Phần mềm quản lý nhà hàng miễn phí bằng Excel là một giải pháp đơn giản, tiết kiệm chi phí, đặc biệt phù hợp với các quán ăn nhỏ, nhà hàng mới mở hoặc mô hình kinh doanh ít phức tạp. Tuy nhiên, nếu đặt lên bàn cân và so sánh những ưu điểm, hạn chế của Excel trong quản lý thì mỗi chủ nhà hàng sẽ có quyết định riêng.
1. Tổng quan về phần mềm quản lý nhà hàng Excel
Excel hay phần mềm quản lý nhà hàng miễn phí bằng Excel thực chất là một file bảng tính được thiết kế sẵn trên Microsoft Excel, dùng để theo dõi và quản lý các hoạt động vận hành cơ bản trong các mô hình kinh doanh nhỏ, lẻ như:
- Quán nhỏ, ít món ăn: Số lượng hóa đơn mỗi ngày không quá nhiều (dưới 50 hóa đơn).
- Chưa có nhiều chi phí nền tảng: Các chủ cửa hàng muốn tiết kiệm chi phí đầu tư ban đầu.
- Quản lý thủ công: Không có nhu cầu tích hợp máy in hóa đơn, báo cáo thuế, quản lý từ xa.
- Chủ quán quen dùng Excel: Có kỹ năng cơ bản về hàm, bảng tính.
File quản lý nhà hàng bằng Excel cần được làm thủ công hoặc thuê khoán
1.1 Ưu điểm của phần mềm Excel trong quản lý nhà hàng
Điểm mạnh đầu tiên của phần mềm quản lý nhà hàng miễn phí bằng excel chắc chắn là không mất phí mua phần mềm hay thuê bao hàng tháng. Ngoài ra, các chủ nhà hàng còn có thể:
- Tự thiết kế file quản lý theo mô hình kinh doanh của nhà hàng.
- Không cần kết nối mạng Internet, phần mềm vẫn dùng được khi offline.
- Excel quản lý tốt các đầu mục cơ bản: Menu món ăn, đơn hàng, doanh thu, chi phí, ca làm, nguyên liệu,...
Chủ cửa hàng sẽ cần nhập các dữ liệu thủ công trước khi cài đặt các hàm tính
1.2 Hạn chế khi quản lý nhà hàng miễn phí bằng Excel
Tuy nhiên, các tính năng của Excel còn nhiều hạn chế, chưa đầy đủ để mô hình kinh doanh nhà hàng vận hành suôn sẻ:
- Không có khả năng tự động hóa: Nhập liệu hoàn toàn bằng tay, thủ công, dễ sai sót.
- Không phù hợp với quản lý kinh doanh quy mô lớn: Khi quán phát triển có nhiều khách hàng hơn, có nhiều bàn ăn hơn, nhiều nhân viên hay bắt đầu phát triển các chi nhánh.
- Không thể kết nối, đồng bộ thiết bị: Như máy in hóa đơn, máy POS, quét mã QR.
- Không có bảo mật dữ liệu: Dễ mất file, sửa nhầm, không có phân quyền người dùng.
- Không hỗ trợ từ xa: Chỉ làm việc trên một máy tính chứa file Excel quản lý, không xem được từ điện thoại hay laptop khác.
Nếu bạn là quán ăn nhỏ, mới kinh doanh, ngân sách hạn chế và muốn kiểm soát cơ bản hoạt động nhà hàng thì có thể bắt đầu sử dụng phần mềm Excel trong giai đoạn đầu.
Tuy nhiên, nếu bạn cần in hóa đơn cho khách; quản lý nhiều bàn, nhiều chi nhánh; theo dõi hoạt động kinh doanh từ xa; quản lý kho nguyên vật liệu chi tiết, định lượng món ăn thì việc quản lý bằng Excel không còn là lựa chọn thông minh.
Tham khảo: Tất tần tật về phần mềm quản lý bán hàng trên excel miễn phí hiện nay
2. Tham khảo 6 lợi ích khi POS365 được đưa vào quản lý nhà hàng
Phần mềm POS365 là một trong những giải pháp quản lý nhà hàng – quán ăn phổ biến nhất hiện nay tại Việt Nam. Với đặc thù mô hình F&B (ẩm thực), POS365 mang lại nhiều lợi ích thiết thực giúp các chủ nhà hàng vận hành trơn tru, tiết kiệm chi phí và tối ưu doanh thu:
2.1 Tối ưu quy trình, rút ngắn thời gian từ order đến thanh toán
Khi sử dụng phần mềm pos365 nhân viên phục vụ có thể order trực tiếp trên điện thoại cá nhân, máy pos hoặc máy tính bảng tại bàn cho khách hàng thay cho quy trình order tại quầy truyền thống. Quy trình này cũng giúp cho các nhân viên chạy bàn, đặt món giảm sai sót và tiết kiệm thời gian hơn so với việc phải ghi tay. Đặc biệt phần mềm còn có thể chia bàn, gộp bàn và chia bill linh hoạt tùy theo nhu cầu của khách hàng một cách dễ dàng chỉ với vài thao tác.
Quy trình khép kín, tốc độ được tối ưu và tránh sai sót
2.2 Hỗ trợ quản lý thu chi, lãi lỗ
Sau một ngày kinh doanh phần mềm sẽ tự động tổng hợp thông tin và đưa ra báo cáo doanh thu theo ngày/tuần/tháng cùng với các chi phí như nguyên vật liệu, chi phí vận hành và tính toán lợi nhuận ròng theo ca làm, theo món ăn hoặc theo từng chi nhánh. Với hệ thống báo cáo trực quan, rõ ràng người dùng có thể xem báo cáo từ xa trên điện thoại mà không cần đến trực tiếp nhà hàng để theo dõi.
Xem thêm: Hướng dẫn tải phần mềm quản lý bán hàng miễn phí POS365 đơn giản, nhanh chóng
2.3 Quản lý kho nguyên vật liệu tự động
Mỗi món ăn bán ra nguyên vật liệu sẽ được tự động khấu trừ từ kho hàng được set up từ ban đầu. Khi gần hết nguyên vật liệu phần mềm sẽ đưa ra cảnh báo lượng tồn kho sắp hết để chủ cửa hàng nhanh chóng bổ sung tránh ảnh hưởng đến vận hành nhà hàng.
2.4 Phân quyền nhân viên để chống gian lận
Mỗi nhân viên được cấp tài khoản và mật khẩu riêng để chỉ thao tác trong phạm vi được cho phép. Mỗi lần nhân viên order món, lên món và thanh toán đều được ghi vào lịch sử thao tác nên khi có sự nhầm lẫn đều phát hiện ngay khâu bị sai sót.
2.5 Tối ưu quy trình vận hành để giảm xung đột giữa bếp và phục vụ
Với quy trình chuẩn hóa từ order → bếp → thu ngân → in hóa đơn → giao món không chỉ tránh được sai sót món mà còn giúp bếp nhận thông tin theo khu vực chế biến (như bếp nóng phục vụ món ăn, bếp lạnh và pha chế…).
2.6 Tích hợp máy in hoá đơn, xuất hoá đơn điện tử hợp lệ
Phần mềm Pos365 đã tích hợp hóa đơn điện tử theo chuẩn Nghị định 70 khi dùng máy POS tích hợp máy in. Nhân viên thu ngân có thể in hoá đơn nhanh chóng tại quầy hoặc từ xa tại từng bàn.
Doanh thu được tính toán tự động mỗi cuối ngày/tuần/tháng
Phần mềm POS365 không chỉ giúp quản lý bán hàng nhanh chóng – chính xác – minh bạch, mà còn hỗ trợ chủ nhà hàng tối ưu chi phí, hạn chế thất thoát, tăng hiệu suất phục vụ và mở rộng quy mô dễ dàng. Bạn có thể dùng phần mềm quản lý nhà hàng miễn phí bằng excel trong giai đoạn khởi đầu, sau đó chuyển sang phần mềm chuyên nghiệp như POS365 khi quy mô phát triển. Đây là hướng đi an toàn, tiết kiệm và phát triển bền vững.
