Mẫu file excel quản lý nguyên vật liệu nhà hàng miễn phí

---

File excel quản lý nguyên vật liệu nhà hàng là giải pháp được nhiều mô hình F&B nhỏ và vừa lựa chọn để kiểm soát tồn kho, theo dõi nhập - xuất và nắm rõ chi phí nguyên liệu ngay từ đầu. Với cách quản lý nguyên vật liệu bằng Excel bài bản, chủ quán có thể hạn chế thất thoát, chủ động kế hoạch nhập hàng và từng bước làm quen với tư duy quản trị kho trước khi nâng cấp lên các hệ thống chuyên nghiệp hơn.

1. Lý do nhà hàng quản lý nguyên vật liệu bằng Excel

Trong giai đoạn đầu khởi nghiệp hoặc với các mô hình kinh doanh F&B quy mô vừa và nhỏ, việc tối ưu chi phí vận hành luôn là ưu tiên hàng đầu. Trước khi nghĩ đến những giải pháp công nghệ đắt đỏ, đa số các chủ quán đều lựa chọn bắt đầu với việc quản lý nguyên vật liệu bằng excel.

• Tiết kiệm chi phí đầu tư ban đầu: Microsoft Excel là công cụ văn phòng có sẵn trên hầu hết các máy tính. Bạn hoàn toàn có thể sử dụng một file excel quản lý nguyên vật liệu của nhà hàng miễn phí mà không cần trả phí thuê bao hàng tháng hay phí triển khai đắt đỏ như phần mềm chuyên dụng.

• Tính linh hoạt cao: Đặc thù nguyên liệu ngành F&B rất đa dạng (từ thực phẩm tươi sống, đồ khô đến các loại gia vị định lượng nhỏ). Excel cho phép bạn tự do thêm bớt dòng, cột để phù hợp với quy trình riêng của bếp. Dù bạn bán trà sữa cần quản lý topping hay bán phở cần quản lý xương hầm, file quản lý nguyên vật liệu bằng excel đều có thể tùy biến để đáp ứng.

• Giúp chủ quán hiểu sâu về giá vốn (Cost Control): Việc tự tay xây dựng và nhập liệu trên Excel giúp người quản lý nắm rõ cấu trúc giá thành của từng món ăn (Recipe). Bạn sẽ hiểu rõ sự biến động của giá nhập, định lượng tiêu hao và tỷ lệ hao hụt thực tế, từ đó có cảm quan tốt hơn về dòng tiền.

• Dễ dàng thao tác và tiếp cận: Hầu hết nhân viên kế toán, thu ngân hay quản lý kho đều đã có kỹ năng tin học văn phòng cơ bản. Việc đào tạo nhân viên sử dụng các hàm cơ bản trên Excel thường nhanh chóng và dễ dàng hơn so với việc học cách vận hành một hệ thống POS phức tạp.

Lý do nhà hàng quản lý nguyên vật liệu bằng Excel

2. Cấu trúc chuẩn của File Excel quản lý nguyên vật liệu nhà hàng

Để file excel quản lý nguyên vật liệu hoạt động trơn tru, hạn chế tối đa lỗi công thức và thao tác nhầm, bạn cần xây dựng 3 Sheet cốt lõi (Sheet dữ liệu) và 1 Sheet báo cáo. Cụ thể như sau:

2.1. Sheet danh mục nguyên vật liệu (Master Data)

Tại đây, bạn khai báo thông tin gốc một lần duy nhất. Các sheet khác sẽ lấy dữ liệu từ sheet này để đảm bảo tính nhất quán.

Vai trò: Chuẩn hóa tên gọi và đơn vị tính, tránh trường hợp cùng một món hàng nhưng lúc nhập là "Trứng gà", lúc lại nhập "Trứng".

Các trường thông tin (Cột) bắt buộc:

• Mã nguyên vật liệu (SKU): Quan trọng nhất. Mỗi nguyên liệu cần một mã duy nhất (Ví dụ: THIT01, RAU02). Giúp phân biệt các loại hàng có tên giống nhau.

• Tên nguyên vật liệu: Tên hiển thị đầy đủ.

• Đơn vị tính (ĐVT): Thống nhất đơn vị nhỏ nhất dùng để xuất kho (Ví dụ: nhập theo Thùng, nhưng xuất theo Lon thì ĐVT ở đây nên để là Lon).

• Phân loại (Nhóm hàng): (Thực phẩm tươi, Đồ khô, Đồ uống, Bao bì...). Cột này giúp bạn lọc báo cáo chi phí theo từng nhóm dễ dàng.

• Định mức tồn kho tối thiểu (Min-stock): Con số cảnh báo để biết khi nào cần nhập thêm hàng.

Sheet danh mục nguyên vật liệu (Master Data)

2.2. Sheet nhật ký Nhập - Xuất (Transaction Data)

Thay vì làm Sheet Nhập riêng, Sheet Xuất riêng, cấu trúc chuẩn hiện đại thường gộp chung vào một Sheet gọi là "Nhật ký giao dịch" (hoặc Sổ chi tiết vật tư). Điều này giúp việc dùng hàm tính toán tồn kho đơn giản hơn rất nhiều.

Vai trò: Ghi nhận mọi biến động tăng/giảm của kho theo thời gian thực.

Các trường thông tin (Cột) bắt buộc:

• Ngày tháng: Ngày phát sinh giao dịch.

• Số chứng từ: Số phiếu nhập hoặc phiếu xuất.

• Diễn giải/Loại giao dịch: Ghi rõ là Nhập mua, Xuất bán, Xuất hủy hay Xuất nội bộ.

• Mã nguyên vật liệu: Nhập mã SKU (cột này nên dùng Data Validation để chọn từ danh mục, tránh gõ sai).

• Số lượng: Số lượng thực tế phát sinh.

• Đơn giá: Giá nhập vào (đối với phiếu nhập).

• Thành tiền: Số lượng x Đơn giá.

• Ghi chú: Ghi thông tin Hạn sử dụng (Date) hoặc Lý do hủy hàng.

>>> Xem thêm: Phần mềm quản lý nhà hàng miễn phí bằng Excel: Ưu điểm và hạn chế?

2.3. Sheet báo cáo tồn kho (Inventory Report)

Đây là sheet đích đến, nơi chủ nhà hàng nhìn vào để ra quyết định. Dữ liệu ở đây được tổng hợp tự động từ Sheet Nhật ký Nhập - Xuất.

Vai trò: Cho biết tình trạng kho hiện tại.

Các trường thông tin (Cột) bắt buộc:

• Thông tin hàng hóa: Mã NVL, Tên NVL, ĐVT (Lấy từ Sheet Danh mục).

• Tồn đầu kỳ: Số lượng hàng mang sang từ kỳ trước.

• Nhập trong kỳ: Tổng số lượng đã nhập (Dùng hàm SUMIFS tính từ Sheet Nhật ký).

• Xuất trong kỳ: Tổng số lượng đã xuất (Dùng hàm SUMIFS tính từ Sheet Nhật ký).

• Tồn cuối kỳ: = Tồn đầu + Nhập - Xuất.

• Giá trị tồn kho: = Tồn cuối * Đơn giá bình quân (Để biết bao nhiêu tiền đang "nằm chết" trong kho).

• Trạng thái: Cột tự động cảnh báo "Cần nhập hàng" nếu Tồn cuối < Min-stock.

Sheet báo cáo tồn kho (Inventory Report)

2.4. Sheet định lượng (Recipe) - Tùy chọn nâng cao

Đối với quản lý nguyên vật liệu bằng excel trong nhà hàng, đây là phần khó nhất nhưng giá trị nhất.

Vai trò: Quy đổi món ăn bán ra (Menu) thành nguyên liệu trừ kho. Ví dụ: Bán 1 phần Bò bít tết -> File sẽ hiểu cần trừ: 200g Thịt bò, 50g Khoai tây, 10ml Sốt tiêu.

Lưu ý: Sheet này thường dùng để tham khảo tính giá vốn (Cost) hoặc dùng cho các file Excel nâng cao có sử dụng VBA/Macro để tự động trừ kho khi nhập doanh thu bán hàng.

3. Bộ công thức Excel "thần thánh" cho quản lý nguyên vật liệu nhà hàng

Rất nhiều chủ quán "ngại" dùng Excel vì sợ các hàm số phức tạp. Tuy nhiên, thực tế để vận hành một file excel quản lý nguyên vật liệu nhà hàng hiệu quả, bạn chỉ cần nắm vững 4 hàm cốt lõi dưới đây.

4. Hướng dẫn quy trình thao tác trên File Excel quản lý nguyên vật liệu nhà hàng

Có file đẹp là một chuyện, nhưng vận hành nó đúng quy trình mới quyết định hiệu quả quản lý. Để tránh tình trạng "rác dữ liệu" (nhập sai, nhập thiếu), bạn hãy áp dụng quy trình 4 bước chuẩn sau đây:

Bước 1: Khai báo danh mục & Thiết lập ban đầu (Setup)

Đây là bước quan trọng nhất, chỉ làm một lần nhưng quyết định độ chính xác mãi về sau.

• Hành động: Liệt kê toàn bộ nguyên liệu trong kho vào Sheet Danh mục.

• Lưu ý sống còn: Hãy thống nhất Đơn vị tính (ĐVT) ngay từ đầu.

• Sai lầm thường gặp: Lúc mua nhập là "Thùng bia", lúc bán lại trừ kho là "Lon bia".

• Cách làm đúng: Quy đổi tất cả về đơn vị nhỏ nhất dùng để xuất. Ví dụ: Bia nhập Thùng -> Quy đổi ra Lon ngay khi nhập liệu. Đường nhập Bao 50kg -> Quy đổi ra Kg hoặc Gram.

Bước 2: Chốt số dư đầu kỳ (Opening Balance)

Nếu bạn bắt đầu sử dụng quản lý nguyên vật liệu bằng excel từ ngày 01/01, bạn cần biết sáng ngày hôm đó trong kho đang có chính xác bao nhiêu hàng.

• Hành động: Kiểm đếm thực tế toàn bộ kho.

• Thao tác: Nhập số lượng này vào cột "Tồn đầu kỳ" ở Sheet Báo cáo Tồn kho. Đây là mốc tham chiếu để cộng trừ về sau.

Bước 3: Ghi nhận Nhật ký Nhập - Xuất hàng ngày (Daily Operation)

Đây là công việc hàng ngày của thủ kho hoặc kế toán. Mọi biến động hàng hóa phải được ghi lại vào Sheet Nhật ký.

• Đối với Nhập hàng: Ghi nhận số lượng thực tế nhận từ nhà cung cấp (sau khi đã trừ hàng hỏng/trả lại).

• Đối với Xuất hàng: Chia làm 3 loại xuất chính cần ghi rõ trong cột "Diễn giải":

• Xuất chế biến: Hàng chuyển từ kho xuống bếp/bar để bán.

• Xuất hủy: Hàng bị hỏng, hết hạn, rơi vỡ (Cần ghi chú lý do để quản lý xem xét).

• Xuất nội bộ: Mời khách, nhân viên ăn ca.

Bước 4: Kiểm kê định kỳ & Xử lý chênh lệch (Audit)

Cuối tuần hoặc cuối tháng, bạn phải so sánh giữa "Số liệu trên Excel" và "Số hàng còn thật trong kho". Thao tác: 

• Mở Sheet Báo cáo Tồn kho, xem cột Tồn cuối kỳ (Lý thuyết).

• Đi đếm hàng thực tế tại bếp/kho.

• Tính chênh lệch: Chênh lệch = Tồn thực tế - Tồn lý thuyết.

Hướng dẫn quy trình thao tác trên File Excel quản lý nguyên vật liệu của nhà hàng

5. Tải File Excel quản lý nguyên vật liệu nhà hàng miễn phí

Dựa trên kinh nghiệm vận hành thực tế, chúng tôi đã thiết kế và tổng hợp lại bộ mẫu file excel quản lý nguyên vật liệu của nhà hàng miễn phí với 2 phiên bản phù hợp cho từng quy mô kinh doanh khác nhau.

5.1. Mẫu 1: File quản lý kho cơ bản (Dành cho Quán Cafe, Trà sữa, Take-away)

Đây là phiên bản gọn nhẹ, lược bỏ các tính năng phức tạp, tập trung tối đa vào tốc độ nhập liệu.

Phù hợp với: Các quán có menu đơn giản, nhân sự ít, chủ quán trực tiếp quản lý.

Tính năng nổi bật:

• Giao diện Nhập - Xuất - Tồn đơn giản trên 1 màn hình.

• Tự động tính tồn kho tức thì.

• Không yêu cầu kiến thức Excel nâng cao.

Tải File mẫu cơ bản tại đây!

5.2. Mẫu 2: File quản lý kho nhà hàng chuyên sâu (Dành cho Nhà hàng, Quán ăn có bếp nóng)

Đây là file quản lý nguyên vật liệu bằng excel đầy đủ tính năng, giúp kiểm soát chặt chẽ giá vốn và định mức.

Phù hợp với: Nhà hàng có quy trình Bếp - Bar riêng biệt, danh mục nguyên liệu lớn (trên 50 mã), cần quản lý hạn sử dụng.

Tính năng nâng cao:

• Tích hợp quản lý Nhà cung cấp.

• Cột theo dõi hạn sử dụng (Date) để ưu tiên đẩy hàng cũ (FEFO).

• Báo cáo giá trị tồn kho theo thời gian thực.

• Cảnh báo Min-stock (Định mức tồn tối thiểu) bằng màu sắc.

Tải File mẫu chuyên sâu tại đây!

6. Nhược điểm chí mạng của Excel khi quản lý nhà hàng

Mặc dù file excel quản lý nguyên vật liệu của nhà hàng là công cụ khởi đầu "ngon-bổ-rẻ" nhưng khi quán đông khách, nó lại bộc lộ nhiều lỗ hổng chết người. Thay vì giúp bạn quản lý, đôi khi Excel lại trở thành gánh nặng vì sự thủ công và thiếu tính đồng bộ. Dưới đây là những hạn chế lớn nhất khiến nhiều chủ quán phải từ bỏ Excel sau một thời gian sử dụng:

• Không trừ kho tự động (Trừ thủ công): Excel không liên kết với máy bán hàng. Bạn bán được 100 bát phở nhưng kho trên Excel vẫn còn nguyên, cuối ngày phải hì hục nhập tay lại số lượng đã bán để trừ kho rất mất thời gian.

• Dữ liệu không cập nhật tức thời: Bếp báo hết đồ nhưng kế toán chưa kịp nhập phiếu, dẫn đến tình trạng "tồn ảo" (trên máy báo còn hàng mà thực tế kho đã hết sạch), gây gián đoạn bán hàng.

• Rủi ro gian lận, bảo mật kém: File Excel rất dễ bị sao chép, xóa sửa số liệu cũ mà không để lại lịch sử thao tác, tạo kẽ hở lớn cho nhân viên không trung thực tuồn hàng ra ngoài.

• Dễ sai sót, vỡ công thức: Một file quản lý kho thường có công thức chằng chịt. Chỉ cần lỡ tay xóa nhầm một ô hoặc nhập sai định dạng, cả bảng báo cáo sẽ bị lỗi (#VALUE!, #REF!) hoặc tính toán sai lệch hoàn toàn.

• Khó quản lý từ xa: Bạn không thể xem báo cáo kho ngay trên điện thoại khi đi vắng mà bắt buộc phải mở máy tính hoặc đợi nhân viên gửi file, dẫn đến chậm trễ trong việc ra quyết định nhập hàng.

Nhược điểm chí mạng của Excel khi quản lý nhà hàng

7. Mẹo quản lý nguyên vật liệu nhà hàng trên File Excel hiệu quả

Để khắc phục các nhược điểm cố hữu và vận hành file excel quản lý nguyên vật liệu của nhà hàng trơn tru nhất, bạn cần thiết lập những quy tắc "thép" ngay từ đầu. Dưới đây là những mẹo nhỏ nhưng cực kỳ quan trọng giúp giữ cho file của bạn luôn hoạt động ổn định và chính xác:

• Sử dụng Data Validation (Tạo list chọn): Tuyệt đối không để nhân viên gõ tay tên hàng hay đơn vị tính một cách tự do. Hãy cài đặt chế độ chọn từ danh sách có sẵn để tránh lỗi chính tả (ví dụ: gõ nhầm "Kg" thành "Kí"), giúp công thức tính tổng hoạt động chính xác.

• Tô màu cảnh báo hạn sử dụng (Conditional Formatting): Cài đặt công thức đổi màu đỏ cho các lô hàng sắp hết date. Việc này giúp bếp trưởng nhìn vào file là biết ngay cần ưu tiên dùng lô hàng nào trước (nguyên tắc FEFO - Hết hạn trước xuất trước), giảm thiểu tình trạng hủy hàng oan uổng.

• Kiểm kê cuốn chiếu (Spot Check): Thay vì đợi đến cuối tháng mới tổng kiểm kê, hãy thực hiện kiểm tra đột xuất 3-5 mặt hàng đắt tiền (như rượu ngoại, thịt bò...) mỗi ngày. Điều này tạo tâm lý bị giám sát, giúp hạn chế tối đa việc nhân viên gian lận.

• Lưu trữ đám mây (Cloud): Đừng bao giờ lưu file duy nhất trên một máy tính bàn. Hãy lưu trên Google Drive hoặc OneDrive để dữ liệu tự động sao lưu, tránh rủi ro hỏng ổ cứng, virus hoặc mất điện đột ngột làm mất sạch số liệu.

• Khóa công thức (Protect Sheet): Chỉ mở quyền chỉnh sửa ở các ô nhập số lượng và ngày tháng. Hãy khóa chặt các ô chứa hàm tính toán để tránh việc nhân viên lỡ tay xóa mất công thức, khiến cả file báo lỗi.

Trong giai đoạn đầu, File Excel quản lý nguyên vật liệu nhà hàng vẫn là lựa chọn phù hợp để kiểm soát kho, hiểu rõ dòng tiền và tập làm quen với tư duy quản trị chi phí. Tuy nhiên, khi quy mô vận hành mở rộng, lượng đơn hàng tăng và yêu cầu kiểm soát ngày càng chặt chẽ, việc phụ thuộc hoàn toàn vào Excel sẽ bộc lộ nhiều hạn chế về tốc độ, độ chính xác và tính đồng bộ. Đây cũng là lúc nhiều nhà hàng chuyển sang các giải pháp chuyên nghiệp hơn như phần mềm bán hàng POS365, cho phép liên thông bán hàng - kho - doanh thu, tự động trừ nguyên vật liệu theo định lượng và theo dõi tồn kho theo thời gian thực. Sự kết hợp đúng thời điểm giữa quản lý thủ công và công nghệ sẽ giúp nhà hàng vận hành ổn định, giảm thất thoát và tối ưu hiệu quả lâu dài.