10+ phần mềm quản lý nguyên vật liệu tốt nhất cho cửa hàng F&B

---

Phần mềm quản lý nguyên vật liệu cho cửa hàng F&B đang trở thành công cụ không thể thiếu trong bối cảnh chi phí vận hành ngày càng tăng và cạnh tranh ngày càng khốc liệt. Việc quản lý thủ công bằng sổ sách hay Excel khiến nhiều quán ăn, quán cà phê khó kiểm soát tồn kho, định mức nguyên liệu và dễ thất thoát food cost.  Dưới đây là 10+ phần mềm quản lý nguyên liệu tốt nhất cho cửa hàng F&B, giúp chủ quán theo dõi nhập - xuất - tồn chính xác, tự động trừ kho theo món và tối ưu chi phí nguyên liệu, phù hợp từ quán nhỏ đến chuỗi nhà hàng.

1. Khó khăn trong quản lý nguyên vật liệu thủ công

Quản lý nguyên vật liệu bằng sổ sách hoặc Excel thủ công vẫn phổ biến ở nhiều cửa hàng F&B, nhưng lại tiềm ẩn nhiều rủi ro trong vận hành và kiểm soát chi phí.

1.1 Sai lệch tồn kho - thất thoát khó kiểm soát

Sai lệch tồn kho - thất thoát khó kiểm soát là hệ quả rõ rệt nhất khi cửa hàng F&B quản lý nguyên vật liệu bằng phương pháp thủ công. Việc ghi chép nhập - xuất nguyên liệu bằng sổ sách hoặc Excel phụ thuộc hoàn toàn vào con người, chỉ cần sai sót nhỏ trong quá trình nhập liệu cũng có thể khiến số liệu tồn kho lệch đáng kể so với thực tế.

Trong quá trình vận hành, nguyên vật liệu còn bị hao hụt do sơ chế, chia suất, chế biến, hư hỏng hoặc hết hạn sử dụng nhưng không được ghi nhận kịp thời. Điều này khiến chủ quán khó xác định nguyên nhân thất thoát đến từ đâu: do quy trình, do nhân sự hay do khâu bảo quản. 

Lâu dần, tồn kho trên báo cáo “vẫn còn” nhưng thực tế đã thiếu, hoặc ngược lại kho còn nhiều nhưng không được phát hiện, dẫn đến tăng ost, giảm lợi nhuận và ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả kinh doanh.

1.2 Không kiểm soát được định mức nguyên liệu

Không kiểm soát được định mức tiêu hao nguyên liệu là nguyên nhân khiến nhiều cửa hàng F&B rơi vào tình trạng chi phí tăng nhưng lợi nhuận không cải thiện. Khi không có định mức rõ ràng cho từng món ăn, đồ uống, nhân viên thường sử dụng nguyên liệu theo cảm tính hoặc thói quen cá nhân, dẫn đến lượng nguyên liệu tiêu hao không đồng đều giữa các ca làm việc.

Hệ quả là chi phí nguyên vật liệu bị đội lên nhưng chủ quán không xác định được nguyên nhân cụ thể. Đồng thời, chất lượng và hương vị món ăn cũng thiếu ổn định, ảnh hưởng đến trải nghiệm khách hàng. 

Việc không kiểm soát được định mức còn khiến chủ cửa hàng khó tính toán food cost cho từng món, không có cơ sở để điều chỉnh giá bán hoặc tối ưu công thức, từ đó làm giảm hiệu quả vận hành và lợi nhuận tổng thể.

Khó khăn trong quản lý nguyên vật liệu thủ công

1.3  Kiểm kê mất thời gian, phụ thuộc con người

Kiểm kê mất thời gian, phụ thuộc con người là hạn chế lớn trong quản lý nguyên vật liệu thủ công tại các cửa hàng F&B. Mỗi lần kiểm kho, nhân viên phải trực tiếp đếm, cân, ghi chép từng loại nguyên liệu, tiêu tốn nhiều thời gian và nhân lực, đặc biệt với những quán có danh mục nguyên liệu đa dạng.

Quá trình kiểm kê thủ công còn dễ phát sinh sai sót do nhầm lẫn, bỏ sót hoặc ghi nhận không chính xác số lượng thực tế. Kết quả kiểm kho vì vậy phụ thuộc nhiều vào ý thức và kinh nghiệm của từng nhân viên, tiềm ẩn rủi ro gian lận hoặc báo cáo sai lệch. Điều này khiến dữ liệu tồn kho không đủ tin cậy, chủ quán khó theo dõi tình hình kho theo thời gian thực và chậm đưa ra quyết định nhập hàng hay điều chỉnh kế hoạch kinh doanh.

1.4 Khó dự báo nhập hàng, dễ thiếu hoặc dư nguyên liệu

Khó dự báo nhập hàng, dễ thiếu hoặc dư nguyên liệu là vấn đề thường gặp khi cửa hàng F&B không có dữ liệu tồn kho và bán hàng chính xác. Việc nhập nguyên vật liệu chủ yếu dựa vào kinh nghiệm hoặc ước tính cảm tính khiến kế hoạch mua hàng thiếu căn cứ rõ ràng.

Hệ quả là nhiều cửa hàng rơi vào tình trạng nhập thiếu nguyên liệu vào giờ cao điểm, gây gián đoạn phục vụ, bỏ lỡ doanh thu và làm giảm trải nghiệm khách hàng. Ngược lại, nhập dư nguyên liệu lại dẫn đến tồn kho lâu ngày, nguyên liệu cận date hoặc hư hỏng, làm tăng lãng phí và chi phí vận hành.

2. Phần mềm quản lý nguyên vật liệu là gì?

Phần mềm quản lý nguyên vật liệu là hệ thống công nghệ giúp cửa hàng F&B theo dõi, kiểm soát và tối ưu toàn bộ hoạt động liên quan đến nguyên liệu, từ nhập - xuất - tồn kho, quản lý định mức theo món cho đến báo cáo chi phí nguyên vật liệu (food cost). Thay vì ghi chép thủ công bằng sổ sách hoặc Excel, phần mềm cho phép quản lý dữ liệu theo thời gian thực, hạn chế sai sót và giảm phụ thuộc vào con người.

Trong thực tế vận hành F&B, nguyên vật liệu thường chiếm 30 - 40% tổng chi phí của cửa hàng. Tuy nhiên, theo ghi nhận từ các đơn vị tư vấn vận hành tại Việt Nam, nhiều quán ăn, quán cà phê vẫn đang thất thoát 5 - 10% nguyên liệu mỗi tháng do quản lý thủ công, không kiểm soát được định mức và hao hụt trong quá trình chế biến.

Phần mềm quản lý nguyên liệu giúp giải quyết bài toán này thông qua các tính năng cốt lõi như:

• Quản lý nhập - xuất - tồn kho nguyên vật liệu chi tiết theo từng ngày
• Thiết lập định mức nguyên liệu cho từng món ăn, đồ uống
• Tự động trừ kho khi phát sinh đơn bán hàng
• Cảnh báo nguyên liệu sắp hết hoặc tồn kho vượt mức an toàn
• Báo cáo chi phí nguyên vật liệu, hỗ trợ kiểm soát food cost chính xác hơn

Tại Việt Nam, cùng với sự phát triển nhanh của ngành F&B, xu hướng số hóa quản lý đang ngày càng rõ nét. Nhiều khảo sát thị trường cho thấy, các cửa hàng F&B áp dụng phần mềm quản lý kho và nguyên vật liệu có thể giảm từ 15 - 25% thất thoát, đồng thời tiết kiệm đáng kể thời gian kiểm kê và tổng hợp báo cáo so với phương pháp thủ công.

Có thể thấy, phần mềm quản lý không chỉ là công cụ hỗ trợ quản lý kho, mà còn là giải pháp quan trọng giúp cửa hàng F&B kiểm soát chi phí, ổn định chất lượng món và nâng cao hiệu quả kinh doanh lâu dài.

3. Tại sao nên sử dụng phần mềm quản lý nguyên vật liệu?

Trong bối cảnh chi phí vận hành ngày càng tăng, việc kiểm soát nguyên vật liệu không còn là lựa chọn, mà là yếu tố bắt buộc nếu cửa hàng F&B muốn kinh doanh bền vững. Phần mềm quản lý nguyên vật liệu mang lại nhiều lợi ích rõ rệt so với phương pháp thủ công.

3.1 Giảm thất thoát, kiểm soát food cost chặt chẽ

Phần mềm cho phép theo dõi chi tiết nguyên liệu từ lúc nhập kho, sử dụng trong chế biến đến tồn kho cuối ngày, giúp phát hiện nhanh các khoản hao hụt bất thường thay vì chỉ nhìn con số tổng cuối tháng. Thông qua việc tự động trừ kho theo từng món bán ra và đối chiếu với định mức đã thiết lập, chủ quán có thể kiểm soát chính xác chi phí nguyên vật liệu cho từng món, từng ca bán. 

Những sai lệch về lượng sử dụng, thất thoát do thao tác hoặc quản lý lỏng lẻo được thể hiện rõ trên báo cáo, từ đó giúp cửa hàng giảm lãng phí, giữ food cost ở mức ổn định và cải thiện biên lợi nhuận một cách bền vững.

3.2 Chuẩn hóa công thức - ổn định chất lượng món

Chuẩn hóa công thức - ổn định chất lượng món là lợi ích quan trọng khi áp dụng phần mềm quản lý trong vận hành F&B. Phần mềm cho phép thiết lập định mức nguyên liệu chi tiết cho từng món ăn, đồ uống, từ đó chuẩn hóa công thức chế biến và lượng nguyên liệu sử dụng trong mỗi lần phục vụ.

Khi công thức được số hóa và áp dụng đồng bộ, nhân viên pha chế, đầu bếp hay nhân viên bếp mới đều thực hiện theo cùng một chuẩn chung, hạn chế sai lệch do cảm tính hoặc kinh nghiệm cá nhân. Nhờ đó, chất lượng món ăn được giữ ổn định giữa các ca làm việc và giữa các chi nhánh, đồng thời giảm lãng phí nguyên liệu và tạo nền tảng vững chắc để cửa hàng F&B phát triển bền vững.

Tại sao nên sử dụng phần mềm quản lý nguyên vật liệu?

3.3 Tiết kiệm thời gian, giảm phụ thuộc vào nhân sự

Tiết kiệm thời gian, giảm phụ thuộc vào nhân sự là lợi ích rõ rệt khi cửa hàng F&B sử dụng phần mềm quản lý nguyên vật liệu. Các nghiệp vụ như ghi nhận nhập - xuất kho, trừ nguyên liệu theo món bán ra hay tổng hợp báo cáo được tự động hóa, giúp chủ quán không còn phải kiểm kê thủ công hay xử lý số liệu bằng tay mỗi ngày.

Nhờ dữ liệu được cập nhật theo thời gian thực, việc quản lý kho không còn phụ thuộc quá nhiều vào kinh nghiệm, trí nhớ hay độ chính xác của từng nhân viên. Chủ cửa hàng có thể theo dõi tình hình nguyên vật liệu từ xa, giảm rủi ro sai sót, gian lận và tiết kiệm đáng kể thời gian vận hành, từ đó tập trung nhiều hơn vào chất lượng dịch vụ và phát triển kinh doanh.

3.4 Lên kế hoạch nhập hàng chính xác hơn

Lên kế hoạch nhập hàng chính xác hơn giúp cửa hàng F&B chủ động hoàn toàn trong việc chuẩn bị nguyên vật liệu. Khi có dữ liệu tồn kho và mức tiêu thụ được ghi nhận rõ ràng, việc nhập hàng không còn dựa vào phỏng đoán mà dựa trên số liệu thực tế.

Phần mềm cho phép chủ quán nhìn trước xu hướng sử dụng nguyên liệu theo từng ngày, từng khung giờ hoặc giai đoạn cao điểm - thấp điểm. Nhờ đó, lượng hàng nhập vào được cân đối hợp lý, vừa đủ cho nhu cầu bán hàng, hạn chế thiếu nguyên liệu gây gián đoạn phục vụ và tránh tồn kho dư thừa làm tăng chi phí và lãng phí.

3.5 Phù hợp cho cả quán nhỏ lẫn chuỗi F&B

Phù hợp cho cả quán nhỏ lẫn chuỗi F&B là ưu điểm nổi bật của các phần mềm quản lý nguyên vật liệu hiện nay. Với quán nhỏ, phần mềm giúp đơn giản hóa việc theo dõi tồn kho, kiểm soát chi phí nguyên liệu mà không cần đầu tư nhiều nhân sự hay quy trình phức tạp.

Đối với các chuỗi F&B nhiều chi nhánh, phần mềm đóng vai trò như một hệ thống quản lý tập trung, cho phép theo dõi nguyên vật liệu, định mức và chi phí tại từng cửa hàng trên cùng một nền tảng. Nhờ khả năng mở rộng linh hoạt, chủ doanh nghiệp có thể dễ dàng nhân bản mô hình, kiểm soát vận hành đồng bộ và phát triển quy mô mà vẫn giữ được hiệu quả quản lý nguyên vật liệu.

4. Top 10 phần mềm quản lý nguyên vật liệu cho cửa hàng F&B được ưa chuộng nhất

Dựa trên mức độ phổ biến, tính năng quản lý nguyên vật liệu và mức độ phù hợp với từng mô hình kinh doanh, dưới đây là 10 phần mềm quản lý cho cửa hàng F&B được nhiều chủ quán tin dùng hiện nay. Danh sách bao gồm các giải pháp phù hợp từ quán ăn, quán cà phê nhỏ đến chuỗi F&B nhiều chi nhánh.

4.1 POS365 - Phần mềm quản lý nguyên vật liệu tối ưu cho quán ăn, quán cà phê

POS365 là phần mềm quản lý bán hàng và kho được phát triển chuyên biệt cho ngành F&B, hỗ trợ kiểm soát nguyên vật liệu từ khâu nhập kho, xuất kho đến trừ kho tự động theo từng món bán ra. Phần mềm phù hợp với nhiều mô hình như quán ăn, quán cà phê, trà sữa, giúp chủ quán theo dõi tồn kho chính xác theo thời gian thực.

Ưu điểm:

• Quản lý nguyên vật liệu chặt chẽ: Phần mềm bán hàng POS365 cho phép tự động trừ kho nguyên liệu theo từng đơn hàng, hạn chế sai lệch giữa số liệu thực tế và hệ thống. Chủ quán dễ dàng phát hiện thất thoát, hao hụt bất thường trong quá trình vận hành.
• Kiểm soát tồn kho theo thời gian thực: Tình trạng tồn kho nguyên liệu được cập nhật liên tục, kèm cảnh báo khi nguyên liệu sắp hết, giúp quán chủ động kế hoạch nhập hàng, tránh gián đoạn phục vụ.
• Tự động hóa quy trình vận hành: Từ order, thanh toán đến quản lý kho đều được đồng bộ trên một hệ thống, giảm đáng kể thao tác thủ công và sai sót do nhập liệu.
• Quản lý linh hoạt từ xa: Chủ quán có thể theo dõi tồn kho, doanh thu và hoạt động bán hàng ngay trên điện thoại hoặc máy tính, kể cả khi không trực tiếp có mặt tại cửa hàng.
• Giao diện thân thiện, dễ triển khai: POS365 được đánh giá cao nhờ giao diện trực quan, dễ sử dụng, nhân viên mới có thể làm quen nhanh mà không cần đào tạo phức tạp.
• Tích hợp đầy đủ nghiệp vụ F&B: Ngoài quản lý nguyên vật liệu, phần mềm còn hỗ trợ quản lý menu, khách hàng, ca làm việc và hệ thống báo cáo chi tiết.

Nhược điểm:

• Chưa tối ưu sâu cho bán hàng online: Với các mô hình F&B tập trung mạnh vào kênh bán trực tuyến, POS365 có thể cần kết hợp thêm giải pháp hỗ trợ bán online chuyên biệt để tối ưu vận hành đa kênh.

Phù hợp với ai?

• Quán ăn, quán cà phê vừa và nhỏ cần kiểm soát nguyên vật liệu, giảm thất thoát và tối ưu chi phí food cost.
• Chủ quán không chuyên về công nghệ muốn sử dụng phần mềm dễ hiểu, thao tác nhanh, triển khai đơn giản.
• Chuỗi F&B quy mô nhỏ cần đồng bộ quản lý nguyên vật liệu, doanh thu và hoạt động bán hàng trên nhiều chi nhánh.

POS365 - Phần mềm quản lý nguyên vật liệu tối ưu cho quán ăn, quán cà phê

4.2 MISA CUKCUK - Phần mềm quản lý nguyên liệu nhà hàng

MISA CUKCUK là phần mềm quản lý nhà hàng được phát triển bởi Công ty Cổ phần MISA - doanh nghiệp công nghệ thuần Việt với hơn 30 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực phần mềm quản trị tài chính, kế toán và điều hành doanh nghiệp. CUKCUK được xây dựng chuyên biệt cho ngành F&B, tập trung giải quyết các bài toán đặc thù trong ngành F&B như quản lý nguyên vật liệu, định mức món ăn, chi phí food cost và vận hành nhà hàng theo quy trình chuẩn.

Nhờ kế thừa nền tảng công nghệ và kinh nghiệm triển khai cho hàng trăm nghìn doanh nghiệp tại Việt Nam, MISA CUKCUK được nhiều nhà hàng, chuỗi quán ăn lựa chọn như một giải pháp quản lý nguyên vật liệu và vận hành tổng thể, phù hợp với môi trường kinh doanh F&B trong nước.

Ưu điểm:

• Quản lý kho nguyên vật liệu chi tiết: Mỗi loại nguyên liệu được theo dõi tồn kho, lô date và lượng sử dụng, giúp chủ nhà hàng nắm rõ số lượng còn lại theo thời gian thực.
• Định mức nguyên liệu theo món: Phần mềm cho phép thiết lập công thức chuẩn cho từng món, từ đó tự động trừ kho khi phát sinh đơn bán, hạn chế lãng phí và sai lệch định lượng.
• Báo cáo chi phí nguyên liệu: CUKCUK tổng hợp báo cáo về chi phí nguyên vật liệu theo ngày, tuần, tháng, hỗ trợ phân tích food cost và đưa ra quyết định quản lý hiệu quả.
• Tích hợp quy trình phục vụ: Ngoài quản lý kho, phần mềm còn kết nối với nghiệp vụ order, thanh toán và kế toán, giúp dữ liệu vận hành đồng bộ.
• Dễ sử dụng cho quy mô nhà hàng: Giao diện trực quan, phù hợp với đội ngũ nhân sự F&B, giảm thời gian đào tạo khi triển khai.

Nhược điểm:

• Chi phí bản quyền có thể cao với nhà hàng nhỏ: Đối với quán ăn, quán nhỏ lẻ mới mở, gói tính năng đầy đủ của CUKCUK có thể đòi hỏi chi phí đầu tư cao hơn so với phần mềm đơn giản.

Phù hợp với ai?

• Nhà hàng vừa và lớn cần kiểm soát chặt chẽ kho nguyên vật liệu và định mức món ăn.
• Cửa hàng muốn tính báo cáo food cost chuyên sâu để đánh giá hiệu quả kinh doanh.
• Mô hình F&B có quy trình vận hành rõ ràng và cần phần mềm đồng bộ nhiều nghiệp vụ.

MISA CUKCUK - Phần mềm quản lý nguyên liệu nhà hàng

4.3 KiotViet F&B - Phần mềm quản lý kho nguyên vật liệu quán nhỏ

KiotViet F&B là phần mềm quản lý bán hàng và kho được phát triển bởi KiotViet – đơn vị cung cấp giải pháp quản lý cho hộ kinh doanh và cửa hàng bán lẻ tại Việt Nam. Phiên bản F&B của KiotViet được thiết kế tối giản, tập trung vào các nghiệp vụ cốt lõi như bán hàng, theo dõi tồn kho và quản lý nguyên vật liệu, phù hợp với mô hình quán ăn, quán cà phê quy mô nhỏ.

Ưu điểm:

• Quản lý kho nguyên vật liệu đơn giản, dễ dùng: KiotViet F&B cho phép theo dõi nhập - xuất - tồn nguyên vật liệu cơ bản, giúp chủ quán nắm được số lượng hàng hóa còn lại mà không cần quy trình phức tạp.
• Tự động cập nhật tồn kho khi bán hàng: Khi phát sinh đơn bán, hệ thống tự động trừ kho theo số lượng đã khai báo, hạn chế sai sót do ghi chép thủ công.
• Phù hợp với người không rành công nghệ: Giao diện trực quan, thao tác đơn giản, nhân viên có thể làm quen nhanh mà không cần đào tạo dài ngày.
• Chi phí đầu tư hợp lý: So với nhiều phần mềm F&B chuyên sâu, KiotViet F&B có mức chi phí phù hợp với quán nhỏ, quán mới mở hoặc hộ kinh doanh cá thể.
• Quản lý tập trung trên một hệ thống: Chủ quán có thể theo dõi tồn kho, doanh thu và hoạt động bán hàng ngay trên máy tính hoặc điện thoại.

Nhược điểm:

• Chưa chuyên sâu về định mức nguyên liệu: Phần mềm phù hợp với quản lý kho cơ bản, chưa tối ưu cho việc thiết lập công thức, định mức nguyên liệu chi tiết theo từng món như các giải pháp F&B chuyên sâu.
• Hạn chế với mô hình quản lý chuỗi nhà hàng lớn: Khi số lượng chi nhánh và quy trình vận hành phức tạp, KiotViet F&B có thể chưa đáp ứng đầy đủ nhu cầu quản trị chuyên sâu.

Phù hợp với ai?

• Quán ăn, quán cà phê nhỏ lẻ cần phần mềm quản lý kho nguyên vật liệu đơn giản, dễ sử dụng.
• Hộ kinh doanh mới mở muốn kiểm soát tồn kho và doanh thu mà không cần đầu tư hệ thống phức tạp.
• Mô hình F&B ít món, ít công thức không yêu cầu quản lý định mức nguyên liệu chi tiết.

KiotViet F&B - Phần mềm quản lý kho nguyên vật liệu quán nhỏ

4.4 Sapo FnB - Giải pháp quản lý nguyên vật liệu tích hợp bán hàng

Sapo FnB là giải pháp quản lý bán hàng và vận hành dành riêng cho ngành F&B, được phát triển bởi Sapo - đơn vị công nghệ chuyên cung cấp nền tảng quản lý cho cửa hàng và doanh nghiệp bán lẻ tại Việt Nam. Phần mềm quản lý nguyên vật liệu hướng đến việc tích hợp chặt chẽ giữa bán hàng, quản lý kho và nguyên vật liệu, giúp chủ quán theo dõi hoạt động kinh doanh trên một hệ thống thống nhất.

Ưu điểm:

• Quản lý nguyên vật liệu gắn liền với bán hàng: Sapo FnB tự động cập nhật tồn kho nguyên vật liệu khi phát sinh đơn bán, giúp số liệu kho và doanh thu luôn đồng bộ.
• Theo dõi nhập - xuất - tồn rõ ràng: Chủ quán có thể kiểm soát tình trạng nguyên vật liệu theo thời gian thực, hạn chế sai lệch do ghi chép thủ công.
• Hỗ trợ quản lý đa kênh: Phần mềm tích hợp bán hàng tại quầy với các kênh online, phù hợp cho mô hình F&B vừa bán trực tiếp vừa nhận đơn online.
• Báo cáo trực quan, dễ theo dõi: Hệ thống báo cáo giúp theo dõi doanh thu, tồn kho và hiệu quả bán hàng theo từng giai đoạn.
• Phù hợp với mô hình đang mở rộng: Sapo FnB hỗ trợ quản lý nhiều chi nhánh trên cùng một nền tảng, thuận tiện cho quán có kế hoạch phát triển.

Nhược điểm:

• Quản lý định mức chưa quá chuyên sâu: So với các phần mềm F&B chuyên về bếp và công thức món, Sapo FnB phù hợp hơn với quản lý kho tổng thể hơn là kiểm soát định mức chi tiết theo từng món.
• Cần thời gian làm quen ban đầu: Với nhiều tính năng tích hợp, người dùng mới có thể cần thời gian để khai thác hết các chức năng.

Phù hợp với ai?

• Quán ăn, quán cà phê vừa và nhỏ muốn kết hợp quản lý nguyên vật liệu và bán hàng trên một hệ thống.
• Mô hình F&B bán đa kênh cần đồng bộ tồn kho giữa cửa hàng và kênh online.
• Cửa hàng có định hướng mở rộng và cần phần mềm quản lý linh hoạt theo quy mô.

Sapo FnB - Giải pháp quản lý nguyên vật liệu tích hợp bán hàng

4.5 iPOS Inventory - Ứng dụng quản lý nguyên vật liệu cho chuỗi F&B

iPOS Inventory là ứng dụng quản lý kho và nguyên vật liệu chuyên sâu dành cho ngành F&B, được phát triển bởi iPOS.vn - đơn vị cung cấp giải pháp công nghệ cho nhà hàng và chuỗi F&B tại Việt Nam. Phần mềm quản lý nguyên vật liệu iPOS được xây dựng để đáp ứng nhu cầu quản trị nguyên vật liệu ở quy mô lớn, đặc biệt là các chuỗi cửa hàng có nhiều chi nhánh và quy trình vận hành phức tạp.

Ưu điểm:

• Quản lý nguyên vật liệu tập trung cho chuỗi: iPOS Inventory cho phép theo dõi tồn kho nguyên vật liệu tại từng chi nhánh và tổng kho trung tâm trên cùng một hệ thống, giúp doanh nghiệp kiểm soát toàn diện.
• Quản lý định mức và công thức món chuyên sâu: Phần mềm hỗ trợ thiết lập định mức nguyên liệu chi tiết cho từng món, tự động trừ kho theo số lượng bán ra, hạn chế sai lệch và lãng phí.
• Theo dõi nhập - xuất - chuyển kho rõ ràng: Mọi hoạt động điều chuyển nguyên vật liệu giữa các chi nhánh đều được ghi nhận minh bạch, hỗ trợ kiểm soát chặt chẽ nội bộ.
• Báo cáo tồn kho và food cost chi tiết: Hệ thống báo cáo đa chiều giúp nhà quản lý phân tích mức tiêu hao nguyên liệu, chi phí food cost và hiệu quả vận hành theo từng cơ sở.
• Phù hợp với quy mô lớn, vận hành bài bản: iPOS Inventory đáp ứng tốt các yêu cầu kiểm soát kho, bếp và nguyên vật liệu trong môi trường chuỗi F&B.

Nhược điểm:

• Chi phí triển khai tương đối cao: Với nhiều tính năng chuyên sâu, phần mềm phù hợp hơn với doanh nghiệp F&B vừa và lớn hơn là quán nhỏ lẻ.
• Cần thời gian đào tạo nhân sự: Do hệ thống nghiệp vụ phức tạp, đội ngũ quản lý và bếp cần được hướng dẫn để sử dụng hiệu quả.

Phù hợp với ai?

• Chuỗi nhà hàng, chuỗi cà phê, trà sữa có nhiều chi nhánh cần quản lý nguyên vật liệu tập trung.
• Doanh nghiệp F&B quy mô vừa và lớn muốn kiểm soát định mức, food cost và quy trình kho chặt chẽ.
• Mô hình vận hành bài bản cần dữ liệu chi tiết để phục vụ phân tích và mở rộng kinh doanh.

iPOS Inventory - Ứng dụng quản lý nguyên vật liệu cho chuỗi F&B

4.6 PosApp - Phần mềm quản lý kho và nguyên vật liệu quán ăn

PosApp là phần mềm quản lý bán hàng và vận hành dành cho quán ăn, nhà hàng và mô hình F&B vừa và nhỏ. Giải pháp này tập trung vào việc số hóa các nghiệp vụ cơ bản như bán hàng, quản lý kho và theo dõi nguyên vật liệu, giúp chủ quán kiểm soát tồn kho dễ dàng hơn trong quá trình kinh doanh hàng ngày.

Ưu điểm:

• Quản lý kho nguyên vật liệu đơn giản: PosApp cho phép theo dõi nhập - xuất - tồn nguyên vật liệu theo thời gian thực, phù hợp với quán ăn có danh mục nguyên liệu không quá phức tạp.
• Tự động trừ kho khi bán hàng: Khi phát sinh đơn bán, hệ thống tự động cập nhật tồn kho, hạn chế sai sót do ghi chép thủ công.
• Giao diện thân thiện, dễ sử dụng: Phần mềm được thiết kế trực quan, giúp nhân viên dễ thao tác, rút ngắn thời gian làm quen.
• Hỗ trợ quản lý từ xa: Chủ quán có thể theo dõi tình trạng tồn kho, doanh thu và hoạt động bán hàng ngay trên điện thoại hoặc máy tính.
• Chi phí phù hợp với quán nhỏ: PosApp có mức đầu tư hợp lý, phù hợp với quán ăn, quán nhỏ mới mở hoặc mô hình F&B quy mô vừa.

Nhược điểm:

• Chưa mạnh về quản lý định mức chuyên sâu: PosApp phù hợp với quản lý kho cơ bản, chưa tối ưu cho việc xây dựng công thức và định mức nguyên liệu chi tiết theo từng món.
• Hạn chế với mô hình chuỗi lớn: Khi mở rộng nhiều chi nhánh, phần mềm có thể chưa đáp ứng đầy đủ nhu cầu quản trị phức tạp.

Phù hợp với ai?

• Quán ăn, quán cơm, quán bún – phở quy mô nhỏ và vừa cần phần mềm quản lý kho nguyên vật liệu dễ dùng.
• Chủ quán ưu tiên thao tác nhanh, gọn để kiểm soát tồn kho hàng ngày.
• Mô hình F&B đơn giản không yêu cầu quản lý định mức nguyên liệu chuyên sâu.

PosApp - Phần mềm quản lý kho và nguyên vật liệu quán ăn

>> Xem thêm: 15 phần mềm kiểm kho miễn phí, kiểm soát số lượng hàng hoá chính xác

4.7 Viindoo Inventory - Nền tảng quản lý nguyên vật liệu & định mức

Viindoo Inventory là mô-đun quản lý kho và nguyên vật liệu thuộc hệ sinh thái Viindoo ERP, được phát triển bởi đội ngũ công nghệ tại Việt Nam. Phần mềm quản lý nguyên vật liệu này hướng đến việc chuẩn hóa quy trình quản lý kho, định mức và luân chuyển nguyên vật liệu cho doanh nghiệp, trong đó có các mô hình F&B cần kiểm soát chặt chẽ nguyên liệu, công thức và chi phí vận hành. Viindoo Inventory phù hợp với doanh nghiệp có định hướng quản trị bài bản và nhu cầu mở rộng quy mô trong dài hạn.

Ưu điểm:

• Quản lý nguyên vật liệu theo hệ thống chuẩn: Viindoo Inventory cho phép theo dõi chi tiết nhập - xuất - tồn nguyên vật liệu, giúp doanh nghiệp kiểm soát kho minh bạch và nhất quán.
• Thiết lập định mức và công thức sử dụng: Phần mềm hỗ trợ xây dựng định mức nguyên liệu cho từng sản phẩm hoặc món ăn, giúp kiểm soát mức tiêu hao và hạn chế lãng phí.
• Hỗ trợ quy trình kiểm kê chuyên nghiệp: Viindoo Inventory cho phép kiểm kê định kỳ, đối soát chênh lệch và ghi nhận nguyên nhân sai lệch tồn kho.
• Dễ mở rộng và tích hợp: Là một phần của hệ thống ERP, phần mềm có khả năng kết nối với các phân hệ khác như bán hàng, kế toán, mua hàng, giúp dữ liệu được đồng bộ.
• Phù hợp quản trị đa chi nhánh: Hỗ trợ quản lý kho ở nhiều địa điểm, phù hợp với doanh nghiệp F&B có nhiều cơ sở.

Nhược điểm:

• Yêu cầu quy trình vận hành rõ ràng: Viindoo Inventory phát huy hiệu quả cao nhất khi doanh nghiệp đã có quy trình quản lý tương đối bài bản.
• Cần thời gian triển khai và đào tạo: Do hệ thống nghiệp vụ chuyên sâu, nhân sự cần được hướng dẫn để sử dụng đúng và hiệu quả.

Phù hợp với ai?

• Doanh nghiệp F&B vừa và lớn cần quản lý nguyên vật liệu, định mức và kho theo quy trình chuẩn.
• Mô hình chuỗi hoặc nhiều kho muốn quản trị tập trung và kiểm soát chặt chẽ dữ liệu.
• Đơn vị có định hướng quản lý dài hạn và sẵn sàng đầu tư cho hệ thống vận hành chuyên nghiệp.

Viindoo Inventory - Nền tảng quản lý nguyên vật liệu & định mức

4.8 Nhanh.vn - Hệ thống quản lý kho & nguyên vật liệu tổng thể

Nhanh.vn là nền tảng quản lý bán hàng và kho được phát triển tại Việt Nam, hướng đến việc quản lý tập trung hoạt động kinh doanh trên nhiều kênh. Bên cạnh thế mạnh về bán hàng đa kênh, Nhanh.vn cung cấp hệ thống quản lý kho và nguyên vật liệu tổng thể, hỗ trợ doanh nghiệp F&B theo dõi tồn kho, luân chuyển hàng hóa và kiểm soát dữ liệu kho trên một nền tảng thống nhất.

Ưu điểm:

• Quản lý kho tập trung, đa kênh: Nhanh.vn cho phép đồng bộ tồn kho giữa cửa hàng, kho và các kênh bán hàng, giúp số liệu nguyên vật liệu luôn nhất quán.
• Theo dõi nhập - xuất - tồn rõ ràng: Hệ thống ghi nhận đầy đủ lịch sử nhập kho, xuất kho và tồn kho theo thời gian thực, hỗ trợ kiểm soát hàng hóa hiệu quả.
• Phù hợp với mô hình kinh doanh đa kênh: Nhanh.vn phát huy thế mạnh với các cửa hàng vừa bán tại quầy vừa bán online, giúp tránh tình trạng lệch tồn kho.
• Báo cáo tổng hợp dễ theo dõi: Chủ cửa hàng có thể nắm bắt nhanh tình trạng kho và hiệu quả bán hàng thông qua các báo cáo trực quan.
• Hỗ trợ quản lý nhiều kho: Phù hợp với mô hình có nhiều kho hoặc nhiều điểm bán cần kiểm soát tập trung.

Nhược điểm:

• Chưa chuyên sâu về định mức F&B: Phần mềm quản lý bán hàng đa kênh Nhanh.vn phù hợp hơn với quản lý kho tổng thể, chưa tối ưu cho việc xây dựng công thức và định mức nguyên vật liệu chi tiết theo từng món ăn.
• Cần cấu hình ban đầu: Do tích hợp nhiều nghiệp vụ, người dùng cần thời gian thiết lập để hệ thống vận hành hiệu quả.

Phù hợp với ai?

• Cửa hàng F&B bán đa kênh cần đồng bộ tồn kho giữa online và offline.
• Doanh nghiệp vừa muốn quản lý kho và bán hàng trên một nền tảng tổng thể.
• Mô hình có nhiều kho hoặc điểm bán cần kiểm soát dữ liệu kho tập trung.

Nhanh.vn - Hệ thống quản lý kho & nguyên vật liệu tổng thể

4.9 ECount - Nền tảng quản lý kho vật tư trực tuyến

ECount là nền tảng quản lý doanh nghiệp trực tuyến có nguồn gốc quốc tế, cung cấp các phân hệ quản lý kho, vật tư và nguyên vật liệu cho nhiều lĩnh vực, trong đó có F&B. Phần mềm được xây dựng theo mô hình quản trị tập trung, cho phép doanh nghiệp theo dõi tồn kho và luân chuyển vật tư trên môi trường online, phù hợp với các đơn vị có nhu cầu quản lý kho từ xa.

Ưu điểm:

• Quản lý kho vật tư trực tuyến: ECount cho phép theo dõi nhập – xuất – tồn nguyên vật liệu theo thời gian thực trên nền tảng online, giúp doanh nghiệp quản lý kho mọi lúc, mọi nơi.
• Hỗ trợ quản lý nhiều kho: Phần mềm cho phép quản lý nhiều kho, nhiều địa điểm trên cùng một hệ thống, phù hợp với mô hình có nhiều cơ sở.
• Quy trình quản lý rõ ràng: ECount xây dựng các nghiệp vụ kho theo hướng chuẩn hóa, giúp kiểm soát luân chuyển vật tư minh bạch.
• Báo cáo kho và vật tư chi tiết: Hệ thống báo cáo giúp theo dõi tồn kho, lịch sử giao dịch và tình trạng sử dụng vật tư.
• Phù hợp với doanh nghiệp đa ngành: Ngoài F&B, ECount còn đáp ứng nhu cầu quản lý kho cho nhiều lĩnh vực khác.

Nhược điểm:

• Chưa tối ưu riêng cho F&B: Phần mềm mang tính quản lý kho tổng quát, chưa tập trung sâu vào định mức nguyên liệu và công thức món ăn đặc thù ngành F&B.
• Giao diện thiên về nghiệp vụ: Với người dùng không quen hệ thống quản trị, ECount có thể cần thời gian làm quen ban đầu.

Phù hợp với ai?

• Doanh nghiệp F&B quy mô vừa cần quản lý kho vật tư và nguyên vật liệu trên nền tảng online.
• Mô hình có nhiều kho, nhiều điểm lưu trữ muốn kiểm soát tồn kho tập trung.
• Đơn vị cần phần mềm quản lý kho tổng thể không yêu cầu chuyên sâu về nghiệp vụ bếp và công thức món.

ECount - Nền tảng quản lý kho vật tư trực tuyến

4.10 GoSELL - Giải pháp quản lý kho nguyên vật liệu hiện đại

GoSELL là nền tảng quản lý bán hàng và vận hành được phát triển tại Việt Nam, tập trung vào việc hỗ trợ doanh nghiệp quản lý kho và hàng hóa trên môi trường số. Bên cạnh thế mạnh về bán hàng online và đa kênh, GoSELL cung cấp các tính năng quản lý kho nguyên vật liệu, giúp cửa hàng và doanh nghiệp F&B theo dõi tồn kho, luân chuyển hàng hóa và tối ưu vận hành.

Ưu điểm:

• Quản lý kho nguyên vật liệu tập trung: GoSELL cho phép theo dõi nhập - xuất - tồn nguyên vật liệu trên một hệ thống thống nhất, hạn chế sai lệch số liệu.
• Đồng bộ bán hàng và tồn kho: Khi phát sinh đơn bán, hệ thống tự động cập nhật tồn kho, giúp dữ liệu kho và bán hàng luôn nhất quán.
• Hỗ trợ bán hàng đa kênh: Phù hợp với mô hình F&B kết hợp bán tại quầy và bán online, tránh tình trạng lệch tồn kho giữa các kênh.
• Giao diện hiện đại, dễ sử dụng: Phần mềm được thiết kế trực quan, thuận tiện cho người dùng trong quá trình vận hành hàng ngày.
• Dễ mở rộng theo quy mô: GoSELL phù hợp với cửa hàng đang phát triển, cần hệ thống quản lý linh hoạt.

Nhược điểm:

• Chưa chuyên sâu về định mức F&B: GoSELL thiên về quản lý kho và bán hàng tổng thể, chưa tối ưu cho quản lý công thức và định mức nguyên liệu chi tiết theo từng món.
• Phù hợp hơn với mô hình bán hàng đa kênh: Với nhà hàng thuần phục vụ tại chỗ, một số tính năng online có thể chưa cần thiết.

Phù hợp với ai?

• Cửa hàng F&B bán đa kênh cần đồng bộ kho nguyên vật liệu và đơn hàng.
• Doanh nghiệp nhỏ và vừa muốn quản lý kho trên nền tảng hiện đại, dễ mở rộng.
• Mô hình F&B đang tăng trưởng cần giải pháp quản lý linh hoạt, không quá phức tạp.

GoSELL - Giải pháp quản lý kho nguyên vật liệu hiện đại

Tùy vào mô hình kinh doanh, ngân sách và mức độ phức tạp trong vận hành, mỗi phần mềm trong danh sách trên đều có thế mạnh riêng. Quán nhỏ có thể ưu tiên giải pháp đơn giản, dễ dùng, trong khi chuỗi F&B nên lựa chọn nền tảng chuyên sâu về định mức và quản trị tập trung để đảm bảo kiểm soát chặt chẽ khi mở rộng. Với giao diện dễ sử dụng, triển khai nhanh và chi phí hợp lý, phần mềm quản lý nguyên vật liệu giúp chủ quán kiểm soát nguyên vật liệu hiệu quả ngay từ giai đoạn đầu, tạo nền tảng vận hành ổn định để phát triển lâu dài.