Phần mềm quản lý khách sạn offline là giải pháp tối ưu cho các khách sạn, nhà nghỉ tại khu vực có đường truyền internet không ổn định hoặc muốn đảm bảo vận hành liên tục, không gián đoạn. Không chỉ giúp kiểm soát hoạt động lễ tân, buồng phòng, thu chi và dịch vụ tiện ích một cách chính xác, các phần mềm offline còn đảm bảo dữ liệu được lưu trữ an toàn trên hệ thống nội bộ. Một số phần mềm điển hình như POS365, KiotViet Hotel, Sky Hotel,...
1. Top 10 phần mềm quản lý khách sạn offline được ưa chuộng nhất
Mỗi phần mềm đều sở hữu những thế mạnh riêng như giao diện dễ sử dụng, khả năng hoạt động mượt mà không cần kết nối internet và tích hợp đầy đủ các nghiệp vụ cần thiết.
1.1 POS365 - Phần mềm quản lý khách sạn offline
POS365 là một trong những giải pháp quản lý khách sạn offline phổ biến tại Việt Nam, nổi bật với khả năng hoạt động mượt mà ngay cả khi mất kết nối internet vận hành linh hoạt giữa chế độ online và offline. Bên cạnh đó, công cụ tự động chuyển đổi trạng thái và đồng bộ dữ liệu khi có mạng giúp chủ khách sạn yên tâm về tính nhất quán trong lưu trữ đơn đặt phòng, hóa đơn và báo cáo doanh thu.
Giao diện hiện đại với nhiều thiết bị hỗ trợ như điện thoại, máy tính, máy POS cũng là điểm mạnh lớn: người dùng dễ sử dụng, thao tác nhanh chóng và có thể phân quyền không giới hạn cho nhân viên. POS365 còn tích hợp quản lý kho - nhập xuất tồn giúp kiểm soát vật tư dịch vụ, tránh thất thoát - một tính năng rất hữu ích khi khách sạn kết hợp kinh doanh nhà hàng hoặc minibar.
Phần mềm quản lý khách sạn POS365 hỗ trợ đầy đủ nghiệp vụ: từ quản lý đặt/nhận/trả phòng, in hóa đơn đến báo cáo tài chính chi tiết. Việc thiết lập tính giá theo thời điểm (giờ/ngày/tuần/lễ tết) giúp tối ưu doanh thu và phù hợp với mô hình khách sạn, homestay linh hoạt.
POS365 - Phần mềm quản lý khách sạn offline
1.2 KiotViet Hotel - Giải pháp quản lý khách sạn không cần internet
KiotViet Hotel là phần mềm quản lý khách sạn offline nổi bật, phù hợp với các cơ sở lưu trú vừa và nhỏ tại Việt Nam. Ưu điểm lớn nhất của phần mềm là khả năng hoạt động ổn định ngay cả khi không có kết nối internet, giúp quá trình nhận - trả phòng, theo dõi phòng trống, quản lý dịch vụ không bị gián đoạn.
KiotViet Hotel ứng dụng công nghệ OCR cho phép quét CCCD/hộ chiếu tự động chỉ trong vài giây, tiết kiệm đáng kể thời gian thao tác cho nhân viên lễ tân. Bên cạnh đó, phần mềm còn tích hợp AI và phân tích dữ liệu lớn (Big Data), giúp cá nhân hóa trải nghiệm khách hàng, dự báo nhu cầu và tối ưu hiệu suất vận hành. Người dùng có thể dễ dàng giám sát nhiều chi nhánh từ xa, quản lý nhân sự, theo dõi kho, doanh thu, lịch sử giao dịch và xuất hóa đơn điện tử ngay trên nền tảng.
Giao diện thân thiện, dễ sử dụng, phù hợp với cả những người không rành công nghệ cũng là một điểm cộng lớn. Với đầy đủ tính năng từ lễ tân, buồng phòng đến báo cáo tài chính, KiotViet Hotel xứng đáng là lựa chọn hàng đầu cho các khách sạn muốn quản lý hiệu quả mà không phụ thuộc vào kết nối mạng.
KiotViet Hotel - Giải pháp quản lý khách sạn không cần internet
1.3 Sky Hotel - Ứng dụng quản lý nhà nghỉ, khách sạn
Sky Hotel (hay Skyhotel) là phần mềm quản lý khách sạn offline được ưa chuộng tại Việt Nam, đặc biệt phù hợp với nhà nghỉ, khách sạn nhỏ đến 5 sao, resort và homestay. Ưu điểm nổi bật của Sky Hotel là giao diện trực quan, hỗ trợ check-in/check-out nhanh trong 1 - 2 thao tác và có thể cấu hình linh hoạt giá phòng theo giờ, theo ngày, ngày lễ hay theo từng đối tượng khách hàng.
Ngoài ra, phần mềm cho phép thiết lập sơ đồ phòng, theo dõi tình trạng trống/đầy, và đặt phòng cho cả khách lẻ và đoàn, với nhật ký thao tác rõ ràng, giúp kiểm soát gian lận và giảm thất thoát. Một điểm cộng lớn là khả năng phân quyền người dùng và quản lý đa khách sạn trên cùng hệ thống rất phù hợp với các mô hình có nhiều chi nhánh hoặc cần kiểm soát nhân viên lễ tân.
Sky Hotel còn tích hợp tính năng housekeeping thông qua app điện thoại giúp cảnh báo phòng sạch/bẩn và hỗ trợ nhân viên buồng phòng cập nhật trạng thái theo thời gian thực. Hệ thống cũng hỗ trợ liên kết khóa từ và hệ thống điện, tự động bật/tắt khi khách check-in/checkout, tăng tính chuyên nghiệp và tiết kiệm năng lượng.
Sky Hotel - Ứng dụng quản lý nhà nghỉ, khách sạn
1.4 EzCloudhotel - Phần mềm khách sạn hỗ trợ offline
EzCloudhotel là một giải pháp đa năng, phù hợp cho khách sạn vừa và nhỏ, hoạt động linh hoạt giữa chế độ online và offline. Khi mất kết nối internet, phần mềm vẫn cho phép lễ tân nhận - trả phòng, quản lý tình trạng phòng và vận hành nghiệp vụ cơ bản mà không bị gián đoạn dữ liệu sau đó sẽ tự động đồng bộ khi mạng khôi phục.
Điểm nổi bật của EzCloudhotel là khả năng quản lý từ xa qua ứng dụng mobile hoặc web, cho phép chủ khách sạn theo dõi hoạt động, báo cáo doanh thu, đặt phòng và chốt ca bất cứ nơi nào, bất kể thời gian. Hơn 3.000 khách hàng đang sử dụng giải pháp này nhờ tiết kiệm đến 50% chi phí vận hành và thời gian quy trình quản lý .
Ngoài ra, EzCloudhotel hỗ trợ kết nối với hơn 200 kênh OTA, tự động đồng bộ phòng trống và giá giúp tối ưu doanh thu và tránh tình trạng overbooking. Tính năng quản lý kho, minibar cũng được tích hợp, giúp kiểm soát vật tư, dịch vụ nội bộ hiệu quả.
EzCloudhotel - Phần mềm khách sạn hỗ trợ offline
>> Xem thêm: Top 10+ phần mềm quản lý khách sạn miễn phí nên sử dụng
1.5 TCSoft Hotel - Hệ thống quản lý phòng khách sạn offline giá rẻ
TCSoft Hotel là giải pháp quản lý khách sạn “thuần Việt” được nhiều nhà nghỉ, homestay và khách sạn nhỏ lựa chọn nhờ chi phí phải chăng, giao diện thân thiện và tích hợp nhiều tính năng cần thiết. Phần mềm này hoạt động mượt mà cả khi offline - lễ tân vẫn có thể nhận/trả phòng, theo dõi tình trạng phòng trống, đặt phòng cho khách đoàn hoặc cá nhân mà không cần kết nối internet, với dữ liệu sẽ được tự động đồng bộ khi có mạng trở lại .
Tính năng nổi bật bao gồm:
- Sơ đồ phòng trực quan, phân biệt trạng thái phòng (có khách, trống, đặt trước...) giúp nhân viên xử lý nhanh chóng.
- Quản lý thu chi, công nợ và báo cáo doanh thu theo ngày/tháng, kèm biểu đồ thông minh hỗ trợ ra quyết định tức thời.
- Giá phòng linh hoạt theo giờ, ngày, đêm, mùa cao điểm và thỏa thuận với đại lý/OTA.
- Phân quyền nhân viên, chống gian lận và theo dõi ca làm việc chi tiết.
- Hỗ trợ mở rộng quản lý thêm nhà hàng, karaoke, minibar, với giám sát tồn kho theo thời gian thực.
- Tương thích đa nền tảng: Windows, web, Android/iOS hỗ trợ quản lý từ xa qua mobile hay browser.
Về chi phí, TCSoft cung cấp gói Professional từ khoảng 8.000 đ/phòng/tháng dành cho khách sạn nhỏ hoặc nhà nghỉ; gói Premium với nhiều tính năng hơn hợp lý với khách sạn 3 - 4 sao, mức giá cụ thể cần liên hệ trực tiếp.
TCSoft Hotel - Hệ thống quản lý phòng khách sạn offline giá rẻ
1.6 Sophia PMS - Phần mềm offline cho khách sạn 2 - 4 sao
Sophia PMS là giải pháp quản lý khách sạn offline/online được thiết kế dành riêng cho mô hình khách sạn từ 2 đến 4 sao, resort và chuỗi cơ sở lưu trú. Hệ thống cung cấp đầy đủ các nghiệp vụ lễ tân như check‑in, check‑out, đặt phòng, chuyển phòng, nâng cấp phòng cùng quản lý dịch vụ minibar, spa và gộp hoặc tách hóa đơn (bill), giúp vận hành trơn tru chỉ với một vài cú nhấp chuột.
Giao diện thông minh với sơ đồ phòng màu sắc rõ ràng hỗ trợ nhân viên dễ dàng theo dõi trạng thái từng phòng; thao tác kéo‑thả giúp sắp xếp phòng linh hoạt và tăng hiệu quả quản lý đặt phòng. Công cụ còn hỗ trợ quản lý tài chính nội bộ, báo cáo doanh thu chi tiết theo dịch vụ, phòng, phụ thu… cùng tính năng phân quyền và nhật ký thao tác nhân viên để chống gian lận hiệu quả.
Sophia PMS được phát triển trên nền tảng đa thiết bị (Windows, Android, iOS), đồng thời hỗ trợ cả hai giao diện Tiếng Việt và Tiếng Anh, rất phù hợp với mô hình khách sạn phục vụ khách quốc tế hoặc chuỗi khách sạn đa ngôn ngữ.
Sophia PMS - Phần mềm offline cho khách sạn 2 - 4 sao
1.7 Newway PMS - Phần mềm quản lý chuỗi khách sạn
Newway PMS là giải pháp quản lý khách sạn và chuỗi lưu trú từ 3 sao đến 5 sao ra đời từ năm 2006, được phát triển bởi các kỹ sư đến từ Đại học Công nghệ – Đại học Khoa học Tự nhiên. Hệ thống xây dựng trên nền tảng web‑based hiện đại, cho phép cài đặt trên máy chủ nội bộ và vận hành ổn định qua mạng LAN hoặc online khi cần quản lý từ xa.
Công cụ hỗ trợ đầy đủ nghiệp vụ lễ tân (check‑in/check‑out, đặt phòng cá nhân/đoàn), buồng phòng, nhà hàng, spa, minibar, CRM, và kế toán tích hợp mạnh mẽ với khóa phòng bằng thẻ từ, tổng đài, wifi marketing, hệ thống đặt phòng trực tuyến, và thanh toán điện tử. Giao diện khoa học, thân thiện với người dùng, hỗ trợ đa ngôn ngữ (VI/EN) và quản lý đa chi nhánh qua cùng một nền tảng.
Một thế mạnh khác của Newway PMS là khả năng sử dụng linh hoạt trong cả môi trường LAN khi cài đặt máy chủ tại chỗ và môi trường cloud để truy cập từ xa, giúp lãnh đạo dễ dàng theo dõi báo cáo doanh thu, tình trạng phòng và lịch sử giao dịch bất kỳ lúc nào. Newway PMS đã được triển khai thành công tại nhiều chuỗi khách sạn/resort lớn như Sojo Hotel, Silverland, Saigon Tourist… với hàng trăm cơ sở và hàng chục nghìn đêm phòng mỗi tháng.
Newway PMS - Phần mềm quản lý chuỗi khách sạn
1.8 AZ Hotel - Công cụ quản lý khách sạn mini
AZ Hotel là phần mềm quản lý khách sạn, nhà nghỉ, homestay chạy trên nền tảng web và app di động, hỗ trợ lưu trú từ xếp phòng, thu chi đến báo cáo kinh doanh đặc biệt phù hợp với khách sạn mini và homestay nhờ giao diện đơn giản, dễ sử dụng. Người dùng có thể thực hiện các thao tác như đặt phòng, nhận/trả phòng, đổi phòng, dọn phòng và quản lý kho hoặc thu chi ngay trên điện thoại mọi lúc mọi nơi. Phần mềm cung cấp bảng thống kê và xuất báo cáo theo tháng rõ ràng, giúp chủ cơ sở dễ dàng nắm được doanh thu và tình hình hoạt động.
AZ Hotel còn tích hợp phân quyền quản lý, hỗ trợ nhiều tài khoản để quản lý chuỗi nhỏ hoặc nhiều nhân viên cùng lúc. Phần mềm cho phép tối ưu hóa quy trình nghiệp vụ với 11 phân hệ cơ bản như quản trị hệ thống, kế toán, nhân sự, thu chi, kho hàng và quản lý phòng - điều này được đánh giá giúp tiết kiệm thời gian quản lý và giảm chi phí vận hành đáng kể.
AZ Hotel - Công cụ quản lý khách sạn mini
1.9 Blue Jay PMS - Phần mềm quản lý khách sạn chuyên sâu
Blue Jay PMS là phần mềm quản lý khách sạn toàn diện, phù hợp với các mô hình từ khách sạn nhỏ, homestay đến resort hoặc chuỗi lưu trú cần giải pháp vận hành chuyên nghiệp. Phần mềm nổi bật với giao diện lịch kéo - thả trực quan, giúp nhân viên lễ tân dễ dàng đặt phòng, check-in/check-out và điều chỉnh giá phòng theo giờ hoặc ngày chỉ với vài thao tác.
Đặc biệt, Blue Jay PMS tích hợp sẵn Channel Manager, cho phép đồng bộ phòng trống và giá với hơn 200 kênh OTA như Agoda, Booking.com, Expedia…, giúp khách sạn tối ưu doanh thu và giảm thiểu tình trạng overbooking. Ngoài ra, hệ thống còn cung cấp công cụ Booking Engine và thiết kế website bán phòng trực tiếp, tích hợp thanh toán trực tuyến, giúp tăng kênh doanh thu không qua trung gian.
Blue Jay PMS cũng hỗ trợ phân tích và báo cáo doanh thu, lợi nhuận, tỷ lệ lấp đầy, công nợ và tồn kho rất hữu ích cho quản lý và ra quyết định. Phần mềm có thể sử dụng trên web, điện thoại, tablet (iOS/Android), hỗ trợ đa ngôn ngữ và nhiều đơn vị tiền tệ. Giao diện thân thiện, dễ sử dụng, giúp người mới có thể làm quen chỉ trong khoảng 1 giờ.
Blue Jay PMS - Phần mềm quản lý khách sạn chuyên sâu
1.10 Intelio - Hệ thống quản lý khách sạn hiệu quả
Intelio, phát triển bởi CBIS JSC, là giải pháp quản lý khách sạn chuyên sâu từ các nhà nghỉ nhỏ đến resort lớn trên toàn quốc, với hơn 1.000 cơ sở đã triển khai thành công. Phần mềm hỗ trợ đầy đủ nghiệp vụ lễ tân check‑in/check‑out, sơ đồ phòng trực quan, quản lý đoàn, gộp và tách hóa đơn. Đồng thời tích hợp kiểm toán đêm, giúp cập nhật số liệu cuối ngày chính xác.
Intelio không chỉ tập trung vào phòng mà còn quản lý mạnh mẽ các điểm bán hàng như nhà hàng, bar, spa, minibar và hỗ trợ bán hàng qua thiết bị di động kết nối POS, theo dõi chi tiết doanh thu từng ca, kiểm soát tồn kho và công nợ hiệu quả.
Một thế mạnh nổi bật là khả năng tích hợp với các thiết bị ngoại vi: khóa thẻ từ, điều khiển thiết bị điện trong phòng, máy đọc hộ chiếu/CMND/visa mang đến trải nghiệm tiện nghi, hiện đại cho khách và hỗ trợ quản lý từ xa qua Internet, giúp chủ khách sạn giám sát và điều hành mọi lúc.
Intelio - Hệ thống quản lý khách sạn hiệu quả
Trên đây là hơn 10 phần mềm quản lý khách sạn offline tốt nhất hiện nay, phù hợp với nhiều mô hình từ nhà nghỉ đến khách sạn 4 - 5 sao. Nhờ khả năng hoạt động ổn định khi mất mạng và tích hợp đầy đủ nghiệp vụ, các giải pháp này giúp chủ cơ sở tối ưu vận hành, tiết kiệm chi phí và nâng cao trải nghiệm khách hàng. Hãy lựa chọn phần mềm phù hợp nhất với nhu cầu và quy mô để quản lý hiệu quả hơn.