Câu chuyện kinh doanh

Dịch vụ ship cod hiện nay khá phổ biến, đặc biệt đối với các cửa hàng kinh doanh online và bán hàng toàn quốc. Với sự nhanh chóng và tiện lợi của mình, các dịch vụ ship đang ngày càng phát triển trong lĩnh vực vận chuyển. Để có thể tìm hiểu rõ hơn về ship cod là gì? Cách giao hàng nhanh chóng và lưu ý khi sử dụng dịch vụ ship  thì hãy cùng POS356 tìm hiểu qua bài viết dưới đây nhé!

Ship COD là gì? Hướng dẫn chi tiết cách ship COD hiệu quả cho shop online

I. Ship COD là gì? 

Là thuật ngữ quen thuộc đối với người bán và người mua trong kinh doanh online. Vậy Ship cod là gì? Đây là từ viết tắt của Cash On Delivery có nghĩa là dịch vụ giao hàng thu tiền hộ. Hiểu một cách đơn giản, người mua hàng online sẽ thanh toán tiền cho người giao hàng. 

Dịch vụ này hiện nay khá phổ biến, vì việc kinh doanh online ngày càng chiếm lĩnh thị trường, các chủ cửa hàng có thể bán hàng ở khắp nơi mà không bị giới hạn bởi vị trí địa lý. Cash On Delivery ra đời mang lại nhiều lợi ích cho cả người mua và người bán. 

Ship cod là gì? 

Người mua có thể nhận hàng, xem hàng thậm chí có thể thử hàng trước khi thanh toán tiền. Điều này, sẽ giúp người mua tránh được những tình trạng lừa đảo khi mua hàng online. Trường hợp, khi khách hàng nhận hàng mà không ưng về sản phẩm thì có thể trả lại hàng và chỉ cần thanh toán tiền vận chuyển cho người giao hàng. 

Với lợi thế sinh ra để đảm bảo quyền lợi cho người mua, vì vậy nhiều người mua hàng lựa chọn dịch vụ này. Điều này cũng khiến cho các cơ sở kinh doanh chuyển sang nhận hàng trước khi thanh toán cũng ngày càng nhiều.

II. Ưu và nhược điểm của dịch vụ ship COD 

Bất cứ dịch vụ nào cũng có những ưu điểm và hạn chế riêng. Tùy vào từng nhu cầu mà bạn có thể lựa chọn những dịch vụ ship phù hợp, mang lại lợi ích cho cả hai bên. Cùng tìm hiểu ưu và nhược điểm của dịch vụ ship cod dưới đây nhé. 

2.1. Ưu điểm 

Cách ship cod sẽ có lợi hơn cho người mua hàng. Giúp giảm thiểu rủi ro như bị lừa, mất đơn, hay sản phẩm không như quảng cáo. Đồng thời cũng tránh rủi ro về đánh mất thông tin cá nhân, thông tin thẻ tín dụng tại các trang web có ý đồ xấu. 

Ưu điểm của dịch vụ giao hàng trước khi thanh toán

Hiện nay, dịch vụ này là giải pháp mang lại độ tin cậy nhất định cho người mua. Người mua có quyền xem hàng và thanh toán sau khi nhận được hàng.

2.2. Nhược điểm của dịch vụ ship cod

Dịch vụ giao hàng trước khi thanh toán cũng có những nhược điểm nhất định. Nó mang lại lợi ích cũng như tránh rủi ro cho người mua nhưng lại tạo ra sự rủi ro cho người bán. Vì người mua có thể thanh toán khi xem và nhận hàng, nên có những trường hợp khách hàng không nhận hàng, thì thiệt hại sẽ mang đến cho người bán là vừa không bán được hàng mà vừa phải mất thêm một khoản phí ship 2 chiều.

Nhược điểm của giao hàng Cash On Delivery

Đồng thời, không phải khi giao hàng thành công là chủ shop có thể nhận được tiền thu hộ ngay. Các đơn vị vận sẽ giữ tiền hàng trong một khoảng thời gian nhất định. Và sẽ hoàn tiền thu hộ cho bạn trong những ngày nhất định sau khi đã xác nhận thu hộ cod.

Xem thêm: Top 15 đơn vị ship COD toàn quốc uy tín nhất 2022

III. Quy trình ship COD đơn giản 

Dưới đây là quy trình ship cod đơn giản dành cho chủ shop kinh doanh online. Bạn có thể tham khảo để có sự chuẩn bị cho kế hoạch kinh doanh online đạt hiệu quả, tránh những rủi ro không đáng có. 

3.1. Tiếp nhận và xử lý đơn đặt hàng 

Sau khi khách hàng đặt đơn, chủ shop cần tiếp nhận và xác nhận đơn đặt hàng về những thông tin sau: tên người đặt, địa chỉ nhận hàng, số điện thoại nhận hàng, sản phẩm đã đặt. Hãy đảm bảo rằng những thông tin này chính xác. Cách tốt nhất bạn nên liên hệ với khách hàng để xác nhận về thông tin người đặt và sản phẩm đã đặt. 

Tiếp nhận và xử lý đơn đặt hàng

Sau đó, lưu lại thông tin khách hàng. Đây là bước quan trọng trong quy trình giao hàng trước khi thanh toán giúp đơn hàng được giao đúng người, đúng địa chỉ. Ngoài ra, đây còn là cách giúp chủ cửa hàng theo dõi và tìm kiếm khách hàng được những khách hàng tiềm năng. 

3.2. Tạo đơn hàng 

Cách tạo đơn hàng ship cod khá đơn hàng. Sau khi lưu thông tin người đặt hàng bạn chỉ cần tạo đơn hàng để giao hàng. Tuỳ thuộc vào từng đơn vị vận chuyển hay yêu cầu của chủ shop mà thông tin về người giao hàng trên đơn hàng sẽ được tuỳ chỉnh. 

Thông thường, thông tin về người giao trên đơn hàng thường gồm có nội dung: Tên cửa hàng, địa chỉ, số điện thoại. Và phần nội dung chính trên đơn hàng là sản phẩm đã đặt của khách hàng. 

Tạo đơn hàng

Sau khi tạo đơn hàng thành công, bạn cần đóng gói sản phẩm đã đặt theo đơn đặt hàng. Nên đóng gói cẩn thận để bảo quản hàng hoá, tránh trường hợp sản phẩm bị móp méo, vỡ,... trong quá trình vận chuyển. 

3.3. Bàn giao cho đơn vị vận chuyển 

Để đơn hàng được giao đến tay khách hàng nhanh chóng bạn cần bàn giao cho đơn vị vận chuyển càng sớm càng tốt. 

Với đơn hàng trong nội thành, thời gian giao hàng khoảng từ 1-3 ngày, tuỳ từng đơn vị vận chuyển. Những đơn đi tỉnh, thời gian vận chuyển và giao hàng sẽ lâu hơn, từ 3-5 ngày. Bạn cũng nên thông báo về thời gian nhận hàng cho người nhận để họ chủ động hơn trong việc nhận hàng. 

Bàn giao cho đơn vị vận chuyển

3.4. Theo dõi và xử lý đơn hàng 

Trong quá trình vận chuyển và giao hàng, bạn nên theo dõi về lộ trình đơn hàng để có thể giải quyết kịp thời những vấn đề phát sinh nếu có. Thông thường, quá trình vận chuyển thường không xảy ra những rủi ro. 

Theo dõi và xử lý đơn hàng

Chủ yếu bạn cần xử lý những vấn đề liên quan đến giao hàng. Có nhiều trường hợp khách hàng không nhận hàng, không liên hệ được khách hàng, khách hẹn lại ngày giao hay giao hàng nhầm địa chỉ,... Tất cả cách giải quyết này sẽ được hướng dẫn chi tiết ở phần cuối của bài viết bạn có thể tham khảo. 

IV. Hướng dẫn cách ship COD nhanh chóng 

Làm thế nào để giao hàng nhanh chóng? Những thông tin về hướng dẫn ship cod dưới đây sẽ giúp bạn có câu trả lời, cùng khám phá nhé. 

4.1. Xác nhận đơn hàng 

Đầu tiên, người bán nhận được đơn hàng thông qua website, facebook hay các sàn thương mại điện tử mà khách hàng đã đặt. Người bán sẽ dựa vào thông tin, địa chỉ đặt hàng và xác nhận đơn hàng của khách.

Xác nhận đơn hàng

4.2. Chốt đơn và chuẩn bị đơn hàng 

Sau khi xác nhận đơn đặt hàng, nhân viên cửa hàng sẽ gọi hoặc nhắn tin cho khách để xác nhận thông tin đơn hàng, địa chỉ cũng như các thông tin cơ bản của khách hàng trước khi tiến hành giao hàng. Cụ thể như sau:

  • Tên khách hàng     

  • Địa chỉ nhận hàng     

  • Số điện thoại nhận hàng    

  • Tên sản phẩm khách hàng đặt    

  • Giá sản phẩm     

Chốt đơn và xử lý đơn hàng

Các chủ shop có thể lựa chọn chủ động gọi các shipper trên các group hoặc book qua các app giao hàng. Việc này sẽ phù hợp với các đơn hàng nội thành, cần ship nhanh trong ngày. Với những đơn ship toàn quốc, có thể liên hệ với các đơn vị vận chuyển chuyên nghiệp hoặc các đơn vị như bưu điện để đảm bảo cho quá trình giao hàng.

4.3. Giao hàng cho đơn vị vận chuyển 

Sau khi đã chốt đơn và có đầy đủ thông tin giao hàng cho khách, các chủ shop sẽ chuẩn bị đơn hàng và giao cho đơn vị vận chuyển. Việc gửi hàng cho các đơn vị ship cod toàn quốc có thể là mang trực tiếp ra các địa điểm gửi hàng hoặc sẽ có shipper đến tận nơi để lấy hàng. 

Giao hàng cho đơn vị vận chuyển

Đặc biệt, với dịch vụ ship cod, sẽ có phiếu gửi hàng, phiếu này các chủ shop phải gửi lại để lấy tiền thu hộ sau khi hoàn thành đơn hàng. Hiện nay phần mềm quản lý bán hàng thông minh cũng có thể giúp bạn quản lý và đối soát đơn hàng một các nhanh chóng trên phần mềm.

4.4. Tiền hàng giao hàng 

Thời gian trung bình sẽ mất từ 2 - 4 ngày là khách sẽ nhận được hàng. Tuy nhiên, có những đơn hàng phải mất tận 10 ngày mới nhận được hàng, còn có đơn hàng thì chỉ mất có 1 ngày.

Hiện nay, các dịch vụ giao hàng này trên toàn quốc ngày càng phát triển một cách mạnh mẽ. Vì vậy, chất lượng dịch vụ cùng ngày càng được nâng cao, thời gian giao hàng cũng được rút ngắn hơn. Có những đơn vị giao hàng nhanh chỉ trong vòng vài tiếng thì khách hàng đã nhận được hàng. 

Tiền hàng giao hàng

Bạn có thể tìm hiểu bảng giá ship cod cũng như thời giao hàng giữa các bên để lựa chọn đơn vị vận chuyển phù hợp nhất. Nếu muốn đơn giản hơn, có thể sử dụng sự hỗ trợ của các phần mềm quản lý bán hàng, có chức năng gợi ý cho bạn đơn vị phù hợp cho từng đơn hàng cũng như mức giá cụ thể để bạn dễ dàng lựa chọn.

4.5. Người mua nhận hàng và thanh toán 

Sau khi đơn hàng được giao cho khách hàng, người nhận cần thanh toán giá đơn hàng và phí ship cod. Shipper sẽ thu hộ khoản tiền này. Sau đó, chủ shop có thể ra bưu cục để nhận lại tiền thu hộ. 

Người mua nhận và thanh toán đơn hàng

Có những trường hợp “không may” là khách hàng không nhận hàng, thì hàng sẽ được hoàn về cho chủ shop. Tùy vào từng đơn vị vận chuyển mà chủ shop phải mất thêm chi phí hoàn đơn hàng và chắc chắn rằng sẽ không có chủ shop nào muốn điều này xảy ra.

4.6. Đối soát đơn hàng 

Tại bước đối soát đơn hàng, đơn vị vận chuyển sẽ gửi lại tiền thu hộ cho bạn và tính phí thu hộ. Các chủ shop lưu ý là chỉ nhận được tiền thu hộ trong thời gian hành chính và bạn phải đối soát phí cod để tránh xảy ra sai sót. 

V. Những lưu ý khi sử dụng hình thức ship COD 

Ship cod như thế nào để đảm bảo giao an toàn đến người nhận? Những lưu ý và cách xử lý các tình huống thường gặp khi sử dụng cách ship này mà bạn nên biết. 

5.1. Kiểm tra thông tin người nhận và địa chỉ giao hàng 

Việc này giúp bạn xác nhận thông tin người đặt hàng một cách chính xác. Tránh xảy ra trường hợp bị sai thông tin hay đơn đặt hàng “ảo” của đối thủ cạnh tranh. 

Kiểm tra thông tin người nhận và địa chỉ giao hàng

Hãy liên hệ theo thông tin trên đơn đặt hàng, nếu không liên hệ được khách hàng thì tốt nhất không nên giao hàng để đảm bảo an toàn, tránh việc đơn hàng bị hoàn. Trong trường hợp do khách hàng để sai thông tin, có thể yêu cầu khách hàng sửa lại thông tin để đơn hàng được giao thành công. 

5.2. Lựa chọn đơn vị giao hàng uy tín 

Hiện nay trên thị trường có rất nhiều đơn vị vận chuyển. Để lựa chọn đơn vị giao hàng phù hợp có lẽ không dễ. Bạn có thể đưa ra quyết định dựa trên những gợi ý về các tiêu chí như sau: 

  • Thời gian giao hàng là bao lâu đối với đơn nội thành và đơn tỉnh? 

  • Đơn hàng được giao tối đa mấy lần? 

  • Bảng giá ship cod cho đơn nội thành và đơn đi tỉnh là bao nhiêu? 

  • Quy trình ship cod như thế nào? 

  • Phí thu hộ cod là bao nhiêu? Thời điểm để nhận tiền cod là khi nào? 

  • Thời gian nhận lại đơn bị hoàn là bao lâu? 

  • Trường hợp đơn hàng hay đơn hoàn bị thất thoát thì sẽ xử lý và giải quyết như thế nào? 

Lựa chọn đơn vị giao hàng uy tín

Tuỳ thuộc vào nhu cầu và mục đích của bạn mà có thể đưa ra lựa chọn phù hợp. Chẳng hạn, nếu bạn mong muốn đơn hàng được an toàn, giảm tình trạng thất thoát thì có thể sử dụng dịch vụ giao hàng qua bưu điện, nhưng thời gian giao hàng khá chậm. 

5.3. Quản lý đơn hàng chưa giao thành công 

Có rất nhiều nguyên nhân khiến cho đơn hàng không được giao thành công. Để giảm thiểu đơn hoàn thì chủ shop cần phải xử lý và giải quyết những đơn này. Bạn có thể tham khảo cách xử lý trong từng hoàn cảnh như sau:

  • Khách hàng không nghe máy: Với tình trạng khách hàng không nghe máy của shipper thì có thể do cố tình hoặc do những yếu tố khách quan như khách hàng đang bận, máy gặp vấn đề...Với những tình huống như vậy, có thể gọi lại vào một thời điểm khác, ngoài giờ hành chính.  

  • Khách hẹn lại thời gian giao hàng: Trường hợp này xảy ra rất nhiều, khách hàng có việc bận vào thời điểm nhận hàng nên hẹn vào một thời gian lấy hàng khác. Bạn có thể thông báo lại cho đơn vị vận chuyển để giao cho khách vào thời gian khách hẹn. Trước khi giao hàng, bạn có thể liên lạc để khách hàng chuẩn bị.

Quản lý đơn chưa giao thành công
  • Khách hàng từ chối nhận hàng: Hãy chắc chắn rằng bên vận chuyển sẽ thông báo ngay cho bạn để kịp thời xử lý. Lúc này, bạn nên gọi điện lại cho khách hàng để tìm hiểu nguyên nhân cũng như khắc phục để làm hài lòng khách hàng. Việc thuyết phục khách hàng tốt sẽ giúp cho đơn hàng của bạn tránh được tình trạng hoàn đơn.

  • Giao nhầm địa chỉ, sai số điện thoại khách hàng: Việc sai sót ngày thường xuyên xảy ra với những shop không đối soát và xác nhận lại thông tin với khách hàng khi chốt đơn. Vì vậy, việc sử dụng những phần mềm quản lý là rất cần thiết, nó sẽ giúp cho bạn quản lý đơn hàng và dễ dàng đối soát khi gặp sự cố sai sót. 

5.4. Xử lý phản hồi từ đơn vị vận chuyển 

Đôi khi đơn vị vận chuyển cũng là nguyên nhân khiến cho đơn hàng ship cod của bạn bị hoàn. Sau đây là một số tình huống mà bạn có thể gặp phải:

Khách hàng xem hàng nhưng không nhận

Việc đầu tiên mà bạn cần làm là gọi cho khách và lắng nghe nguyên nhân không nhận hàng của khách hàng. Lúc này, bạn nên giữ cho mình một thái độ niềm nở và bình tĩnh. 

Giải thích cho khách hàng hiểu về sản phẩm cũng như giải quyết những vấn đề chưa hài lòng của khách hàng. Đưa ra những giải pháp nhanh chóng và kịp thời giúp khách hàng tin tưởng vào sản phẩm. Đồng thời, đưa cho khách hàng những lời cam kết hay những lợi ích về sản phẩm để lấy được lòng tin của khách hàng.

Xử lý phản hồi từ đơn vị vận chuyển

Trường hợp shipper không gọi ngay cho bạn khi khách từ chối nhận hàng 

Bạn nên có thống nhất rõ ràng với bên vận chuyển khi ký hợp đồng. Điều này khiến cho đơn vị giao hàng hay chính là shipper có trách nhiệm hơn với đơn hàng của bạn. Hãy chắc chắn rằng shipper phải gọi ngay cho bạn vào thời điểm khách hàng từ chối nhận đơn, để có thể kịp thời xử lý cũng như không mất thời gian giao lại.

5.5. Xây dựng uy tín và thái độ phục vụ tốt 

Dịch vụ ship cod có xảy ra nhiều rủi ro cho người bán hay không cũng phụ thuộc rất lớn vào độ uy tín cũng như thái độ phục vụ của shop. Ngoài ra, bạn phải đảm bảo về chất lượng hàng hoá, đây được coi là một trong những yếu tố giúp thu hút và giữ chân khách hàng thân thiết. 

Cách chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp cùng với chất lượng sản phẩm tốt sẽ giúp giữ chân được khách hàng. Hãy luôn nhớ, khách hàng là người trả tiền cho bạn, vì vậy phục vụ cũng như giải quyết những vấn đề mà họ gặp phải khi mua hàng là trách nhiệm của bạn. Hãy cố gắng giữ mối quan hệ thân thiết với khách hàng, từ đó có thể tăng tỷ lệ thành công cho các đơn hàng.

Xây dựng uy tín và thái độ phục vụ tốt

Với những chia sẻ chi tiết trên, POS365 mong rằng bạn sẽ có được những thông tin bổ ích về dịch vụ ship cod cũng như hiểu hơn ship cod là gì? Cách giao hàng hiệu quả cho đơn hàng của bạn. Chúc bạn kinh doanh thành công!