8 bước chuẩn bị để mở quán cafe gặt hái thành công, không lo thất bại

---

Thị trường đồ uống nói riêng và ngành F&B nói chung luôn có cơ hội phát triển đi kèm với nhiều khó khăn và thách thức. Không chỉ các bạn trẻ muốn tập kinh doanh mà một số người trung tuổi cũng muốn mở quán cafe và tham gia thị trường nhộn nhịp này. Tuy nhiên, có những người thành công nhưng cũng có những nhà đầu tư “sớm nở chóng tàn”, vì vậy bài viết 8 bước mở quán bán cafe gặt hái thành công ra đời. Mời các bạn tham khảo!

1. Tiềm năng kinh tế khi mở quán cafe

Việt Nam là một trong những quốc gia tiêu thụ cà phê hàng đầu thế giới. Thói quen uống cà phê vào buổi sáng, gặp gỡ bạn bè, hay làm việc tại quán cafe đã trở nên phổ biến, mở ra một thị trường rộng lớn cho các mô hình kinh doanh khác nhau: cafe truyền thống, cafe hiện đại, cafe take-away, cafe thú cưng, cafe sân vườn…

Với mức giá trung bình từ 20.000 – 60.000đ/ly (hoặc cao hơn tùy phân khúc), biên lợi nhuận gộp khi kinh doanh quán cafe thường khá cao, dao động từ 40% - 70%. Ngoài đồ uống, quán cafe còn có thể tăng doanh thu từ bán đồ ăn kèm, bánh ngọt, đồ lưu niệm hoặc tổ chức các buổi meeting, offline, workshop…Nếu mở quán cafe và hoạt động hiệu quả, chủ quán có thể nhân rộng theo chuỗi hoặc nhượng quyền thương hiệu, từ đó gia tăng giá trị và lợi thế cạnh tranh.

Tiềm năng kinh tế khi mở quán cafe

2. 8 bước tối ưu khi mở quán cafe để tăng thành công, tránh thất bại

Kinh doanh hay đầu tư mở quán cafe là một hành trình gian nan và có nhiều thử thách. Tuy nhiên cũng có rất nhiều người đã thất bại và rút ra được bài học là hãy xây dựng đầy đủ 7 bước dưới đây để tăng khả năng kinh doanh có lợi nhuận, phát triển quán cafe và giữ chân khách hàng.

2.1 Lên ý tưởng và lựa chọn mô hình kinh doanh

Từ khi bạn - người chủ đầu tư chính cho mô hình kinh doanh mở quán cafe có suy nghĩ về quán cafe như ai sẽ là khách hàng, quán sẽ ở khu vực nào, loại cafe mà quán bán… đây đều là những ý tưởng ban đầu, nguyên sơ nhất. Từ ý định mở quán bạn bắt đầu nhìn nhận số vốn mà một quán cafe cần đầu tư và số tiền mà mình cần chuẩn bị để bắt đầu.

Tiếp theo, về mô hình kinh doanh, tuỳ theo tệp khách hàng mục tiêu mà bạn hướng đến mà lựa chọn một trong số các mô hình phổ biến dưới đây:

• Mở quán cafe truyền thống: Không gian đơn giản, các món cafe truyền thống là chủ yếu.

• Quán cafe trang trí hiện đại: Có nhiều món kết hợp cafe, các món ăn kèm và bánh ngọt, đồ ăn vặt

• Quán cafe cóc, cafe vỉa hè: Mặt tiền không cần quá rộng nhưng cần có khoảng vỉa hè rộng để khách hàng ngồi lại

• Cafe sân vườn: Đòi hỏi vốn đầu tư lớn và menu phong phú, tệp khách hàng rộng

• Cafe take-away: Mặt bằng nhỏ, bán chủ yếu cho học sinh, sinh viên và nhân viên văn phòng theo hình thức mang đi và ship hàng tận nơi

• Cafe thú cưng: Cần có ít nhất một người có kiến thức về nuôi động vật và học hành bài bản về thú y, tệp khách hàng trẻ và những người có nuôi động vật

• Quán cafe kết hợp ăn sáng/ăn trưa/ăn tối: Mặt bằng ở các khu trung tâm để thu hút khách du lịch và người có thu nhập cao.

Lên ý tưởng và lựa chọn mô hình kinh doanh

2.2 Nghiên cứu thị trường

Khi nói đến nghiên cứu thị trường, bạn cần quan tâm chủ yếu đến 5 gạch đầu dòng sau để không bị ảnh hưởng bởi quá nhiều kiến thức hiện có trên mạng:

Xác định khách hàng mục tiêu

Đầu tiên, bạn cần xác định nhóm khách hàng chính - là những người có đủ khả năng và có nhu cầu mua cafe ở quán của bạn. Họ là sinh viên, dân văn phòng, khách trung niên, khách du lịch, gia đình hay những nhóm khác…Thói quen tiêu dùng: họ thích cafe truyền thống hay hiện đại? uống tại quán hay mang đi? mua vào buổi sáng, trưa hay chiều tối? thường mua cá nhân riêng lẻ hay mua theo nhóm? có sẵn sàng trả cao cho trải nghiệm không gian không?

Độ tuổi của họ khoảng từ bao nhiêu đến bao nhiêu, thu nhập trung bình, phong cách sống, sẵn sàng chi bao nhiêu tiền cho cafe/ngày/tuần/tháng. Càng vẽ được chân dung khách hàng cụ thể bạn sẽ càng có nhiều dữ liệu để setup quán và menu của quán cafe sau này.

Xem thêm: Bí quyết mở quán cafe cóc, cafe bình dân nhanh lời

Nghiên cứu xu hướng tiêu dùng cafe

Bạn cần biết rằng mỗi giai đoạn khách hàng lại có những xu hướng tiêu dùng cafe khác nhau. Đối với sinh viên, không chỉ đến quán thưởng thức cafe mà họ còn cần không gian quán đẹp, thoải mái để học tập và làm việc. Với những người trung tuổi, không gian họ yêu thích sẽ là những nét đẹp cổ kính, mộc mạc và giữ chân họ quay lại với quán là hương vị cafe…

Chính vì vậy, việc xác định được đối tượng khách hàng mục tiêu cùng với xu hướng tiêu dùng cafe theo thị trường là điều bạn cần nắm rõ ở bước tiếp theo.

Tìm hiểu về các đối thủ cạnh tranh

Bạn cần quan sát, đi trải nghiệm các quán cafe trong khu vực mình định mở quán cafe để nắm rõ một số đặc điểm như:

• Về khách hàng: Lượng khách hàng, những giờ cao điểm, xu hướng gọi đồ, khách đến cá nhân hay theo nhóm, gọi tại quán món nào nhiều và gọi mang đi quán nào nhiều…

• Dịch vụ của quán: cách nhân viên order giao tiếp với khách hàng, thời gian ra nước, khu vực quầy pha chế có sạch sẽ không…

Từ quan sát và trải nghiệm thực tế bạn đánh giá điểm mạnh, điểm yếu của quán và rút kinh nghiệm cho quán của mình trong tương lai.

Tìm hiểu về đối thủ cạnh tranh trong khu vực

Lựa chọn kỹ càng về vị trí - địa điểm mở quán cafe

Bạn cần lựa chọn mở quán cafe tại các vị trí dễ tiếp cận khách hàng, nơi đông dân cư và có nhu cầu cao với cafe. Hơn nữa bạn cũng cần có nhiều kinh nghiệm, kiến thức tại khu vực ấy để dễ dàng trao đổi nếu lỡ có gặp phải một số vấn đề tranh chấp dân sự.

Mặt bằng cần là nơi thoáng, dễ tìm đường và dễ dàng lắp các biển chỉ báo cũng như có không gian rộng rãi để khách hàng để xe. Tuỳ theo ngân sách mà bạn lựa chọn thuê mặt đường hay mặt ngõ, trong ngõ và nhiều yếu tố khác…

Không thể bỏ lỡ: 30+ cây trang trí ấn tượng mang tài lộc cho quán cafe

Đi học để có công thức pha chế chuẩn

Nếu không có kinh nghiệm mở quán hay pha chế bạn rất cần một vài khoá học về cafe và các loại nước để có công thức chuẩn cũng như xây dựng một menu phù hợp. Hoặc bạn cũng có thể thuê một nhân viên pha chế chuyên nghiệp về để cùng xây dựng công thức và menu, tuy nhiên điều cuối cùng là kết quả món đồ uống phải phù hợp với khẩu vị và mắt nhìn của khách hàng.

Cần có công thức pha cafe chuẩn

Các xu hướng công nghệ & kênh tiếp cận

Không chỉ khách đến quán và khách mua mang về mà bạn cần truyền thông đến các hội nhóm trên facebook, khảo sát xem nhu cầu mua cafe ship đến tận nơi ở khu vực có cao không và đưa ra các chương trình ưu đãi khuyến khích khách mua hàng. Ngoài ra một số kênh như shopee food, grabfood cũng là nơi tiếp cận tốt nếu bạn biết cách cân đối giá tại cửa hàng và giá trên áp, cũng như tham gia một số chương trình của các sàn TMĐT.

2.3 Có kế hoạch sử dụng ngân sách theo từng đầu mục trước khi mở quán

• Chi phí thuê mặt bằng chiếm từ 20-30% tổng số vốn đầu tư cho quán theo diện đóng 3 tháng cọc 1 tháng hoặc đóng 6 tháng cọc 1 tháng.

• Chi phí thiết kế, xây, sửa và trang trí nội thất cho quán tốn khoảng 25-35% ngân sách tuỳ theo mức độ cầu kỳ của bản thiết kế quán cafe.

• Chi phí mua sắm trang thiết bị, máy móc 20 – 25% bao gồm các loại máy pha cafe, máy hỗ trợ đóng nắp, tủ lạnh, lò nướng, bếp nhỏ… 

• Chi phí mua nguyên vật liệu và hàng hoá ban đầu như hạt cafe, trà, sữa, đường, syrup, hoa quả; ly, cốc, ống hút, hộp take-away tốn từ 5-10% ngân sách.

• Chi phí thuê nhân sự 5 – 10% bao gồm pha chế, phục vụ, bảo vệ, lao công…

• Chi phí cho marketing và khai trương quán 5 – 10% bao gồm các chương trình quảng cáo online trên facebook, instagram, zalo… và các chương trình khuyến mại, giảm giá, mua combo…

• Chi phí phát sinh khoảng 5-10% để dự phòng các trường hợp như hỏng hóc đồ đạc, xử lý khủng hoảng, khiếu nại…

Bạn tham khảo bảng chi phí theo 3 mô hình nhỏ - vừa - lớn dưới đây:

2.4 Chuẩn bị các loại giấy tờ pháp lý

Để mở quán cafe hoạt động hợp pháp tại Việt Nam, bạn cần chuẩn bị đầy đủ giấy tờ pháp lý theo quy định. Các thủ tục có thể khác nhau tùy quy mô (hộ kinh doanh cá thể hay công ty), nhưng cơ bản gồm:

Giấy đăng ký kinh doanh

Hộ kinh doanh cá thể: phù hợp quán nhỏ – vừa, do cá nhân hoặc hộ gia đình đứng tên. Hồ sơ gồm:

• Đơn đăng ký hộ kinh doanh.

• Bản sao CCCD/CMND chủ hộ.

• Hợp đồng thuê/mượn mặt bằng.

• Nộp tại UBND quận/huyện nơi đặt quán.

Doanh nghiệp (công ty): nếu bạn muốn mở chuỗi hoặc có nhiều cổ đông. Đăng ký tại Sở KH&ĐT (Phòng đăng ký kinh doanh).

Giấy chứng nhận đủ điều kiện vệ sinh an toàn thực phẩm

Bắt buộc nếu quán kinh doanh đồ uống, đồ ăn kèm. Hồ sơ gồm:

• Đơn đề nghị cấp giấy chứng nhận.

• Bản thuyết minh cơ sở vật chất, thiết bị, dụng cụ.

• Giấy khám sức khỏe + Giấy xác nhận kiến thức ATTP cho chủ quán và nhân viên trực tiếp chế biến.

Cơ quan cấp: Chi cục An toàn vệ sinh thực phẩm.

Hợp đồng thuê mặt bằng (có công chứng)

Để chứng minh quyền sử dụng hợp pháp địa điểm kinh doanh. Nếu mặt bằng thuộc sở hữu gia đình thì chỉ cần giấy tờ nhà đất.

Giấy phép quảng cáo, bảng hiệu

Nếu treo biển hiệu ngoài trời phải đăng ký với UBND quận/huyện. Biển hiệu cần tuân thủ quy định kích thước, không lấn chiếm lòng lề đường.

Giấy phép phòng cháy chữa cháy (PCCC)

Quán có diện tích trên 200m², hoặc sức chứa lớn thường phải có hồ sơ thẩm duyệt PCCC. Hồ sơ gồm: bản vẽ mặt bằng, phương án PCCC, bình chữa cháy, hệ thống điện – thoát hiểm.

Hợp đồng lao động & BHXH (nếu có nhân viên cố định)

Quán có nhiều nhân viên thì cần ký hợp đồng, đóng BHXH theo luật.

2.5 Lên thiết kế và bắt đầu xây, sửa, trang trí quán

Từ mặt bằng đã thuê, bạn cùng với nhà thiết kế sẽ thống nhất concept quán cũng như số tiền để trang trí và thi công. Thời gian sửa có thể từ vài tuần đến 1 tháng nên bạn cần theo dõi tiến độ thật kỹ cũng như bàn bạc chốt các đầu mục rõ ràng với chủ thầu tránh tình trạng gần đến ngày khai trương quán nhưng vẫn chưa hoàn thiện thiết kế.

Lên thiết kế và bắt đầu xây, sửa, trang trí quán

2.6 Tuyển dụng và đào tạo nhân viên

Trước khi khai trương 2 tuần là thời điểm tuyển dụng và đào tạo nhân viên phù hợp nhất. Nên tuyển dụng những bạn sinh viên đi làm thêm ở năm nhất, năm đại học bởi thời gian học của các đối tượng này chưa quá dày khi năm 3, năm cuối. Không chỉ đào tạo về pha chế hay phục vụ, chủ quán còn cần đào tạo nhân viên về cách xử lý mâu thuẫn và rèn luyện thái độ phục vụ tận tâm, chuyên nghiệp.

Tuyển dụng và đào tạo nhân viên

2.7 Marketing và quảng cáo

Marketing và quảng cáo là yếu tố sống còn khi mở quán cafe, bởi trong một thị trường cạnh tranh khốc liệt, quán của bạn không chỉ cần đồ uống ngon – không gian đẹp, mà còn phải được nhiều người biết đến và nhớ đến. Các chiến dịch quảng cáo giúp khách hàng nhớ tới bạn và phân biệt quán cafe của bạn với các quán xung quanh khu vực, ghi nhớ giúp khách có xu hướng ưu tiên lựa chọn quán của bạn hơn.

Bạn có thể thu hút khách hàng mới bằng các chương trình mua 1 tặng 1, combo giá hời và giữ chân khách hàng cũ nhờ chương trình chăm sóc khách hàng, tích điểm tặng đồ và tặng quà khi khách cũ giới thiệu khách mới.

Marketing và quảng cáo để thu hút khách hàng

2.8 Quản lý toàn diện nhân viên, kho, hàng bán bằng phần mềm

Nếu bạn muốn vận hành quán cafe chuyên nghiệp, kiểm soát dễ dàng và giảm thất thoát, thì việc dùng phần mềm quản lý bán hàng như POS365 là giải pháp rất hữu ích. Nó hỗ trợ bạn quản lý toàn diện nhân viên, kho và hàng bán:

Quản lý nhân viên

• Phân quyền rõ ràng: thu ngân, pha chế, phục vụ, quản lý.

• Theo dõi ca làm việc, chấm công, hiệu suất từng nhân viên.

• Giảm rủi ro gian lận nhờ hệ thống lưu lại mọi thao tác (hủy đơn, giảm giá, chỉnh sửa hóa đơn).

• Báo cáo chi tiết doanh thu theo nhân viên để dễ đánh giá KPI.

Bạn cần biết: 5+ phần mềm quản lý quán cafe miễn phí tính tiền trên điện thoại android ios tốt nhất

Quản lý kho & nguyên vật liệu

• Tự động trừ nguyên liệu khi bán hàng (ví dụ bán 1 ly latte → trừ sữa + cà phê + syrup).

• Cảnh báo khi nguyên liệu gần hết hạn hoặc sắp hết tồn kho.

• Quản lý nhập – xuất kho, so sánh tồn thực tế với hệ thống để phát hiện thất thoát.

• Thống kê chi phí nguyên liệu theo ngày/tháng.

Quản lý hàng bán & menu

• Dễ dàng thêm/sửa món trong menu, thay đổi giá bán nhanh chóng.

• Quản lý combo, khuyến mãi, voucher, giảm giá.

• Kết nối trực tiếp với máy in order/bar để gửi yêu cầu pha chế ngay khi nhân viên ghi đơn.

• Theo dõi món bán chạy, món kém hiệu quả → tối ưu menu.

Báo cáo tài chính & doanh thu

• Doanh thu theo ngày/tuần/tháng rõ ràng, hiển thị biểu đồ.

• Báo cáo lợi nhuận gộp, chi phí, công nợ.

• Có thể truy cập từ xa qua điện thoại, giúp chủ quán quản lý ngay cả khi không có mặt.

Marketing & chăm sóc khách hàng

• Lưu thông tin khách hàng, số lần đến quán, món thường gọi.

• Tích hợp SMS/Email marketing, chương trình khách hàng thân thiết.

• Tạo voucher giảm giá tự động cho khách cũ hoặc dịp đặc biệt.

POS365 phần mềm quản lý quán cafe toàn diện

Việc mở quán cafe sao cho quán phát triển lâu dài, bền vững vừa thử thách nhưng cũng có nhiều khó khăn cần vượt qua. Là một nhà đầu tư, một người chủ muốn kinh doanh mảng đồ uống bạn cần nắm chắc 8 kinh nghiệm đã được đúc kết phía trên để tăng khả năng thành công và tránh gặp thất bại. Chúc bạn may mắn!