Hướng dẫn cách ship COD GHTK chi tiết và tiết kiệm mới nhất

Tổng quan dịch vụ ship COD GHTK và chính sách cước phí

Hiểu rõ cơ chế tính phí và các quy định phụ thu của đơn vị giao vận khi ship COD toàn quốc là bước đầu tiên giúp chủ cửa hàng định giá bán sản phẩm chính xác, tránh tình trạng doanh thu cao nhưng lợi nhuận thực tế bị thâm hụt do cước vận chuyển phát sinh ngoài dự kiến.

Chính sách miễn phí thu hộ tiền COD của GHTK

Dịch vụ giao hàng thu tiền hộ của GHTK được đông đảo người bán hàng đánh giá cao nhờ chính sách hỗ trợ chi phí cạnh tranh so với mặt bằng chung của thị trường logistics hiện nay:

• Miễn phí 100% phí thu hộ COD: GHTK áp dụng chính sách miễn hoàn toàn phí thu hộ cho mọi tuyến giao nhận từ nội tỉnh, nội vùng cho đến liên tỉnh. Người gửi yêu cầu thu hộ bao nhiêu tiền từ người mua thì hệ thống sẽ giải ngân đúng số tiền đó sau khi đã trừ cước vận chuyển.
• Không phụ thu theo giá trị thu hộ: Khác với mô hình bưu chính truyền thống thường tính phí thu hộ theo tỷ lệ phần trăm (từ 0.8% đến 1.5% giá trị tiền thu), GHTK không áp dụng mức sàn thu hộ tối thiểu, giúp người bán tiết kiệm một khoản chi phí đáng kể trên mỗi đơn hàng giá trị cao.
• Đối chiếu cước phí minh bạch: Bạn có thể tham khảo thêm bài viết phân tích và so sánh phí ship COD của các đơn vị vận chuyển để nắm rõ mặt bằng chi phí giữa các hãng giao nhận phổ biến trước khi lựa chọn đối tác vận chuyển chính thức.

Biểu phí giao hàng và quy định bảo hiểm hàng hóa

Cước phí vận chuyển của GHTK được xây dựng linh hoạt dựa trên khoảng cách địa lý, thời gian giao nhận và đặc thù kích thước của từng gói hàng. Dưới đây là các nhóm dịch vụ chính mà chủ cửa hàng cần phân biệt:

• Gói Giao chuẩn (Standard Delivery): Tuyến nội tỉnh thời gian giao hàng từ 6 đến 24 giờ; tuyến liên tỉnh giữa các thành phố lớn từ 24 đến 48 giờ; tuyến huyện xã vùng xa từ 2 đến 4 ngày làm việc.
• Gói Giao nhanh nội thành (Fast 2h): Áp dụng tại khu vực nội thành Hà Nội và Thành phố Hồ Chí Minh, bưu tá tiếp nhận và phát hàng trong vòng 2 giờ cho các đơn hàng hỏa tốc.
• Dịch vụ vận chuyển hàng nặng BBS (Big & Bulky Service): Dành riêng cho các kiện hàng cồng kềnh, tải trọng lớn từ 20kg trở lên với biểu phí ưu đãi theo bậc thang khối lượng.

Bên cạnh tiền cước cơ bản, chủ shop cần đặc biệt lưu ý đến phí khai giá bảo hiểm hàng hóa để bảo vệ tài sản của mình:

• Đơn hàng có giá trị dưới 1.000.000 đồng: GHTK áp dụng bảo hiểm hàng hóa miễn phí. Khi xảy ra sự cố mất mát hoặc hư hỏng do lỗi vận chuyển, mức bồi thường tối đa căn cứ theo giá trị sản phẩm được xác minh.
• Đơn hàng có giá trị từ 1.000.000 đồng trở lên: Hệ thống tự động tính phí bảo hiểm khai giá ở mức 0.5% phần giá trị vượt (tối đa theo hạn mức trần của từng thời kỳ).
• Lưu ý phân biệt ô nhập liệu: Nhiều người bán mới thường nhầm lẫn giữa ô "Tiền thu hộ COD" và ô "Giá trị hàng hóa". Nếu đơn hàng khách đã chuyển khoản trước 100% tiền hàng và tiền COD bằng 0, bạn vẫn bắt buộc phải điền đúng giá trị thực tế của gói hàng vào mục giá trị sản phẩm để làm căn cứ bồi thường nếu xảy ra rủi ro thất lạc.

Quy trình 5 bước gửi hàng ship COD qua GHTK chi tiết

Để đảm bảo hàng hóa được vận chuyển thông suốt, hạn chế sai lệch thông tin dẫn đến chậm trễ hoặc thất thoát dòng tiền, người bán nên tuân thủ đầy đủ hướng dẫn cách ship COD hiệu quả thông qua 5 bước thực hiện dưới đây.

Bước 1: Đăng ký tài khoản cửa hàng trên ứng dụng GHTK

Việc khởi tạo tài khoản bán hàng có thể thực hiện nhanh chóng trên điện thoại thông minh hoặc máy tính thông qua các thao tác sau:

• Tải ứng dụng: Tìm kiếm từ khóa GHTK trên kho ứng dụng App Store (iOS) hoặc Google Play (Android), hoặc truy cập trực tiếp website chính thức ghtk.vn.
• Điền thông tin định danh: Đăng ký tài khoản bằng số điện thoại dùng để quản lý bán hàng. Nhập chính xác tên shop, địa chỉ email để nhận biên bản đối soát và địa chỉ kho lấy hàng mặc định.
• Cập nhật tài khoản ngân hàng thụ hưởng: Đây là bước then chốt bắt buộc phải làm ngay sau khi đăng ký. Bạn vào mục Thông tin tài khoản, điền đúng số tài khoản ngân hàng, tên chủ tài khoản và chi nhánh ngân hàng. Hệ thống GHTK chỉ chuyển tiền COD đối soát vào tài khoản ngân hàng trùng khớp với thông tin đã xác thực.

Bước 2: Đóng gói hàng hóa theo quy chuẩn kích thước

Quy chuẩn đóng gói không chỉ giúp bảo vệ sản phẩm nguyên vẹn trong suốt hành trình luân chuyển mà còn quyết định trực tiếp đến mức cước phí mà bạn phải chi trả:

• Kỹ thuật bọc lót sản phẩm: Với mặt hàng dễ vỡ (mỹ phẩm chai thủy tinh, đồ gốm sứ, đồ điện tử), quấn màng xốp bong bóng khí từ 2 đến 3 lớp xung quanh sản phẩm. Đặt hàng vào thùng carton có kích thước vừa vặn, chèn kín các khe hở bằng xốp chèn hoặc giấy vụn để sản phẩm không bị xê dịch khi rung lắc. Dán băng dính niêm phong theo hình chữ H ở cả mặt trên và mặt dưới đáy thùng.
• Quy tắc dán nhãn vận đơn: In phiếu gửi hàng hoặc viết tay rõ ràng mã vận đơn GHTK, tên người nhận, số điện thoại và địa chỉ nhận hàng dán lên bề mặt phẳng lớn nhất của kiện hàng.
• Công thức tính khối lượng quy đổi thể tích: Mọi đơn vị vận chuyển, bao gồm cả GHTK, đều áp dụng công thức quy đổi từ kích thước sang khối lượng để tính cước đối với các kiện hàng nhẹ nhưng cồng kềnh.

Ví dụ thực tế: Bạn gửi một chiếc áo khoác phao nặng 0.5kg nhưng đóng trong thùng carton có kích thước 40cm x 30cm x 20cm. Khối lượng thể tích quy đổi sẽ là: (40 x 30 x 20) / 6000 = 4kg. Do 4kg lớn hơn 0.5kg, cước phí của bạn sẽ bị tính theo mức 4kg. Vì vậy, việc gập gọn quần áo, hút chân không và chọn hộp carton vừa vặn sẽ giúp bạn tiết kiệm đến 50% chi phí ship.

Đóng gói hàng ship COD vừa kích thước

Bước 3: Tạo đơn hàng và kích hoạt tính năng thu hộ COD

Sau khi đóng gói hoàn thiện, bạn mở ứng dụng GHTK để tiến hành nhập thông tin đơn hàng theo các bước cụ thể sau:

• Nhập địa chỉ nhận hàng: Bấm vào nút Tạo đơn trên màn hình chính. Điền số điện thoại người nhận, họ tên, địa chỉ chi tiết (số nhà, ngõ ngách, tên đường, phường/xã, quận/huyện, tỉnh/thành phố). Càng chi tiết địa chỉ thì bưu tá càng dễ dàng giao hàng nhanh chóng.
• Điền thông tin hàng hóa: Nhập tên loại mặt hàng, số lượng và tổng khối lượng sau khi đóng gói.
• Kích hoạt tính năng ship COD: Tại mục Tiền thu hộ COD, nhập chính xác số tiền bạn cần nhờ shipper thu từ khách hàng. Nếu tiền hàng đã được thanh toán trước, hãy để số 0.
• Chọn người chịu phí vận chuyển: Tích chọn Người gửi trả cước (trừ vào tiền đối soát của shop) hoặc Người nhận trả cước (shipper sẽ thu tiền cước cộng kèm tiền hàng từ khách).
• Thiết lập điều kiện xem hàng: Chọn một trong hai tùy chọn: Cho khách xem hàng không thử hoặc Không cho xem hàng tùy theo chính sách kinh doanh của cửa hàng bạn.

Kiểm tra thông tin khi tạo đơn COD

Bước 4: Lựa chọn hình thức lấy hàng tận nơi hoặc gửi bưu cục

GHTK cung cấp hai phương thức linh hoạt để bàn giao kiện hàng cho bộ phận giao vận, tùy theo khối lượng công việc thực tế của cửa hàng:

• Phương thức 1: Shipper đến lấy hàng tận nơi: Sau khi tạo đơn thành công trên app, thông tin sẽ được điều phối tới bưu tá phụ trách khu vực của bạn. Bạn chọn khung giờ hẹn lấy hàng (buổi sáng hoặc buổi chiều). Shipper sẽ liên hệ và đến tận địa chỉ kho hàng để nhận kiện. Hình thức này rất tiện lợi cho các chủ shop bận rộn hoặc có số lượng gói hàng lớn mỗi ngày.
• Phương thức 2: Tự mang hàng ra bưu cục gửi: Bạn dán sẵn mã vận đơn lên gói hàng và mang trực tiếp ra điểm giao dịch GHTK gần nhất. Nhân viên bưu cục quét mã vạch tiếp nhận đơn ngay lập tức. Cách làm này giúp kiện hàng vào thẳng luồng phân loại trung chuyển trong ngày, tiết kiệm từ 2 đến 4 tiếng so với việc chờ shipper qua lấy tại nhà.

Bước 5: Theo dõi hành trình đơn hàng và nhận thông báo giao

Toàn bộ tiến trình luân chuyển hàng hóa được cập nhật theo thời gian thực trên hệ thống quản trị của GHTK thông qua chuỗi trạng thái tiêu chuẩn:

• Tiếp nhận đơn hàng: Đơn hàng đã được ghi nhận trên hệ thống và đang chờ điều phối bưu tá.
• Đang lấy hàng / Đã lấy hàng: Bưu tá đang di chuyển đến lấy hoặc đã quét mã nhận hàng thành công từ người gửi.
• Nhập kho trung chuyển: Kiện hàng đã về đến trung tâm chia chọn để phân luồng tuyến giao tiếp theo.
• Đang giao hàng: Bưu tá đang mang kiện hàng đi phát cho người nhận tại địa chỉ đăng ký.
• Giao hàng thành công: Người mua đã nhận hàng và thanh toán đầy đủ tiền thu hộ COD. Hệ thống lập tức ghi nhận số dư tiền thu hộ vào tài khoản của shop.

Quy định đối soát và cách rút tiền COD GHTK về tài khoản

Kiểm soát dòng tiền đối soát là mắt xích quan trọng nhất trong chuỗi vận hành bán hàng online, giúp người kinh doanh nắm bắt chính xác lợi nhuận thực tế và luôn chủ động nguồn vốn lưu động.

Cài đặt lịch đối soát định kỳ tự động

Phương thức đối soát định kỳ phù hợp với những cửa hàng kinh doanh ổn định, có dòng đơn đều đặn mỗi tuần:

• Thiết lập chu kỳ nhận tiền: Trên ứng dụng hoặc website GHTK, truy cập mục Cài đặt cửa hàng, chọn Lịch đối soát. Bạn có thể lựa chọn nhận tiền 3 lần/tuần (Thứ 2, Thứ 4, Thứ 6) hoặc 2 lần/tuần (Thứ 3, Thứ 5).
• Cơ chế thanh toán tự động: Vào các ngày đối soát quy định, hệ thống tự động tổng hợp toàn bộ các đơn hàng đã giao thành công trước đó, lập bảng kê chi tiết (bao gồm tiền COD thu hộ trừ đi cước vận chuyển và phí bảo hiểm) rồi chuyển khoản trực tiếp số tiền thực nhận vào tài khoản ngân hàng của bạn.
• Biên bản đối soát minh bạch: GHTK gửi file bảng kê chi tiết qua email đăng ký, giúp bộ phận kế toán dễ dàng đối chiếu từng mã vận đơn với sổ sách nội bộ.

Đối soát tiền COD theo từng đơn hàng

Rút tiền linh hoạt qua số dư ví điện tử G-Wallet

Nếu bạn cần xoay vòng vốn gấp để nhập thêm hàng hoặc chi trả các khoản chi phí cấp bách, tính năng rút tiền tức thì từ số dư ví Shop/G-Wallet là giải pháp tối ưu:

• Cơ chế cộng tiền tức thời: Ngay sau khi bưu tá bấm xác nhận giao hàng thành công trên ứng dụng giao nhận, số tiền COD của đơn hàng đó sẽ lập tức được cộng vào số dư khả dụng trên ví của bạn mà không cần đợi đến ngày đối soát định kỳ.
• Chủ động tạo lệnh rút tiền 24/7: Người bán chỉ cần mở app GHTK, vào phần Quản lý dòng tiền, chọn Rút tiền nhanh và nhập số tiền mong muốn. Lệnh rút tiền được xử lý qua hệ thống chuyển khoản nhanh Napas 24/7, tiền về tài khoản ngân hàng chỉ sau vài phút.
• Lưu ý về hạn mức và biểu phí: Một số ngân hàng liên kết cùng hệ thống sẽ được miễn phí rút tiền, trong khi chuyển tiền liên ngân hàng có thể áp dụng mức phí giao dịch nhỏ theo quy định hiện hành của cổng thanh toán.

Kinh nghiệm ship COD GHTK giúp giảm tỷ lệ hoàn đơn

Tỷ lệ hoàn đơn (tỷ lệ boom hàng) là nỗi ám ảnh lớn nhất của mọi nhà bán hàng online. Khi một đơn hàng ship COD bị chuyển hoàn, shop không chỉ mất doanh thu mà còn phải chịu hai lần tổn thất: chi phí đóng gói hao mòn và cước phí vận chuyển chiều về.

Kiểm tra lịch sử nhận hàng của người mua trên ứng dụng

Một tính năng hữu ích được GHTK tích hợp trên hệ thống tạo đơn là đánh giá độ uy tín của số điện thoại người nhận dựa trên dữ liệu giao nhận thực tế:

• Quan sát cảnh báo tỷ lệ nhận hàng: Khi bạn nhập số điện thoại người mua vào ô tạo đơn, ứng dụng sẽ hiển thị tỷ lệ giao hàng thành công của thuê bao đó trong vòng 3 đến 6 tháng gần nhất.
• Biện pháp xử lý với đơn hàng rủi ro: Nếu tỷ lệ nhận hàng của khách hiển thị dưới 70% hoặc có lịch sử nhiều lần từ chối nhận hàng không rõ lý do, shop nên chủ động gọi điện thoại xác nhận lại đơn hàng, kiểm tra kỹ nhu cầu thực tế của khách hoặc khéo léo đề nghị khách chuyển khoản cọc trước một phần tiền cước vận chuyển để đảm bảo trách nhiệm nhận hàng.
• Gửi tin nhắn thông báo mã tracking: Ngay sau khi đơn hàng được gửi đi, hãy gửi mã vận đơn kèm đường link tra cứu hành trình cho khách qua tin nhắn, giúp khách hàng chủ động sắp xếp thời gian có mặt tại địa chỉ nhận hàng khi bưu tá liên hệ.

Quy định xử lý đơn giao thất bại và cách tính cước chuyển hoàn

Nắm rõ quy trình xử lý đơn gặp sự cố sẽ giúp bạn can thiệp kịp thời, cứu vớt được nhiều đơn hàng trước khi bị hệ thống chuyển hoàn tự động:

• Chính sách số lần phát hàng: GHTK hỗ trợ bưu tá giao hàng tối đa 3 lần miễn phí trước khi quyết định hoàn hàng. Kiện hàng được lưu kho tối đa 3 ngày tại bưu cục phát để chờ xử lý.
• Chủ động theo dõi mục Đơn chờ xử lý: Trên app GHTK luôn có mục Báo cáo sự cố (khách không nghe máy, khách hẹn ngày khác, sai địa chỉ). Chủ shop cần kiểm tra danh mục này hàng ngày để trực tiếp gọi điện cho khách hàng xác nhận lại thời gian hẹn giao, sau đó bấm yêu cầu phát lại ngay trên app để nhắc nhở bưu tá tiếp tục đi giao.
• Mức phí chuyển hoàn hàng quay đầu: Khi đơn hàng bắt buộc phải hoàn về kho, GHTK tính cước chuyển hoàn bằng 50% cước phí chiều đi đối với đơn hàng tiêu chuẩn. Khoản phí này sẽ được tự động khấu trừ vào bảng đối soát tiền COD của đợt tiếp theo. Do đó, việc chủ động xử lý đơn hoãn giao là cách trực tiếp giúp bạn bảo vệ lợi nhuận của cửa hàng.

Xác nhận đơn hàng để hạn chế chuyển hoàn

Những lưu ý quan trọng khi gửi hàng ship COD qua GHTK

Để tối ưu hóa toàn bộ quá trình giao vận thu hộ qua GHTK, chủ cửa hàng cần ghi nhớ 4 nguyên tắc cốt lõi sau đây:

• Tối ưu thể tích đóng gói: Luôn chọn kích cỡ hộp carton ôm sát sản phẩm, ép bớt không khí đối với các mặt hàng may mặc nhằm tránh trường hợp khối lượng thể tích quy đổi vượt quá khối lượng thực tế làm tăng tiền cước.
• Rà soát chính xác số tiền COD: Kiểm tra kỹ từng chữ số khi nhập tiền thu hộ tại bước tạo đơn, tránh nhập thừa hoặc thiếu số 0 dẫn đến thu sai tiền của khách hàng.
• Xử lý kịp thời các đơn hàng hoãn phát: Cài đặt thông báo trên điện thoại để cập nhật ngay lập tức các trạng thái giao hàng không thành công, phối hợp cùng nhân viên bưu tá xử lý trong vòng 24 giờ đầu tiên để giảm thiểu tối đa nguy cơ hàng bị chuyển hoàn.
• Lựa chọn chu kỳ đối soát phù hợp: Nếu nguồn vốn lưu động dồi dào, bạn có thể chọn đối soát cố định 3 lần/tuần để nhận dòng tiền gọn gàng theo đợt. Nếu cần xoay vòng vốn liên tục để nhập hàng hóa mới, hãy tận dụng tính năng rút tiền nhanh qua ví điện tử G-Wallet để chủ động tài chính bất kỳ lúc nào.

Nắm vững quy trình đóng gói, nhập chính xác tiền thu hộ và chủ động theo dõi đơn hàng hoãn phát sẽ giúp bạn khai thác tối đa lợi thế giao nhanh, miễn phí COD từ GHTK. Việc ứng dụng phần mềm bán hàng để kiểm soát chặt chẽ lịch đối soát dòng tiền và kịp thời can thiệp các đơn gặp sự cố chính là chìa khóa giúp cửa hàng hạn chế tối đa rủi ro bom hàng, bảo toàn trọn vẹn lợi nhuận kinh doanh.