Phần mềm quản lý sản xuất bằng excel miễn phí là một phương pháp quản lý chi phí cực thấp và đơn giản cũng như phù hợp cho các doanh nghiệp nhỏ hoặc các cá nhân có nhu cầu quản lý sản xuất đơn giản. Nếu bạn chỉ cần quản lý sản xuất cơ bản và không muốn tốn quá nhiều chi phí thì đây chính là một lựa chọn hoàn toàn phù hợp.
1. Phần mềm quản lý sản xuất bằng excel miễn phí là gì?
Phần mềm quản lý sản xuất bằng Excel miễn phí thực chất là các bộ file Excel được xây dựng sẵn với hệ thống bảng biểu, công thức và biểu đồ, cho phép doanh nghiệp kiểm soát toàn bộ quy trình sản xuất mà không cần đầu tư vào phần mềm chuyên dụng. Đây là giải pháp quản lý sản xuất phổ biến nhờ sự dễ dùng, tính linh hoạt và không tốn chi phí.
Các file Excel này thường bao gồm nhiều sheet quan trọng như quản lý nguyên vật liệu, theo dõi xuất – nhập – tồn, bảng định mức sản xuất (BOM), kế hoạch sản xuất theo từng giai đoạn, quản lý đơn hàng, theo dõi tiến độ từng công đoạn và báo cáo tổng hợp. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể nhanh chóng nắm bắt lượng tồn kho, nhu cầu sản xuất và tình trạng đơn hàng.
Với giao diện quen thuộc và khả năng tùy chỉnh dễ dàng, doanh nghiệp có thể chỉnh sửa hoặc mở rộng file theo đúng quy trình hoạt động, từ cách đặt mã hàng, tính định mức đến phân bổ nhân công và máy móc. Đây là lựa chọn phù hợp cho cơ sở sản xuất nhỏ, hộ kinh doanh hoặc doanh nghiệp mới thành lập, giúp tiết kiệm chi phí nhưng vẫn đảm bảo quản lý hiệu quả và rõ ràng.
Phần mềm quản lý sản xuất bằng excel miễn phí là gì?
2. Ưu, nhược điểm của quản lý sản phẩm bằng excel
Quản lý sản xuất bằng Excel là một phương pháp đơn giản, linh hoạt và tiết kiệm chi phí giúp doanh nghiệp theo dõi nguyên vật liệu, tiến độ sản xuất và đơn hàng mà không cần phần mềm chuyên dụng. Giải pháp này đặc biệt phù hợp với các cơ sở sản xuất nhỏ hoặc doanh nghiệp mới bắt đầu, đồng thời cung cấp khả năng tùy chỉnh cao để phù hợp với từng quy trình riêng.
2.1 Ưu điểm
Mặc dù không phải là phần mềm chuyên dụng, Excel vẫn được nhiều doanh nghiệp lựa chọn để quản lý sản xuất nhờ tính đơn giản và linh hoạt. Dưới đây là những ưu điểm nổi bật khi sử dụng Excel trong công tác quản lý sản xuất.
- Miễn phí và tiết kiệm chi phí: Excel không yêu cầu mua phần mềm chuyên dụng nên phù hợp với doanh nghiệp nhỏ hoặc mới khởi nghiệp.
- Dễ sử dụng: Giao diện quen thuộc giúp người dùng dễ thao tác và không cần kỹ năng công nghệ phức tạp.
- Tùy chỉnh linh hoạt: Doanh nghiệp có thể tự điều chỉnh bảng biểu, công thức và cấu trúc sheet theo quy trình sản xuất của mình.
- Không cần kết nối Internet: Excel có thể hoạt động hoàn toàn offline, đảm bảo nhập liệu và theo dõi dữ liệu ngay cả khi không có mạng.
- Thiết lập nhanh chóng: Chỉ cần mở file hoặc dùng mẫu có sẵn, doanh nghiệp có thể bắt đầu quản lý ngay mà không cần cài đặt hay cấu hình hệ thống.
Ưu, nhược điểm của quản lý sản phẩm bằng excel
2.2 Nhược điểm
Mặc dù Excel mang lại nhiều tiện ích trong quản lý sản xuất, công cụ này vẫn tồn tại một số hạn chế đáng chú ý. Việc sử dụng Excel trong doanh nghiệp có thể gặp khó khăn khi quy mô tăng lên hoặc khi cần các tính năng tự động hóa và chia sẻ dữ liệu thời gian thực.
- Hạn chế trong quy mô lớn: Excel không được thiết kế để quản lý dữ liệu quy mô lớn. Khi số lượng sản phẩm và dữ liệu tăng lên, việc sử dụng phần mềm quản lý sản xuất bằng excel miễn phí có thể trở nên rối rắm và khó khăn.
- Khả năng chia sẻ hạn chế: Excel khó khăn trong việc chia sẻ dữ liệu cùng lúc với nhiều người dẫn đến khó khăn trong việc làm việc nhóm và cập nhật thông tin thời gian thực.
- Dễ xảy ra lỗi: Việc nhập dữ liệu bằng tay trong Excel có thể dẫn đến sai sót và lỗi. Thậm chí một cột hay hàng bị xóa hoặc chỉnh sửa nhầm cũng có thể gây ra sự đảo lộn trong quản lý sản phẩm.
- Không đồng bộ và hạn chế phân phối dữ liệu: Khi sử dụng Excel, việc chia sẻ và cập nhật dữ liệu có thể gặp khó khăn. Người dùng cần phải chia sẻ tệp Excel qua email hoặc lưu trữ trực tuyến, và việc cập nhật dữ liệu thường đòi hỏi việc thực hiện thủ công.
>> Xem thêm: Tổng hợp 15+ phần mềm quản lý sản xuất tốt nhất hiện nay
3. Hướng dẫn xây dựng phần mềm quản lý kho bằng excel miễn phí
Việc quản lý kho bằng Excel là giải pháp tiết kiệm và linh hoạt cho các doanh nghiệp nhỏ hoặc cơ sở sản xuất. Bằng cách thiết lập cấu trúc dữ liệu hợp lý, sử dụng công thức và liên kết dữ liệu, đồng thời tạo báo cáo trực quan, anh chị có thể xây dựng một phần mềm quản lý kho hiệu quả hoàn toàn miễn phí. Để người dùng có thể thành công xây dựng được phần mềm quản lý kho bằng Excel thì bạn cần thực hiện theo các bước ngay dưới đây:
3.1 Quy trình xây dựng phần mềm quản lý sản xuất bằng Excel
Quản lý sản xuất bằng Excel là giải pháp đơn giản, tiết kiệm và dễ tiếp cận cho nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là các cơ sở nhỏ hoặc mới bắt đầu. Quy trình xây dựng phần mềm quản lý sản xuất bằng Excel gồm ba bước cơ bản.
Bước 1: Đầu tiên, anh chị cần khai báo trên trang tính các thông tin cơ bản về doanh nghiệp, bao gồm tên doanh nghiệp, địa chỉ và mã số thuế. Sau đó, tiếp tục điền các danh mục hàng hóa, ngày tháng và thông tin khách hàng.
Bước 2: Nhập các số liệu từ các phiếu xuất nhập, phiếu phát sinh và phiếu xuất theo dạng bảng để quản lý chính xác từng lô hàng.
Bước 3: Để xem báo cáo, bạn chỉ cần chọn ngày và mã báo cáo, Excel sẽ tự động hiển thị các thông tin cần thiết.
Với giao diện quen thuộc và thao tác đơn giản, Excel không đòi hỏi người sử dụng có kỹ năng tin học cao, chỉ cần biết sơ sơ về máy tính là có thể tạo ra phần mềm quản lý sản xuất hiệu quả.
3.2 Hướng dẫn chi tiết cách tạo file dữ liệu
Với phần mềm quản lý sản xuất bằng excel miễn phí các dữ liệu của sản phẩm nên được lưu trữ trong một file riêng biệt và tránh lẫn lộn để có thể theo dõi tình trạng của các sản phẩm trong cửa hàng một cách dễ dàng. Quản lý sản xuất cũng có thể cập nhật dữ liệu vào bảng quản lý dễ dàng và nhanh chóng hơn bao giờ hết. Vậy làm thế nào để có thể tạo file Excel quản lý vật tư, sản phẩm đúng chuẩn.
Bước 1: Xác định các thông tin cần quản lý
Trước khi tạo file, anh chị cần liệt kê những thông tin quan trọng để theo dõi quá trình sản xuất:
- Thông tin doanh nghiệp: tên doanh nghiệp, địa chỉ, mã số thuế.
- Danh mục sản phẩm: mã sản phẩm, tên sản phẩm, loại, đơn vị tính, giá vốn.
- Nguyên vật liệu: mã NVL, tên NVL, số lượng tồn, đơn vị, giá nhập.
- Khách hàng & nhà cung cấp: tên, địa chỉ, liên hệ.
- Phiếu nhập – xuất: số phiếu, ngày, sản phẩm/NVL, số lượng, đơn giá, tổng tiền.
Bước 2: Tạo các sheet trong Excel
Mỗi sheet sẽ quản lý một nhóm dữ liệu riêng để dễ theo dõi và cập nhật:
- Sheet “Doanh nghiệp”: thông tin cơ bản về công ty.
- Sheet “Sản phẩm”: danh sách sản phẩm, định mức tồn kho, BOM (Bill of Materials) nếu cần.
- Sheet “Nguyên vật liệu”: theo dõi nhập, xuất, tồn kho NVL.
- Sheet “Phiếu nhập” & “Phiếu xuất”: nhập dữ liệu từng phiếu theo ngày, mã sản phẩm, số lượng, đơn giá.
- Sheet “Khách hàng/ Nhà cung cấp”: thông tin liên hệ và lịch sử giao dịch.
Bước 3: Thiết lập bảng và định dạng
- Tạo cột tiêu đề rõ ràng, ví dụ: Mã SP, Tên SP, Số lượng, Đơn vị, Giá, Ngày nhập/xuất.
- Dùng bảng (Insert → Table) để dễ lọc, sắp xếp và tính toán.
- Áp dụng định dạng có điều kiện (Conditional Formatting) để nhận diện tồn kho thấp, sản phẩm gần hết hạn hoặc các cảnh báo khác.
Bước 4: Nhập dữ liệu cơ bản
- Điền thông tin danh mục sản phẩm, nguyên vật liệu, khách hàng, nhà cung cấp.
- Nhập dữ liệu thử cho phiếu nhập – xuất để kiểm tra công thức và liên kết dữ liệu.
Bước 5: Tạo công thức liên kết
- Dùng SUM để tính tổng tồn kho hoặc doanh thu.
- Dùng VLOOKUP hoặc XLOOKUP để tìm thông tin sản phẩm hoặc NVL từ bảng danh mục.
- Dùng IF để cảnh báo tồn kho thấp hoặc vượt mức.
Bước 6: Lập báo cáo
- Tạo sheet “Báo cáo” tổng hợp số liệu nhập – xuất – tồn kho theo ngày, tuần hoặc tháng.
- Thêm biểu đồ trực quan để dễ quan sát tình trạng tồn kho, doanh thu hoặc hiệu suất sản xuất.
Hướng dẫn chi tiết cách tạo file dữ liệu
4. Tham khảo 4 file excel quản lý sản xuất cơ bản
Để giúp doanh nghiệp quản lý sản xuất hiệu quả mà không cần phần mềm phức tạp, POS365 giới thiệu 4 mẫu file Excel quản lý sản xuất cơ bản miễn phí. Các file này hỗ trợ theo dõi xuất – nhập – tồn, lập kế hoạch sản xuất, quản lý tiến độ và chất lượng sản phẩm, đồng thời cung cấp báo cáo tổng hợp giúp nhà quản lý dễ dàng ra quyết định.
4.1 Mẫu bảng Excel quản lý lập kế hoạch sản xuất
Mẫu bảng Excel quản lý lập kế hoạch sản xuất là công cụ giúp doanh nghiệp dự kiến, sắp xếp và theo dõi tiến độ sản xuất một cách khoa học, từ nguyên vật liệu đến thành phẩm. File Excel này thường bao gồm các sheet chính như danh mục sản phẩm, nguyên vật liệu, kế hoạch sản xuất và báo cáo tiến độ.
Với mẫu bảng này, người dùng có thể:
- Xây dựng danh mục sản phẩm và nguyên vật liệu: ghi nhận mã sản phẩm, tên sản phẩm, số lượng cần sản xuất, nguyên vật liệu tương ứng, đơn vị tính và định mức.
- Lập kế hoạch sản xuất theo ngày/tuần/tháng: xác định số lượng cần sản xuất, phân bổ nhân công, máy móc, thời gian thực hiện và ngày hoàn thành dự kiến.
- Theo dõi tiến độ sản xuất: cập nhật tình trạng sản xuất từng công đoạn, số lượng đã hoàn thành, số lượng tồn và các vấn đề phát sinh.
- Báo cáo tổng hợp: tự động tổng hợp tiến độ sản xuất, khối lượng sản phẩm hoàn thành, nguyên vật liệu sử dụng, giúp quản lý dễ dàng ra quyết định và điều chỉnh kế hoạch kịp thời.
Mẫu bảng Excel này giúp doanh nghiệp lập kế hoạch sản xuất rõ ràng, kiểm soát tiến độ hiệu quả, tiết kiệm chi phí và dễ dàng tùy chỉnh theo từng loại sản phẩm hoặc quy trình sản xuất riêng.
4.2 Mẫu bảng Excel quản lý kho (nguyên vật liệu)
Mẫu bảng Excel quản lý kho nguyên vật liệu là công cụ giúp doanh nghiệp theo dõi và kiểm soát lượng nguyên vật liệu nhập – xuất – tồn trong kho một cách chính xác và khoa học. File Excel này thường bao gồm các sheet như danh mục nguyên vật liệu, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho và báo cáo tổng hợp tồn kho.
Với mẫu bảng này, người dùng có thể:
- Quản lý danh mục nguyên vật liệu: ghi nhận mã NVL, tên NVL, đơn vị tính, giá nhập, nhà cung cấp và số lượng tồn tối thiểu.
- Theo dõi nhập kho: nhập chi tiết số liệu từ các phiếu nhập, bao gồm ngày nhập, số lượng, đơn giá và tổng giá trị.
- Theo dõi xuất kho: cập nhật số lượng NVL xuất kho, ngày xuất, bộ phận hoặc công đoạn sử dụng và tổng giá trị xuất.
- Báo cáo tồn kho: tự động tổng hợp số lượng nhập, xuất và tồn hiện tại, giúp nhận biết NVL sắp hết hoặc tồn kho dư thừa, hỗ trợ ra quyết định mua – bổ sung – tiết kiệm chi phí.
Mẫu bảng Excel này giúp doanh nghiệp kiểm soát nguyên vật liệu hiệu quả, hạn chế thất thoát, dễ tùy chỉnh theo từng loại NVL và không cần phần mềm quản lý chuyên nghiệp.
Mẫu bảng Excel quản lý kho (nguyên vật liệu)
4.3 Mẫu bảng Excel quản lý chất lượng
Mẫu bảng Excel quản lý chất lượng là công cụ hỗ trợ doanh nghiệp theo dõi, đánh giá và kiểm soát chất lượng sản phẩm trong từng công đoạn sản xuất, từ nguyên liệu đầu vào đến sản phẩm hoàn thiện. File Excel này thường bao gồm các sheet như danh mục sản phẩm, tiêu chuẩn chất lượng, phiếu kiểm tra chất lượng và báo cáo tổng hợp.
Với mẫu bảng này, người dùng có thể:
- Xây dựng danh mục sản phẩm và tiêu chuẩn chất lượng: ghi nhận mã sản phẩm, tên sản phẩm, các chỉ tiêu chất lượng (kích thước, trọng lượng, độ bền, v.v.) và mức tiêu chuẩn yêu cầu.
- Theo dõi kiểm tra chất lượng: nhập dữ liệu kết quả kiểm tra từng lô hàng hoặc từng công đoạn, bao gồm ngày kiểm tra, nhân viên kiểm tra và kết quả đạt/không đạt.
- Quản lý khiếm khuyết và lỗi sản phẩm: ghi nhận các lỗi phát hiện, nguyên nhân và biện pháp xử lý, giúp doanh nghiệp cải tiến quy trình sản xuất.
- Báo cáo tổng hợp chất lượng: tự động tổng hợp tỷ lệ sản phẩm đạt chuẩn, số lượng lỗi, các công đoạn cần cải thiện, từ đó giúp quản lý đưa ra quyết định kịp thời.
Mẫu bảng Excel này giúp doanh nghiệp đảm bảo chất lượng sản phẩm ổn định, giảm lỗi và khiếu nại từ khách hàng, đồng thời dễ dàng tùy chỉnh theo từng loại sản phẩm hoặc tiêu chuẩn chất lượng riêng.
4.4 Mẫu bảng Excel báo cáo và phân tích
Mẫu bảng Excel báo cáo và phân tích là công cụ hỗ trợ doanh nghiệp tổng hợp, theo dõi và phân tích dữ liệu sản xuất, kho, bán hàng hoặc tài chính, giúp nhà quản lý ra quyết định chính xác và kịp thời. File Excel này thường bao gồm các sheet như dữ liệu gốc, bảng tổng hợp, báo cáo chi tiết và biểu đồ phân tích.
Với mẫu bảng này, người dùng có thể:
- Tổng hợp dữ liệu từ nhiều nguồn: nhập liệu từ phiếu xuất – nhập kho, đơn hàng, tiến độ sản xuất, doanh thu và chi phí để có cái nhìn tổng thể.
- Lập báo cáo chi tiết: tạo báo cáo theo ngày, tuần, tháng hoặc theo từng bộ phận, sản phẩm, khách hàng, giúp quản lý dễ dàng theo dõi kết quả hoạt động.
- Phân tích dữ liệu: sử dụng công thức, Pivot Table, và biểu đồ để phân tích xu hướng, so sánh hiệu suất, xác định sản phẩm hoặc bộ phận hoạt động kém hiệu quả.
- Trực quan hóa thông tin: tạo biểu đồ cột, đường, tròn hoặc biểu đồ động giúp nhìn thấy rõ ràng biến động, hiệu suất và hiệu quả kinh doanh.
Mẫu bảng Excel báo cáo và phân tích giúp doanh nghiệp kiểm soát hoạt động hiệu quả, nhận biết vấn đề nhanh chóng, tối ưu hóa nguồn lực và lập kế hoạch cải tiến chính xác.
Mẫu bảng Excel báo cáo và phân tích
Trên đây chúng tôi đã cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan nhất về phần mềm quản lý sản xuất bằng excel miễn phí giúp tối ưu quá trình vận hành hiệu quả. Tuy nhiên trong bối cảnh số hóa hiện nay, hệ thống cơ sở dữ liệu cần minh bạch và khoa học hơn nữa nhằm thuận tiện cho quá trình kê khai thuế theo đúng quy định pháp luật, chính vì vậy xu hướng sử dụng các phần mềm quản lý bán hàng thông minh dần trở thành xu thế tất yếu kỷ nguyên số. Liên hệ ngay tới Hotline của POS365 để được hỗ trợ và dùng thử miễn phí phần mềm quản lý bán hàng hiện đại, tối ưu lợi nhuận và hạn chế tối đa thất thoát cũng như đáp ứng đầy đủ các quy định của pháp luật hiện hành.
