---

Phần mềm quản lý tồn kho là công cụ không thể thiếu giúp doanh nghiệp kiểm soát hàng hóa chính xác, giảm thất thoát và tối ưu hiệu suất vận hành. Nhiều giải pháp hiện nay như Sapo, Kiotviet, Zoho Inventory hay Odoo… không chỉ hỗ trợ quản lý nhập - xuất - tồn mà còn tích hợp bán hàng, báo cáo và phân quyền phù hợp với nhiều mô hình kinh doanh khác nhau.

1. Các phần mềm quản lý tồn kho online miễn phí

Nhu cầu kiểm soát hàng tồn kho chính xác và hiệu quả ngày càng trở nên quan trọng trong quản lý doanh nghiệp. Dưới đây là các phần mềm quản lý tồn kho miễn phí, dễ sử dụng, hỗ trợ theo dõi xuất nhập kho linh hoạt:

1.1 Phần mềm quản lý hàng tồn kho giao diện đơn giản POS365

Phần mềm bán hàng tích hợp quản lý kho thông minh POS365 được thiết kế trực quan, bố cục khoa học, giúp người dùng dễ dàng theo dõi nhập - xuất - tồn mà không cần hiểu biết sâu về công nghệ. Với hệ thống danh mục rõ ràng, các thao tác kiểm kho, cập nhật số lượng, kiểm tra lịch sử giao dịch đều có thể thực hiện chỉ trong vài cú nhấp chuột.

Một trong những điểm mạnh khiến POS365 được nhiều cửa hàng lựa chọn là khả năng đồng bộ tồn kho theo thời gian thực trên đa thiết bị. Dù đang ở cửa hàng hay quản lý từ xa qua điện thoại, chủ doanh nghiệp đều có thể kiểm soát tồn kho chính xác từng mặt hàng. Ngoài ra, phần mềm còn cho phép cảnh báo khi số lượng tồn kho giảm dưới mức cho phép, hỗ trợ ra quyết định nhập hàng kịp thời.

Với bản dùng thử miễn phí 7 ngày, người dùng có thể dễ dàng trải nghiệm đầy đủ các tính năng quản lý kho vật tư, sản phẩm và nguyên vật liệu mà không cần cam kết chi phí ban đầu. Đây là lựa chọn lý tưởng cho cả cửa hàng nhỏ lẫn doanh nghiệp đang phát triển cần một giải pháp kho đơn giản nhưng hiệu quả.

Phần mềm quản lý hàng tồn kho giao diện đơn giản POS365

1.2 Công cụ quản lý tồn kho đa tính năng Kiotviet

KiotViet là một trong những phần mềm quản lý tồn kho nổi bật trên thị trường hiện nay, đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp bán lẻ đang tìm kiếm giải pháp toàn diện. Không chỉ đơn thuần hỗ trợ kiểm soát lượng hàng hóa nhập - xuất - tồn, KiotViet còn tích hợp nhiều tính năng nâng cao giúp tối ưu quá trình vận hành kho.

Phần mềm cho phép người dùng dễ dàng quản lý hàng nghìn mã sản phẩm, phân loại theo nhóm, thương hiệu hoặc nhà cung cấp. Hệ thống tự động cập nhật số liệu tồn kho sau mỗi giao dịch bán hàng, hạn chế tối đa tình trạng lệch số liệu giữa thực tế và hệ thống. Ngoài ra, KiotViet còn hỗ trợ quản lý định mức tồn kho, cảnh báo khi số lượng thấp và đề xuất lập đơn nhập phù hợp.

Giao diện thân thiện, thao tác nhanh chóng trên cả máy tính lẫn điện thoại giúp nhân viên thao tác dễ dàng. Đặc biệt, KiotViet còn cung cấp hệ thống báo cáo tồn kho chi tiết theo thời gian thực, hỗ trợ chủ doanh nghiệp nắm bắt tình hình kinh doanh để ra quyết định kịp thời và chính xác hơn.

>>> Xem thêm: 10+ phần mềm quản lý kho miễn phí tốt nhất trên thị trường hiện nay

1.3 Ứng dụng quản lý xuất nhập kho chính xác Suno

Được nhiều chủ cửa hàng đánh giá cao về tính chính xác trong theo dõi hàng hóa, Suno giúp đơn giản hóa quá trình quản lý xuất - nhập kho nhờ khả năng tự động đồng bộ dữ liệu và xử lý thông tin theo thời gian thực. Không cần kiến thức chuyên sâu, người dùng vẫn dễ dàng kiểm soát mọi biến động tồn kho chỉ với vài thao tác cơ bản.

Phần mềm cho phép tạo nhanh phiếu nhập, phiếu xuất, kiểm soát định mức tồn tối thiểu và cảnh báo khi hàng sắp hết. Mọi hoạt động đều được lưu trữ và báo cáo rõ ràng, giúp hạn chế sai sót trong kiểm kê. Ngoài ra, Suno còn tích hợp với máy quét mã vạch, máy in hóa đơn, tối ưu thao tác nhập liệu và vận hành kho. Đây là lựa chọn lý tưởng cho các cửa hàng nhỏ cần sự gọn nhẹ nhưng vẫn đảm bảo độ chính xác cao trong quản lý kho hàng.

Ứng dụng quản lý xuất nhập kho chính xác Suno

1.4 Nền tảng giám sát kho theo thời gian thực Ecount

Ecount được các chuyên gia công nghệ đánh giá là một trong những nền tảng quản lý kho mạnh mẽ nhờ khả năng giám sát tồn kho theo thời gian thực. Với hệ thống báo cáo tự động và cập nhật tức thì mọi biến động nhập - xuất - tồn phần mềm giúp doanh nghiệp nắm bắt tình hình kho hàng một cách chính xác tại mọi thời điểm.

Điểm nổi bật của Ecount là khả năng thiết lập quy trình xuất nhập kho rõ ràng, kiểm soát hàng hóa chuyển kho, hàng lỗi và hàng đang xử lý. Các số liệu tồn kho luôn được đồng bộ theo thời gian thực với bộ phận bán hàng, kế toán và vận hành, giúp tránh tình trạng sai lệch thông tin.

Giao diện thân thiện, khả năng truy cập mọi lúc mọi nơi và các biểu mẫu tùy chỉnh linh hoạt giúp Ecount trở thành giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp cần quản lý kho chuyên sâu, đặc biệt là các công ty sản xuất và phân phối có quy trình phức tạp.

>>> Xem thêm: 10+ phần mềm quản lý kho logistics tốt, kiểm soát kho bãi hiệu quả

1.5 Phần mềm kiểm kho thông minh Haravan

Haravan nổi bật với khả năng kiểm kho thông minh, tích hợp sâu vào hệ sinh thái bán lẻ đa kênh. Phần mềm cho phép quản lý hàng tồn kho đồng bộ giữa cửa hàng offline, website, sàn thương mại điện tử và mạng xã hội giúp doanh nghiệp luôn kiểm soát được chính xác lượng hàng ở mọi điểm bán.

Tính năng cảnh báo hàng sắp hết, dự đoán tồn kho dựa trên lịch sử bán hàng và khả năng phân bổ hàng hóa theo từng chi nhánh là những điểm mạnh giúp Haravan phù hợp với cả hệ thống chuỗi cửa hàng. Ngoài ra, phần mềm còn cho phép kiểm kho bằng mã vạch, cập nhật tức thì và giảm thiểu tối đa sai sót trong kiểm kê thủ công.

Với giao diện trực quan, thao tác nhanh chóng và khả năng tích hợp với nhiều đơn vị vận chuyển, thanh toán, Haravan không chỉ giúp kiểm kho hiệu quả mà còn tối ưu toàn bộ quy trình vận hành cho doanh nghiệp bán lẻ hiện đại.

Phần mềm kiểm kho thông minh Haravan

1.6 Phần mềm quản lý tồn kho tích hợp nhiều module Odoo

Odoo là giải pháp phần mềm mã nguồn mở nổi bật nhờ khả năng tùy biến và tích hợp linh hoạt nhiều module, trong đó có quản lý tồn kho. Điểm mạnh của Odoo là khả năng kết nối liền mạch giữa các chức năng như bán hàng, mua hàng, kế toán và kho vận mang lại cái nhìn tổng thể và kiểm soát chặt chẽ toàn bộ chuỗi cung ứng.

Phần mềm hỗ trợ theo dõi tồn kho theo lô, số seri, định vị kho hàng, chuyển kho nội bộ và kiểm kê định kỳ. Tính năng tự động hóa các hoạt động như đặt hàng lại khi hàng gần hết, xử lý xuất - nhập - tồn theo thời gian thực giúp giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian vận hành.

Với khả năng mở rộng không giới hạn và tùy chỉnh theo từng ngành nghề, Odoo đặc biệt phù hợp cho các doanh nghiệp vừa và lớn đang tìm kiếm một hệ thống quản lý kho chuyên nghiệp, hiện đại và dễ tích hợp.

1.7 Giải pháp quản lý kho trên nền tảng điện toán đám mây Zoho Inventory

Không chỉ đơn thuần là một phần mềm quản lý kho, Zoho Inventory mang đến một hệ sinh thái toàn diện giúp doanh nghiệp vận hành tồn kho mượt mà trên nền tảng đám mây. Điều này đồng nghĩa với việc dữ liệu được cập nhật tức thì, dễ dàng truy cập từ bất kỳ đâu và đảm bảo tính chính xác trong mọi giao dịch xuất - nhập kho.

Zoho Inventory tích hợp mạnh mẽ các tính năng như theo dõi hàng tồn theo thời gian thực, cảnh báo mức tồn tối thiểu, quản lý lô hàng, mã vạch, in nhãn vận chuyển và kết nối trực tiếp với các đơn vị vận chuyển. Đồng thời, phần mềm cũng cho phép đồng bộ đơn hàng và tồn kho với các kênh bán hàng như Shopee, Amazon, eBay hay Shopify cực kỳ hữu ích cho doanh nghiệp bán hàng đa nền tảng. Đây là lựa chọn phù hợp với các đơn vị đang mở rộng hoạt động kinh doanh và cần một giải pháp quản lý kho linh hoạt, hiện đại, tối ưu chi phí và hiệu quả vận hành.

Giải pháp quản lý kho trên nền tảng điện toán đám mây Zoho Inventory

1.8 Phần mềm kiểm soát kho toàn diện NetSuite

NetSuite nổi bật là một giải pháp kiểm soát kho toàn diện dành cho các doanh nghiệp quy mô vừa và lớn. Với khả năng tích hợp nhiều quy trình trong một hệ thống duy nhất, phần mềm giúp đồng bộ hóa dữ liệu kho, đơn hàng, vận chuyển và tài chính từ đó nâng cao hiệu suất vận hành và giảm thiểu sai sót trong quá trình quản lý hàng tồn.

NetSuite hỗ trợ theo dõi hàng hóa theo lô, số sê-ri, hạn sử dụng và vị trí lưu trữ chi tiết trong kho. Các báo cáo tồn kho được cập nhật theo thời gian thực, giúp nhà quản lý nhanh chóng nắm bắt biến động và đưa ra quyết định kịp thời. Ngoài ra, phần mềm còn tích hợp tính năng tự động đặt hàng lại khi số lượng tồn giảm xuống ngưỡng tối thiểu, tránh đứt hàng trong quá trình kinh doanh.

Với giao diện hiện đại, khả năng tùy biến cao và hoạt động hoàn toàn trên nền tảng điện toán đám mây, NetSuite là lựa chọn lý tưởng cho các doanh nghiệp đang tìm kiếm một phần mềm quản lý hàng tồn kho chuyên sâu, linh hoạt và dễ mở rộng theo quy mô phát triển.

2. Phần mềm quản lý tồn kho offline hiệu quả

Phần mềm quản lý tồn kho offline phù hợp với cửa hàng không có kết nối mạng ổn định, giúp đảm bảo hoạt động kiểm kho diễn ra liên tục, an toàn và bảo mật.

2.1 Công cụ quản lý kho đa dạng nguồn hàng BS Silver

BS Silver được thiết kế dành riêng cho doanh nghiệp vừa và nhỏ, đặc biệt hiệu quả với những đơn vị quản lý kho hàng nhiều chủng loại. Phần mềm cho phép theo dõi xuất nhập tồn chi tiết theo từng mã hàng, lô hàng, hạn sử dụng và nhiều thuộc tính khác. Người dùng có thể tạo nhiều kho, phân quyền sử dụng, lập phiếu nhập - xuất và kiểm tra tồn kho theo thời gian thực mà không cần kết nối Internet.

Ngoài khả năng hoạt động ổn định offline, BS Silver còn hỗ trợ in biểu mẫu chứng từ, xuất dữ liệu ra Excel và cung cấp hệ thống báo cáo trực quan giúp tối ưu công tác kiểm kho, tránh thất thoát. Đây là lựa chọn phù hợp cho các cửa hàng bán buôn, bán lẻ có quy trình quản lý kho cần độ chính xác cao nhưng chưa có điều kiện đầu tư vào phần mềm trả phí.

Công cụ quản lý kho đa dạng nguồn hàng BS Silver

2.2 Công cụ theo dõi hàng tồn kho cho các doanh nghiệp nhỏ Square

Square không chỉ là một nền tảng thanh toán, mà còn tích hợp công cụ quản lý tồn kho mạnh mẽ, đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ. Phần mềm hỗ trợ theo dõi tồn kho theo thời gian thực, cập nhật tự động số lượng hàng hóa mỗi khi có giao dịch bán hàng phát sinh. Người dùng dễ dàng kiểm soát sản phẩm còn - hết trong kho mà không cần thao tác thủ công.

Giao diện trực quan, dễ sử dụng giúp các chủ shop, quán ăn nhỏ, cửa hàng dịch vụ nhanh chóng làm quen và vận hành. Ngoài ra, Square còn hỗ trợ thiết lập cảnh báo hết hàng, lập báo cáo tồn kho theo thời gian và đồng bộ dữ liệu giữa các thiết bị khi sử dụng offline, đảm bảo quá trình quản lý luôn liền mạch.

3. Lợi ích của việc sử dụng phần mềm quản lý tồn kho

Việc ứng dụng phần mềm quản lý tồn kho không chỉ giúp đơn giản hóa quy trình kiểm kê mà còn mang lại nhiều lợi ích thiết thực trong vận hành và chiến lược kinh doanh, cụ thể:

• Kiểm soát hàng tồn kho chính xác: Giúp doanh nghiệp theo dõi chặt chẽ số lượng hàng hóa hiện có, tránh tình trạng tồn đọng quá nhiều hoặc thiếu hụt gây gián đoạn hoạt động kinh doanh.

• Tối ưu hóa quy trình: Tự động hóa các bước nhập - xuất kho, cập nhật dữ liệu theo thời gian thực, giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian cho nhân viên.

• Cải thiện hiệu quả kinh doanh: Hỗ trợ đưa ra quyết định mua hàng, bán hàng nhanh chóng và hợp lý, từ đó tối đa hóa doanh thu và tối ưu lợi nhuận.

• Giảm chi phí: Giúp hạn chế thất thoát, lãng phí và chi phí lưu kho nhờ quản lý chính xác lượng hàng và thời gian lưu trữ.

Lợi ích của việc sử dụng phần mềm quản lý tồn kho

4. Cách chọn phần mềm quản lý tồn kho phù hợp với mô hình kinh doanh

Để lựa chọn phần mềm quản lý tồn kho phù hợp với mô hình kinh doanh, doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ lưỡng nhiều yếu tố quan trọng. Một giải pháp hiệu quả không chỉ đáp ứng đúng nhu cầu hiện tại mà còn cần thích ứng tốt với sự mở rộng trong tương lai. Cụ thể:

• Xác định nhu cầu: Doanh nghiệp cần đánh giá rõ ràng các yêu cầu về quản lý tồn kho như số lượng mặt hàng, số lượng kho, đặc điểm vận hành và quy mô kinh doanh để lựa chọn phần mềm phù hợp.

• Nghiên cứu tính năng: Tìm hiểu chi tiết các tính năng được tích hợp, từ quản lý nhập - xuất - tồn kho đến báo cáo, cảnh báo và phân quyền người dùng.

• Xem xét chi phí: So sánh giữa các phần mềm về chi phí triển khai, vận hành và khả năng mở rộng, từ đó tối ưu ngân sách đầu tư công nghệ.

• Đánh giá độ tin cậy và hỗ trợ: Lựa chọn nhà cung cấp uy tín, có đội ngũ hỗ trợ kỹ thuật tốt, phản hồi nhanh chóng để đảm bảo hệ thống vận hành ổn định và liên tục.

Việc ứng dụng phần mềm quản lý tồn kho là giải pháp thiết yếu giúp doanh nghiệp tối ưu hóa vận hành, giảm thiểu sai sót và nâng cao hiệu quả kinh doanh. Dù chọn phần mềm miễn phí hay trả phí, điều quan trọng là phù hợp với mô hình và nhu cầu thực tế của doanh nghiệp. Chủ động đầu tư vào công nghệ không chỉ giúp kiểm soát kho hàng chặt chẽ mà còn tạo nền tảng phát triển bền vững trong dài hạn.