Gian lận kho tạp hóa thường bắt nguồn từ chính khu vực phía sau quầy bán nơi ít được giám sát nhưng lại chứa toàn bộ tài sản hàng hóa của cửa hàng. Khi chủ tiệm tập trung xử lý bán hàng phía trước và giao việc xuất – nhập kho cho nhân viên, các kẽ hở quản lý kho dần hình thành. Hệ quả là thất thoát hàng trong kho diễn ra âm thầm, sổ sách vẫn khớp nhưng số lượng thực tế ngày càng hao hụt. Nhận diện đúng những điểm mù trong quy trình là bước quan trọng để siết chặt kiểm soát và bảo vệ lợi nhuận.
1. 4 "Kẽ hở" khiến hàng trong kho không cánh mà bay
Thất thoát không tự nhiên sinh ra, nó thường bắt nguồn từ những lỗ hổng trong quy trình vận hành hàng ngày. Dưới đây là 4 khâu trọng yếu thường xuyên bị lợi dụng nhất.
1.1 Khâu nhập hàng: Giấy tờ ghi 10, cất vào kho chỉ có 9
Quy trình nhập hàng từ nhà cung cấp là thời điểm nhạy cảm và dễ xảy ra sai sót hoặc gian lận nhất. Trong nhiều trường hợp thực tế, khi xe tải của nhà phân phối giao hàng đến, chủ tiệm thường đang bận rộn xử lý giao dịch với khách mua lẻ. Do đó, nhiệm vụ kiểm đếm và cất trữ hàng hóa vào kho thường được ủy quyền lại cho nhân viên thực hiện một cách độc lập.
Đây chính là một kẽ hở quản lý kho vô cùng nguy hiểm. Hóa đơn chứng từ ký nhận với nhân viên giao hàng vẫn ghi nhận đầy đủ là 10 thùng sữa nhưng thực tế số lượng được chuyển vào kho an toàn chỉ có 9 thùng. Một thùng hàng đã bị "hô biến" có thể bị tuồn ra ngoài tẩu tán hoặc cố tình cất giấu ở một khu vực riêng biệt. Vì sổ sách kế toán và phần mềm vẫn cập nhật đủ số lượng theo hóa đơn gốc, chủ tiệm sẽ giữ tâm lý an tâm và rất khó phát hiện ra sự chênh lệch này cho đến tận kỳ kiểm kê tổng thể vào cuối tháng. Lúc này, việc truy cứu trách nhiệm gần như là bất khả thi.
Khâu nhập hàng: Giấy tờ ghi 10, cất vào kho chỉ có 9
1.2 Khâu kiểm đếm: "Ảo thuật" sao chép số liệu cho khớp phần mềm
Kiểm kê định kỳ là nghiệp vụ bắt buộc để đánh giá chính xác sức khỏe của cửa hàng. Tuy nhiên, thay vì tiến hành đếm thực tế từng chai nước mắm, từng lốc mì tôm, những nhân sự được giao nhiệm vụ đôi khi lại thực hiện một cách qua loa, đối phó để nhanh chóng kết thúc công việc.
Nghiêm trọng hơn, nghiệp vụ kiểm đếm thường bị lợi dụng để che giấu cho những hành vi làm hư hỏng, làm vỡ hoặc hành vi "cầm nhầm" tài sản đã xảy ra trước đó. Kịch bản phổ biến là nhân viên sẽ mở hệ thống phần mềm quản lý để xem số lượng tồn kho lý thuyết hiện tại đang là bao nhiêu, sau đó điền chính xác con số đó vào biên bản kiểm kê thực tế. Thủ thuật "ảo thuật" số liệu này khiến kết quả kiểm kê mất đi giá trị vốn có. Sổ sách và thực tế cứ thế sai lệch âm ỉ từ tháng này qua tháng khác, tạo ra những khoản thất thoát hàng trong kho khổng lồ mà người làm chủ không hề hay biết.
1.3 Khâu xuất hủy: Viện cớ "chuột cắn, móp méo" để hợp thức hóa
Đặc thù của ngành kinh doanh hàng tạp hóa, tiêu dùng nhanh là tỷ lệ hao hụt do rách bao bì, móp méo, chuột bọ cắn phá hoặc hàng cận hạn sử dụng (date) luôn hiện hữu. Các chủ tiệm thường có cái nhìn khá cởi mở và đồng ý cho nhân viên chủ động dọn dẹp, lập danh sách xuất hủy những mặt hàng không còn đủ tiêu chuẩn thương mại này.
Thế nhưng, việc thiếu đi khâu tái kiểm tra trước khi tiêu hủy đã tạo ra một lỗ hổng lớn. Lợi dụng việc chủ cửa hàng không bao giờ lục lại thùng rác hay kiểm tra kỹ kho bãi phế liệu, một số cá nhân đã trà trộn những mặt hàng vẫn còn nguyên vẹn, sử dụng tốt vào chung danh sách "hàng hư hỏng do chuột cắn, móp méo". Những sản phẩm này sau đó được mang về nhà sử dụng cá nhân hoặc bán lại ra ngoài. Trong khi đó, trên hệ thống quản lý của cửa hàng, số lượng hàng hóa này đã được trừ đi một cách danh chính ngôn thuận thông qua phiếu xuất hủy. Đây là một hình thức gian lận kho tạp hóa rất tinh vi và khó lường.
Khâu xuất hủy: Viện cớ "chuột cắn, móp méo" để hợp thức hóa
1.4 Khâu luân chuyển: Hàng "rơi rớt" trên đường từ kho ra kệ trưng bày
Khi hàng hóa trên các kệ trưng bày phía ngoài vơi đi, nhân viên sẽ tiến hành vào kho, xuất thêm các thùng bia, lốc nước ngọt hay thùng bánh kẹo để châm thêm lên kệ. Sự thiếu minh bạch nằm ở chỗ quá trình bê vác hàng từ kho ra quầy thường diễn ra tự phát và không hề được ghi chép lại bằng bất kỳ hình thức chứng từ nội bộ nào.
Chẳng hạn, nhân viên mang ra khỏi kho 5 lốc nước giải khát nhưng khi xếp lên kệ trưng bày lại chỉ đặt lên 4 lốc, 1 lốc còn lại đã bị giấu đi một cách có chủ đích. Đến khi phát hiện thiếu hụt hàng hóa, chủ tiệm rơi vào thế bị động hoàn toàn. Không có lịch sử ghi nhận, việc xác định nguyên nhân mất mát là do khách hàng lấy cắp ở quầy ngoài hay do nhân viên bòn rút từ trong kho trở thành một bài toán không có lời giải.
2. Xóa bỏ "góc khuất", đưa nhà kho ra ngoài sáng
Quản trị kho vận không phải là việc cố gắng bắt lỗi nhân viên mà là việc xây dựng một hệ thống quy trình chuẩn mực, kín kẽ để bảo vệ tài sản và ngăn chặn lòng tham phát sinh. Việc quản lý kho không quá khó nếu anh chị có một quy trình rõ ràng ngay từ đầu.
Để tham khảo cách sắp xếp và quy định ra vào kho chuyên nghiệp, anh chị có thể đọc thêm bài viết: Quản lý kho tạp hóa hiệu quả: Cách kiểm soát tồn kho và giảm thất thoát cho cửa hàng nhỏ.
Bên cạnh việc thiết lập quy trình chuẩn, các chủ cửa hàng cần lập tức áp dụng các biện pháp kiểm soát chéo sau đây để giảm thiểu rủi ro:
-
Tách biệt trách nhiệm: Tuyệt đối không để một người vừa làm nhiệm vụ nhận hàng từ nhà cung cấp, lại vừa là người chốt số liệu kiểm đếm cuối kỳ. Sự phân quyền rõ ràng sẽ tạo ra cơ chế giám sát chéo giữa các nhân viên, hạn chế tối đa sự thông đồng.
-
Lắp đặt camera giám sát: Camera cần được bố trí tại các "điểm nóng" như cửa ra vào kho, khu vực soạn hàng và khu vực tập kết hàng xuất hủy. Sự hiện diện của hệ thống an ninh giám sát liên tục là biện pháp răn đe tâm lý hiệu quả nhất đối với những ý định gian lận.
-
Thực hiện kiểm kê ngẫu nhiên: Thay vì chờ đợi đến cuối tháng mới tiến hành kiểm kê toàn bộ cửa hàng vô cùng mệt mỏi, chủ tiệm nên áp dụng phương pháp kiểm kê đột xuất. Mỗi ngày, hãy chọn ngẫu nhiên từ 3 – 5 mặt hàng bất kỳ có giá trị cao hoặc dễ thất thoát để yêu cầu đối soát số lượng thực tế với phần mềm. Phương pháp này giúp phát hiện sai lệch ngay lập tức và giữ cho đội ngũ nhân viên luôn trong tâm thế cẩn trọng.
Xóa bỏ "góc khuất", đưa nhà kho ra ngoài sáng
Để ngăn chặn triệt để tình trạng gian lận kho tạp hóa và lấp đầy những kẽ hở quản lý kho gây ra thất thoát hàng trong kho, chủ cửa hàng cần một hệ thống ghi nhận rạch ròi mọi lịch sử nhập – xuất – kiểm đếm. Phần mềm quản lý siêu thị, tạp hóa POS365 chính là "người thủ kho" mẫn cán và trung thực nhất giúp anh chị giải quyết trọn vẹn bài toán này. Thông qua hệ thống phân quyền chi tiết và tính năng lưu trữ lịch sử thao tác minh bạch kiểm soát chặt chẽ từ người được quyền tạo phiếu xuất hủy đến người được phép chỉnh sửa số liệu kiểm kê. POS365 sẽ đồng hành cùng chủ tiệm chuẩn hóa quy trình vận hành, xóa bỏ mọi điểm mù và bảo vệ tối đa lợi nhuận kinh doanh ngay từ hôm nay.
