Thực tế mức chiết khấu 20 - 25% đang "ăn mòn" lợi nhuận quán cafe ra sao?
Trong ngành F&B, đặc biệt là quán cafe, biên lợi nhuận gộp thường dao động từ 60 - 70%. Tuy nhiên, sau khi trừ chi phí mặt bằng, nhân công, điện nước và nguyên liệu (những khoản chi phí đầu vào này bạn hoàn toàn có thể tối ưu thêm thông qua việc đàm phán giá cả và công nợ với nhà cung cấp), lợi nhuận ròng thực tế chỉ còn khoảng 15-25%. Nếu bạn phải trả cho app giao hàng 25% doanh thu, điều đó có nghĩa là bạn đang làm "không công" hoặc thậm chí bù lỗ cho mỗi đơn hàng online nếu không biết cách cân đối giá.
| Khoản mục chi phí | Bán tại chỗ (Ước tính) | Bán qua App (Chiết khấu 25%) |
| Giá vốn (COGS) | 30% | 30% |
| Phí chiết khấu App | 0% | 25% |
| Chi phí vận hành khác | 40% | 30% (Giảm phí mặt bằng/phục vụ) |
| Lợi nhuận ròng | 30% | 15% |
Nhìn vào bảng trên, có thể thấy lợi nhuận trên mỗi đơn app bị cắt giảm tới một nửa. Đây chính là lý do các chủ quán cần phải có chiến lược đàm phán ngay từ đầu hoặc khi quán đã có số lượng đơn hàng ổn định.
Bạn đang ở vị thế nào trên bàn đàm phán với ứng dụng giao hàng?
Trước khi nhấc máy gọi cho nhân viên kinh doanh (Sales/BD) của GrabFood hay ShopeeFood, bạn cần biết mình đang có gì trong tay. Vị thế đàm phán quyết định 80% kết quả thành công.
Khi quán mới mở, chưa có thương hiệu và tệp khách
Ở giai đoạn này, bạn ở thế yếu. Mục tiêu chính của bạn không phải là giảm phí mà là hiển thị. Các app giao hàng đóng vai trò là kênh Marketing giúp khách hàng biết đến quán. Đừng quá cứng nhắc việc đòi giảm phí xuống 15% ngay lập tức vì app sẽ không ưu tiên hiển thị quán của bạn. Thay vào đó, hãy đàm phán để được hỗ trợ các gói truyền thông, banner banner hiển thị ở trang chủ hoặc các danh mục "Quán mới nổi bật".
Khi quán đã có lượng đơn đều đặn hoặc là thương hiệu chuỗi
Nếu quán của bạn đã có lượng đơn hàng lớn (Order Volume) ổn định hàng tháng, bạn chính là "con gà đẻ trứng vàng" mà các app muốn giữ chân. Lúc này, vị thế đã thay đổi. Bạn có quyền yêu cầu xem xét lại hợp đồng. Các tiêu chí để bạn tự tin đàm phán bao gồm: Tốc độ chuẩn bị món nhanh (giảm thời gian chờ của tài xế), tỷ lệ hủy đơn thấp và lượng khách hàng trung thành cao.
Bạn đang ở vị thế nào trên bàn đàm phán với ứng dụng giao hàng?
Các "nước đi" thực tế để xin giảm mức chiết khấu hiệu quả
Đàm phán là một cuộc trao đổi lợi ích. Để nhận được mức phí thấp hơn, bạn cần trao cho đối tác một giá trị tương ứng.
Chiến thuật ký hợp đồng độc quyền (Đổi rủi ro lấy chiết khấu)
Bản chất của chiến thuật này là bạn chấp nhận bán độc quyền trên một nền tảng để đổi lấy mức chiết khấu thấp hơn (thường từ khoảng 25% giảm còn 15–20%) cùng với một số ưu đãi hiển thị.
Khi ký độc quyền, bạn thường được hưởng thêm lợi ích như ưu tiên hiển thị, tham gia các chiến dịch khuyến mãi hoặc được hỗ trợ marketing tốt hơn từ nền tảng. Điều này giúp tăng đơn hàng trong ngắn hạn, đặc biệt nếu nền tảng đó có lượng người dùng mạnh ở khu vực bạn kinh doanh.
Tuy nhiên, rủi ro lớn nhất là sự phụ thuộc. Nếu nền tảng gặp sự cố, thay đổi thuật toán hoặc không có độ phủ tốt tại khu vực của bạn, doanh thu có thể giảm mạnh vì bạn không còn kênh bán hàng thay thế. Ngoài ra, bạn cũng mất đi khả năng tận dụng nhiều nền tảng để tối ưu lượng đơn.
Vì vậy, chiến thuật này chỉ nên áp dụng khi bạn đã chắc chắn nền tảng đó đủ mạnh, hoặc sử dụng như một giai đoạn thử nghiệm ngắn hạn để đổi lấy lợi thế về chi phí và hiển thị.
Cam kết doanh thu hoặc số lượng đơn hàng tối thiểu
Cam kết doanh thu hoặc số lượng đơn hàng tối thiểu là một chiến thuật đàm phán dựa trên hiệu suất, thường được áp dụng khi làm việc với các nền tảng như ShopeeFood hoặc GrabFood.
Thay vì đề xuất giảm chiết khấu theo cảm tính, bạn đưa ra một điều kiện rõ ràng như: “Nếu quán đạt 500 đơn/tháng, mức phí sẽ giảm từ 25% xuống 20%”. Cách tiếp cận này giúp cuộc đàm phán trở nên minh bạch và có cơ sở hơn, vì cả hai bên đều dựa trên số liệu cụ thể thay vì kỳ vọng chung chung.
Để tăng sức nặng cho đề xuất, cần sử dụng dữ liệu thực tế từ hoạt động kinh doanh như báo cáo bán hàng, tỷ lệ đơn theo khung giờ hoặc hiệu suất menu. Các số liệu này có thể được trích xuất từ phần mềm tự động tính tiền quán cafe hoặc hệ thống POS, giúp chứng minh rằng mục tiêu doanh thu là khả thi.
Các "nước đi" thực tế để xin giảm mức chiết khấu hiệu quả
Đàm phán chéo - Tham gia gói đồng tài trợ khuyến mãi
Thay vì tập trung vào việc giảm phí, bạn có thể đề xuất giữ mức chiết khấu 25% nhưng yêu cầu nền tảng đồng tài trợ các chương trình khuyến mãi, chẳng hạn như voucher giảm giá, freeship hoặc flash sale. Ví dụ: app chịu 50% giá trị khuyến mãi, phần còn lại do quán chi trả. Cách làm này giúp giảm áp lực chi phí thực tế mà vẫn đảm bảo đơn hàng tăng trưởng.
Lợi ích lớn nhất của chiến thuật này là tạo ra hiệu ứng “tăng đơn trước - tối ưu chi phí sau”. Khuyến mãi được tài trợ giúp quán tiếp cận nhiều khách mới hơn mà không phải tự gánh toàn bộ ngân sách marketing. Đồng thời, nền tảng cũng có lợi vì tăng được lượng giao dịch và mức độ hoạt động trên hệ thống.
Tuy nhiên, cần kiểm soát chặt hiệu quả khuyến mãi để tránh phụ thuộc quá mức vào giảm giá, dẫn đến biên lợi nhuận bị co hẹp. Về dài hạn, chiến lược này nên được kết hợp với việc tối ưu menu và tăng tỷ lệ khách quay lại để đảm bảo tăng trưởng bền vững.
Những góc khuất cần làm rõ trước khi đặt bút ký hợp đồng
Đừng chỉ nhìn vào con số phần trăm chiết khấu, có những chi tiết nhỏ trong hợp đồng có thể khiến bạn mất tiền oan nếu không đọc kỹ.
- Thuế VAT: Mức phí 25% đã bao gồm VAT chưa? Nhiều chủ quán nhầm tưởng là rồi, nhưng thực tế khi đối soát lại bị trừ thêm 10% thuế trên phần phí đó.
- Chu kỳ đối soát: Tiền sẽ về túi bạn sau bao lâu? T+1 (sau 1 ngày) hay theo tuần? Với các quán cafe nhỏ, dòng tiền xoay vòng rất quan trọng để nhập nguyên liệu hằng ngày, vì vậy hãy ưu tiên các app có chu kỳ thanh toán ngắn.
- Chính sách đền bù: Khi tài xế làm đổ đồ uống hoặc khách hàng báo thiếu món (dù quán đã giao đủ), ai sẽ là người chịu trách nhiệm? Hãy yêu cầu quy trình khiếu nại rõ ràng để tránh bị trừ tiền vô lý.
Những góc khuất cần làm rõ trước khi đặt bút ký hợp đồng
Không bỏ trứng vào một rổ: Xây dựng kênh bán hàng chủ động
Trong chiến lược kinh doanh cafe đa kênh, việc phụ thuộc hoàn toàn vào Food App là "con dao hai lưỡi". Kinh nghiệm xương máu của nhiều chủ quán là hãy dùng App làm phễu thu hút khách hàng mới, sau đó chuyển dịch họ về kênh bán hàng riêng của mình để không phải trả phí chiết khấu mãi mãi.
Bạn có thể xây dựng tệp khách hàng thân thiết thông qua Zalo OA, Fanpage hoặc Website đặt hàng riêng. Khi đó, mức chiết khấu 25% kia sẽ được chuyển thành ưu đãi trực tiếp cho khách hoặc lợi nhuận ròng của quán. Để quản lý hiệu quả cả đơn từ App lẫn đơn tự giao, bạn nên áp dụng phần mềm quản lý quán cafe có tính năng đồng bộ đa kênh. Mọi đơn hàng từ Grab, ShopeeFood hay khách gọi Hotline đều đổ về một màn hình duy nhất, giúp nhân viên pha chế đúng tiến độ và chủ quán kiểm soát thất thoát chính xác.
Việc đàm phán phí chiết khấu không phải là chuyện một sớm một chiều. Hãy bắt đầu bằng việc tối ưu quy trình vận hành tại quán, nâng cao chất lượng món và sử dụng dữ liệu từ công nghệ để chứng minh giá trị của mình. Khi bạn là một đối tác chất lượng, các ứng dụng giao hàng chắc chắn sẽ không muốn mất bạn trên nền tảng của họ.
Đàm phán phí chiết khấu với các food app như ShopeeFood hay GrabFood không chỉ là thương lượng giảm phí, mà là tối ưu lợi ích tổng thể. Chủ quán cần dựa trên dữ liệu kinh doanh, lựa chọn chiến thuật phù hợp như độc quyền, cam kết doanh thu hoặc đàm phán marketing. Khi hiểu rõ cách vận hành nền tảng và biết tận dụng số liệu, bạn sẽ có vị thế chủ động hơn. Mục tiêu cuối cùng là cân bằng chi phí và tăng trưởng đơn hàng bền vững, thay vì chỉ tập trung vào mức chiết khấu.
