Cách tra cứu hoá đơn điện tử mới nhất 2026 theo Thông tư 78

Cách tra cứu hóa đơn điện tử trên cổng Tổng cục Thuế

Tra cứu trực tiếp trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế là phương pháp chính thống, an toàn và có độ chính xác cao nhất hiện nay. Cách này cực kỳ hữu ích cho người mua hàng, nhân viên hành chính, kế toán hoặc các doanh nghiệp chưa đăng ký tài khoản trên hệ thống của cơ quan Thuế nhưng vẫn muốn xác minh nhanh tính hợp pháp của tờ hóa đơn (bản giấy, bản PDF hoặc bản thể hiện) mà đối tác gửi đến.

Các bước thực hiện tra cứu trực tuyến

Để bắt đầu tra cứu, bạn cần chuẩn bị sẵn bản thể hiện của hóa đơn (hoặc ảnh chụp rõ nét) và thực hiện tuần tự theo các thao tác "cầm tay chỉ việc" dưới đây:

• Bước 1: Truy cập cổng thông tin chính thức: Mở trình duyệt web và truy cập trực tiếp vào cổng thông tin chính thức của Tổng cục Thuế dành riêng cho hóa đơn điện tử tại địa chỉ: https://hoadondientu.gdt.gov.vn/.
• Bước 2: Điền thông tin tra cứu: Tại giao diện trang chủ, bạn nhìn sang khối "Tra cứu hóa đơn điện tử" ở bên phải màn hình và tiến hành điền đầy đủ, chính xác các trường thông tin có dấu sao (*) bắt buộc sau:
  • Mã số thuế người bán: Nhập chính xác dải mã số thuế của đơn vị đã xuất tờ hóa đơn đó cho bạn. (Lưu ý: Không nhập mã số thuế của bên mua).
  • Loại hóa đơn: Nhấp vào mũi tên trỏ xuống và chọn loại tương ứng ghi trên góc tờ hóa đơn (Ví dụ: Chọn "1 - Hóa đơn giá trị gia tăng" hoặc "2 - Hóa đơn bán hàng").
  • Ký hiệu hóa đơn:Đây là phần dễ nhập sai nhất! Theo quy định mới của Thông tư 78, ký hiệu hóa đơn bao gồm cả chữ và số (ví dụ: 1C26TAA). Tuy nhiên, khi nhập vào ô này, bạn bỏ đi ký tự số đầu tiên (ký tự số 1 chỉ loại hóa đơn) và chỉ nhập chuỗi ký tự phía sau. Ví dụ: Ký hiệu trên hóa đơn ghi 1C26TAA thì bạn chỉ nhập C26TAA. Để nhận biết rõ các thành phần, bạn cần nắm vững quy định về cấu trúc ký hiệu hóa đơn điện tử.
  • Số hóa đơn: Nhập dãy số hóa đơn hiển thị trên chứng từ. Bạn có thể nhập 1 chữ số (ví dụ: 1) hoặc nhập đầy đủ 8 chữ số (ví dụ: 00000001) hệ thống đều hiểu.
  • Tổng tiền thanh toán: Nhập chính xác số tiền cuối cùng (đã bao gồm thuế GTGT). Lưu ý: Chỉ gõ số liền nhau, không dùng dấu phẩy (,) hay dấu chấm (.) để phân cách hàng nghìn.
  • Mã Captcha: Điền chuỗi ký tự xác thực hiển thị ở ô bên trái vào ô trống bên phải. Chú ý nhập đúng chữ hoa, chữ thường.
• Bước 3: Hoàn tất tra cứu: Sau khi rà soát lại toàn bộ thông tin đã điền, bạn nhấn nút "Tìm kiếm" và đợi vài giây để hệ thống đối soát dữ liệu.

Cách tra cứu hóa đơn điện tử trên cổng Tổng cục Thuế

Phân tích và đọc kết quả trả về

Sau khi nhấn tìm kiếm, màn hình sẽ trả về một bảng thông báo. Dựa vào nội dung thông báo này, bạn sẽ xác định được trạng thái của tờ hóa đơn:

• Trường hợp 1: "Tồn tại hóa đơn có thông tin trùng khớp với thông tin tổ chức, cá nhân tìm kiếm" - Đây là hóa đơn hợp lệ, hợp pháp và đã được ghi nhận trên cơ sở dữ liệu của cơ quan Thuế. Kế toán có thể hoàn toàn yên tâm dùng hóa đơn này để kê khai, hạch toán và khấu trừ thuế. Đối với hóa đơn có mã, hệ thống có thể sẽ ghi chú thêm dòng chữ "Đã cấp mã hóa đơn".
• Trường hợp 2: "Không tồn tại hóa đơn có thông tin trùng khớp với các thông tin tổ chức, cá nhân tìm kiếm" - Thông báo này có nghĩa là tờ hóa đơn bạn đang tra cứu chưa có trên hệ thống của Tổng cục Thuế. Lúc này, bạn đừng vội kết luận hóa đơn là giảmà hãy làm theo các bước sau:
  • Rà soát lại dữ liệu đã nhập: Kiểm tra xem mình có nhập sai Ký hiệu hóa đơn (quên bỏ số 1 ở đầu) hay nhập sai Mã số thuế người bán, gõ nhầm mã Captcha hay không.
  • Độ trễ của hệ thống: Nếu hóa đơn vừa mới được xuất xong vài phút trước, có thể dữ liệu chưa kịp đồng bộ lên cổng của Tổng cục Thuế. Hãy kiên nhẫn chờ đợi thêm từ 15 - 30 phút và tra cứu lại.
  • Liên hệ bên bán: Nếu bạn đã làm đúng mọi bước và chờ đợi một thời gian dài nhưng vẫn báo "không tồn tại", thì tờ hóa đơn này đang gặp vấn đề (bên bán sử dụng hóa đơn bất hợp pháp, quên đẩy dữ liệu lên cơ quan thuế hoặc hóa đơn đã bị hủy). Việc bạn cần làm ngay là liên hệ với bên bán để yêu cầu kiểm tra và xử lý gấp nhằm tránh rủi ro về thuế sau này.

Tra cứu danh sách hóa đơn mua vào bán ra trên hệ thống Thuế

Nếu như cách tra cứu trực tuyến ở trên chỉ cho phép bạn kiểm tra từng tờ hóa đơn lẻ, thì phương pháp đăng nhập tài khoản này sẽ giúp bạn quản lý toàn diện. Đây là nghiệp vụ bắt buộc dành cho các doanh nghiệp, tổ chức hoặc hộ kinh doanh đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 và được cơ quan Thuế cấp tài khoản. Bằng cách này, kế toán có thể dễ dàng rà soát, đối chiếu toàn bộ lịch sử xuất (bán ra) và nhận (mua vào) chứng từ vào mỗi dịp cuối tháng, cuối quý để phục vụ cho việc lập báo cáo thuế một cách chính xác nhất.

Các bước tra cứu chi tiết

Để xem danh sách hóa đơn mua vào và bán ra của doanh nghiệp, bạn thực hiện theo các bước sau:

• Bước 1: Truy cập và Đăng nhập: Vào trang chủ cổng thông tin của Tổng cục Thuế tại https://hoadondientu.gdt.gov.vn/. Ở góc trên cùng bên phải màn hình, nhấn vào nút "Đăng nhập".
  • Tên đăng nhập: Chính là Mã số thuế của doanh nghiệp/hộ kinh doanh.
  • Mật khẩu: Sử dụng mật khẩu đã được cơ quan Thuế gửi về địa chỉ email đăng ký (khi doanh nghiệp nộp tờ khai 01/ĐKTĐ-HĐĐT thành công). Lưu ý: Nếu là lần đăng nhập đầu tiên, hệ thống sẽ yêu cầu bạn đổi mật khẩu mới để bảo mật.
• Bước 2: Truy cập chức năng Tra cứu: Sau khi đăng nhập thành công vào trang quản trị, trên thanh Menu chính, bạn trỏ chuột vào mục Tra cứu -> Chọn Tra cứu hóa đơn -> Sau đó, nhấp vào tab Tra cứu HĐĐT mua vào/bán ra (tùy thuộc vào việc bạn muốn kiểm tra hóa đơn đầu vào hay đầu ra).
• Bước 3: Lọc kết quả tìm kiếm: Để tìm kiếm nhanh chóng, bạn cần thiết lập các tiêu chí lọc:
  • Khoảng thời gian: Chọn Từ ngày... Đến ngày... (Khoảng thời gian này tối đa không quá 31 ngày).
  • Mã số thuế người bán/người mua (Tùy chọn): Nhập MST của một đối tác cụ thể nếu bạn chỉ muốn xem hóa đơn giao dịch với đối tác đó.
  • Kết quả đối chiếu: Có thể chọn lọc ra các hóa đơn "Hợp lệ", "Đã hủy", hoặc "Bị thay thế".
• Sau khi thiết lập xong, nhấn nút "Tìm kiếm".
• Bước 4: Xem và xử lý danh sách hóa đơn: Hệ thống sẽ liệt kê toàn bộ danh sách chứng từ thỏa mãn điều kiện lọc với các thông tin tổng quan như: Ngày lập, Loại hóa đơn, Ký hiệu, Số hóa đơn, Mã số thuế, Tên người bán/mua, Trạng thái hóa đơn, Tiền chưa thuế và Tiền thuế. Tại cột thao tác hoặc bằng cách click đúp vào một dòng hóa đơn bất kỳ, bạn có thể thực hiện các chức năng nâng cao:
  • Xem chi tiết: Hiển thị bản thể hiện của hóa đơn điện tử ngay trên trình duyệt.
  • Tải về (Xuất XML/PDF): Nhấn nút tải về để lưu trữ file XML gốc (file có giá trị pháp lý) hoặc file PDF về máy tính nội bộ.
  • In hóa đơn: Kết nối với máy in để in hóa đơn điện tử ra bản giấy (đây chính là hình thức chuyển đổi hóa đơn điện tử), phục vụ cho việc kẹp vào bộ chứng từ kế toán giấy của công ty.
  • Xuất Excel: Bạn có thể xuất toàn bộ danh sách kết quả tìm kiếm ra file Excel để thuận tiện cho việc tính toán, làm bảng kê khai thuế đầu vào/đầu ra trên phần mềm HTKK.

Tra cứu danh sách hóa đơn mua vào bán ra trên hệ thống Thuế

Một số lưu ý cho kế toán

Kế toán viên nên tạo thói quen định kỳ hàng tuần hoặc hàng tháng đăng nhập vào hệ thống này để tra cứu danh sách HĐĐT mua vào. Việc này giúp doanh nghiệp phát hiện sớm các hóa đơn mà đối tác đã xuất cho mình nhưng bị sai sót thông tin (sai tên công ty, sai địa chỉ, sai MST) hoặc hóa đơn bị đối tác tự ý hủy mà không thông báo. Từ đó, kế toán có thể yêu cầu bên bán xuất hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế kịp thời trước kỳ báo cáo thuế, tránh thất thoát khoản thuế GTGT được khấu trừ.

Hướng dẫn tra cứu hóa đơn điện tử trên phần mềm MISA MeInvoice

MISA MeInvoice hiện là một trong những giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử được sử dụng phổ biến nhất tại Việt Nam. Nếu bạn nhận được một tờ hóa đơn từ đối tác sử dụng hệ thống của MISA, bạn có thể kiểm tra chéo tính hợp lệ của hóa đơn đó ngay trên trang tra cứu chuyên biệt của nhà cung cấp này bằng một trong hai cách cực kỳ đơn giản dưới đây.

Cách 1: Tra cứu bằng cách tải lên file XML gốc (Đề xuất)

File XML là định dạng gốc chứa dữ liệu chuẩn của hóa đơn điện tử và có giá trị pháp lý cao nhất. Việc kiểm tra bằng file XML sẽ giúp bạn phát hiện ngay lập tức nếu hóa đơn bị chỉnh sửa hay làm giả.

• Bước 1: Trước tiên, bạn cần tải file hóa đơn có đuôi .xml mà bên bán đã gửi (qua email, Zalo) về lưu trên máy tính của mình.
• Bước 2: Mở trình duyệt web và truy cập vào đường dẫn: https://www.meinvoice.vn/tra-cuu/kiem-tra/
• Bước 3: Tại giao diện kiểm tra, bạn click vào khu vực "Chọn file hóa đơn (định dạng .xml) để kiểm tra" (hoặc kéo thả file trực tiếp vào ô trống đó).
• Bước 4:Hệ thống MISA sẽ tự động đọc dữ liệu từ file XML, quét chữ ký số và hiển thị toàn bộ thông tin chi tiết lên màn hình trong vài giây.
  • Nếu hóa đơn hợp lệ: Các tiêu chí như Chữ ký số người bán, Trạng thái hóa đơn sẽ hiển thị dấu tích xanh.
  • Nếu hóa đơn bị làm giả/chỉnh sửa: Phần mềm sẽ bôi đỏ cảnh báo dữ liệu sai lệch. Lúc này, tờ hóa đơn đó không có giá trị pháp lý.

Cách 2: Tra cứu bằng Mã số tra cứu (Bản thể hiện)

Nếu bạn chỉ nhận được bản thể hiện bằng file PDF hoặc hóa đơn giấy in ra, bạn vẫn có thể tra cứu thông qua đoạn Mã tra cứu được hệ thống MISA tự động sinh ra dưới đáy mỗi tờ hóa đơn.

• Bước 1: Truy cập vào cổng tra cứu tổng: https://www.meinvoice.vn/tra-cuu/
• Bước 2: Tại tab "Theo mã tra cứu", bạn tiến hành nhập chính xác đoạn Mã tra cứu (bao gồm cả chữ và số, phân biệt chữ hoa/chữ thường) được in ở góc dưới cùng của hóa đơn.
• Bước 3: Nhập thông tin phụ trợ (nếu hệ thống yêu cầu) như Mã số thuế của công ty bạn, sau đó điền mã Captcha xác thực.
• Bước 4: Nhấn "Tra cứu". Hệ thống sẽ trả về bản hiển thị dưới định dạng mẫu hóa đơn điện tử gốc. Tại đây, kế toán có thể trực tiếp chọn tải bản thể hiện PDF về máy, tải file XML hoặc yêu cầu hệ thống gửi kết quả thẳng vào email cá nhân để tiện lưu trữ.

Tra cứu hóa đơn điện tử trên phần mềm MISA MeInvoice

Tra cứu hóa đơn điện tử trên hệ thống EFY-iHOADON

EFY-iHOADON cũng là một nhà cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử được ứng dụng rộng rãi tại nhiều doanh nghiệp. Đặc trưng của các chứng từ phát hành từ hệ thống này là người mua sẽ luôn thấy một "Mã tra cứu" gồm các ký tự chữ và số được in nổi bật ở góc dưới cùng của tờ hóa đơn. Để truy xuất và kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn EFY, bạn có thể thực hiện theo 2 phương pháp sau:

Phương pháp 1: Tra cứu nhanh bằng Số hóa đơn và Mã tra cứu

Cách này rất tiện lợi khi bạn chỉ cầm trên tay bản giấy hoặc bản PDF (bản thể hiện) của hóa đơn.

• Bước 1: Mở trình duyệt và truy cập vào cổng tra cứu chính thức của EFY tại địa chỉ: http://tracuu.ihoadon.vn/
• Bước 2: Tại màn hình chính, bạn tích chọn vào ô "Theo số hóa đơn và mã tra cứu".
• Bước 3:Tiến hành nhập chính xác các thông tin:
  • Số hóa đơn: Dãy số hóa đơn được ghi ở phần thông tin chung.
  • Mã tra cứu: Nhập chính xác đoạn mã tra cứu ở cuối tờ hóa đơn (chú ý phân biệt chữ hoa, chữ thường và không chứa khoảng trắng).
• Bước 4: Bấm nút "Tra cứu".

Phương pháp 2: Tra cứu chính xác bằng file XML (Từ file gốc)

Nếu bạn muốn kiểm tra tính toàn vẹn của dữ liệu và chữ ký số, phương pháp tải file XML gốc luôn được khuyến khích.

• Bước 1: Vẫn tại trang http://tracuu.ihoadon.vn/, bạn chuyển sang tích chọn vào ô "Từ file".
• Bước 2: Nhấn nút "Chọn file" và tải lên tệp tin hóa đơn gốc có đuôi .xml mà đối tác gửi cho bạn.
• Bước 3: Bấm "Tra cứu" để hệ thống tiến hành giải mã dữ liệu.

Tra cứu hóa đơn điện tử trên hệ thống EFY-iHOADON

Đọc kết quả trên hệ thống EFY

Dù bạn sử dụng phương pháp nào, hệ thống cũng sẽ đối soát và trả về một trong hai kết quả:

• Trường hợp Hợp lệ: Màn hình sẽ trả về đầy đủ các thông tin chi tiết bao gồm: Mẫu số, Ký hiệu hóa đơn, Ngày xuất, Tên người bán/người mua, Trạng thái chứng thư số (hợp lệ). Ngay bên dưới, hệ thống cung cấp sẵn các nút bấm để đơn vị mua hàng có thể tải hóa đơn về lưu trữ dưới nhiều định dạng (XML, PDF hoặc file CER).
• Trường hợp Không hợp lệ: Nếu kết quả trả về là không tồn tại thông tin hóa đơn hoặc hệ thống báo lỗi chữ ký số, điều này đồng nghĩa với việc hóa đơn bị sai lệch, bị làm giả hoặc người bán đã tự ý hủy hóa đơn trên hệ thống. Kế toán cần dừng ngay việc hạch toán tờ hóa đơn này, chụp lại màn hình cảnh báo và liên hệ trực tiếp với bên bán để đối chất.

Các cách tra cứu hóa đơn trên hệ thống phổ biến khác (My-Invoice, Fast e-Invoice)

Thị trường hiện nay có rất nhiều đơn vị cung cấp giải pháp HĐĐT được cơ quan Thuế cấp phép. Về cơ bản, thao tác kiểm tra trên các hệ thống này đều có nét tương đồng:

• Hệ thống My-Invoice: Khách hàng truy cập https://tracuu.hoadondientuvn.info/, điền các trường mã số thuế người bán, mã tra cứu, số hóa đơn để truy xuất bản thể hiện gốc.
• Hệ thống Fast e-Invoice: Người dùng vào https://einvoice.fast.com.vn, chọn thẻ "Tra cứu", nhập mã số hóa đơn để xem trực tiếp hoặc tải ngay file XML gốc.

Tra cứu và xác thực hóa đơn là nghiệp vụ "nằm lòng" để bảo vệ quyền lợi của doanh nghiệp và hộ kinh doanh. Dù thao tác trên hệ thống nào, bạn cũng cần chú ý nhập thật chuẩn xác phần Ký hiệu hóa đơn (đã thay đổi theo cấu trúc Thông tư 78) và đảm bảo lưu trữ chứng từ gốc (file XML) an toàn trong 10 năm theo đúng quy định của pháp luật. Bên cạnh việc ứng dụng giải pháp quản lý bán hàng để đồng bộ dữ liệu, việc nắm rõ cách viết hoá đơn điện tử chuẩn nhất 2026 cũng như thao tác tra cứu chéo sẽ giúp bộ máy kế toán hoạt động minh bạch, nhẹ gánh lo âu mỗi kỳ quyết toán.