Bán tạp hóa không thiếu những lúc “tay nhanh hơn máy”. Mọi thứ diễn ra trong vài phút, và thao tác trừ tồn trên phần mềm rất dễ bị bỏ quên. Hệ quả là hàng trên kệ đã hết nhưng trong máy vẫn còn. Lâu ngày, số liệu lệch dần, kiểm kho mệt mà vẫn không ra. Bài viết này sẽ cùng cô chú, anh chị điểm mặt 5 tình huống quen thuộc quên trừ tồn kho khi bán hàng để mình cùng rút kinh nghiệm, giúp việc giữ sổ sách nhẹ đầu hơn.
1. 5 thói quen "quên trước quên sau" dẫn đến xuất kho không ghi nhận
Thực tế, xuất kho không ghi nhận thường không đến từ sai sót lớn, mà từ những thói quen rất quen thuộc trong ngày. Dưới đây là 5 tình huống “quên trước quên sau” mà nhiều tiệm tạp hóa gặp phải.
1.1 Khách quen vội vã, mua hàng "ghi sổ" rồi đi ngay
Hàng xóm tạt qua lấy vội gói bột ngọt, bao thuốc lá rồi nói: “Ghi sổ cho chị nhé, chiều chị gửi tiền”. Chủ tiệm đang bận bán cho khách khác nên chỉ kịp với tay lấy cuốn sổ, ghi nhanh vài dòng: tên khách, số tiền, ngày tháng. Vì mải ghi nợ và tiếp khách tiếp theo, thao tác quét mã trên máy để trừ tồn lại bị bỏ qua. Hàng đã rời khỏi kệ, nhưng trên phần mềm vẫn tính là còn nguyên. Nếu mỗi ngày 3 - 5 lượt ghi sổ như vậy, chỉ sau vài tuần, số lượng tồn kho trên máy sẽ cao hơn thực tế khá nhiều. Đến khi kiểm kho mới phát hiện thiếu hụt, nhưng rất khó truy lại chính xác đã “quên” từ những lần nào.
5 thói quen "quên trước quên sau" dẫn đến xuất kho không ghi nhận
1.2 Lấy hàng hóa trên kệ phục vụ sinh hoạt gia đình
Tiệm tạp hóa thường nằm ngay trong nhà nên ranh giới giữa “hàng bán” và “hàng dùng” rất dễ bị xóa nhòa. Đang nấu ăn thiếu chai tương ớt, hết dầu ăn hay giấy vệ sinh, người nhà tiện tay ra kệ lấy vào dùng mà không suy nghĩ nhiều. Vì nghĩ “hàng nhà mình”, nên hầu như không ai nhớ phải vào máy tạo phiếu xuất sử dụng nội bộ. Mỗi lần lấy một ít tưởng không đáng kể, nhưng cộng dồn theo thời gian sẽ khiến tồn kho trên phần mềm cao hơn thực tế. Đến lúc kiểm kho mới phát hiện lệch, nhưng lại khó tách bạch đâu là bán cho khách, đâu là gia đình đã dùng.
1.3 Giao hàng móp méo, cận date cho bạn Sale (Nhà cung cấp) đổi trả
Mỗi lần Sale giao lô hàng mới, chủ tiệm thường tranh thủ gom những sản phẩm bị xì, móp méo hoặc cận date để gửi trả. Lốc sữa bị xì, thùng mì rách vỏ… được đưa lại cho Sale mang về ngay trong lúc nhận hàng. Vì mọi việc diễn ra nhanh gọn nên nhiều người nghĩ “đã trả là xong”. Tuy nhiên, nếu không thao tác “Xuất trả nhà cung cấp” trên phần mềm, hệ thống vẫn ghi nhận số hàng đó còn nằm trong kho. Hàng thực tế đã đi, nhưng số liệu vẫn còn. Lâu dần, tồn kho trên máy sẽ cao hơn thực tế, gây nhầm lẫn khi nhập hàng hoặc đối chiếu công nợ.
Giao hàng móp méo, cận date cho bạn Sale (Nhà cung cấp) đổi trả
1.4 Tặng kèm hàng khuyến mãi nhưng chỉ tính tiền món chính
Những chương trình như mua 1 thùng bia tặng 1 cái ly, mua lốc sữa tặng đồ chơi diễn ra khá thường xuyên. Khi khách thanh toán, chủ tiệm thường chỉ quét mã sản phẩm chính để tính tiền cho nhanh. Phần quà tặng được đưa kèm theo nhưng không được thao tác xuất trên hệ thống. Khách mang cả bia lẫn ly về, còn trên phần mềm thì ly vẫn nằm nguyên trong kho. Nếu chương trình kéo dài hoặc số lượng quà tặng lớn, tồn kho sẽ bị “đội” lên đáng kể mà chủ tiệm không hề hay biết.
>> Xem thêm: Bắt mạch 4 "góc khuất" trong kho tạp hóa khiến hàng hóa âm thầm bốc hơi
1.5 Dọn dẹp hàng hỏng vứt đi nhưng quên "báo" cho phần mềm
Trong tiệm tạp hóa, chuyện hàng hỏng là khó tránh khỏi: chuột cắn rách bịch kẹo, trứng gà vỡ khi sắp xếp, nước ngọt bể chai… Thấy hỏng là phải dọn ngay cho sạch sẽ, gọn gàng. Tuy nhiên, sau khi bỏ vào sọt rác, nhiều chủ tiệm quên mất thao tác lập phiếu “xuất hủy” trên phần mềm.
Hàng thực tế đã không còn, nhưng hệ thống vẫn tính là đang tồn kho. Mỗi lần hỏng một ít tưởng không đáng kể, nhưng cộng dồn lại sẽ khiến số liệu lệch dần, đến khi kiểm kho mới phát hiện thiếu hụt mà không nhớ đã bỏ đi từ lúc nào.
Dọn dẹp hàng hỏng vứt đi nhưng quên "báo" cho phần mềm
2. Những phiền toái nhỏ khi số liệu kho và kệ hàng "vênh" nhau
Khi số liệu trên phần mềm không trùng với hàng thực tế, mọi rắc rối bắt đầu xuất hiện. Máy báo còn hàng nhưng kệ đã trống, hoặc thực tế vẫn còn vài sản phẩm nhưng hệ thống lại báo hết. Sự “vênh” này tuy nhỏ nhưng ảnh hưởng trực tiếp đến việc bán hàng mỗi ngày.
Khó xử nhất là khi khách hỏi mua. Nhìn màn hình thấy còn 2 - 3 lốc, chủ tiệm tự tin trả lời “có hàng”. Thế nhưng ra kệ tìm mãi không thấy, phải lục lại kho phía sau. Vừa mất thời gian, vừa ngại với khách vì đã nói có mà lại không đưa ra được. Nếu tình trạng lặp lại nhiều lần, khách sẽ dần mất niềm tin.
Bên cạnh đó, tồn kho ảo còn khiến việc nhập hàng bị sai lệch. Vì hệ thống vẫn báo còn nhiều nên không đặt thêm, đến lúc khách cần mới phát hiện đã hết sạch. Mất một đơn hàng đã tiếc, nhưng mất khách quen mới là thiệt hại lâu dài.
3. Mẹo nhỏ giúp cô chú, anh chị quản lý kho nhàn tênh
Để tránh tình trạng tồn kho lệch và xuất kho không ghi nhận, điều quan trọng không phải là làm nhiều hơn, mà là làm đúng và đều đặn. Chỉ cần thay đổi một thói quen nhỏ trong quá trình bán hàng, việc quản lý kho sẽ trở nên đơn giản hơn rất nhiều.
3.1 Tập thói quen “Hàng ra khỏi kệ là qua phần mềm”
Muốn kho luôn khớp với thực tế, điều quan trọng nhất là xây dựng một nguyên tắc đơn giản: hàng rời khỏi kệ thì phải được ghi nhận trên hệ thống. Dù là bán cho khách, bán nợ, lấy dùng cho gia đình, trả nhà cung cấp hay hàng hỏng phải vứt đi, chỉ cần sản phẩm không còn trên kệ, hãy thao tác ngay trên phần mềm.
Để tạo một thói quen quản lý kho bài bản mà không tốn nhiều sức, anh chị có thể đọc thêm bài viết: “Quản lý kho tạp hóa hiệu quả: Cách kiểm soát tồn kho và giảm thất thoát cho cửa hàng nhỏ.” Nội dung sẽ giúp mình hiểu rõ cách kiểm soát tồn khoa học và dễ áp dụng.
Mẹo nhỏ giúp cô chú, anh chị quản lý kho nhàn tênh
3.2 Giao phó sự “hay quên” cho phần mềm quản lý
Thay vì phải nhớ nhớ quên quên, hãy tận dụng các tính năng sẵn có như Bán nợ, Trả hàng nhà cung cấp, Xuất hủy, Xuất sử dụng nội bộ. Chỉ cần thao tác đúng một lần, hệ thống sẽ tự động trừ tồn kho và lưu lại lịch sử rõ ràng. Khi quy trình được chuẩn hóa, việc quản lý kho sẽ nhẹ nhàng hơn, hạn chế sai lệch và giúp chủ tiệm yên tâm kinh doanh mỗi ngày.
Bán hàng tạp hóa là công việc vất vả, bận rộn cả ngày. Việc quên trừ tồn hay bỏ sót thao tác xuất kho là chuyện rất dễ xảy ra trong quá trình làm việc. Tuy nhiên, nếu có công cụ hỗ trợ phù hợp, mọi giao dịch sẽ được ghi nhận đầy đủ, giúp số liệu luôn khớp với thực tế và giảm áp lực kiểm kho cuối tháng. Khi hệ thống vận hành trơn tru, cô chú, anh chị sẽ tiết kiệm thời gian, hạn chế sai sót và yên tâm tập trung vào việc bán hàng.
Nếu muốn quản lý kho đơn giản và chính xác hơn, cô chú, anh chị có thể trải nghiệm Phần mềm quản lý siêu thị, tạp hóa POS365. Đặc biệt với chiến dịch “Thuế số 0 đồng”, cửa hàng có thể sử dụng gói phần mềm miễn phí đến hết năm 2028. Đây là cơ hội tốt để số hóa sổ sách và tự động trừ tồn kho mà không phải lo chi phí ban đầu.
