Trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ trong lĩnh vực thuế, nhiều doanh nghiệp và hộ kinh doanh đang áp dụng hình thức hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền để thuận tiện trong giao dịch và quản lý. Tuy nhiên, một câu hỏi được đặt ra là: Hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền có bắt buộc phải ký số hay không? Việc hiểu đúng quy định pháp lý liên quan không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng luật mà còn đảm bảo tính hợp lệ của hóa đơn trong các hoạt động kê khai, hạch toán và xác định nghĩa vụ thuế.
1. Hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền có cần ký số không?
Theo Điều 11 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn được tạo ra từ máy tính tiền có kết nối và chuyển dữ liệu trực tiếp đến cơ quan thuế cần đảm bảo một số nguyên tắc sau:
- Trên hóa đơn phải thể hiện rõ đây là loại hóa đơn được in từ máy tính tiền có kết nối với cơ quan thuế;
- Không bắt buộc phải có chữ ký số của người bán;
- Các khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ có sử dụng loại hóa đơn này (dù là bản in, bản sao, hay tra cứu thông tin trên Cổng thông tin của Tổng cục Thuế) vẫn được coi là hợp lệ khi tính chi phí để xác định nghĩa vụ thuế.
Tóm lại: Hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền kết nối với cơ quan thuế không bắt buộc phải có chữ ký số, nhưng vẫn có giá trị pháp lý và được chấp nhận trong kê khai thuế nếu tuân thủ đúng quy định.
Hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền có cần ký số không?
2. Đối tượng áp dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền
Theo các quy định hiện hành của pháp luật Việt Nam, đặc biệt là Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, Thông tư số 78/2021/TT-BTC và Nghị định số 70/2025/NĐ-CP (có hiệu lực từ ngày 01/6/2025), các đối tượng áp dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế bao gồm:
Doanh nghiệp, Hộ kinh doanh có hoạt động cung cấp hàng hóa, dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng theo mô hình kinh doanh như:
- Trung tâm thương mại
- Siêu thị
- Bán lẻ hàng tiêu dùng (trừ bán lẻ ô tô, mô tô, xe máy và xe có động cơ khác)
- Ăn uống, nhà hàng
- Khách sạn
- Dịch vụ vận tải hành khách, dịch vụ hỗ trợ trực tiếp cho vận tải đường bộ
- Dịch vụ vui chơi, giải trí, hoạt động chiếu phim
- Các dịch vụ phục vụ cá nhân khác theo hệ thống ngành kinh tế Việt Nam (như cắt tóc, massage, gội đầu...)
Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu hàng năm từ 01 tỷ đồng trở lên theo quy định tại Khoản 1 Điều 51 Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14.
Lưu ý rằng theo Nghị định số 70/2025/NĐ-CP, việc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền trở thành bắt buộc đối với các đối tượng thuộc diện nêu trên kể từ ngày 01/6/2025. Trước đó, các đối tượng này được lựa chọn sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền hoặc các hình thức hóa đơn điện tử khác (có mã hoặc không mã của cơ quan thuế).
Đối tượng áp dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền
3. Nội dung hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền
Theo quy định của pháp luật Việt Nam về hóa đơn điện tử, đặc biệt là Thông tư số 78/2021/TT-BTC và Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, cùng với những cập nhật tại Nghị định số 70/2025/NĐ-CP (có hiệu lực từ ngày 01/6/2025), hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế cần có các nội dung chính sau:
- Thông tin người bán: Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán.
- Thông tin người mua: Nếu người mua yêu cầu, hóa đơn cần có thông tin của người mua, bao gồm mã số định danh cá nhân hoặc mã số thuế hoặc số điện thoại theo quy định.
- Thông tin hàng hóa, dịch vụ: Tên hàng hóa, dịch vụ, đơn giá, số lượng và giá thanh toán.
- Thời điểm lập hóa đơn.
- Mã của cơ quan thuế hoặc dữ liệu điện tử để người mua có thể truy xuất, kê khai thông tin hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.
Đối với trường hợp tổ chức, doanh nghiệp nộp thuế theo phương pháp khấu trừ, hóa đơn còn cần ghi rõ các nội dung sau:
- Giá bán chưa thuế giá trị gia tăng (GTGT).
- Thuế suất thuế GTGT.
- Tiền thuế GTGT.
- Tổng tiền thanh toán có thuế GTGT.
Những quy định này nhằm đảm bảo tính minh bạch và phục vụ công tác quản lý thuế hiệu quả.
Nội dung hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền
Hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối và chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế không bắt buộc phải có chữ ký số, miễn là đáp ứng đầy đủ quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Đây là giải pháp hiện đại, phù hợp với các lĩnh vực kinh doanh bán lẻ, dịch vụ có giao dịch trực tiếp, giúp đơn giản hóa thủ tục, tiết kiệm thời gian mà vẫn đảm bảo tính pháp lý và minh bạch trong quản lý thuế. Do đó, các doanh nghiệp và hộ kinh doanh nên nắm rõ quy định để áp dụng đúng, tránh sai sót trong quá trình sử dụng hóa đơn.
