Kinh nghiệm mở quán cafe 24h vốn ít, lợi nhuận cao không thể bỏ qua

---

Mở quán cafe 24h đang trở thành xu hướng mới, đặc biệt tại các thành phố lớn với nhịp sống sôi động, nhu cầu gặp gỡ, học tập và làm việc xuyên đêm ngày càng tăng. Tuy nhiên, để khởi nghiệp mô hình này với vốn ít nhưng vẫn đảm bảo lợi nhuận cao không hề đơn giản. Bài viết dưới đây sẽ chia sẻ những kinh nghiệm thực tế, giúp bạn tránh rủi ro, tối ưu chi phí và nhanh chóng thu hút khách hàng.

1. Tiềm năng kinh doanh mở quán cafe 24h

Mô hình mở quán cafe 24h sở hữu tiềm năng kinh doanh rất lớn nhờ đáp ứng nhu cầu đa dạng của nhiều nhóm khách hàng: sinh viên học đêm, nhân viên làm ca, freelancer cần không gian làm việc, hay những bạn trẻ thích tụ tập xuyên đêm. Với đặc thù hoạt động liên tục, quán có thể khai thác tối đa công suất, tăng doanh thu so với quán cafe truyền thống. Đặc biệt, trong bối cảnh đô thị ngày càng sôi động, xu hướng “không ngủ” giúp quán cafe 24h trở thành điểm đến tiềm năng, mở ra cơ hội lợi nhuận ổn định và lâu dài.

2. Kinh doanh quán cà phê 24h cần bao nhiêu vốn? 

Khi bắt tay vào mở quán cafe 24h, nhiều người thường băn khoăn không biết cần chuẩn bị bao nhiêu vốn để khởi động. Thực tế, số vốn sẽ phụ thuộc vào quy mô, vị trí và phong cách kinh doanh mà anh chị lựa chọn. Để giúp anh chị dễ hình dung, dưới đây là bảng chi tiết chi phí dự kiến khi mở một quán cafe 24h quy mô nhỏ, phù hợp cho những ai muốn khởi nghiệp với nguồn vốn hạn chế.

Với quy mô nhỏ, anh chị nên tối ưu không gian, decor đơn giản, dùng phần mềm quản lý quán cafe để giảm nhân sự và tập trung vào chất lượng đồ uống để giữ khách.

3. Hoàn tất thủ tục pháp lý mở quán cà phê 24h

Với đặc thù hoạt động xuyên đêm, mở quán cafe 24h bắt buộc phải hoàn tất đầy đủ thủ tục pháp lý trước khi kinh doanh theo quy định tại Nghị định 78/2015/NĐ-CP.

Thông thường, giấy đề nghị đăng ký hộ kinh doanh sẽ bao gồm các thông tin sau:

• Tên hộ kinh doanh, địa chỉ địa điểm kinh doanh; số điện thoại, fax, email (nếu có).
• Ngành, nghề kinh doanh.
• Số vốn kinh doanh.
• Số lượng lao động.

Khi nộp hồ sơ, bạn cần chuẩn bị kèm theo căn cước công dân/chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu còn hiệu lực. Sau khi hoàn tất và được xác minh thông tin, cơ quan đăng ký kinh doanh cấp huyện sẽ cấp giấy phép kinh doanh trong vòng 03 ngày làm việc.

Tuy nhiên, để được cấp phép, quán cà phê 24h cần đảm bảo các điều kiện sau:

• Ngành, nghề kinh doanh không thuộc danh mục cấm.
• Tên hộ kinh doanh phù hợp theo Điều 73, Nghị định 78/2015/NĐ-CP.
• Nộp đủ lệ phí đăng ký theo quy định.
• Có giấy phép an toàn vệ sinh thực phẩm để đủ điều kiện phục vụ khách hàng.

Hoàn tất thủ tục pháp lý mở quán cà phê 24h

4. Mở quán cafe 24h cần lưu ý những gì?

Mở quán cafe 24h không chỉ đơn giản là kéo dài thời gian hoạt động, mà còn đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng để duy trì chất lượng dịch vụ, đảm bảo an toàn và tối ưu chi phí vận hành. Để tránh rủi ro và nâng cao hiệu quả kinh doanh, anh chị chủ kinh doanh cần đặc biệt lưu ý một số yếu tố quan trọng dưới đây.

4.1 Xem xét và lựa chọn mặt bằng phù hợp

Xem xét và lựa chọn mặt bằng phù hợp là bước quan trọng quyết định hiệu quả kinh doanh khi mở quán cafe 24h. Nên ưu tiên các vị trí có mật độ người qua lại cao như gần trường học, bệnh viện, văn phòng, bến xe hoặc khu dân cư đông đúc để duy trì lượng khách ổn định cả ngày lẫn đêm. 

Mặt bằng cần có diện tích đủ để bố trí không gian thoải mái, thoáng đãng và đặc biệt phải đảm bảo khu vực để xe an toàn, nhất là trong khung giờ ban đêm.

Xem xét và lựa chọn mặt bằng phù hợp

4.2 Đảm bảo an ninh & an toàn

Đảm bảo an ninh & an toàn là yếu tố bắt buộc khi vận hành mở quán cafe 24h. Hoạt động xuyên đêm đồng nghĩa với việc phải đối mặt nhiều rủi ro tiềm ẩn như trộm cắp, gây rối hoặc sự cố cháy nổ. Do đó, cần trang bị hệ thống camera giám sát, bố trí nhân sự trực ca đêm hoặc bảo vệ chuyên trách để kiểm soát tình hình. 

Ngoài ra, quán phải tuân thủ đầy đủ quy định về phòng cháy chữa cháy, lắp đặt thiết bị báo khói, bình cứu hỏa và đảm bảo lối thoát hiểm luôn thông thoáng. Đây là nền tảng quan trọng giúp khách hàng yên tâm sử dụng dịch vụ, đồng thời tạo dựng uy tín và sự bền vững cho hoạt động kinh doanh.

4.3 Quản lý nhân sự ca đêm

Quản lý nhân sự ca đêm là thách thức lớn trong mô hình kinh doanh quán cà phê 24h. Để duy trì chất lượng dịch vụ ổn định, cần có kế hoạch phân ca hợp lý, tránh tình trạng nhân viên làm việc quá sức dẫn đến giảm hiệu suất. Chính sách phụ cấp ca đêm, chế độ nghỉ bù hoặc thưởng hiệu quả sẽ giúp khuyến khích và giữ chân nhân sự. 

Đồng thời, đào tạo kỹ năng xử lý tình huống, giao tiếp với khách hàng vào ban đêm và phối hợp với bộ phận an ninh cũng là yếu tố quan trọng, góp phần duy trì trải nghiệm tích cực cho khách hàng và sự ổn định cho hoạt động kinh doanh.

Quản lý nhân sự ca đêm

4.4 Chất lượng dịch vụ ổn định

Chất lượng dịch vụ ổn định là yếu tố then chốt để mở quán cafe 24h duy trì lợi thế cạnh tranh. Hoạt động liên tục đòi hỏi quy trình phục vụ phải đồng đều, không để khách hàng cảm thấy sự khác biệt giữa ban ngày và ban đêm. Thức uống cần được đảm bảo hương vị ổn định, nguyên liệu luôn tươi mới và quy trình pha chế tuân thủ chuẩn hóa. 

Bên cạnh đó, hệ thống wifi, ánh sáng, điều hòa và không gian phải được duy trì trong trạng thái tốt nhất, tạo cảm giác thoải mái cho khách hàng dù ở bất kỳ khung giờ nào. Sự đồng bộ về chất lượng giúp củng cố uy tín thương hiệu và xây dựng tập khách hàng trung thành.

4.5 Chiến lược marketing & thu hút khách

Chiến lược marketing & thu hút khách đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng hình ảnh và tạo lợi thế cho quán cà phê 24h. Hoạt động xuyên đêm mở ra cơ hội khai thác nhiều phân khúc khách hàng, từ sinh viên, freelancer đến nhân viên làm ca khuya. 

Để tiếp cận hiệu quả, cần kết hợp marketing online qua mạng xã hội, ứng dụng giao đồ uống với các hoạt động offline như khuyến mãi giờ thấp điểm, combo đêm khuya hay sự kiện âm nhạc acoustic. Việc đầu tư vào không gian check-in độc đáo, nội dung truyền thông sáng tạo và chương trình khách hàng thân thiết sẽ giúp gia tăng độ nhận diện thương hiệu, đồng thời thu hút và giữ chân khách hàng lâu dài.

Chiến lược marketing & thu hút khách

4.6 Kiểm soát chi phí vận hành

Kiểm soát chi phí vận hành là yếu tố quyết định đến khả năng duy trì lợi nhuận của quán cà phê 24h. Mô hình hoạt động liên tục thường phát sinh nhiều khoản chi lớn như điện nước, nhân sự ca đêm và bảo trì thiết bị, do đó cần xây dựng kế hoạch quản lý ngân sách chặt chẽ. 

Giải pháp tối ưu bao gồm sử dụng thiết bị tiết kiệm năng lượng, bố trí nhân sự hợp lý, hạn chế lãng phí nguyên liệu và ứng dụng phần mềm quản lý để giám sát doanh thu - chi phí theo thời gian thực. Việc cân đối chi phí hiệu quả không chỉ giúp giảm áp lực tài chính mà còn tạo điều kiện mở rộng quy mô và nâng cao sức cạnh tranh cho quán.

5. Bí quyết vận hành quán cà phê 24h thành công

Phần mềm quản lý quán cafe POS365 là công cụ hỗ trợ đắc lực cho việc vận hành mở quán cafe 24h, giúp tối ưu hóa thời gian, nhân sự và doanh thu. POS365 cho phép quản lý đơn hàng, thu ngân, tồn kho và doanh thu theo thời gian thực, đảm bảo không bỏ sót thông tin quan trọng, ngay cả trong những khung giờ cao điểm hoặc ban đêm.

Ngoài ra, phần mềm còn hỗ trợ lập báo cáo chi tiết, phân tích lợi nhuận, quản lý khách hàng thân thiết và triển khai các chương trình khuyến mãi hiệu quả. Việc áp dụng POS365 giúp giảm thiểu sai sót, tiết kiệm chi phí nhân sự và nâng cao trải nghiệm khách hàng, từ đó tạo điều kiện cho quán hoạt động trơn tru và bền vững.

Mở quán cafe 24h là cơ hội kinh doanh hấp dẫn nhưng đi kèm không ít thách thức. Thành công không chỉ đến từ vị trí đẹp hay thức uống chất lượng, mà còn phụ thuộc vào quản lý nhân sự, kiểm soát chi phí, đảm bảo an ninh - an toàn và chiến lược marketing hiệu quả. Việc áp dụng phần mềm quản lý quán cafe POS365 sẽ giúp tối ưu vận hành, theo dõi doanh thu - tồn kho - khách hàng một cách chuyên nghiệp, giảm sai sót và nâng cao trải nghiệm khách hàng. Với sự chuẩn bị kỹ lưỡng và chiến lược đúng đắn, mô hình quán cà phê 24h có thể mang lại lợi nhuận ổn định và phát triển bền vững trong dài hạn.