10+ phần mềm quản lý khách sạn miễn phí nên sử dụng

---

Trong bối cảnh ngành du lịch và dịch vụ lưu trú đang phát triển mạnh mẽ, việc vận hành khách sạn một cách hiệu quả đòi hỏi nhà quản lý phải ứng dụng công nghệ vào quy trình làm việc. Từ quản lý đặt phòng, tính tiền, theo dõi tình trạng phòng đến chăm sóc khách hàng, tất cả đều cần được tự động hóa để giảm tải nhân sự và hạn chế sai sót. Vì vậy, sử dụng phần mềm quản lý khách sạn miễn phí trở thành lựa chọn thông minh cho các khách sạn mini, homestay, nhà nghỉ hay startup mới khởi nghiệp trong lĩnh vực này. Bài viết sẽ gợi ý 10+ giải pháp tốt nhất hiện nay, giúp bạn lựa chọn công cụ phù hợp nhu cầu và ngân sách.

1. Phần mềm quản lý khách sạn miễn phí là gì?

Phần mềm quản lý khách sạn miễn phí (Hotel Management Software Free) là hệ thống được phát triển nhằm hỗ trợ các khách sạn, homestay, resort, nhà nghỉ hay căn hộ dịch vụ quản lý toàn bộ quy trình vận hành mà không cần trả phí bản quyền hoặc phí triển khai.

Phần mềm giúp tự động hóa các nghiệp vụ quan trọng như:

• Quản lý tình trạng phòng (phòng trống – phòng bận – phòng bảo trì)
• Xử lý đặt phòng trực tiếp và qua OTA (Booking, Agoda, Traveloka, Airbnb…)
• Quản lý check-in/check-out
• Lập hóa đơn – tính tiền dịch vụ
• Quản lý nhân sự lễ tân – buồng phòng
• Lưu trữ lịch sử và thông tin khách lưu trú
• Theo dõi doanh thu theo ngày/tháng

Thay vì phải ghi chép thủ công, nhập file Excel hoặc xử lý từng nghiệp vụ rời rạc, phần mềm giúp tập trung dữ liệu tại một nơi, giảm sai sót trong thao tác và tiết kiệm đáng kể thời gian cho nhân viên lễ tân và quản lý.

Đặc biệt, các phần mềm miễn phí phù hợp với:

• Khách sạn nhỏ dưới 20 phòng
• Homestay
• Nhà nghỉ
• Khách sạn mini
• Mô hình kinh doanh mới bắt đầu
• Chủ đầu tư muốn trải nghiệm trước khi trả phí

Về cơ bản, dù miễn phí nhưng nhiều phần mềm vẫn trang bị đầy đủ tính năng quản lý cơ bản, thậm chí cho phép mở rộng nếu người dùng nâng cấp lên bản trả phí sau này.

Phần mềm quản lý khách sạn miễn phí là gì?

2. Lợi ích sử dụng phần mềm quản lý khách sạn miễn phí

Việc ứng dụng phần mềm quản lý khách sạn miễn phí mang lại nhiều lợi ích rõ ràng cho các đơn vị kinh doanh lưu trú, đặc biệt là mô hình nhỏ và vừa. Các ưu điểm bao gồm:

2.1 Tiết kiệm chi phí đầu tư ban đầu

Phần mềm quản lý khách sạn miễn phí cho phép doanh nghiệp triển khai và sử dụng ngay mà không cần chi phí mua bản quyền, phí cài đặt hoặc phí duy trì hàng tháng. Điều này đặc biệt hữu ích với các khách sạn mini, homestay, nhà nghỉ hoặc cơ sở mới mở khi ngân sách còn hạn chế. Nhờ đó, chủ khách sạn có thể tập trung tài chính cho các hạng mục quan trọng khác như đầu tư cơ sở vật chất, marketing hoặc nâng cấp dịch vụ, thay vì phải bỏ ra khoản chi phí lớn ngay từ ban đầu cho hệ thống quản lý.

2.2 Giảm sai sót trong quy trình quản lý

Việc quản lý thủ công bằng sổ sách hoặc Excel rất dễ xảy ra nhầm lẫn, đặc biệt khi lượng khách tăng hoặc có nhiều booking đến từ các kênh OTA. Phần mềm quản lý khách sạn miễn phí giúp tự động cập nhật tình trạng phòng, thông tin đặt phòng, hóa đơn – thanh toán theo thời gian thực. Nhờ đó, các nghiệp vụ như check-in, check-out, ghi nhận dịch vụ phát sinh hay tổng hợp doanh thu đều được xử lý chính xác, giảm tối đa các lỗi sai kỹ thuật và hạn chế việc bỏ sót thông tin khách lưu trú.

Lợi ích sử dụng phần mềm quản lý khách sạn miễn phí

2.3 Tối ưu hiệu suất nhân viên lễ tân

Thay vì phải ghi chép thủ công hoặc xử lý các yêu cầu đặt phòng bằng nhiều công cụ rời rạc, phần mềm quản lý khách sạn miễn phí giúp lễ tân thao tác nhanh trên một hệ thống duy nhất. Các thông tin đặt phòng, tình trạng phòng, giá dịch vụ và hóa đơn được cập nhật tự động giúp nhân viên dễ dàng tra cứu, xử lý yêu cầu của khách mà không mất thời gian tìm kiếm. Điều này không chỉ giảm tải công việc, hạn chế áp lực khi đông khách mà còn giúp quy trình phục vụ diễn ra mượt mà và chuyên nghiệp hơn.

2.4 Dễ triển khai - dễ sử dụng

Hầu hết các phần mềm quản lý khách sạn miễn phí đều được thiết kế với giao diện trực quan, thao tác đơn giản, phù hợp với cả những người không có nhiều kinh nghiệm về công nghệ. Người dùng chỉ cần đăng ký tài khoản là có thể sử dụng ngay mà không phải trải qua quy trình cài đặt phức tạp. Ngoài ra, phần mềm thường hỗ trợ đa thiết bị như máy tính, laptop, máy tính bảng hoặc smartphone, giúp quản lý từ xa thuận tiện hơn. Nhờ đó, khách sạn có thể đưa hệ thống vào hoạt động nhanh chóng mà không mất nhiều thời gian đào tạo nhân sự.

3. Top 10 phần mềm quản lý khách sạn miễn phí tốt nhất

Dưới đây là 10+ phần mềm quản lý khách sạn miễn phí tốt nhất hiện nay, lựa chọn hoàn hảo cho homestay, khách sạn nhỏ và nhà nghỉ muốn vận hành chuyên nghiệp mà không tốn chi phí.

3.1 Phần mềm quản lý khách sạn chống gian lận OHOTEL

Phần mềm quản lý phòng khách sạn miễn phí Ohotel là một trong những công cụ hữu ích giúp chủ kinh doanh quản lý khách sạn hiệu quả. Phần mềm này phù hợp với nhiều mô hình khách sạn từ quy mô nhỏ cho tới lớn. Phần mềm cho phép người dùng sử dụng miễn phí các tính năng trong thời gian 15 ngày đầu tiên. OHOTEL sở hữu giao diện thân thiện, người dùng dễ dàng sử dụng và ít khi xảy ra lỗi. 

Một số tính năng của phần mềm đó là:

• Tính năng cập nhật thông tin liên tục về phòng trống, phòng được đặt, trả theo đúng thời gian,… 
• Thống kê chi tiết thông số và phản ánh đúng tình hình, hoạt động kinh doanh của khách sạn. 
• Phần mềm cho phép người dùng quản lý mọi hoạt động của khách sạn từ xa. 
• Tính năng hỗ trợ khách hàng check out, check in dễ dàng, nhanh chóng, giúp tiết kiệm thời gian. 
• Quản lý số lượng phòng hiện có để lên kế hoạch phục vụ khách hàng tốt nhất. 
• Tính năng cập nhật thông tin phòng trống, phòng được đặt trả theo đúng thời gian thực. 

Phần mềm quản lý khách sạn chống gian lận OHOTEL

Tìm hiểu thêm: Top 10 Phần mềm quản lý khách sạn đáng dùng nhất hiện nay

3.2 Phần mềm quản lý khách sạn KiotViet 

Phần mềm quản lý khách sạn KiotViet (gọi tắt KiotViet Hotel) là một nền tảng toàn diện quán lý cơ sở lưu trú như khách sạn, homestay, nhà nghỉ và villa vận hành hiệu quả và hiện đại. Phần mềm tích hợp nhiều tính năng như quản lý đặt phòng (bao gồm theo giờ, ngày, tuần, tháng), gợi ý phòng trống, đồng bộ các kênh OTA, check‑in/quét CCCD – hộ chiếu tự động chỉ trong vài giây, thanh toán đa dạng (QR, tiền mặt, thẻ) và hỗ trợ xuất hóa đơn điện tử miễn phí.

KiotViet thiết kế giao diện trực quan, dễ dùng, giúp nhân viên lễ tân, buồng phòng và quản lý dễ làm quen nhanh chóng (chỉ từ 15 phút) và vận hành hiệu quả trên máy tính lẫn thiết bị di động. Với app trên smartphone và khả năng quản lý đa chi nhánh từ xa, chủ cơ sở có thể theo dõi doanh thu, công suất phòng, tình trạng kho hàng… tức thời mọi lúc mọi nơi.

Phần mềm còn tích hợp công nghệ hiện đại như AI và phân tích dữ liệu để đề xuất chiến lược kinh doanh, cá nhân hóa trải nghiệm khách hàng; đồng thời hỗ trợ quản lý buồng phòng, phân công công việc, theo dõi yêu cầu bảo trì, nâng cao năng suất vận hành

3.3 Phần mềm khách sạn miễn phí Fotel

Fotel được đánh giá là một trong những phần mềm quản lý khách sạn tốt nhất hiện nay. Phần mềm cung cấp đa dạng các tính năng hữu ích, linh hoạt, phù hợp với nhiều mô hình khách sạn. Fotel cho phép người dùng sử dụng trên nhiều thiết bị khác nhau và có thể sử dụng mọi lúc, mọi nơi. 

Một số tính năng của phần mềm đó là:

• Tính năng cập nhật tình trạng phòng, sử dụng phòng trong tương lai.
• Cho phép khách hàng lẻ, khách đoàn checkin/checkout.
• Khách hàng có thể thanh toán đa dạng với tiền mặt, thẻ ATM, ví điện tử,…. 
• Báo cáo doanh thu khách sạn chi tiết, trực quan dưới dạng biểu đồ tròn, cột, đường. 
• Tính năng quản lý xuất nhập kho linh hoạt giúp người quản lý được có bao nhiêu hàng hóa trong khách sạn. 

Phần mềm khách sạn miễn phí Fotel

3.4 Phần mềm quản lý khách sạn chuyên nghiệp Sapo FnB 

Sapo FnB là phần mềm quản lý nhà hàng, quán ăn và dịch vụ lưu trú tích hợp do Sapo phát triển, phù hợp với các mô hình homestay hoặc khách sạn có phục vụ ăn uống. Phần mềm sở hữu giao diện thân thiện, dễ sử dụng cùng nhiều tính năng chuyên nghiệp như: order nhanh trên điện thoại/máy tính bảng, in hóa đơn linh hoạt, thanh toán đa dạng kể cả khi mất kết nối internet. 

Ngoài ra, Sapo FnB còn hỗ trợ quản lý kho nguyên liệu theo định lượng món ăn, tự động trừ kho và cảnh báo khi sắp hết hàng. Hệ thống báo cáo doanh thu, công nợ, hiệu suất nhân viên cũng được cập nhật theo thời gian thực, giúp chủ cơ sở dễ dàng theo dõi hoạt động từ xa. 

Đặc biệt, phần mềm còn hỗ trợ dùng thử miễn phí 7 ngày, cho phép trải nghiệm trọn vẹn các tính năng trước khi triển khai lâu dài. Với khả năng vận hành linh hoạt và đồng bộ giữa dịch vụ lưu trú và ăn uống, Sapo FnB là giải pháp phù hợp cho các homestay, khách sạn mini hiện đại.

3.5 Phần mềm quản lý khách sạn SHOTEL 

SHOTEL là phần mềm quản lý nhà nghỉ, khách sạn và homestay hữu ích tại Việt Nam, nổi bật với thiết kế đơn giản, dễ sử dụng, chạy song song trên cả Web, iOS và Android, cho phép bạn quản lý toàn bộ cơ sở chỉ bằng smartphone hoặc máy tính có kết nối internet . Phần mềm tích hợp đầy đủ các chức năng nghiệp vụ: quản lý tình trạng phòng, đặt phòng/giao dịch, check‑in, check‑out, đổi phòng, dọn phòng, quản lý menu đồ ăn/dịch vụ, quản lý kho, thu chi, xem thống kê và xuất báo cáo tháng dạng đồ thị trực quan. 

Phần mềm quản lý Homestay SHOTEL cung cấp dùng thử miễn phí 15 ngày, sau đó có gói thuê theo tháng từ khoảng 100 - 120 k VNĐ/tháng, kèm nâng cấp miễn phí và hỗ trợ 24/7. Phiên bản iOS mô tả rõ SHOTEL giúp người dùng thực hiện các thao tác đặt phòng, check‑in, quản lý kho, thu chi, xuất báo cáo… một cách nhanh chóng, từ bất cứ nơi đâu.

Phần mềm quản lý khách sạn SHOTEL

3.6 Phần mềm quản lý khách sạn miễn phí tốt nhất – EZCloud

EZCloud là phần mềm quản lý toàn diện, phù hợp với nhiều quy mô khách sạn từ nhỏ tới lớn. Nhà quản lý có thể dễ dàng kiểm soát mọi hoạt động của khách sạn ở bất kỳ đâu, ngay cả khi không có kết nối internet. 

Một số tính năng của phần mềm đó là:

• Quản lý chuỗi khách sạn, kiểm soát người dùng dễ dàng. 
• Đặt phòng và quản lý đặt phòng chi tiết, chuẩn xác.
• Báo cáo tức thời, thống kê các số liệu từ khách tới, khách đi, lợi nhuận của khách sạn. 
• Tính năng bàn giao ca giúp nhân viên bàn giao tiền mặt, các công việc cần chú ý ở ca sau,… 
• Phân loại khách hàng với những thông tin quan trọng như: thời gian sử dụng dịch vụ, tổng số khách hàng, tần suất khách quay trở lại,… Từ đó chủ kinh doanh có dữ liệu để chủ kinh doanh có hướng phát triển đúng đắn.  

3.7 Phần mềm quản lý khách sạn TCSoft Hotel

TCSOFT HOTEL là phần mềm quản lý khách sạn, nhà nghỉ và homestay được phát triển tại Việt Nam, phù hợp với các cơ sở lưu trú quy mô nhỏ đến vừa. Với giao diện trực quan, dễ sử dụng và khả năng hoạt động linh hoạt trên cả máy tính lẫn điện thoại, phần mềm giúp người dùng quản lý hiệu quả các hoạt động như đặt phòng, check-in/check-out, theo dõi trạng thái phòng, phân loại giá phòng theo giờ, ngày, lễ tết hoặc đối tác OTA. 

Ngoài ra, TCSOFT HOTEL còn tích hợp quản lý nhà hàng, karaoke, kho hàng, xuất hóa đơn điện tử và hỗ trợ thanh toán đa phương thức như ATM, ví điện tử, QR Code. Phần mềm cũng cung cấp hệ thống báo cáo trực quan theo thời gian thực và ứng dụng di động miễn phí, giúp chủ cơ sở theo dõi hoạt động kinh doanh mọi lúc, mọi nơi. 

TCSOFT HOTEL hiện đang cho phép dùng thử miễn phí 15 ngày và được nhiều khách sạn tại Việt Nam đánh giá cao nhờ khả năng vận hành ổn định, đầy đủ tính năng và giá cả hợp lý.

Phần mềm quản lý khách sạn TCSoft Hotel

3.8 Phần mềm Mona Hotel 

Mona Hotel là một giải pháp phần mềm quản lý khách sạn, homestay, resort chuyên nghiệp do công ty Mona Media (hay Mona Solutions) phát triển. Khác với các phần mềm truyền thống, Mona Hotel được thiết kế tùy biến theo yêu cầu riêng của từng cơ sở lưu trú, nhằm đáp ứng tối ưu nghiệp vụ cụ thể và đặc thù vận hành.

Các tính năng chính của Mona Hotel bao gồm:

• Quản lý quầy lễ tân: check‑in, check‑out, đặt phòng/truy vấn phòng trống, xử lý yêu cầu chuyển phòng.
• Quản lý tình trạng phòng (bao gồm công tác buồng phòng, bảo trì), dịch vụ phụ trợ, kho hàng – vật tư, hoạt động ăn uống.
• Báo cáo chi tiết: doanh thu, công suất phòng, chi phí vận hành; xuất báo cáo dưới định dạng PDF/Excel, hỗ trợ theo dõi hoạt động kinh doanh tổng quan và theo đơn vị nếu là chuỗi .
• Quản lý khách hàng (lưu trữ, phân loại) và nhân sự (phân quyền, theo dõi hiệu suất).
• Hoạt động trực tuyến toàn diện trên web và ứng dụng di động (iOS, Android), cho phép quản lý từ xa trên điện thoại, tablet hoặc laptop.

3.9 Phần mềm quản lý nhà nghỉ, khách sạn TUKI HOTEL

TUKI HOTEL là phần mềm quản lý phù hợp với các cơ sở quy mô nhỏ đến vừa tại Việt Nam. Đây là phần mềm mua một lần sử dụng vĩnh viễn, không phải trả phí hàng tháng, dễ dàng hoạt động offline mà không phụ thuộc vào internet – phù hợp với những vùng mạng yếu hoặc cần ổn định cao.

Phần mềm quản lý khách sạn offline nổi bật với các tính năng cốt lõi như:

• Tính giá phòng linh hoạt: theo giờ, ngày, đêm và tự điều chỉnh giá cho ngày lễ/cuối tuần.
• Quản lý phòng trực quan: theo dõi phòng trống, công suất, thời điểm trả phòng.
• Quản lý nhân viên: phân ca, tính lương tự động.
• Báo cáo từ xa giúp chủ cơ sở theo dõi tài chính và hoạt động kinh doanh ngay cả khi vắng mặt.
• Tích hợp với thiết bị hỗ trợ bán hàng như máy in bill, két đựng tiền, hoặc hệ thống khóa cửa thông minh (ví dụ HUNE) để tăng trải nghiệm chuyên nghiệp.

Phần mềm quản lý nhà nghỉ, khách sạn TUKI HOTEL

3.10 Phần mềm quản lý khách sạn Xman Hotel

Xman Hotel là giải pháp phần mềm quản lý khách sạn và nhà nghỉ tập trung vào các nghiệp vụ cơ bản nhưng thiết yếu trong vận hành. Phần mềm được đánh giá cao nhờ giao diện trực quan, dễ sử dụng, giúp người dùng nhanh chóng thao tác. 

Các tính năng nổi bật gồm quản lý hóa đơn thanh toán, thủ tục check‑in/check‑out cho khách lẻ và khách đoàn, chiết khấu, cũng như tích hợp nhiều phương thức thanh toán gồm tiền mặt, chuyển khoản, quẹt thẻ hay ghi nợ. Ngoài ra, Xman Hotel còn hỗ trợ báo cáo thu chi hàng ngày một cách chi tiết, nâng cao khả năng giám sát tài chính cho chủ cơ sở vận hành hiệu quả hơn.

Trên đây là top 10+ phần mềm quản lý khách sạn miễn phí được nhiều chủ khách sạn, nhà nghỉ và homestay tin dùng nhờ khả năng hỗ trợ hiệu quả trong vận hành và tiết kiệm chi phí. Dù là phần mềm miễn phí, nhiều giải pháp vẫn tích hợp đầy đủ các tính năng thiết yếu như đặt phòng, lễ tân, báo cáo doanh thu, quản lý nhân viên và tài sản. Tùy vào quy mô và mô hình kinh doanh, bạn có thể lựa chọn phần mềm phù hợp để tối ưu hóa quy trình quản lý, nâng cao chất lượng dịch vụ và gia tăng trải nghiệm cho khách hàng.