Cách chuyển đổi hoá đơn điện tử theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP

Nghị định 254/2026/NĐ-CP chính thức thay thế NĐ 123 và TT 78

Ngày 30/06/2026, Chính phủ chính thức ban hành Nghị định 254/2026/NĐ-CP (quy định chi tiết một số điều của Luật Quản lý thuế về hóa đơn, chứng từ điện tử). Sự kiện này đặt dấu chấm hết cho kỷ nguyên của Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC trước đây. Đứng trước bối cảnh pháp lý mới, việc cập nhật ngay các điều khoản là yêu cầu bắt buộc đối với mọi kế toán viên và chủ doanh nghiệp để tránh rủi ro bị xử phạt.

Dưới đây là những nội dung thay đổi cốt lõi được quy định rõ trong Nghị định 254/2026/NĐ-CP mà bạn cần nắm vững:

• Hiệu lực thi hành (Quy định tại Điều 44 - Điều khoản thi hành): Nghị định 254/2026/NĐ-CP chính thức có hiệu lực từ ngày 01/07/2026. Văn bản này thay thế hoàn toàn Nghị định 123/2020/NĐ-CP và bãi bỏ các văn bản hướng dẫn cũ, đòi hỏi doanh nghiệp phải áp dụng ngay lập tức quy trình quản lý hóa đơn mới.
• Đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử không có mã (Quy định tại Điều 9): Mở rộng và quy định chi tiết nhóm đối tượng được phép sử dụng hóa đơn không mã của cơ quan thuế (như các doanh nghiệp hoạt động thương mại điện tử, tài chính ngân hàng, sàn giao dịch các-bon...) với điều kiện phải đáp ứng nghiêm ngặt về hạ tầng công nghệ truyền nhận dữ liệu.
• Quy định về hóa đơn máy tính tiền (Quy định tại Điều 11): Làm rõ cơ chế áp dụng đối với các mô hình bán lẻ, F&B. Điểm đáng chú ý là nếu hộ kinh doanh/doanh nghiệp đã đăng ký sử dụng mẫu hóa đơn điện tử tiêu chuẩn (có mã/không mã) thì không bắt buộc đăng ký thêm hóa đơn máy tính tiền, nhưng nhà nước đặc biệt khuyến khích sử dụng để tối ưu tốc độ xuất bill trực tiếp tại quầy.
• Ngoại lệ không phải lập hóa đơn (Quy định tại Điều 7): Khác với luật cũ, Điều 7 của Nghị định 254 khoanh vùng cụ thể 08 nhóm giao dịch đặc thù không bắt buộc xuất hóa đơn điện tử (ví dụ: phí dịch vụ ngân hàng, đại lý xổ số, điều chuyển tài sản nội bộ...). Điều này giúp cắt giảm đáng kể thủ tục hành chính cho các tập đoàn lớn.
• Quy định chuyển đổi chứng từ (Kế thừa luật cũ): Dù có nhiều đổi mới, nhưng tinh thần về việc in chuyển đổi hóa đơn điện tử sang bản giấy vẫn được kế thừa chặt chẽ. Việc in ra bản cứng hoàn toàn chỉ để phục vụ lưu trữ, kiểm tra nội bộ, tuyệt đối không có giá trị lưu thông, thanh toán.

Nghị định 254/2026/NĐ-CP chính thức thay thế NĐ 123 và TT 78

Hướng dẫn in chuyển đổi hóa đơn điện tử sang bản giấy

Ngay cả khi toàn bộ hệ thống hóa đơn đã được số hóa theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP, việc giữ lại một bản cứng (bản in giấy) vẫn là một thói quen và đôi khi là yêu cầu bắt buộc trong quy trình quản lý nội bộ của nhiều doanh nghiệp. Các trường hợp thường gặp nhất bao gồm: kẹp chứng từ cùng phiếu thu/chi, đính kèm vào hợp đồng kinh tế để trình sếp ký duyệt, hoặc cung cấp cho khách hàng đối chiếu hàng hóa khi giao nhận.

Điều kiện chuyển đổi hóa đơn điện tử sang bản giấy hợp lệ

Không phải cứ in file PDF của hóa đơn ra là bản giấy đó tự động hợp lệ. Theo quy định pháp luật về kế toán và giao dịch điện tử, một hóa đơn in chuyển đổi chỉ được chấp nhận lưu trữ khi thỏa mãn đầy đủ các điều kiện khắt khe sau:

• Tính toàn vẹn dữ liệu: Bản giấy in ra phải phản ánh khớp đúng 100% mọi thông tin, số liệu, tên hàng hóa, mã số thuế so với file dữ liệu điện tử gốc định dạng XML đã được cấp mã (hoặc không mã) lưu trên hệ thống của Tổng cục Thuế.
• Đúng mục đích sử dụng: Việc in chuyển đổi chỉ được thực hiện khi có yêu cầu phát sinh nghiệp vụ kinh tế tài chính nội bộ, hoặc để phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra, điều tra của cơ quan Quản lý Thuế, cơ quan Kiểm toán, Công an kinh tế.
• Ký hiệu nhận biết rõ ràng: Trên bản giấy bắt buộc phải có dòng chữ hiển thị rõ thông báo: "Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử". Đồng thời, chứng từ này cần ghi rõ ngày, giờ thực hiện việc in chuyển đổi để cơ quan chức năng dễ dàng theo dõi, đối chiếu.

Điều kiện chuyển đổi hóa đơn điện tử sang bản giấy hợp lệ

Các bước thao tác in chuyển đổi hợp lệ trên phần mềm

Hiện nay, hầu hết các nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử (T-VAN) và các phần mềm quản lý bán hàng có kết nối hóa đơn điện tử đều tích hợp sẵn tính năng in chuyển đổi. Dưới đây là quy trình 4 bước chuẩn hóa mà kế toán có thể áp dụng trên mọi hệ thống:

• Bước 1: Đăng nhập hệ thống. Truy cập vào tài khoản quản trị của phần mềm hóa đơn điện tử hoặc phần mềm bán hàng mà cửa hàng/doanh nghiệp đang sử dụng.
• Bước 2: Tìm kiếm hóa đơn. Truy cập vào module "Danh sách hóa đơn bán ra". Bạn có thể sử dụng bộ lọc để tra cứu hóa đơn điện tử cần in theo Mã tra cứu, Số hóa đơn, Mã số thuế khách hàng hoặc lọc theo khoảng thời gian xuất hóa đơn.
• Bước 3: Thực hiện lệnh in. Click vào xem chi tiết tờ hóa đơn đó. Nhấn chọn chức năng "In chuyển đổi" (lưu ý: tính năng này khác với nút "In bản thể hiện"). Hệ thống sẽ tự động kết xuất định dạng có sẵn dòng chữ chứng nhận chuyển đổi. Sau đó, bạn chỉ việc chọn máy in và in ra giấy.
• Bước 4: Hoàn tất thủ tục pháp lý nội bộ. Người thực hiện lệnh in (thường là kế toán hoặc nhân viên thu ngân) cần ký, ghi rõ họ tên lên bản giấy. Tùy theo quy chế lưu trữ của từng công ty, bản in này có thể cần đóng thêm mộc tròn (dấu công ty) hoặc dấu treo để chính thức kẹp vào bộ hồ sơ thanh toán nội bộ.

Các bước thao tác in chuyển đổi hợp lệ trên phần mềm

Hóa đơn giấy chuyển đổi có giá trị pháp lý không?

Đây là câu hỏi gây tranh cãi nhiều nhất kể từ khi hóa đơn điện tử chính thức phủ sóng. Rất nhiều tài xế chở hàng, nhân viên thu mua vẫn giữ thói quen đòi người bán phải "in cho tờ hóa đơn đỏ" để làm chứng từ đi đường hoặc đem về công ty đòi thanh toán. Vậy bản giấy in chuyển đổi này có được pháp luật công nhận như tờ hóa đơn GTGT truyền thống trước đây?

Theo những quy định khắt khe và cập nhật mới nhất tại Nghị định 254/2026/NĐ-CP, câu trả lời ngắn gọn là: CÓ GIÁ TRỊ LƯU GIỮ NỘI BỘ, NHƯNG TUYỆT ĐỐI KHÔNG CÓ GIÁ TRỊ GIAO DỊCH, THANH TOÁN.

Cụ thể, bạn cần phân định rõ ràng ranh giới pháp lý của tờ hóa đơn giấy thông qua các điểm sau:

• Chỉ có giá trị ghi sổ, lưu trữ: Bản giấy in ra chỉ mang ý nghĩa là một tờ giấy thông báo nội dung. Nó giúp kế toán dễ dàng nhìn vào đó để nhập liệu phần mềm, kẹp vào hồ sơ thu/chi nội bộ để sếp đối chiếu trước khi ký duyệt thanh toán.
• Không có hiệu lực để giao dịch hay đi đường: Nếu xe chở hàng của bạn bị Quản lý thị trường hoặc Cảnh sát giao thông kiểm tra, tờ hóa đơn giấy chuyển đổi này KHÔNG CÓ TÁC DỤNG chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa. (Cơ quan chức năng sẽ trực tiếp tra cứu mã số hóa đơn điện tử trên hệ thống dữ liệu quốc gia của Tổng cục Thuế).
• File XML mới là "chân ái": Căn cứ pháp lý gốc, duy nhất và có quyền lực cao nhất để giải quyết mọi tranh chấp hợp đồng, hoàn thuế hay xử lý hóa đơn điện tử viết sai chính là file dữ liệu điện tử định dạng XML đã được Cơ quan thuế cấp mã (hoặc không mã hợp lệ). Do đó, doanh nghiệp tuyệt đối không được làm mất file điện tử gốc này.
• Ngoại lệ duy nhất - Hóa đơn máy tính tiền: Nếu chứng từ bạn cầm trên tay là bill thanh toán được in trực tiếp từ máy tính tiền (của siêu thị, quán ăn, nhà hàng...) có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế, thì tờ bill giấy đó lại chính là hóa đơn điện tử có mã hợp pháp. Nó hoàn toàn có giá trị chứng minh giao dịch và thậm chí dùng để quay số trúng thưởng "Hóa đơn may mắn".

Hóa đơn giấy chuyển đổi có giá trị pháp lý không?

Hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền cho F&B và bán lẻ

Khác biệt hoàn toàn với quy trình xuất hóa đơn truyền thống, đối với đặc thù ngành F&B (nhà hàng, quán cafe) và bán lẻ (siêu thị mini, tạp hóa), việc để khách hàng chờ đợi xuất hóa đơn thủ công là điều bất khả thi. Để giải quyết bài toán này, nhà nước đã đặc biệt khuyến khích áp dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền.

Khi đó, bill thanh toán in trực tiếp từ máy POS thu ngân chính là một hóa đơn hợp pháp có mã của cơ quan thuế (được cấp tự động). Khách hàng có thể dùng bill này làm chứng từ hợp lệ mà không cần qua các bước "in chuyển đổi" phức tạp. Để đáp ứng được điều này, cửa hàng cần trang bị một phần mềm quản lý bán hàng có khả năng tự động hóa nghiệp vụ, đơn cử như POS365:

• Tự động xuất hóa đơn khi thanh toán: Ngay khi thu ngân bấm hoàn tất đơn hàng, hệ thống POS365 tự động khởi tạo hóa đơn, truyền dữ liệu lên cơ quan thuế và nhận mã cấp về siêu tốc.
• In bill hợp lệ ngay tại quầy: Bill in ra cho khách hàng đã bao gồm đầy đủ mã của cơ quan thuế, giúp khách hàng sử dụng ngay để tham gia chương trình "Hóa đơn may mắn".
• Quản lý đồng bộ: Doanh thu bán hàng và dữ liệu hóa đơn được đồng bộ trên cùng một nền tảng, loại bỏ hoàn toàn việc kế toán phải nhập liệu tay hai lần, chống thất thoát và sai lệch số liệu.

🎁 Chấm dứt nỗi lo chứng từ thủ công - Nhận ngay Phần mềm quản lý POS365 miễn phí cùng giải pháp Thuế số 0 ĐỒNG! Thay vì mệt mỏi xuất hóa đơn và in ấn lưu trữ, hãy để POS365 tự động hóa toàn bộ quy trình cho bạn. Tặng ngay gói sử dụng MIỄN PHÍ phần mềm quản lý bán hàng tích hợp HĐĐT từ máy tính tiền. Dữ liệu đồng bộ siêu tốc, chống thất thoát và hợp chuẩn 100% Nghị định 254 mới nhất!

👉 Bắt đầu hành trình số hóa và bứt phá doanh thu cho cửa hàng của bạn ngay hôm nay! Chỉ cần click "Gọi lại cho tôi" hoặc nhắn Zalo ở góc trái, chuyên gia POS365 sẽ đồng hành và hỗ trợ bạn 24/7.

POS365 miễn phí phần mềm quản lý cùng Thuế số 0 đồng đến hết 2028

Sự ra đời của Nghị định 254/2026/NĐ-CP đã thay đổi hoàn toàn hệ thống pháp lý, buộc các doanh nghiệp phải cập nhật ngay để tránh vi phạm. Nắm vững bản chất của việc in chuyển đổi hóa đơn ra giấy giúp bạn thực hiện lưu trữ đúng luật mà không lầm tưởng về tính pháp lý giao dịch của nó. Đồng thời, việc ứng dụng hệ thống hóa đơn điện tử máy tính tiền kết nối với nền tảng quản lý bán hàng POS365 chính là giải pháp tối ưu nhất, giúp bạn vượt qua mọi rào cản hành chính và kế toán một cách nhẹ nhàng nhất.