Tình trạng thất thoát cửa hàng tạp hóa là nguyên nhân chính khiến nhiều chủ tiệm rơi vào cảnh: “Doanh thu hàng trăm triệu nhưng cuối tháng cộng sổ vẫn hụt vốn, không thấy lãi”. Dù cật lực làm việc từ tờ mờ sáng đến đêm khuya, khách tấp nập không ngơi tay, bạn vẫn luôn phải đau đầu với câu hỏi: "Tiền đi đâu?". Thực tế, nghịch lý bán nhiều nhưng không dư tiền này là hệ quả tất yếu của "căn bệnh" rò rỉ lợi nhuận âm thầm, khiến mọi nỗ lực cày cuốc gia tăng doanh số của bạn trở nên vô nghĩa.
1. Doanh thu cao chưa bao giờ là dấu hiệu an toàn
Rất nhiều chủ tiệm có thói quen nhìn vào dòng tiền đổ về mỗi ngày (cash flow) và lầm tưởng đó là sự thịnh vượng của cửa hàng. Tuy nhiên, nội tại ngành bán lẻ hàng tiêu dùng nhanh (FMCG) và tạp hóa truyền thống có một đặc thù vô cùng khắc nghiệt: biên lợi nhuận gộp rất thấp.
Ở một cửa hàng tạp hóa hoặc siêu thị mini thông thường, mức lãi ròng rơi vào khoảng 5% - 10% trên tổng doanh thu đã được xem là một tỷ lệ bình thường và ổn định. Điều này đồng nghĩa với việc, một biên độ sai số rất nhỏ cũng đủ để quét sạch toàn bộ công sức cày cuốc của bạn trong cả một tháng trời. Chỉ cần tỷ lệ hao hụt lệch đi khoảng 2% - 3%, bạn gần như đang làm không công.
Hãy làm một phép tính nhẩm đơn giản để thấy rõ mức độ nghiêm trọng:
Giả sử cửa hàng của bạn đạt doanh số 300 triệu đồng/tháng. Với mức tỷ suất lợi nhuận kỳ vọng là 8%, tiền lãi thực tế bạn đút túi sẽ là 24 triệu đồng.
Thế nhưng, nếu trong tháng đó cửa hàng xảy ra thất thoát cửa hàng tạp hóa ở mức 10 – 15 triệu đồng (do hao hụt hàng hóa, thất thoát tiền mặt, hàng hỏng hóc...) thì số tiền lãi 24 triệu kia sẽ bốc hơi quá nửa. Bạn cật lực làm việc 30 ngày chỉ để mang về chưa tới 10 triệu đồng, thậm chí là hòa vốn nếu phải gánh thêm chi phí điện nước, mặt bằng.
Rõ ràng, bài toán sống còn không hoàn toàn nằm ở việc làm sao để bán được nhiều hàng hơn, mà cốt lõi nằm ở việc bạn phải bịt kín những "lỗ rò rỉ" phía sau quầy thu ngân.
Doanh thu cao chưa bao giờ là dấu hiệu an toàn
2. Thất thoát ở tạp hóa không ồn ào - nó âm thầm và rất dai dẳng
Nhiều người nghĩ thất thoát phải là mất trộm lớn hay gian lận nghiêm trọng. Thực tế, thất thoát cửa hàng tạp hóa thường đến từ những sai sót nhỏ lặp lại mỗi ngày, âm thầm bào mòn lợi nhuận qua các tình huống tưởng chừng vô hại dưới đây.
“Thiếu vài gói mì, một hai chai nước chắc không sao đâu”
Đây là hệ quả trực tiếp của việc không quản lý tồn kho theo từng mã vạch (SKU) cụ thể. Một thùng mì bị rách vỏ, nhân viên bóc ra bán lẻ nhưng quên ghi chép, vài chai nước ngọt nhân viên tự ý uống trong ca trực nhưng không thanh toán. Mỗi ngày hụt một chút, bạn tặc lưỡi cho qua vì nghĩ giá trị quá nhỏ. Nhưng nhân lên với 30 ngày và hàng ngàn mã hàng, số tiền này đủ để trả lương cho một nhân viên bán thời gian.
“Khách quen ngay sát nhà, mua thiếu tí mai trả luôn”
Bán hàng tạp hóa dựa nhiều vào tình làng nghĩa xóm và việc cho nợ (bán chịu) là điều khó tránh. Tuy nhiên, việc công nợ không được ghi chép vào sổ sách bài bản hoặc chỉ ghi bập bõm trên những mẩu giấy lộn xộn sẽ dẫn đến việc quên lãng. Cửa hàng có 20 khách quen, mỗi người chỉ cần nợ lặt vặt 200.000đ - 300.000đ mà bạn quên không thu, bạn đã mất trắng 4 đến 6 triệu đồng tiền vốn.
“Giờ cao điểm đông khách quá, ai mà rảnh kiểm kỹ từng hóa đơn”
Khung giờ 5h – 7h tối là lúc khách mua hàng đông nhất. Áp lực tính tiền nhanh khiến thu ngân dễ xảy ra sai sót: thối nhầm tiền lẻ cho khách, nhớ nhầm giá của sản phẩm hoặc quét nhầm mã vạch của sản phẩm rẻ hơn cho một món hàng đắt tiền. Khách hàng hiếm khi quay lại trả thêm tiền nếu họ được thối dư và người gánh chịu khoản thất thoát của cửa hàng tạp hóa này chính là chủ tiệm.
“Hàng này nhìn vỏ hơi cũ nhưng chắc vẫn bán được”
Hàng hóa có hạn sử dụng ngắn (bánh tươi, sữa chua, xúc xích...) thường xuyên bị đẩy lùi vào góc khuất của kệ hàng khi nhân viên châm hàng mới. Khi phát hiện ra thì hàng đã cận date hoặc hết hạn. Tệ hơn nữa, những món hàng bị chuột cắn, móp méo bị vứt vào một góc mà không ai ghi nhận vào mục "Hủy hàng - Hàng hỏng". Khoản này không được tính vào chi phí lỗ, dẫn đến tồn kho trên sổ sách và thực tế lệch nhau nghiêm trọng.
“Nhân viên làm lâu năm rồi, ngoan lắm, chắc không sao đâu”
Khi cửa hàng không có quy định bắt buộc in hóa đơn cho mọi giao dịch hoặc phần mềm không có tính năng lưu vết lịch sử (lịch sử sửa giá, xóa món, hủy bill), một số nhân viên thiếu trung thực có thể lợi dụng kẽ hở này để gian lận tiền mặt.
Thất thoát ở tạp hóa không ồn ào – nó âm thầm và rất dai dẳng
3. Càng đông khách, rủi ro càng lớn
Rất nhiều chủ tiệm khao khát cửa hàng của mình ngày một đông khách. Nhưng đi kèm với sự tăng trưởng về lượng khách là sự phình to của bộ máy vận hành:
-
Mã hàng (SKU) tăng dần theo thời gian: Từ 500 mặt hàng ban đầu, nay đã lên 2000 – 3000 mặt hàng để phục vụ đa dạng nhu cầu.
-
Nhân sự nhiều hơn: Không thể tự mình làm hết, bạn bắt buộc phải thuê thêm thu ngân, người châm hàng, người giao chở hàng.
-
Dòng tiền luân chuyển phức tạp hơn: Tiền mặt, chuyển khoản, ví điện tử, công nợ nhà cung cấp, công nợ khách hàng đan xen nhau.
Khi mọi thứ vượt quá giới hạn ghi nhớ của bộ não con người, sự cố chắc chắn sẽ xảy ra. Bạn không thể nhớ giá nhập của 2000 mặt hàng, cũng không thể mọc thêm mắt để giám sát 3 nhân viên cùng lúc.
Sự phụ thuộc vào trí nhớ và sự quan sát thủ công chính là mầm mống nuôi dưỡng thất thoát cửa hàng tạp hóa sinh sôi khi quy mô kinh doanh mở rộng.
Càng đông khách, rủi ro càng lớn
4. Vì sao nhiều chủ tiệm không nhận ra mình đang mất tiền?
Nếu thất thoát bào mòn lợi nhuận khủng khiếp như vậy, tại sao nhiều người làm chủ vẫn không hề hay biết hoặc chỉ biết khi mọi sự đã quá muộn?
Lý do đầu tiên đến từ guồng quay bận rộn. Một người chủ cửa hàng tạp hóa truyền thống thường kiêm nhiệm quá nhiều vai trò: từ việc tính toán nhập hàng, đối soát công nợ đại lý, sắp xếp quầy kệ, cho đến đi giao hàng cho khách quen. Sự bận rộn tay chân này khiến họ không còn thời gian và tâm trí để ngồi xuống phân tích số liệu tĩnh.
Lý do thứ hai nguy hiểm hơn: Họ tin vào cảm giác nhiều hơn là tin vào dữ liệu. Họ nhìn thấy thùng tiền lẻ, tiền chẵn đầy ắp mỗi tối, thấy tài khoản ngân hàng liên tục nhảy thông báo nhận tiền. Cuối tháng, họ nhìn vào con số tổng doanh thu cao ngất ngưởng và tự trấn an bản thân rằng: "Chắc mọi thứ vẫn ổn". Họ đã nhầm lẫn tai hại giữa dòng tiền và lợi nhuận thực tế. Tiền có trong két hôm nay rất có thể là tiền phải trả cho nhà cung cấp vào ngày mai, chứ không phải tiền lãi.
Vì sao nhiều chủ tiệm không nhận ra mình đang mất tiền?
5. Nếu không có hệ thống, tăng trưởng chỉ làm bạn mất tiền nhanh hơn
Nhiều người nghĩ rằng chỉ cần cố gắng đẩy doanh thu lên cao thì sẽ bù đắp được khoản thất thoát nhỏ bé kia. Nhưng thực tế toán học và logic kinh doanh lại chứng minh điều ngược lại: Sự vô kỷ luật trong quy trình sẽ đóng vai trò như một hệ số nhân, nhân bản rủi ro theo quy mô.
Hãy nhìn vào phân tích tiến trình sau để thấy thất thoát của cửa hàng tạp hóa vận hành như thế nào khi bạn không có hệ thống kiểm soát:
Khi bạn bán được 50 triệu/tháng, quản lý lỏng lẻo có thể khiến bạn thất thoát khoảng 2 triệu đồng. Đó là một con số có thể cắn răng chịu đựng được.
Khi bạn đẩy doanh số lên 300 triệu/tháng, tỷ lệ thất thoát không đứng im. Lượng khách đông hơn, khối lượng hàng nhập xuất khổng lồ hơn, kiểm kê khó khăn hơn. Thất thoát lúc này có thể phình to lên 12 – 15 triệu đồng.
Và nếu bạn đạt doanh thu 500 triệu/tháng mà vẫn giữ tư duy quản lý thủ công, ghi chép sổ sách bằng tay thì con số thất thoát lúc này thực sự rất đáng sợ, có thể ăn lẹm luôn cả vào tiền vốn nhập hàng của bạn.
Nếu không có hệ thống, tăng trưởng chỉ làm bạn mất tiền nhanh hơn
6. Làm sao để biết cửa hàng mình đang thất thoát?
Nếu bạn muốn biết cửa hàng của mình có đang khỏe mạnh hay không, hãy nghiêm túc tự đánh giá thông qua một checklist thực tế dưới đây. Đừng suy nghĩ quá lâu, hãy trả lời "Có" hoặc "Không":
-
Bạn có biết chính xác số lượng tồn kho của TỪNG MÃ HÀNG (SKU) ngay lúc này không? (Ví dụ: Còn chính xác bao nhiêu chai tương ớt Chinsu 250g trên kệ và trong kho?)
-
Bạn có thể xem được lịch sử thao tác của nhân viên (sửa giá, xóa món, hủy hóa đơn) trong ca làm việc không?
-
Bạn có biết rõ biên lợi nhuận của từng nhóm hàng hóa riêng biệt (nhóm sữa, nhóm bia, nhóm gia vị...) thay vì chỉ tính vo lợi nhuận tổng không?
-
Khi nhân viên giao ca, bạn có thể đối chiếu chính xác số tiền mặt trong két và số tiền trên sổ sách ngay lập tức chỉ trong 3 phút không?
Nếu bạn có từ 2 câu trả lời là "KHÔNG" trở lên, thì báo động đỏ đã bật. Bạn không chỉ có lỗ hổng, mà cửa hàng của bạn đang thực sự là một "chiếc xô thủng đáy" và thất thoát cửa hàng tạp hóa đang xảy ra mỗi ngày ngay trước mắt bạn.
Làm sao để biết cửa hàng mình đang thất thoát?
7. Cách chấm dứt tình trạng “bán nhiều nhưng không có lãi”
Để chữa dứt điểm căn bệnh này, vội vàng áp dụng ngay một công cụ mới không phải là phép màu. Công nghệ chỉ phóng đại thói quen của bạn. Vì vậy, bước đầu tiên và quan trọng nhất là bạn phải thay đổi tư duy và chuẩn hóa lại quy trình vận hành.
Thứ nhất, thiết lập sự kỷ luật trong quy trình: Bạn cần xây dựng một bộ quy tắc rõ ràng. Mọi hàng hóa nhập vào đều phải được phân loại và dán mã vạch. Mọi giao dịch bán ra, dù là một chiếc kẹo cao su, đều phải quét mã và in hóa đơn cho khách. Các khoản công nợ cần có ngày giờ hẹn trả rõ ràng và được đối soát hàng tuần.
Thứ hai, chia để trị – phân quyền rõ ràng: Nhân viên thu ngân chỉ có quyền tính tiền, không có quyền tự ý sửa giá hay xóa lịch sử giao dịch. Việc kiểm kê hàng hóa cũng nên được chia nhỏ, kiểm tra luân phiên từng kệ hàng theo ngày thay vì đợi đến cuối tháng mới đóng cửa kiểm kê toàn bộ.
Sau khi đã có tư duy về một quy trình chuẩn, đây là lúc bạn chuyển đổi số để mọi thứ trở nên nhẹ nhàng và chính xác tuyệt đối.
Khi bạn đưa cửa hàng vào một hệ thống quản lý bài bản:
-
Khi mọi giao dịch mua bán đều được máy móc ghi nhận lại một cách trung thực,
-
Khi tồn kho tự động trừ đi số lượng tương ứng ngay khi một hóa đơn được in ra,
-
Khi bạn ngồi ở nhà vẫn có thể mở điện thoại lên xem báo cáo doanh thu, lãi lỗ chi tiết theo từng ngày, từng giờ...
Thì lúc đó, sự mập mờ sẽ biến mất và tình trạng thất thoát của cửa hàng tạp hóa gần như không còn đất sống. Cửa hàng sẽ thực sự làm việc cho bạn, tạo ra những đồng lợi nhuận chân chính và bền vững.
Cách chấm dứt tình trạng “bán nhiều nhưng không có lãi”
Thất thoát cửa hàng tạp hóa không thể xử lý bằng cảm tính. Khi quy trình được siết chặt và vận hành trên phần mềm quản lý bán hàng, mọi giao dịch và tồn kho đều minh bạch, sai lệch được phát hiện kịp thời. Lúc đó, doanh thu mới thực sự chuyển hóa thành lợi nhuận và cửa hàng có thể tăng trưởng bền vững thay vì “bán nhiều nhưng không lãi”.
>>> Đọc thêm: Giảm Thất Thoát Cửa Hàng Bằng Phần Mềm Quản Lý Bán Hàng: Cơ Chế Kiểm Soát Toàn Diện
