Cách kiểm soát hạn sử dụng trong siêu thị mini để tránh thất thoát và tồn kho quá date

---

Cách kiểm soát hạn sử dụng trong siêu thị mini là một trong những yếu tố quyết định trực tiếp đến lợi nhuận, uy tín và tính pháp lý của cửa hàng. Với đặc thù kinh doanh hàng tiêu dùng nhanh, thực phẩm, sữa, đồ uống và mỹ phẩm có vòng đời ngắn, chỉ một sai sót nhỏ trong quản lý hạn dùng cũng có thể khiến chủ cửa hàng mất trắng vốn nhập hàng. Việc kiểm soát chặt chẽ từ phương pháp thủ công đến ứng dụng phần mềm quản lý giúp giảm hao hụt, hạn chế tồn kho quá date và tối ưu dòng tiền hiệu quả hơn.

1. Vì sao siêu thị mini dễ thất thoát do hàng hết hạn?

Nhiều chủ cửa hàng nghĩ chỉ cần bán tốt là có lãi nhưng trong bán lẻ tiêu dùng, lợi nhuận phụ thuộc lớn vào quản lý tồn kho. Thất thoát do hàng hết date thường xuất phát từ những nguyên nhân sau:

1.1 Số lượng SKU lớn, nhập hàng liên tục

Đặc thù của siêu thị mini là sự đa dạng hóa sản phẩm để đáp ứng nhu cầu tiện lợi của người tiêu dùng. Một cửa hàng nhỏ cũng có thể chứa từ vài trăm đến hàng nghìn mã hàng (SKU) khác nhau. Từ thực phẩm tươi sống, sữa chua, đồ uống giải khát đến hóa mỹ phẩm, thực phẩm chức năng... mỗi loại lại có một vòng đời và hạn sử dụng riêng biệt.

• Sữa thanh trùng chỉ có hạn vài ngày đến 1 tuần.

• Bánh kẹo tươi có hạn từ 1 - 3 tháng.

• Hóa mỹ phẩm có hạn từ 2 - 3 năm.

Số lượng SKU lớn, nhập hàng liên tục

1.2 Nhân viên không theo dõi sát từng lô hàng

Trong giờ cao điểm, nhân viên thường ưu tiên tính tiền và sắp xếp kệ hàng nhanh gọn, dễ dẫn đến việc đưa hàng mới ra ngoài và đẩy hàng cũ vào trong. Thói quen này vi phạm nguyên tắc FIFO (Nhập trước - Xuất trước) khiến lô cũ bị tồn đọng và dễ quá hạn.

>>> Xem thêm: Tại sao kho hàng luôn lệch? 5 lỗ hổng của quy trình thủ công & Giải pháp số hóa

1.3 Chủ cửa hàng chỉ phát hiện khi đã quá muộn

Phần lớn các siêu thị mini quy mô gia đình vẫn giữ thói quen kiểm kho theo tháng, thậm chí vài tháng một lần. Thay vì chủ động rà soát, chủ cửa hàng thường chỉ phát hiện ra hàng hết date trong hai trường hợp tồi tệ nhất: khi đang dọn dẹp trưng bày lại kệ hàng hoặc tệ hơn là khi khách hàng mang sản phẩm quay lại phàn nàn.

Chủ cửa hàng chỉ phát hiện khi đã quá muộn

2. Những hậu quả nghiêm trọng khi không kiểm soát hạn sử dụng

Đừng coi thường những hộp sữa cận date hay vài gói bánh hết hạn. Tích tiểu thành đại, hậu quả của việc lơ là trong khâu kiểm soát hạn sử dụng có thể đánh sập cả một hệ thống kinh doanh nhỏ.

2.1 Hao hụt trực tiếp lợi nhuận

Trong bán lẻ, biên lợi nhuận FMCG thường chỉ khoảng 10 - 20%. Nhưng khi sản phẩm hết hạn và phải tiêu hủy, cửa hàng mất 100% giá vốn trong khi chi phí mặt bằng, điện nước, nhân sự vẫn đã phát sinh. Hàng quá date càng nhiều, dòng tiền càng bị thâm hụt.

2.2 Nguy cơ bị xử phạt khi bán hàng quá hạn

Kinh doanh hàng quá hạn là vi phạm nghiêm trọng quy định về an toàn thực phẩm và có thể bị xử phạt nặng tùy giá trị lô hàng. Nếu gây ảnh hưởng đến sức khỏe người tiêu dùng, chủ cửa hàng còn đối mặt rủi ro pháp lý lớn, thậm chí bị tước giấy phép hoặc buộc đóng cửa.

2.3 Mất niềm tin khách hàng

Siêu thị mini sống dựa vào khách hàng trung thành trong khu vực lân cận (khu dân cư, chung cư). Chỉ cần một lần duy nhất khách hàng mua phải hộp sữa chua chua chua lét hay gói xúc xích nhớt do hết hạn, họ sẽ cạch mặt cửa hàng của bạn vĩnh viễn. Trong thời đại mạng xã hội phát triển, một bài "bóc phốt" trên group cộng đồng cư dân có thể thổi bay công sức xây dựng hình ảnh thương hiệu của bạn trong nhiều năm chỉ sau một đêm.

Những hậu quả nghiêm trọng khi không kiểm soát hạn sử dụng

3. 3 cách kiểm soát hạn sử dụng trong siêu thị mini phổ biến hiện nay

Tùy thuộc vào quy mô, nguồn vốn và nhân sự, các chủ cửa hàng thường áp dụng 3 phương pháp kiểm soát date cơ bản dưới đây:

3.1 Cách 1 - Theo dõi thủ công bằng sổ hoặc Excel

Đây là cách làm truyền thống nhất, thường được các cửa hàng tạp hóa nhỏ mới mở áp dụng. Khi nhập hàng, nhân viên sẽ mở sổ hoặc file Excel để ghi chép lại tên sản phẩm, số lượng, ngày nhập và tự tính toán ngày hết hạn. Định kỳ, chủ cửa hàng sẽ lọc file Excel để tìm ra danh sách các mặt hàng chuẩn bị hết date.

Ưu điểm: Tiết kiệm chi phí đầu tư ban đầu, quen thuộc với những người không rành công nghệ.

Nhược điểm: Cực kỳ tốn thời gian nhập liệu, rủi ro sai sót do con người (gõ nhầm ngày, tính sai tháng) rất cao. Khi lượng hàng lên tới hàng nghìn mã, file Excel trở nên nặng nề và gần như không thể theo dõi chính xác từng lô hàng nhỏ lẻ.

>>> Xem thêm: File quản lý kho bằng Excel đơn giản, miễn phí (Kèm Link Tải & Hướng dẫn)

3.2 Cách 2 - Kiểm kho định kỳ & dán nhãn màu

Cửa hàng sẽ quy định các mã màu tem nhãn tương ứng với thời gian hết hạn. Ví dụ: Dán tem vàng cho hàng còn hạn 1 tháng, tem đỏ cho hàng còn hạn dưới 7 ngày. Nhân viên sẽ tiến hành kiểm tra từng kệ hàng mỗi tuần để dán nhãn và di chuyển các mặt hàng dán tem đỏ ra khu vực "Khuyến mãi giảm giá".

Ưu điểm: Trực quan, dễ triển khai tại quầy, kích thích khách hàng mua sản phẩm cận date với giá rẻ.

Nhược điểm: Phụ thuộc 100% vào tính tự giác và sự cẩn thận của nhân viên. Rất dễ bỏ sót sản phẩm nằm khuất phía trong, không kiểm soát được cái nhìn tổng thể về toàn bộ giá trị tồn kho trong hệ thống.

Cách 2 - Kiểm kho định kỳ & dán nhãn màu

3.3 Cách 3 - Quản lý hạn sử dụng bằng phần mềm

Ngay từ khâu nhập kho, nhân viên sẽ dùng máy quét mã vạch để đưa thông tin hàng hóa vào hệ thống phần mềm, bao gồm ngày sản xuất và hạn sử dụng của từng lô cụ thể. Phần mềm sẽ thay con người làm nhiệm vụ tính toán, lưu trữ và tự động cảnh báo.

4. Phần mềm giúp kiểm soát hạn sử dụng trong siêu thị mini như thế nào?

Việc ứng dụng công nghệ không chỉ giúp bạn rảnh tay mà còn tạo ra một quy trình vận hành khép kín, triệt tiêu mọi rủi ro do lỗi con người gây ra.

4.1 Quản lý theo lô - theo ngày hết hạn

Cùng một sản phẩm như Sữa tươi Vinamilk 180ml nhưng nhập nhiều lần trong tháng sẽ tạo thành các lô có hạn dùng khác nhau. Nếu quản lý bằng Excel, việc tách riêng từng lô khá phức tạp và dễ nhầm lẫn. Trong khi đó, phần mềm cho phép khai báo chi tiết từng lần nhập, tự động phân tách theo lô và theo dõi riêng biệt. Nhờ vậy, cửa hàng biết chính xác mỗi lô còn bao nhiêu sản phẩm trong kho tại từng thời điểm.

4.2 Cảnh báo hàng cận date tự động

Không cần rà soát thủ công từng dòng dữ liệu, phần mềm cho phép thiết lập mốc cảnh báo linh hoạt theo từng nhóm hàng như 7 ngày với thực phẩm tươi hoặc 30 ngày với đồ đóng hộp. Khi đăng nhập hệ thống, danh sách sản phẩm sắp hết hạn được hiển thị rõ ràng giúp chủ cửa hàng chủ động triển khai khuyến mãi để xả hàng và thu hồi vốn kịp thời.

4.3 Áp dụng nguyên tắc FIFO tự động

Khi nhân viên thu ngân quét mã vạch bán hàng, phần mềm sẽ thông minh tự động trừ tồn kho vào lô hàng có hạn sử dụng gần nhất trước. Điều này giúp sổ sách luôn khớp với thực tế nguyên tắc FIFO, triệt tiêu tình trạng "chết lô cũ, tồn lô mới" khiến hệ thống tồn kho bị sai lệch.

4.4 Báo cáo hàng tồn sắp hết hạn theo chi nhánh

Với mô hình 2 - 3 siêu thị mini, phần mềm giúp quản lý tập trung và theo dõi tồn kho từng chi nhánh ngay trên điện thoại. Chủ cửa hàng có thể biết nơi nào đang tồn nhiều hàng cận date để kịp thời điều chuyển sang điểm bán tiêu thụ tốt hơn. Việc luân chuyển hợp lý giúp tối ưu khả năng bán hàng và hạn chế hủy hàng do quá hạn.

Phần mềm giúp kiểm soát hạn sử dụng trong siêu thị mini như thế nào?

5. So sánh quản lý thủ công và quản lý bằng phần mềm

Để có cái nhìn trực quan nhất về sự chênh lệch hiệu quả giữa hai phương pháp, hãy theo dõi bảng so sánh dưới đây:

6. Khi nào siêu thị mini nên chuyển sang quản lý bằng phần mềm?

Đừng đợi đến khi mất bò mới lo làm chuồng. Nếu siêu thị của bạn đang xuất hiện một trong các dấu hiệu dưới đây, đã đến lúc bạn phải loại bỏ sổ sách và nâng cấp lên phần mềm:

• Cửa hàng có trên 300 mã sản phẩm (SKU) khác nhau, đa dạng chủng loại.

• Bạn bắt đầu thuê nhân viên bán hàng/thu ngân và không thể có mặt 24/7 tại cửa hàng để giám sát trực tiếp.

• Tần suất nhập hàng dày đặc, có nhiều lô hàng chồng chéo trong cùng một tháng.

• Bạn đã từng phải vứt bỏ hàng hóa quá hạn hoặc bị khách hàng phàn nàn vì chất lượng sản phẩm không đảm bảo.

Khi nào siêu thị mini nên chuyển sang quản lý bằng phần mềm?

7. Giải pháp kiểm soát hạn sử dụng toàn diện cho siêu thị mini

Việc lựa chọn một giải pháp công nghệ phù hợp sẽ quyết định sự thành bại trong việc tối ưu vận hành. Trong số các nền tảng trên thị trường, POS365 là một trong những phần mềm quản lý bán hàng được thiết kế để giải quyết triệt để những nỗi đau đặc thù của mô hình siêu thị mini, tạp hóa.

Với POS365, bạn sở hữu một hệ sinh thái quản lý tồn kho chuyên sâu:

• Quản lý chi tiết theo lô, theo HSD: Mỗi mặt hàng nhập vào đều được gắn chặt với thông tin lô sản xuất giúp truy xuất nguồn gốc và thời hạn trong tích tắc.

• Hệ thống cảnh báo thông minh: Tính năng tự động cập nhật danh sách hàng hóa sắp hết hạn giúp bạn đi trước một bước trong việc lên kế hoạch xả kho, đẩy số lượng.

• Báo cáo tồn kho thời gian thực: Mọi biến động nhập - xuất - hủy hàng đều được cập nhật ngay lập tức lên hệ thống báo cáo biểu đồ trực quan, minh bạch.

• Quản lý chuỗi cửa hàng dễ dàng: Tích hợp kiểm soát chéo, luân chuyển hàng hóa giữa nhiều chi nhánh chỉ bằng vài thao tác click chuột.

Giải pháp kiểm soát hạn sử dụng toàn diện cho siêu thị mini

Cách kiểm soát hạn sử dụng trong siêu thị mini không chỉ giúp hạn chế hàng quá date mà còn bảo vệ lợi nhuận và uy tín cửa hàng trong dài hạn. Khi quy mô hàng hóa ngày càng lớn, việc quản lý chặt chẽ theo lô, theo dõi cận date và chủ động xử lý tồn kho là yếu tố bắt buộc để vận hành ổn định. Đầu tư đúng vào quy trình và công cụ phù hợp sẽ giúp siêu thị mini giảm thất thoát, tối ưu dòng tiền và phát triển bền vững.