đối KHÔNG được phép xuất lùi ngày hóa đơn điện tử.

Ràng buộc dấu thời gian thực (Timestamp): Chữ ký số điện tử luôn gắn liền với thời gian ký thực tế từ nhà cung cấp dịch vụ chứng thực. Dù cố tình chỉnh giờ trên máy tính, dữ liệu ký số gửi đi vẫn ghi nhận đúng thời điểm bạn nhấn nút ký.
Hệ thống thuế tự động quét lệch ngày: Cổng thông tin của Tổng cục Thuế tự động đối soát giữa ngày lập hóa đơn và ngày ký số. Mọi trường hợp ngày ký số lệch quá xa so với ngày lập mà không có lý do chính đáng sẽ bị đưa vào danh sách kiểm soát rủi ro hóa đơn.
Chế tài xử phạt nghiêm khắc: Theo Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm sẽ bị phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng cho mỗi hành vi vi phạm.

Bảng checklist 5 lưu ý quan trọng để xuất hóa đơn an toàn

Để giúp các thu ngân và kế toán viên luôn phát hành hóa đơn chuẩn xác, dưới đây là bảng kiểm tra 5 tiêu chí quan trọng cần rà soát trước và sau khi bấm nút xuất hóa đơn:

Hạng mục kiểm tra	Tiêu chuẩn hợp lệ năm 2026	Hậu quả nếu thực hiện sai
1. Thời điểm lập hóa đơn	Trùng khớp với thời điểm hoàn tất bàn giao hàng hóa hoặc cung ứng dịch vụ.	Bị xử phạt hành vi lập hóa đơn sai thời điểm từ 3 đến 8 triệu đồng (Nghị định 125/2020/NĐ-CP).
2. Thuế suất GTGT mặt hàng	Áp dụng đúng mức thuế suất tương ứng (0%, 5%, 8% hoặc 10%) theo luật định.	Đối tác từ chối thanh toán; phải thực hiện thủ tục lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế.
3. Trạng thái chữ ký số	Chứng thư số còn hạn sử dụng, thông tin chứng thư trùng khớp với tờ khai đăng ký.	Hóa đơn không thể ký số hoặc bị cơ quan thuế từ chối tiếp nhận dữ liệu.
4. Trạng thái cấp mã CQT	Hóa đơn đã được cơ quan thuế phản hồi trạng thái "Cấp mã thành công".	Hóa đơn chưa đủ tính pháp lý để giao cho khách hàng làm căn cứ hạch toán chi phí.
5. Lưu trữ định dạng XML	Lưu trữ đầy đủ cả bản thể hiện (PDF) và file dữ liệu gốc (XML) trong thời gian 10 năm.	Mất quyền chứng minh tính hợp pháp của chi phí khi cơ quan chức năng kiểm tra quyết toán.

Tối ưu quy trình xuất hóa đơn điện tử tự động cùng POS365

Thay vì phải đau đầu quản lý nhiều phần mềm riêng lẻ và mất hàng giờ đối chiếu sổ sách vào cuối ngày, giải pháp quản lý bán hàng thông minh của POS365 mang đến quy trình xuất hóa đơn điện tử khép kín và tự động hóa toàn diện cho các cửa hàng bán lẻ, nhà hàng và quán cafe:

Chuẩn hóa kết nối Thuế: Tích hợp trực tiếp giải pháp hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền chuẩn dữ liệu của Tổng cục Thuế, loại bỏ hoàn toàn nguy cơ tắc nghẽn quầy thu ngân trong giờ cao điểm.
Xuất hóa đơn 1 chạm tức thì: Tự động phát hành hóa đơn đồng thời khi in phiếu tính tiền; dữ liệu bán lẻ trong ngày được phần mềm tự động đóng gói truyền về cơ quan thuế vào cuối ngày.
Khớp dữ liệu doanh thu tự động: Doanh số bán hàng thực tế được đồng bộ tự động với sổ sách tính thuế, giúp chủ quán theo dõi doanh thu minh bạch và xóa bỏ hoàn toàn thao tác nhập liệu thủ công.
Tương thích đa thiết bị: Vận hành mượt mà trên máy bán hàng POS, máy tính bảng, điện thoại di động và kết nối đồng bộ với mọi loại máy in nhiệt thông dụng trên thị trường.

Ưu Đãi Đặc Biệt Năm 2026

Chuyển Đổi Số Bán Hàng & Nhận Trọn Bộ Giải Pháp Thuế Số 0 ĐỒNG

Số hóa quy trình bán hàng và tự động xuất hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền ngay trên phần mềm bán hàng POS365 hoàn toàn miễn phí cùng giải pháp Thuế số 0 đồng. Giúp cửa hàng thanh toán thần tốc, triệt tiêu sai sót sổ sách và an tâm tuân thủ 100% quy định pháp luật thuế mà không tốn thêm chi phí duy trì.

Đội ngũ chuyên viên POS365 luôn sẵn sàng tư vấn và hỗ trợ cài đặt tận nơi 24/7 qua hotline hoặc Zalo góc màn hình.

Việc nắm vững cách xuất hóa đơn điện tử không chỉ giúp cơ sở kinh doanh tuân thủ chặt chẽ pháp luật thuế mà còn nâng cao tính chuyên nghiệp và sự tin cậy trong mắt khách hàng. Bằng việc ứng dụng giải pháp công nghệ máy tính tiền kết nối hóa đơn điện tử tự động, bạn sẽ giải phóng được khối lượng lớn thời gian xử lý thủ công để tập trung mở rộng và phát triển hoạt động kinh doanh. Hãy chuẩn hóa quy trình xuất hóa đơn cho cửa hàng của bạn ngay hôm nay!