Trong bối cảnh chuyển đổi số và quản lý thuế điện tử, việc lưu trữ hóa đơn điện tử (HĐĐT) trở thành một trong những nghĩa vụ quan trọng của doanh nghiệp. Thông tư 78/2021/TT-BTC cùng với Luật Kế toán 88/2015/QH13 và Nghị định 123/2020/NĐ-CP đã quy định rõ thời hạn lưu trữ, hình thức lưu trữ, tiêu chuẩn kỹ thuật về bảo mật và an toàn dữ liệu. Nắm vững các quy định này giúp doanh nghiệp không chỉ tuân thủ pháp luật mà còn tránh rủi ro về thuế, phạt hành chính và mất dữ liệu quan trọng.
1. Quy định về thời hạn lưu trữ hóa đơn
Việc lưu trữ hóa đơn điện tử (HĐĐT) được pháp luật Việt Nam quy định nhằm đảm bảo minh bạch, kiểm soát thuế và kế toán. Các văn bản pháp lý nền tảng gồm: Luật Kế toán 88/2015/QH13, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, và Thông tư 78/2021/TT-BTC (hiện Thông tư 32/2025/TT-BTC sẽ thay thế).
Luật Kế toán số 88/2015/QH13
Luật Kế toán 88/2015/QH13 yêu cầu chứng từ kế toán phải được lưu trữ đầy đủ, an toàn, bảo mật, không bị hư hỏng, mất mát trong suốt thời hạn lưu trữ. Thời gian lưu trữ tối thiểu đối với chứng từ kế toán phục vụ quản lý, điều hành và quyết toán thuế thông thường là 10 năm, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
Điều 12, Điều 41: Chứng từ kế toán được phép tồn tại dưới dạng điện tử và phải được bảo quản an toàn, đầy đủ, không bị mất mát hay thay đổi.
Điều 13: Hóa đơn điện tử thuộc nhóm chứng từ kế toán phải được lưu trữ tối thiểu 10 năm; một số trường hợp đặc biệt có thể phải lưu trữ lâu hơn.
Nghị định 123/2020/NĐ-CP
Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định chi tiết về hóa đơn, chứng từ, trong đó dành nội dung riêng cho việc quản lý, lưu trữ và tra cứu hóa đơn điện tử. Theo Nghị định này, hóa đơn điện tử phải được lưu trữ bằng phương tiện điện tử, bảo đảm tính toàn vẹn dữ liệu, khả năng truy xuất, kiểm tra và đối chiếu khi cần thiết. Người bán, người mua và các tổ chức liên quan có trách nhiệm lưu trữ hóa đơn điện tử theo đúng thời hạn, đồng thời phải cung cấp kịp thời cho cơ quan thuế khi có yêu cầu thanh tra, kiểm tra.
Điều 6: Hóa đơn điện tử phải được lưu trữ bằng phương tiện điện tử, đảm bảo tính toàn vẹn, khả năng tra cứu và cung cấp cho cơ quan thuế khi có yêu cầu. Người bán và người mua đều có trách nhiệm lưu trữ.
Thông tư 78/2021/TT-BTC
Thông tư 78/2021/TT-BTC hướng dẫn trực tiếp việc triển khai hóa đơn điện tử theo Nghị định 123, trong đó làm rõ yêu cầu kỹ thuật và trách nhiệm lưu trữ hóa đơn điện tử của từng chủ thể. Thông tư nhấn mạnh việc lưu trữ hóa đơn điện tử phải đảm bảo không bị thay đổi nội dung, không bị xóa, sửa trái phép, đồng thời cho phép người nộp thuế chủ động lựa chọn hình thức lưu trữ (server nội bộ, cloud, dịch vụ của nhà cung cấp hóa đơn điện tử…) miễn đáp ứng yêu cầu pháp luật.
Điều 11: Quy định chi tiết việc lưu trữ hóa đơn điện tử, yêu cầu đảm bảo an toàn, bảo mật, không bị sửa đổi, xóa dữ liệu, đồng thời cho phép người nộp thuế chủ động lựa chọn hình thức lưu trữ phù hợp.
1.1 Thời hạn lưu trữ tối thiểu
Tất cả HĐĐT phải được lưu trữ tối thiểu 10 năm kể từ ngày lập hóa đơn. Thời gian này áp dụng cho doanh nghiệp, tổ chức và hộ/cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử. Đây là điểm thống nhất với Luật Kế toán 88/2015/QH13, đảm bảo dữ liệu kế toán được lưu trữ đầy đủ phục vụ kiểm toán, quyết toán thuế và tra cứu khi cơ quan thuế yêu cầu.
1.2 Trường hợp đặc biệt
Trong một số trường hợp, thời gian lưu trữ hóa đơn điện tử có thể kéo dài hơn 10 năm, cụ thể:
- Vòng đời tài sản cố định: Hóa đơn liên quan đến các tài sản cố định cần được lưu trữ đủ thời gian để theo dõi, kiểm soát khấu hao và đối chiếu kế toán.
- Dự án đầu tư kéo dài nhiều năm: Các hóa đơn liên quan đến dự án dài hạn cần được lưu giữ để phục vụ quyết toán dự án và kiểm tra sau đầu tư.
- Giải thể hoặc phá sản: Hóa đơn phải được lưu trữ đến khi doanh nghiệp hoàn tất thủ tục giải thể, phá sản, đảm bảo cơ quan quản lý thuế và các bên liên quan có thể tra cứu, đối chiếu.
Việc lưu trữ kéo dài này giúp bảo vệ quyền lợi hợp pháp của doanh nghiệp, đồng thời đảm bảo khả năng chứng minh giao dịch trong các hoạt động kiểm toán và thanh tra thuế.
Quy định về thời hạn lưu trữ hóa đơn
2. Yêu cầu về bảo quản và lưu trữ hóa đơn
Để đảm bảo hóa đơn điện tử luôn nguyên vẹn, an toàn và có thể truy xuất khi cần, doanh nghiệp phải tuân thủ các yêu cầu về bảo mật, phương tiện lưu trữ và lựa chọn hình thức lưu trữ phù hợp. Việc thực hiện đúng sẽ giúp tránh rủi ro pháp lý và bảo vệ quyền lợi của doanh nghiệp.
2.1 An toàn, bảo mật
Hóa đơn điện tử phải được lưu trữ đảm bảo tính toàn vẹn, đầy đủ và chính xác, không được phép thay đổi, xóa hay sửa đổi bất kỳ thông tin nào trong suốt thời gian lưu trữ. Điều này là yêu cầu quan trọng nhằm bảo vệ giá trị pháp lý của hóa đơn, phục vụ cho kiểm toán, quyết toán thuế và tra cứu khi cơ quan thuế yêu cầu.
Để đảm bảo tính an toàn, hệ thống lưu trữ hóa đơn điện tử cần áp dụng các biện pháp kỹ thuật và quản lý sau:
- Bảo mật dữ liệu: Ngăn chặn truy cập trái phép, bảo vệ hóa đơn khỏi các cuộc tấn công mạng và xâm nhập từ bên ngoài. Thiết lập phân quyền người dùng, đảm bảo chỉ những cá nhân được phép mới có thể truy cập, chỉnh sửa hoặc xuất dữ liệu.
- Ghi nhật ký đầy đủ: Mọi thao tác với hóa đơn điện tử, từ tạo, sửa, sao lưu đến truy xuất, đều phải được ghi lại. Nhật ký này giúp đối soát, kiểm tra và giải trình khi cơ quan thuế hoặc kiểm toán yêu cầu.
- Sao lưu định kỳ: Thực hiện sao lưu dữ liệu theo định kỳ, lưu trữ tại nhiều vị trí (trung tâm chính và dự phòng) để phòng trường hợp hư hỏng, mất mát hoặc sự cố kỹ thuật. Đảm bảo khả năng phục hồi nhanh chóng, không làm gián đoạn hoạt động của doanh nghiệp.
Việc triển khai các biện pháp trên không chỉ giúp đáp ứng yêu cầu pháp lý mà còn tăng cường an toàn thông tin, bảo vệ dữ liệu quan trọng của doanh nghiệp trong quá trình quản lý hóa đơn điện tử.
2.2 Phương tiện lưu trữ
Theo quy định hiện hành, hóa đơn điện tử bắt buộc phải được lưu trữ bằng phương tiện điện tử, nhằm đảm bảo tính toàn vẹn, an toàn và khả năng truy xuất khi cần. Các yêu cầu về phương tiện lưu trữ gồm:
- Hệ thống điện tử: Hóa đơn phải được lưu trữ trên máy chủ nội bộ (server) của doanh nghiệp hoặc dịch vụ lưu trữ điện tử (cloud) đạt chuẩn bảo mật và an toàn dữ liệu. Hệ thống phải có khả năng truy xuất nhanh chóng, phục vụ kiểm tra, đối soát hoặc in ra giấy khi cơ quan thuế yêu cầu.
- Định dạng lưu trữ: Bao gồm bản gốc (XML) để đảm bảo dữ liệu đầy đủ, chính xác. Bản thể hiện (PDF/HTML) phục vụ tra cứu và đối chiếu, không thay thế cho bản gốc.
- Sao lưu và dự phòng: Dữ liệu hóa đơn cần được sao lưu định kỳ và lưu trữ tại nhiều vị trí (ví dụ: trung tâm chính và trung tâm dự phòng cách xa nhau) để đảm bảo khả năng phục hồi khi xảy ra sự cố. Phải có cơ chế giám sát, cảnh báo lỗi và phục hồi dữ liệu kịp thời.
Việc lựa chọn phương tiện lưu trữ phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp bảo vệ dữ liệu hóa đơn điện tử, tuân thủ quy định pháp luật và giảm thiểu rủi ro mất mát hoặc sai sót dữ liệu.
Yêu cầu về bảo quản và lưu trữ hóa đơn
2.3 Lựa chọn hình thức
Doanh nghiệp có quyền tự lựa chọn hình thức lưu trữ hóa đơn điện tử phù hợp với quy mô, khả năng công nghệ và nguồn lực của mình, miễn là đáp ứng các yêu cầu về tính toàn vẹn, bảo mật và khả năng truy xuất theo quy định. Một số hình thức phổ biến gồm:
Server nội bộ (on-premise)
- Dữ liệu hóa đơn điện tử được lưu trữ trực tiếp trên máy chủ của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp kiểm soát toàn bộ thông tin và quá trình vận hành.
- Doanh nghiệp chịu trách nhiệm về bảo mật, sao lưu và quản trị hệ thống, đảm bảo dữ liệu luôn nguyên vẹn và sẵn sàng truy xuất khi cần.
- Hình thức này phù hợp với các doanh nghiệp có hệ thống CNTT ổn định và đội ngũ nhân sự quản trị chuyên nghiệp, đồng thời muốn kiểm soát toàn diện dữ liệu hóa đơn điện tử.
Dịch vụ lưu trữ điện tử (Cloud)
- Doanh nghiệp có thể sử dụng các dịch vụ lưu trữ đám mây đạt chuẩn bảo mật, do các nhà cung cấp uy tín cung cấp, để lưu trữ hóa đơn điện tử.
- Hình thức này cho phép truy xuất hóa đơn mọi lúc, mọi nơi và tự động sao lưu dữ liệu, giúp giảm thiểu rủi ro mất mát hoặc hư hỏng.
- Phù hợp với doanh nghiệp vừa và nhỏ hoặc các đơn vị có mô hình đa chi nhánh, cần tính linh hoạt cao trong quản lý hóa đơn điện tử.
Máy tính cá nhân
- Hóa đơn điện tử được lưu trữ trực tiếp trên máy tính cá nhân của doanh nghiệp, không yêu cầu hệ thống máy chủ phức tạp.
- Hình thức này chỉ phù hợp với hộ kinh doanh nhỏ hoặc doanh nghiệp quy mô nhỏ, cần đảm bảo sao lưu định kỳ và bảo mật dữ liệu để tránh mất mát, hư hỏng hoặc truy cập trái phép.
- Doanh nghiệp sử dụng phương thức này phải chủ động quản lý an toàn dữ liệu và đảm bảo khả năng truy xuất khi cơ quan thuế hoặc đối tác yêu cầu.
In ra giấy
- Doanh nghiệp có thể in hóa đơn điện tử ra giấy để phục vụ việc tra cứu, đối chiếu hoặc kiểm tra khi cần.
- Tuy nhiên, bản giấy không thay thế cho bản lưu trữ điện tử; nó chỉ được sử dụng như một tài liệu tham khảo, không được coi là bản lưu trữ chính thức theo quy định pháp luật.
- Việc in ra giấy giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm tra giao dịch trong các trường hợp cần thiết, nhưng vẫn phải đảm bảo bản điện tử được lưu trữ đầy đủ và an toàn.
3. Các điểm mới quan trọng từ 01/06/2025 (Nghị định 70/2025/NĐ-CP)
Từ ngày 01/06/2025, Nghị định 70/2025/NĐ‑CP có hiệu lực, mang đến những thay đổi quan trọng về hóa đơn điện tử, bao gồm việc bắt buộc hóa đơn từ máy tính tiền, mở rộng ủy nhiệm lập hóa đơn, bổ sung đối tượng áp dụng và hướng dẫn xử lý chuyển tiếp. Nắm vững các điểm mới này sẽ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật, tránh rủi ro và tối ưu hóa quản lý hóa đơn điện tử.
3.1 Hóa đơn từ máy tính tiền
Từ 01/06/2025, các hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh có doanh thu ≥ 1 tỷ đồng/năm bắt buộc phải sử dụng máy tính tiền kết nối dữ liệu với cơ quan thuế để khởi tạo và truyền hóa đơn điện tử.
Quy định này nhằm đảm bảo:
- Minh bạch thông tin bán hàng, giảm rủi ro gian lận;
- Dữ liệu hóa đơn được lưu trữ và truyền về cơ quan thuế theo thời gian thực hoặc theo kỳ quy định;
- Đáp ứng tiêu chuẩn kỹ thuật và bảo mật, tránh sai sót hoặc mất mát dữ liệu.
Hình thức này áp dụng cho các hoạt động bán hàng trực tiếp tới người tiêu dùng, như bán lẻ, nhà hàng, khách sạn, siêu thị, dịch vụ vận tải hoặc giải trí.
3.2 Ủy nhiệm lập hóa đơn
Nghị định 70/2025/NĐ‑CP mở rộng quy định về ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử, cho phép hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh ủy quyền cho bên thứ ba, như đơn vị cung cấp dịch vụ hoặc phần mềm, lập hóa đơn thay cho mình.
Điều này mang lại các lợi ích sau:
- Giảm bớt gánh nặng kỹ thuật cho các hộ kinh doanh nhỏ, không có hệ thống CNTT riêng;
- Đảm bảo hóa đơn được lập đúng quy định pháp luật, đầy đủ thông tin và mã số thuế;
- Tăng cường khả năng quản lý và lưu trữ hóa đơn điện tử, đồng thời thuận tiện cho việc truy xuất khi cơ quan thuế yêu cầu.
Việc ủy nhiệm phải được thỏa thuận rõ ràng bằng văn bản giữa bên ủy quyền và bên nhận ủy nhiệm, đồng thời đảm bảo hệ thống lập hóa đơn đáp ứng các tiêu chuẩn bảo mật và kỹ thuật của cơ quan thuế.
Các điểm mới quan trọng từ 01/06/2025 (Nghị định 70/2025/NĐ-CP)
3.3 Đối tượng áp dụng mới
Nghị định 70/2025/NĐ‑CP bổ sung và mở rộng đối tượng áp dụng hóa đơn điện tử, bao gồm nhà cung cấp nước ngoài không có cơ sở thường trú tại Việt Nam nhưng tham gia thương mại điện tử (TMĐT) hoặc nền tảng số tại Việt Nam có thể tự nguyện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử GTGT.
Quy định này nhằm khuyến khích các doanh nghiệp nước ngoài tuân thủ tiêu chuẩn hóa đơn điện tử, đảm bảo quản lý thuế minh bạch trong bối cảnh thương mại điện tử và toàn cầu hóa ngày càng phát triển. Đối tượng áp dụng mới giúp cơ quan thuế quản lý rộng hơn các giao dịch điện tử và đồng thời tạo thuận lợi cho doanh nghiệp trong việc lập, lưu trữ và xuất trình hóa đơn điện tử khi cần.
3.4 Xử lý chuyển tiếp
Hóa đơn điện tử lập trước 01/06/2025 theo các quy định trước đây (như Thông tư 78/2021/TT‑BTC và Nghị định 123/2020/NĐ‑CP) vẫn được lưu trữ và sử dụng đến hết thời hạn theo quy định cũ, doanh nghiệp không phải lập lại hay hủy bỏ. Hóa đơn từ máy tính tiền của các hộ/cá nhân kinh doanh thuộc đối tượng bắt buộc theo Nghị định 70/2025/NĐ‑CP phải thực hiện kết nối và truyền dữ liệu đến cơ quan thuế từ 01/06/2025 trở đi, nhằm đảm bảo tuân thủ quy định mới về minh bạch và quản lý thuế.
Quy định chuyển tiếp này giúp doanh nghiệp dễ dàng áp dụng các thay đổi mới mà không bị gián đoạn hoạt động, đồng thời bảo vệ quyền lợi và đảm bảo dữ liệu hóa đơn được lưu trữ hợp pháp.
4. Trách nhiệm của các bên trong lưu trữ hóa đơn điện tử
Việc lưu trữ hóa đơn điện tử không chỉ là nghĩa vụ của người bán mà còn liên quan trực tiếp đến người mua, đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử và cơ quan thuế. Mỗi bên đều có trách nhiệm riêng nhằm đảm bảo hóa đơn được lưu trữ đầy đủ, an toàn, đúng quy định pháp luật.
4.1 Người bán
Người bán là chủ thể chịu trách nhiệm chính trong việc lập, quản lý và lưu trữ hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC.
Trách nhiệm cụ thể bao gồm:
- Lập và lưu trữ hóa đơn điện tử đúng quy định: Người bán có trách nhiệm lập hóa đơn điện tử đầy đủ nội dung theo quy định và lưu trữ cả dữ liệu gốc (định dạng XML) và bản thể hiện hóa đơn trong suốt thời hạn lưu trữ bắt buộc.
- Chuyển dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế: Đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử từ máy tính tiền, người bán phải chuyển dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế theo thời gian thực hoặc theo kỳ quy định.
- Cung cấp hóa đơn khi có yêu cầu: Trong thời gian lưu trữ, người bán phải cung cấp hóa đơn điện tử hoặc dữ liệu liên quan khi cơ quan thuế, cơ quan có thẩm quyền hoặc đối tác yêu cầu để phục vụ thanh tra, kiểm tra, đối chiếu.
Việc không thực hiện đúng trách nhiệm lưu trữ có thể khiến người bán đối mặt với rủi ro bị xử phạt hành chính, bị loại chi phí, ấn định thuế hoặc gặp khó khăn khi giải trình với cơ quan thuế.
4.2 Người mua
Mặc dù không phải là bên lập hóa đơn, người mua vẫn có trách nhiệm quan trọng trong việc tiếp nhận, lưu trữ và sử dụng hóa đơn điện tử đúng quy định, đặc biệt khi hóa đơn được dùng để kê khai thuế và hạch toán chi phí.
Trách nhiệm cụ thể của người mua bao gồm:
- Nhận và lưu trữ hóa đơn điện tử: Người mua có trách nhiệm nhận hóa đơn điện tử qua email, cổng thông tin hoặc hệ thống phần mềm và lưu trữ hóa đơn để phục vụ kê khai thuế, hạch toán kế toán và đối chiếu giao dịch.
- Kiểm tra tính hợp pháp của hóa đơn: Trước khi sử dụng hóa đơn để khấu trừ thuế GTGT hoặc tính chi phí hợp lệ, người mua cần kiểm tra các yếu tố như mã số thuế, chữ ký số, mã của cơ quan thuế và nội dung hóa đơn.
Việc không lưu trữ hoặc sử dụng hóa đơn điện tử không hợp lệ có thể khiến người mua không được khấu trừ thuế, không được tính chi phí hợp lý và gặp rủi ro khi thanh tra, kiểm tra thuế.
Trách nhiệm của các bên trong lưu trữ hóa đơn điện tử
4.3 Nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử (DVHĐĐT)
Nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử là đơn vị trung gian đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ doanh nghiệp, hộ kinh doanh lập, lưu trữ và quản lý hóa đơn điện tử theo đúng quy định pháp luật.
Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, các đơn vị cung cấp DVHĐĐT có trách nhiệm:
- Đảm bảo hệ thống lưu trữ đạt tiêu chuẩn kỹ thuật theo quy định của cơ quan thuế, bao gồm an toàn thông tin, bảo mật dữ liệu và khả năng truy xuất.
- Hỗ trợ doanh nghiệp lưu trữ, tra cứu, sao lưu và khôi phục dữ liệu hóa đơn điện tử khi cần thiết.
- Đảm bảo an toàn dữ liệu khách hàng và cung cấp bản sao hóa đơn điện tử trong trường hợp người sử dụng gặp sự cố hoặc có yêu cầu hợp pháp.
4.4 Cơ quan thuế
Cơ quan thuế là đơn vị quản lý, giám sát và khai thác dữ liệu hóa đơn điện tử nhằm phục vụ công tác quản lý thuế, thanh tra, kiểm tra và đảm bảo việc tuân thủ pháp luật của người nộp thuế.
Trách nhiệm của cơ quan thuế bao gồm:
- Tiếp nhận, quản lý và lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử do người bán truyền đến theo quy định.
- Giám sát việc tuân thủ pháp luật về hóa đơn điện tử, phát hiện và xử lý các hành vi vi phạm liên quan đến việc lập, sử dụng và lưu trữ hóa đơn.
- Hỗ trợ người nộp thuế tra cứu, đối chiếu thông tin hóa đơn trong các trường hợp cần thiết, phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra và quản lý thuế.
5. Lợi ích của lưu trữ hóa đơn điện tử đúng quy định
Việc lưu trữ hóa đơn điện tử đúng quy định không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp, hộ kinh doanh và cả cơ quan quản lý.
5.1 Giảm rủi ro pháp lý và thuế
Việc lưu trữ hóa đơn điện tử đầy đủ, đúng thời hạn và đúng quy định giúp doanh nghiệp luôn chủ động khi cơ quan thuế thanh tra, kiểm tra hoặc quyết toán thuế. Nhờ có dữ liệu hóa đơn được lưu trữ hợp lệ, doanh nghiệp có thể giải trình nhanh chóng, rõ ràng nguồn gốc giao dịch. Qua đó tránh các rủi ro phổ biến như bị xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn, bị ấn định thuế hoặc bị loại chi phí do không xuất trình được hóa đơn hợp pháp.
5.2 Thuận tiện cho tra cứu, đối chiếu và quyết toán
Khi hóa đơn điện tử được lưu trữ đầy đủ, khoa học và có hệ thống, doanh nghiệp có thể tra cứu nhanh chóng theo nhiều tiêu chí như thời gian phát sinh, đối tác giao dịch, mã hóa đơn hoặc nội dung hàng hóa, dịch vụ. Điều này giúp kế toán dễ dàng đối chiếu công nợ, kiểm tra số liệu và lập báo cáo, đồng thời hỗ trợ quyết toán thuế chính xác, kịp thời khi cơ quan thuế yêu cầu. Nhờ đó, doanh nghiệp giảm thiểu sai sót, tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả quản lý tài chính.
Lợi ích của lưu trữ hóa đơn điện tử đúng quy định
5.3 Đảm bảo an toàn dữ liệu và tính toàn vẹn thông tin
Việc lưu trữ hóa đơn điện tử đúng quy định giúp bảo mật dữ liệu, đảm bảo tính toàn vẹn và nguyên trạng của thông tin hóa đơn trong suốt thời gian lưu trữ. Nhờ áp dụng các biện pháp như phân quyền truy cập, ghi nhận nhật ký hệ thống và sao lưu định kỳ, hóa đơn điện tử được ngăn chặn nguy cơ bị chỉnh sửa, thất lạc hoặc hư hỏng.
Điều này đặc biệt quan trọng trong các trường hợp mất thiết bị, xảy ra sự cố hệ thống hoặc thay đổi nhân sự kế toán, giúp doanh nghiệp luôn chủ động bảo vệ dữ liệu và đảm bảo khả năng truy xuất khi cần.
5.4 Tiết kiệm chi phí và tối ưu quản lý
So với hóa đơn giấy, việc lưu trữ hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp giảm đáng kể chi phí in ấn, vận chuyển, lưu kho và bảo quản hồ sơ. Dữ liệu kế toán được số hóa và quản lý tập trung không chỉ hạn chế thất lạc, sai sót mà còn tối ưu quy trình làm việc, rút ngắn thời gian xử lý chứng từ và nâng cao hiệu quả vận hành, đặc biệt với doanh nghiệp có quy mô lớn hoặc nhiều chi nhánh.
>> Xem thêm: Lợi ích khi hộ kinh doanh chuyển lên doanh nghiệp: Tối ưu thuế, rộng quy mô
6. Rủi ro và mức phạt khi vi phạm về hậu quả khi mất, hỏng hóa đơn
Trong trường hợp doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh làm mất, hỏng hoặc không thể cung cấp hóa đơn điện tử khi cơ quan thuế yêu cầu, hóa đơn đó có thể không được chấp nhận là chứng từ hợp lệ. Hệ quả là doanh nghiệp có nguy cơ bị loại chi phí khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp, không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào, đồng thời gia tăng nghĩa vụ thuế phải nộp, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả tài chính.
Ngoài các hậu quả về thuế, người nộp thuế còn có thể bị xử phạt vi phạm hành chính theo quy định tại Nghị định 125/2020/NĐ-CP. Mức xử phạt được áp dụng tùy theo tính chất, mức độ vi phạm và việc người nộp thuế có thực hiện đúng nghĩa vụ thông báo hay không.
Cụ thể, trường hợp đã kịp thời báo cáo việc mất, cháy, hỏng hóa đơn đúng thời hạn, người nộp thuế có thể bị cảnh cáo hoặc áp dụng mức phạt nhẹ. Đây là tình tiết giảm nhẹ nhằm khuyến khích sự chủ động, minh bạch trong quá trình quản lý hóa đơn.
Ngược lại, nếu hóa đơn bị mất, cháy, hỏng trong quá trình sử dụng hoặc lưu trữ mà không báo cáo kịp thời, doanh nghiệp có thể bị phạt tiền từ khoảng 3.000.000 đến 5.000.000 đồng, dù chưa gây hậu quả nghiêm trọng về thuế.
Đối với trường hợp hóa đơn đã được lập và đã kê khai thuế nhưng bị mất, cháy hoặc hư hỏng, khiến doanh nghiệp không thể cung cấp dữ liệu khi cơ quan thuế kiểm tra, mức xử phạt có thể tăng lên khoảng 4.000.000 đến 8.000.000 đồng, kèm theo yêu cầu giải trình hoặc áp dụng biện pháp xử lý bổ sung theo quy định.
Các mức xử phạt này nhằm nâng cao trách nhiệm của người nộp thuế trong việc quản lý và bảo quản dữ liệu hóa đơn điện tử, đồng thời nhấn mạnh tầm quan trọng của việc lưu trữ đúng quy định, sao lưu định kỳ và áp dụng các giải pháp kỹ thuật an toàn, tránh rủi ro làm gián đoạn hoạt động kế toán và quản lý thuế của doanh nghiệp.
Việc nắm rõ và tuân thủ quy định lưu trữ hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 không chỉ là yêu cầu bắt buộc về mặt pháp lý mà còn là giải pháp giúp doanh nghiệp, hộ kinh doanh giảm thiểu rủi ro thuế, bảo vệ quyền lợi tài chính và nâng cao hiệu quả quản lý kế toán. Trong bối cảnh chuyển đổi số đang diễn ra mạnh mẽ, đầu tư nghiêm túc cho hệ thống lưu trữ hóa đơn điện tử chính là nền tảng quan trọng để hoạt động kinh doanh vận hành minh bạch, bền vững và tuân thủ pháp luật.
