Tìm hiểu phần mềm quản lý bán hàng: Giải pháp tối ưu cho cửa hàng và doanh nghiệp

---

Trong thời đại công nghệ số phát triển mạnh mẽ, việc ứng dụng phần mềm quản lý bán hàng vào hoạt động kinh doanh ngày càng trở nên phổ biến, đặc biệt là trong lĩnh vực bán lẻ. Thay vì quản lý thủ công bằng sổ sách hay file Excel dễ sai sót, nhiều doanh nghiệp, cửa hàng đã lựa chọn sử dụng phần mềm bán hàng để tối ưu quy trình vận hành, tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả kinh doanh. Vậy phần mềm quản lý bán hàng là gì, có những tính năng gì nổi bật và vì sao nó đang trở thành công cụ không thể thiếu đối với các nhà bán lẻ hiện nay?

1. Giải đáp nhanh: Phần mềm quản lý bán hàng là gì?

Phần mềm quản lý bán hàng là công cụ hỗ trợ cửa hàng và doanh nghiệp theo dõi toàn bộ quá trình bán hàng, từ quản lý tồn kho, đơn hàng, doanh thu đến chăm sóc khách hàng, giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả kinh doanh.

Phần mềm bán hàng phù hợp với nhiều mô hình kinh doanh như cửa hàng tạp hóa, siêu thị mini, nhà thuốc, quán cafe, nhà hàng, cửa hàng thời trang, shop mỹ phẩm, thậm chí cả bán hàng online đa kênh. Dù là một cửa hàng đơn lẻ hay chuỗi hệ thống nhiều chi nhánh, người quản lý chỉ cần vài thao tác trên hệ thống là có thể theo dõi được tình hình kinh doanh theo thời gian thực, phát hiện vấn đề nhanh chóng và đưa ra quyết định kịp thời.

Không chỉ giúp tiết kiệm thời gian, giảm thiểu sai sót trong quá trình quản lý, phần mềm còn hỗ trợ tăng hiệu suất làm việc của nhân viên, nâng cao trải nghiệm khách hàng và xây dựng quy trình vận hành chuyên nghiệp. 

Hệ thống quản lý bán hàng là giải pháp công nghệ thiết yếu cho các doanh nghiệp hiện đại muốn phát triển bền vững trong môi trường kinh doanh cạnh tranh ngày càng khốc liệt.

Phần mềm quản lý bán hàng giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả kinh doanh

2. Các tính năng phổ biến của giải pháp quản lý bán hàng

Để hỗ trợ người kinh doanh vận hành hiệu quả, hầu hết các hệ thống quản lý bán hàng hiệu quả hiện nay đều được thiết kế với nhiều tính năng linh hoạt, phù hợp với từng mô hình và quy mô kinh doanh. 

2.1 Quản lý sản phẩm và tồn kho

Quản lý sản phẩm và tồn kho là một trong những tính năng cốt lõi của giải pháp quản lý bán hàng, giúp chủ cửa hàng kiểm soát chặt chẽ danh mục hàng hóa. 

- Thêm/sửa/xóa sản phẩm, phân loại theo danh mục, thương hiệu, nhà cung cấp.

- Theo dõi số lượng tồn kho theo thời gian thực.

- Cảnh báo khi hàng sắp hết, sắp hết hạn hoặc tồn kho lâu.

2.2 Quản lý bán hàng tại quầy (POS)

Quản lý bán hàng tại quầy (POS) là tính năng giúp nhân viên thao tác nhanh chóng trong quá trình thanh toán, tạo hóa đơn và xử lý đơn hàng. 

- Dễ dàng thêm mới hàng hóa nhanh chóng chỉ với vài giây tự động đẩy file excel lên hệ thống phần mềm. 

- Chủ kinh doanh tự tạo mã vạch, mã QR quản lý từng thông tin mặt hàng đang có trong kho.

- Kiểm soát chính xác số lượng hàng hóa, xác định sản phẩm sắp hết hạn chỉ trong vài thao tác

2.3 Kiểm soát hàng tồn kho

Kiểm soát hàng tồn kho là chức năng quan trọng giúp cửa hàng và doanh nghiệp theo dõi số lượng hàng hóa một cách chính xác và kịp thời.

- Cảnh báo khi hàng sắp hết hoặc vượt mức tồn kho, giúp chủ cửa hàng chủ động điều chỉnh kế hoạch nhập hàng hợp lý.

- Tích hợp công nghệ quét mã vạch và QR giúp kiểm tra, tìm kiếm sản phẩm chính xác, tiết kiệm thời gian.

- Tự động cập nhật ghi nhận thêm, bớt số lượng hàng hóa mỗi khi có giao dịch phát sinh.

Kiểm soát hàng tồn kho giúp cửa hàng và doanh nghiệp theo dõi số lượng hàng hóa một cách chính xác

2.4 Thiết lập chính sách giá và ưu đãi

Thiết lập chính sách giá và ưu đãi cho phép cửa hàng linh hoạt trong việc định giá sản phẩm và triển khai các chương trình khuyến mãi phù hợp với từng thời điểm.

- Thiết lập chương trình khuyến mãi, voucher, tích điểm, ưu đãi để thu hút khách.

- Tạo bảng giá riêng cho bán sỉ, lẻ, áp dụng chiết khấu theo nhóm hàng, khung giờ hoặc chi nhánh.

2.5 Báo cao doanh thu

Báo cáo doanh thu là tính năng giúp người quản lý theo dõi tình hình kinh doanh một cách trực quan và chính xác.

- Liên tục cập nhật báo cáo doanh thu, lợi nhuận đến chi tiết hàng hóa bán chạy, hiển thị dưới dạng biểu đồ cột, tròn đẹp mắt.

- Tích hợp đa dạng loại báo cáo doanh thu, giúp chủ kinh doanh nắm rõ tình hình lời lỗ trong 1 giây.

- Phân tích chi tiết doanh số và hiệu quả bán hàng của từng nhân viên, đánh giá chính xác năng lực, hạn chế tối đa gian lận.

2.6 Quản lý công nợ

Quản lý công nợ là tính năng hỗ trợ doanh nghiệp theo dõi chi tiết các khoản nợ phải thu từ khách hàng và nợ phải trả cho nhà cung cấp.

- Lưu trữ thông tin chi tiết lịch sử nhập hàng, thanh toán công nợ của từng nhà cung cấp ngay trên nền tảng điện toán đám mây.

- Phân loại nhà cung cấp theo từng danh mục sản phẩm, thao tác tìm kiếm đơn giản, thông minh, dễ sử dụng.

2.7 Tối ưu quy trình order

Tối ưu quy trình order là tính năng giúp đẩy nhanh tốc độ phục vụ và giảm sai sót trong quá trình tiếp nhận đơn hàng, đặc biệt với các mô hình F&B hoặc bán lẻ đông khách.

- Nhân viên theo dõi sơ đồ bàn hiển thị ngay trên màn hình, sắp xếp chỗ ngồi hợp lý, giảm ùn tắc vào giờ cao điểm.

- Order dễ dàng ngay trên máy pos, máy tính bảng, điện thoại…hoặc khách hàng quét mã QR Code tại bàn tự order trực tiếp.

- Đơn order được đồng bộ về bộ phận pha chế ngay lập tức, chế biến theo thứ tự, nhân viên phục vụ tiếp nhận và trả món.

Tối ưu quy trình order là tính năng đặc biệt hữu ích với các mô hình F&B hoặc bán lẻ đông khách

2.8 Quản lý menu thông minh

Quản lý menu thông minh là tính năng giúp các nhà hàng, quán cafe và cửa hàng F&B dễ dàng thiết lập, điều chỉnh và hiển thị thực đơn theo cách linh hoạt, trực quan.

- Giao diện menu kèm hình ảnh sinh động, dễ nhớ. Tạo menu dễ dàng bằng file excel, thiết lập món bán lẻ, bán theo combo.

- Thêm các tùy chọn topping, lượng đường, đá kèm theo cho từng món, size ly, hiển thị rõ ràng trên hóa đơn và phiếu chế biến, giúp nhân viên phục vụ và pha chế chính xác.

2.9 Quản lý từ xa linh hoạt

Theo dõi hoạt động kinh doanh từ xa là tính năng cho phép chủ cửa hàng và nhà quản lý giám sát mọi hoạt động bán hàng, tồn kho, doanh thu, công nợ... mọi lúc, mọi nơi chỉ với thiết bị có kết nối internet như điện thoại, máy tính bảng hoặc laptop.

- Không cần có mặt trực tiếp, chỉ cần một chiếc điện thoại theo dõi mọi hoạt động tại quán trà sữa hoặc quản lý nhân viên dù ở bất cứ đâu.

- Ngay cả khi mất mạng, mọi thông tin phát sinh vẫn được lưu trữ và đồng bộ lại sau khi có mạng.

2.10 Tích hợp công nghệ và thiết bị ngoại vi

Tích hợp công nghệ & thiết bị ngoại vi là tính năng giúp phần mềm quản lý bán hàng hoạt động linh hoạt và chuyên nghiệp hơn trong môi trường thực tế. Hệ thống bán hàng có thể kết nối dễ dàng với các thiết bị như máy in hóa đơn, máy quét mã vạch, máy POS cảm ứng, két tiền, máy in tem nhãn hoặc màn hình phụ. Nhờ đó, quá trình bán hàng trở nên nhanh chóng, chính xác và giảm thiểu sai sót.

Phần mềm kết nối dễ dàng với các thiết bị như máy in hóa đơn, máy quét mã vạch

2.11 Xuất hóa đơn điện tử từ máy tính tiền

Xuất hóa đơn điện tử từ máy tính tiền là tính năng hiện đại giúp cửa hàng phát hành hóa đơn nhanh chóng, hợp lệ ngay sau khi giao dịch hoàn tất. Thay vì ghi chép thủ công hoặc sử dụng phần mềm riêng biệt, hệ thống tích hợp giữa máy tính tiền và phần mềm quản lý cho phép tạo, ký số và gửi hóa đơn điện tử cho khách chỉ với vài thao tác. 

Hóa đơn được lưu trữ trực tuyến, tra cứu dễ dàng, đúng chuẩn quy định của cơ quan thuế. Tính năng này giúp tiết kiệm thời gian, chi phí in ấn và đảm bảo tính minh bạch trong hoạt động kinh doanh.

2.12 Quản lý nhân viên

Tính năng quản lý nhân viên trên phần mềm bán hàng giúp chủ cửa hàng kiểm soát hiệu quả hoạt động của từng người, từ thu ngân đến phục vụ. Chủ quán dễ dàng tạo tài khoản riêng cho mỗi nhân viên, phân quyền chi tiết theo vị trí công việc như: bán hàng, nhập kho, thu chi hay xem báo cáo. Nhờ vậy, mọi thao tác đều minh bạch, hạn chế sai sót và tránh thất thoát. Một số phần mềm còn cho phép theo dõi lịch sử thao tác của nhân viên, hỗ trợ tối đa trong việc đánh giá và quản lý hiệu suất làm việc.

3. Lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý bán hàng

Không chỉ đơn thuần là công cụ hỗ trợ bán hàng, phần mềm quản lý bán hàng còn mang lại nhiều giá trị thiết thực cho người kinh doanh. Từ việc tiết kiệm thời gian, giảm sai sót đến nâng cao hiệu quả quản lý và tăng trải nghiệm khách hàng, phần mềm bán hàng đang trở thành “trợ lý đắc lực” không thể thiếu trong hoạt động kinh doanh hiện đại. 

Dưới đây là lợi ích phần mềm quản lý bán hàng mà chủ kinh doanh sẽ nhận được trong quá trình sử dụng:

4. Chi phí đầu tư giải pháp quản lý bán hàng

Chi phí đầu tư cho phần mềm quản lý bán hàng hiện nay khá đa dạng, tùy thuộc vào tính năng, mô hình kinh doanh và đơn vị cung cấp. Có nhiều phần mềm quản lý bán hàng miễn phí nhưng không đáp ứng được đầy đủ tính năng mà chủ kinh doanh cần. 

Dưới đây là các khoản chi phí phổ biến mà chủ kinh doanh cần cân nhắc:

Lưu ý khi đầu tư:

- Doanh nghiệp nhỏ/lẻ có thể bắt đầu với gói phần mềm cơ bản và thiết bị đơn giản để tiết kiệm chi phí.

- Cửa hàng chuỗi hoặc quy mô lớn nên chọn phần mềm có khả năng mở rộng, báo cáo phân tích sâu, và hỗ trợ đa điểm bán.

- Nên ưu tiên các nhà cung cấp có chính sách dùng thử miễn phí, bảo hành lâu dài và hỗ trợ kỹ thuật 24/7.

Chủ kinh doanh tham khảo mức chi phí của phần mềm quản lý bán hàng POS365 được cập nhật mới nhất dưới đây:

Phần mềm quản lý bán hàng POS365 đang có mức giá cực ưu đãi

5. Hướng dẫn sử dụng các tính năng cơ bản của phần mềm bán hàng

Sau khi lựa chọn được phần mềm quản lý bán hàng phù hợp, bước tiếp theo là nắm vững cách sử dụng các tính năng cơ bản để vận hành cửa hàng một cách hiệu quả.  Dưới đây là hướng dẫn chi tiết các tính năng cơ bản của phần mềm quản lý bán hàng POS365.

5.1 Các thao tác bán hàng trên phần mềm

Một hệ thống quản lý bán hàng hiệu quả giúp đẩy nhanh quy trình giao dịch, giảm thiểu sai sót và tối ưu nguồn lực. Thay vì thao tác thủ công, nhân viên có thể xử lý đơn hàng, in hóa đơn, kiểm tra tồn kho chỉ trong vài giây. 

Bước 1: Chọn sản phẩm cần bán

- Quét mã vạch sản phẩm bằng máy quét.

- Tìm kiếm sản phẩm qua thanh công cụ nhập tên hoặc mã hàng.

- Chọn trực tiếp sản phẩm từ danh mục hiển thị trên màn hình.

Bước 2: Điều chỉnh số lượng và tùy chọn: Thay đổi số lượng sản phẩm, thêm topping hoặc biến thể nếu có, theo yêu cầu của khách hàng.
Bước 3: Áp dụng khuyến mãi hoặc giảm giá: Chọn chương trình ưu đãi phù hợp hoặc nhập mã giảm giá cho đơn hàng.
Bước 4: Chọn phương thức thanh toán: Lựa chọn thanh toán bằng tiền mặt, thẻ ngân hàng, ví điện tử hoặc các hình thức thanh toán khác.
Bước 5: In hoặc gửi hóa đơn điện tử: Hoặc in hóa đơn giấy, hoặc gửi hóa đơn điện tử qua email/SMS cho khách hàng.
Bước 6: Kết thúc giao dịch: Xác nhận hoàn tất đơn hàng, cập nhật tồn kho và doanh thu tự động.

Các thao tác bán hàng trên phần mềm chỉ mất vài giây cho một đơn hàng

5.1 Quản lý hàng tồn kho trên phần mềm

Sau khi đăng nhập vào phần mềm, chọn mục “Kho hàng” hoặc “Quản lý tồn kho” trên thanh menu chính.

Bước 1: Thêm hàng hóa mới vào kho

- Chọn “Thêm sản phẩm” hoặc “Nhập kho”.

- Nhập đầy đủ thông tin sản phẩm: tên, mã sản phẩm, số lượng nhập, ngày nhập, nhà cung cấp và vị trí lưu kho.

- Lưu thông tin để cập nhật số lượng tồn kho ban đầu.

Bước 2: Theo dõi số lượng tồn kho hiện tại

- Vào phần “Danh sách tồn kho” để xem số lượng hàng còn lại cho từng sản phẩm.

- Dễ dàng lọc theo nhóm hàng, kho hoặc trạng thái hàng tồn.

Bước 3: Cập nhật nhập - xuất kho

- Khi có hàng mới nhập về, tạo phiếu nhập kho, ghi rõ số lượng và ngày nhập.

- Khi bán hàng hoặc chuyển kho, tạo phiếu xuất kho để giảm tồn kho tương ứng.

Bước 4: Thiết lập cảnh báo tồn kho

- Đặt mức tồn kho tối thiểu cho từng sản phẩm.

- Hệ thống sẽ tự động gửi cảnh báo khi số lượng hàng tồn thấp hơn mức quy định, giúp bạn kịp thời bổ sung hàng hóa.

5.3 Theo dõi hoạt động thu chi của cửa hàng

Phần mềm bán hàng POS365 hỗ trợ các chủ cửa hàng quản lý hoạt động thu - chi một cách nhanh chóng và chính xác. Khi truy cập vào mục Thu & Chi, chủ cửa hàng sẽ thấy danh sách các phiếu thu, phiếu chi đã phát sinh trên hệ thống trong khoảng thời gian được chọn. Tại đây, cần lưu ý các thông tin quan trọng sau:

- Quỹ đầu kỳ: Số tiền còn trong quỹ trước khoảng thời gian bạn xem báo cáo thu - chi.

- Tổng thu: Tổng số tiền thu vào phát sinh trong khoảng thời gian đó.

- Tổng chi: Tổng số tiền chi ra phát sinh trong cùng khoảng thời gian.

- Tổng quỹ: Số dư tiền trong quỹ tại thời điểm cuối cùng trong khoảng thời gian xem báo cáo.

Để tạo phiếu thu hoặc phiếu chi mới, bạn chọn mục Phiếu Thu hoặc Phiếu Chi. Hệ thống sẽ mở cửa sổ “Thêm mới phiếu thu” hoặc “Thêm mới phiếu chi” để bạn nhập đầy đủ thông tin theo yêu cầu. Lưu ý, tại trường Mã chứng từ, chủ kinh doanh có thể để phần mềm tự động tạo mã nhằm tránh nhầm lẫn và trùng lặp.

Khi chọn Hạng mục Thu/Chi, nếu muốn đưa khoản mục này vào báo cáo kết quả kinh doanh cuối năm, hãy tích vào ô Hạch toán báo cáo kết quả kinh doanh. Việc này giúp chủ kinh doanh dễ dàng tổng hợp và phân tích hiệu quả tài chính của cửa hàng trong các kỳ kế toán.

Phần mềm POS365 hỗ trợ các chủ cửa hàng quản lý hoạt động thu - chi một cách nhanh chóng và chính xác

5.4 Phân quyền cho nhân viên

Nếu bạn đang sở hữu một nhà hàng hoặc quán ăn có nhiều nhân viên cùng làm việc, việc quản lý tài khoản nhân viên một cách khoa học và bảo mật trên phần mềm là điều vô cùng cần thiết. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách tạo tài khoản, phân quyền và kiểm soát hoạt động của nhân viên trên phần mềm POS365.

Bước 1: Truy cập chức năng quản lý nhân viên

Từ giao diện chính của phần mềm POS365, bạn chọn biểu tượng bánh răng ở góc trên bên phải để truy cập phần "Thiết lập" → tiếp tục chọn mục "Quản lý nhân viên".

Bước 2. Tạo mới tài khoản nhân viên

- Chọn nút "Thêm mới nhân viên" để bắt đầu tạo tài khoản. Bạn có thể thêm không giới hạn số lượng nhân viên, đây là ưu điểm nổi bật của POS365 so với nhiều phần mềm khác (nơi bạn phải trả thêm phí cho mỗi tài khoản).

- Đặt tên đăng nhập theo chức vụ (ví dụ: thu ngân, quản lý kho...) để dễ quản lý.

- Nhập đầy đủ thông tin cơ bản như họ tên, số điện thoại, email (nếu có).

- Nhấn Lưu để hoàn tất.

Bước 3: Phân quyền theo vai trò

Sau khi tạo tài khoản nhân viên, bạn cần thiết lập quyền hạn truy cập:

- Chọn nhân viên cần phân quyền → nhấn vào "Set quyền hạn".

- Chọn chi nhánh cửa hàng nơi nhân viên làm việc.

- Tùy vào chức vụ, bạn tích chọn các quyền tương ứng (ví dụ: bán hàng, thu/chi, xem báo cáo, quản lý sản phẩm...).

- Nhấn Lưu để hoàn tất quá trình phân quyền.

Lưu ý: Chỉ nên để một tài khoản Admin duy nhất có quyền cao nhất để đảm bảo tính bảo mật. Việc cấp nhiều tài khoản Admin có thể dẫn đến rủi ro thất thoát hoặc thay đổi dữ liệu không kiểm soát.

>> Xem thêm: Hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý bán hàng POS365 chi tiết nhất

Phần mềm quản lý bán hàng không chỉ là một công cụ hỗ trợ nghiệp vụ, mà còn là "trợ lý thông minh" giúp các cửa hàng, doanh nghiệp - từ quy mô nhỏ đến chuỗi lớn - vận hành hiệu quả, tiết kiệm thời gian và tối ưu lợi nhuận. Trong bối cảnh kinh doanh hiện đại, việc ứng dụng phần mềm bán hàng là bước đi cần thiết để bắt kịp xu hướng số hóa, nâng cao trải nghiệm khách hàng và tạo lợi thế cạnh tranh bền vững trên thị trường.

Nếu anh chị chưa tìm được giải pháp phù hợp thì đừng ngại ngần liên hệ HOTLINE 1900 4515 để được tư vấn và dùng thử miễn phí phần mềm quản lý bán hàng POS365 miễn phí.