Câu chuyện kinh doanh

Trong hoạt động của chuỗi cung ứng, SKU của sản phẩm sẽ giúp cho nhà phân phối, doanh nghiệp nắm rõ và quản lý hàng hóa một cách dễ dàng. Qua đó có thể kiểm soát lượng hàng hóa đầu ra và đầu vào, đảm bảo kế hoạch cung ứng được diễn ra một cách suôn sẻ.

SKU là gì? Cách đặt mã hàng hóa nhanh chóng, chi tiết nhất 2022

Với mã SKU, từng sản phẩm trong kho hàng của bạn sẽ có thể dễ dàng nhận biết, qua đó được kiểm soát và quản lý chặt chẽ. Đây cũng là mục đích ra đời của đơn vị phân loại hàng hóa trong chuỗi cung ứng. Hãy cùng POS365 tìm hiểu về định nghĩa, lợi ích, cách đặt mã và những lưu ý đối với các cửa hàng bán lẻ!

I. SKU là gì?

SKU hay còn được biết dưới tên tiếng Anh: Stock Keeping Unit - có nghĩa là đơn vị phân loại hàng hóa tồn kho bằng cách đánh dấu theo dạng mã hóa về chức năng. Thông thường, các mã SKU trên từng sản phẩm/hàng hóa sẽ bao gồm thông số bằng cả chữ viết và chữ số. Nó giúp thể hiện tất cả những thông tin liên quan đến sản phẩm như màu sắc, tên hàng hóa, nhóm hàng, số lượng,...

SKU là gì ?

Đơn vị phân loại hàng hóa là gì?

II. SKU có ý nghĩa gì trong bán hàng?

Đơn vị phân loại hàng hóa được các chuyên gia đánh giá là có tầm quan trọng hơn cả mã Barcode trên sản phẩm, đặc biệt là trong quản lý kho hàng nội bộ. Mã SKU có chứa thông tin, ký tự đặc biệt bằng cả chữ và số cho từng danh mục hàng hóa. 

Thông qua đó, bạn có thể dễ dàng nắm được thông tin của sản phẩm mà không cần phải mất quá nhiều công đoạn như quét mã Barcode. Ngoài ra, khi sử dụng mã sản phẩm SKU, dù cho kho hàng hóa của bạn có mở rộng số lượng tới đâu, bạn vẫn sẽ không hề bị giới hạn về số lượng tạo mã.

Ý nghĩa của SKU trong quản lý hàng hóa

Ý nghĩa trong quản lý hàng hóa

Nhìn chung, sử dụng mã SKU trong quản lý hàng hóa tồn kho sẽ đem đến những lợi ích không hề nhỏ dành cho các doanh nghiệp, công ty:

  • Sắp xếp đặt hàng dễ dàng: Khi đặt hàng, sử dụng mã SKU giúp bạn có thể thực hiện theo dõi, xem xét sản phẩm trên bảng giá và biểu mẫu của nhà cung cấp gửi. Từ đó giúp cho việc đặt hàng trở nên dễ dàng hơn. 
  • Phân biệt các phiên bản sản phẩm khác nhau => Thúc đẩy quá trình bán hàng, tra cứu thông tin sản phẩm nhanh chóng.
  • Hỗ trợ quản lý kho trở nên dễ dàng hơn: Sắp xếp kho hàng, theo dõi lượng hàng tồn kho, kiểm tra và quản lý lô hàng,...Từ đó, hạn chế tình trạng hết hàng hoặc thất thoát trong quá trình quản lý hàng hóa tồn kho.
  • Tích hợp đa kênh - Thương mại điện tử: Khi sử dụng kết hợp mã hàng hóa với phần mềm quản lý bán hàng, bạn sẽ dễ dàng theo dõi những mã này trong các nền tảng thương mại điện tử, chẳng hạn như mã SKU của Shopee, Lazada, Tiki,...

Quản lý hàng hóa bằng mã SKU là cách quản lý hiệu quả và tiết kiệm tối đa chi phí cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ vì không cần phải đầu tư quá nhiều cho phần cứng.

III. Cách đặt mã SKU sản phẩm

Một trong những điểm mạnh của mã hàng hóa SKU chính là việc đặt mã cho hàng hóa không quá phức tạp. Bạn chỉ cần sử dụng các chữ số và chữ cái để quy ước thông tin cần đọc dành cho sản phẩm của mình. Hãy xem những thông tin chính phổ biến mà các doanh nghiệp đang thực hiện: 

  • Thương hiệu

  • Chi nhánh

  • Danh mục sản phẩm

  • Loại sản phẩm

  • Phiên bản sản phẩm

  • Size số

  • Màu sắc

Các thông tin trên cần được sắp xếp một cách nhất quán và đúng trật tự trong chuỗi mã SKU. Độ dài của nó là không giới hạn, bạn chỉ cần sử dụng các ký tự trong mã sao cho thông tin sản phẩm được thể hiện đầy đủ và dễ hiểu nhất.

Đặt mã SKU khoa học giúp tiết kiệm thời gian quản lý

Đặt mã SKU khoa học giúp tiết kiệm thời gian quản lý

Tuy nhiên, tùy theo cách quản lý kho, cũng như lĩnh vực của sản phẩm mà doanh nghiệp đang cung ứng, mà bạn có thể tạo ra các mã khác nhau. Bạn hoàn toàn có thể thiết kế một mã SKU với toàn các chữ cái hoặc 100% các con số. 

Trong trường hợp này, giữa từng đặc trưng về hình thái của hàng hóa trong chuỗi code, bạn nên sử dụng dấu gạch ngang “-” để có thể dễ dàng “đọc” mã. (Ví dụ: NF-DA-GM-DT-SG hoặc 21-12-37-38-42)

Mã SKU giúp bạn quản lý hàng hóa một cách dễ dàng

Mã SKU giúp bạn quản lý hàng hóa một cách dễ dàng

Với cách thiết kế này, mã hàng hóa sẽ không trở thành những dãy số/ ký tự vô nghĩa, mà sẽ khiến cho công việc quản lý sản phẩm của bạn trở nên dễ dàng, qua đó mà khả năng buôn bán trở nên trôi chảy.

Sau khi đã biết cách tạo mã hàng hóa cho sản phẩm, các bạn hãy thêm mã này vào phần mềm quản lý bán hàng để tiện cho việc theo dõi sau này. Đối với những doanh nghiệp đang sử dụng phần mềm POS365, hãy xem cách thêm mã chi tiết tại video này: 


IV. Những lưu ý về cách đặt mã SKU

Đặt mã hàng hóa khá dễ, tuy nhiên có vài lưu ý khi thực hiện. Nếu thành thạo những điều này, chắc chắn việc tạo mã đối với bạn sẽ vô cùng dễ dàng!

4.1. Tạo mã SKU của riêng bạn

Việc tự mình đặt mã cho sản phẩm của chính bạn là điều vô cùng quan trọng. Bởi lẽ, chỉ có chính bản thân bạn mới nắm rõ được thông tin của từng sản phẩm trong kho hàng của chính bạn. Ngoài ra, việc tự đặt mã sản phẩm cũng giúp cho bạn phần nào đó nắm qua được tình hình trong kho sản phẩm của mình.

4.2. Sắp xếp các trường thông tin

Việc sắp xếp các thông tin trong mã SKU sao cho thật logic cũng là cực kỳ cần thiết. Dù rằng bạn có thể dễ dàng hiểu được những thông tin cần biết trong mã hàng hóa do chính tay mình tạo ra. Thế nhưng đối với người khác, nếu như không thể có được một đoạn code dễ hiểu, việc quản lý và tiếp nhận thông tin sẽ là tương đối khó khăn.

Mã SKU tiêu chuẩn sẽ giúp bạn kiểm soát thông tin hàng hóa dễ dàng

Mã tiêu chuẩn sẽ giúp bạn kiểm soát thông tin hàng hóa dễ dàng

Vậy cách để tối ưu một mã SKU là gì? Ví dụ, đối với một sản phẩm laptop, bạn hãy bắt đầu bằng danh mục sản phẩm “Đồ điện tử” bằng ký hiệu E, tiếp tục là loại sản phẩm “Laptop” với ký hiệu là L, tiếp đến là thương hiệu, ví dụ sản phẩm là laptop HP thì bạn ký hiệu là HP, sau đó đến kích thước màn hình là 14 inch: ký hiệu là 14, sau cùng là core i3 ký hiệu là i3… Tổng hợp lại, bạn sẽ có 1 mã SKU sản phẩm Laptop HP 14” core i3 là: ELHP14i5.

Thông tin mã SKU cần chính xác và đầy đủ thông tin

Thông tin mã cần chính xác và đầy đủ thông tin

Đối với bất kỳ loại hình hàng hóa hay sản phẩm nào, bạn nên tuân thủ sắp xếp các ký tự theo danh mục từ lớn đến nhỏ. Điều này không chỉ giúp cho chính bản thân bạn nắm bắt được thông tin sản phẩm, mà còn giúp cho người khác có thể đọc được mã một cách dễ dàng.

4.3. Đừng tham lam quá nhiều thông tin

Thiết kế mã SKU dành cho sản phẩm và nhãn hàng dù cần đầy đủ thông tin nhưng vẫn nên ngắn gọn, dễ hiểu. Hãy cân nhắc những phần thông tin quan trọng nhất của hàng hóa để tạo dựng một mã code phù hợp.

Mã SKU ngắn gọn nhưng vẫn đầy đủ thông tin của sản phẩm

Mã SKU ngắn gọn nhưng vẫn đầy đủ thông tin của sản phẩm

Nếu như không muốn đoạn mã hàng hóa của mình trở nên quá dài, khi quy ước cách đặt mã, bạn nên tối ưu số ký tự có trong sản phẩm. Ví dụ, nếu sản phẩm của bạn có 9 nhà phân phối, hãy quy ước mỗi nhà phân phối là 1 ký tự, chứ không nên viết tắt thành 2 đến 3 ký tự.

V. So sánh SKU và UPC

UPC (tên tiếng Anh: Universal Product Code) là tiêu chuẩn cho các sản phẩm/ hàng hóa nói chung và được sử dụng bằng các hệ thống quét mã vạch. 

Ngoài UPC, Amazon cũng có hệ thống quét mã riêng, được gọi là ASIN (Amazon Identification Number Standard). Tuy nhiên, hệ thống này không được xuất hiện nhiều bên ngoài Amazon.

Như chúng ta đã biết, (Stock-keeping Unit) là một định nghĩa được sử dụng dưới dạng mã sản phẩm, tuy nhiên, SKU lại không phổ biến dành cho một loại hàng hóa cụ thể. Có thể hiểu đơn giản, mỗi nhà phân phối khác nhau lại sử dụng SKU riêng cho sản phẩm của họ. 

SKU được thiết kế dành riêng cho việc kiểm soát kho hàng nội bộ, còn UPC lại được tạo ra dành cho bất kì ai cũng có hiểu và nắm được thông tin như một quy ước có sẵn. Tóm lại, ở một loại sản phẩm, có thể xuất nhiều mã SKU khác nhau, nhưng chỉ có duy nhất UPC dành riêng cho sản phẩm đó.

So sánh SKU và UPC

Bảng so sánh

VI. Quản lý tự động mã SKU trong phần mềm quản lý bán hàng POS365

Việc theo dõi và quản lý hàng hóa sao cho thật thông minh và hiệu quả chưa bao giờ là điều dễ dàng đối với các chủ doanh nghiệp. Hiện nay, đã có vô số những phần mềm được lập ra, để giúp bạn có thể kiểm soát hàng hóa trong kho của mình trở nên dễ dàng, qua đó tiết kiệm được chi phí và thời gian. Một trong số đó, chính là Phần mềm quản lý bán hàng POS365.

  • Theo dõi hàng hóa

Với phần mềm quản lý bán hàng POS365, bạn có thể dễ dàng kiểm soát lượng hàng hóa với mã SKU, thông qua kho lưu trữ dữ liệu lớn. Chỉ cần công đoạn nhập liệu, là bạn có thể theo dõi và giám sát lượng hàng ra/ vào từng ngày, qua đó lập kế hoạch mua bán cụ thể không chỉ ngắn hạn mà còn hướng đến tương lai lâu dài.

Phần mềm quản lý bán hàng POS365 giúp theo dõi hàng hóa dễ dàng

Phần mềm quản lý bán hàng POS365 giúp theo dõi hàng hóa dễ dàng

  • Phân tích mặt hàng bán chạy

Không giống như một vài những phần mềm khác, sản phẩm quản lý hàng hóa của POS365 không chỉ tiếp nhận thông tin hàng hóa thông qua mã SKU với nền tảng database cực lớn, mà còn có chức năng phân tích mặt hàng đang bán chạy. 

Phần mềm quản lý bán hàng POS365 giúp phân tích mặt hàng bán chạy

Phần mềm quản lý bán hàng POS365 giúp phân tích mặt hàng bán chạy

Đây được coi là một trong những bước tiến lớn của đội ngũ kỹ thuật POS365, giúp cho bạn có thể dễ dàng tiếp cận với lượng lớn khách hàng tiềm năng, thông qua khả năng dự đoán mặt hàng dự kiến “cháy hàng” trong tương lai.

  • Quản lý hàng tồn kho

Khi sử dụng phần mềm của chúng tôi, máy tính của bạn sẽ tự động hiển thị số lượng hàng tồn kho được cộng trừ khi bạn bán hay nhập hàng. Thông qua phần mềm quản lý bán hàng POS365, bạn cũng có thể nắm được mặt hàng nào đang bán chạy nhất trong cửa hàng.

Quản lý hàng tồn kho bằng phần mềm bán hàng POS365

Quản lý hàng tồn kho bằng phần mềm bán hàng POS365

Ngoài ra, phần mềm được tối ưu hóa để có thể tính toán, ngay cả khi bạn bán hàng theo hình thức combo. Phần mềm quản lý bán hàng khi bán những combo này, hệ thống sẽ tự động trừ tồn kho ở các hàng hóa thành phần

  • Giải pháp quản lý từ xa giảm thất thoát tối đa

Khi sử dụng phần mềm quản lý bán hàng POS365 để bán hàng, dữ liệu đơn hàng, thu chi sẽ được đồng bộ thời gian thực với bất kỳ thiết bị thông minh nào của bạn. Chính vì vậy, bạn có thể dễ dàng kiểm soát cửa hàng của mình mà không cần phải có mặt ở đó.

Phần mềm quản lý bán hàng POS365 giúp giảm thất thoát chi phí

Phần mềm quản lý bán hàng POS365 giúp giảm thất thoát chi phí

Với tất cả các gói mà POS365 đang cung cấp, các bạn có thể sử dụng mà không bị giới hạn số lượng hàng hóa, số lượng đơn hàng, số lượng khách hàng... Các bạn được lưu trữ không giới hạn các dữ liệu này trên đám mây để bạn có thể truy cập bằng bất kỳ thiết bị nào, bất kỳ nơi đâu.

  • Sử dụng đa nền tảng

Ngoài phần mềm bán hàng dành riêng cho các nền tảng thiết bị thông minh cầm tay như iPhone, iPad, Smartphone...phần mềm quản lý bán hàng POS365 còn có ứng dụng riêng dành cho hầu hết các máy bán hàng hiện nay. Chính vì vậy, POS365 có thể vận hành một cách dễ dàng trên mọi thiết bị mà bạn có.

VII. Câu hỏi thường gặp

Giải đáp thắc mắc về câu hỏi SKU là gì?

SKU là viết tắt của cụm từ Stock - Keeping Unit, nghĩa là đơn vị quản lý hàng hóa. SKU được hiển thị dưới dạng mã bao gồm các ký tự bằng chữ và số, thể hiện thông tin của sản phẩm.
Mã SKU giúp cho chủ doanh nghiệp có thể tiết kiệm được chi phí, cũng như lượng lớn thời gian trong việc quản lý đầu ra và đầu vào của hàng hóa.
Về cơ bản, SKU và barcode có thể giống nhau, nhưng là hai trường thông tin khác nhau và có ý nghĩa sử dụng khác nhau. Việc các sản phẩm sử dụng Barcode làm SKU là khá phổ biến, SKU là thông tin bắt buộc phải có của hàng hóa.
Mỗi sản phẩm sẽ có một SKU khác nhau, hai sản phẩm giống nhau nhưng được lưu ở 2 kho khác nhau cũng sẽ có mã SKU khác nhau.