Phần mềm quản lý bán hàng Sapo là gì? Chi tiết các gói cước và hướng dẫn sử dụng

---

Phần mềm quản lý bán hàng Sapo là giải pháp được nhiều chủ cửa hàng, nhà hàng và doanh nghiệp nhỏ lựa chọn để quản lý bán hàng online - offline tập trung, hạn chế sai sót và tối ưu vận hành. Vậy Sapo là gì, có những gói cước nào và cách sử dụng ra sao cho người mới? Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn nắm rõ trước khi quyết định lựa chọn.

1. Phần mềm quản lý bán hàng Sapo là gì? Tìm hiểu hệ sinh thái Sapo

Phần mềm quản lý bán hàng Sapo là nền tảng quản lý và bán hàng đa kênh do Công ty Cổ phần Công nghệ Sapo phát triển, hướng tới đối tượng chủ cửa hàng bán lẻ, nhà hàng/quán cà phê, hộ kinh doanh cá thể và doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam. Sapo ra đời nhằm giải quyết bài toán quản lý rời rạc giữa bán hàng tại quầy và bán online, giúp chủ kinh doanh kiểm soát tập trung đơn hàng, tồn kho, doanh thu, khách hàng và hoạt động vận hành trên một hệ thống thống nhất.

Thay vì chỉ cung cấp một phần mềm tính tiền đơn thuần, Sapo định vị mình là nền tảng hỗ trợ kinh doanh toàn diện, phù hợp với xu hướng bán hàng đa kênh đang phát triển mạnh tại Việt Nam. Phần mềm được thiết kế theo hướng dễ sử dụng, phù hợp cả với người không rành công nghệ, đồng thời vẫn đáp ứng nhu cầu quản lý chuyên sâu khi mô hình kinh doanh mở rộng.

Sapo xây dựng một hệ sinh thái sản phẩm khép kín, bao phủ hầu hết các hoạt động quan trọng trong quá trình kinh doanh:

Có thể thấy, Sapo không chỉ là một phần mềm quản lý bán hàng đơn lẻ mà là một hệ sinh thái công nghệ hỗ trợ kinh doanh toàn diện, phù hợp với nhiều mô hình từ cửa hàng nhỏ đến doanh nghiệp vừa. Việc tích hợp nhiều công cụ trong cùng một nền tảng giúp chủ kinh doanh giảm phụ thuộc vào nhiều phần mềm khác nhau, đồng thời dễ dàng mở rộng khi quy mô tăng lên.

2. Các tính năng quan trọng của phần mềm Sapo

Với Sapo, các chức năng được thiết kế xoay quanh hoạt động bán hàng, quản lý kho, chăm sóc khách hàng và kiểm soát nhân sự, giúp chủ kinh doanh quản lý hiệu quả ngay cả khi quy mô mở rộng. Dưới đây là những tính năng cốt lõi của phần mềm Sapo mà người dùng cần nắm rõ trước khi lựa chọn.

2.1 Quản lý bán hàng

Phần mềm Sapo cho phép quản lý toàn bộ hoạt động bán hàng trên một hệ thống tập trung, áp dụng cho cả bán hàng tại cửa hàng và bán hàng online. 

2.2 Quản lý kho & sản phẩm

Với hệ thống quản lý kho & sản phẩm, Sapo cho phép theo dõi chặt chẽ hàng hóa từ khâu nhập kho đến khi bán ra, cập nhật tồn kho theo thời gian thực, hạn chế thất thoát, sai lệch số liệu và nâng cao hiệu quả vận hành. 

Đây là một trong những điểm mạnh nổi bật của Sapo POS, đặc biệt phù hợp với cửa hàng bán lẻ, siêu thị mini, shop thời trang hoặc doanh nghiệp có số lượng sản phẩm lớn và nhiều biến thể. Việc tự động hóa quản lý tồn kho - sản phẩm giúp giảm sai sót, rút ngắn thời gian đối soát và nâng cao hiệu quả vận hành so với cách quản lý thủ công bằng giấy tờ hay Excel.

2.3 Quản lý khách hàng (CRM)

Tính năng quản lý khách hàng (CRM) của Sapo giúp chủ kinh doanh lưu trữ và quản lý tập trung toàn bộ dữ liệu khách hàng, từ thông tin cơ bản đến lịch sử mua sắm và công nợ, qua đó nâng cao hiệu quả chăm sóc và gia tăng tỷ lệ khách hàng quay lại.

Lưu trữ thông tin & lịch sử giao dịch khách hàng:

Sapo tự động ghi nhận thông tin khách hàng khi phát sinh đơn bán hoặc cho phép thêm thủ công. Hệ thống lưu trữ các dữ liệu quan trọng như tên, số điện thoại, email, địa chỉ và lịch sử mua hàng, giúp chủ cửa hàng dễ dàng tra cứu và hiểu rõ hành vi tiêu dùng của từng khách.

Phân nhóm khách hàng linh hoạt:

Người dùng có thể tạo các nhóm khách hàng theo nhiều tiêu chí khác nhau như khách mới, khách thân thiết, khách VIP… để triển khai các chương trình ưu đãi, chăm sóc phù hợp với từng nhóm đối tượng.

Theo dõi công nợ khách hàng:

Sapo hỗ trợ quản lý công nợ chi tiết theo từng khách hàng và từng giao dịch, cho phép theo dõi số dư nợ, lịch sử thanh toán và hạn mức công nợ, giúp kiểm soát dòng tiền tốt hơn, đặc biệt với mô hình bán hàng ghi nợ.

Hỗ trợ chương trình khách hàng thân thiết:

Hệ thống quản lý bán hàng cho phép tích hợp các chương trình tích điểm, xếp hạng thành viên và ưu đãi dành riêng cho khách hàng thân thiết, góp phần tăng mức độ gắn bó và thúc đẩy mua hàng lặp lại.

2.4 Quản lý nhân viên

Tính năng quản lý nhân viên của phần mềm quản lý bán hàng Sapo giúp chủ kinh doanh kiểm soát chặt chẽ hoạt động của đội ngũ nhân sự, từ phân quyền truy cập, theo dõi hiệu suất làm việc đến giám sát thao tác bán hàng, qua đó đảm bảo vận hành minh bạch và hạn chế rủi ro sai sót.

Tạo và quản lý tài khoản nhân viên:

Chủ cửa hàng có thể tạo tài khoản nhân viên mới với các thông tin cơ bản như họ tên, tên đăng nhập, điện thoại, email và mã đăng nhập bán hàng. Mỗi nhân viên có thể được gán một vai trò nhất định phù hợp với nhiệm vụ của họ (nhân viên bán hàng, phục vụ, quản lý…), giúp kiểm soát quyền truy cập vào các chức năng của phần mềm.

Phân quyền chi tiết theo vai trò:

Sapo hỗ trợ thiết lập phân quyền linh hoạt, cho phép chỉ định chính xác những chức năng mà từng vai trò được phép thực hiện, ví dụ: chỉ được bán hàng, chỉ được thanh toán, hoặc quyền cao hơn như quản lý báo cáo. Điều này giúp đảm bảo nhân viên chỉ thao tác trong phạm vi được phân quyền, giảm rủi ro thao tác sai hoặc truy cập dữ liệu không phù hợp.

Theo dõi hiệu suất và lịch sử thao tác:

Mỗi thao tác của nhân viên trên phần mềm được ghi nhận, giúp chủ kinh doanh dễ dàng theo dõi hiệu suất làm việc và lịch sử giao dịch của từng cá nhân - từ doanh số theo ca đến hành vi thao tác trên phần mềm. Đây là cơ sở quan trọng để đánh giá hiệu quả nhân sự và có quyết định phân bổ công việc phù hợp.

Quản lý ca làm việc và quyền truy cập:

Ngoài việc phân quyền chức năng, Sapo còn hỗ trợ quản lý ca làm việc, cho phép theo dõi thời gian đăng nhập, thời gian làm việc thực tế của từng nhân viên và khoá/ mở quyền truy cập khi cần thiết, giúp quản lý đội ngũ hiệu quả hơn.

Các tính năng quan trọng của phần mềm Sapo

2.5 Báo cáo - thống kê

Tính năng báo cáo và thống kê trong Sapo giúp chủ kinh doanh có cái nhìn tổng quan và kịp thời về tình hình hoạt động của cửa hàng hoặc doanh nghiệp, hỗ trợ quản lý doanh thu, lợi nhuận, tồn kho và hiệu quả bán hàng một cách chi tiết và trực quan.

Báo cáo doanh thu và bán hàng:

Sapo cung cấp các báo cáo tổng hợp về doanh thu theo thời gian (ngày, tuần, tháng, quý), theo sản phẩm, theo kênh bán hàng và theo nguồn đơn hàng. Chủ kinh doanh có thể theo dõi doanh số, xu hướng bán chạy và hiệu quả bán hàng để đưa ra quyết định điều chỉnh chiến lược kinh doanh.

Báo cáo lợi nhuận và thanh toán:

Phần mềm thống kê chi tiết lợi nhuận thu được, các khoản thanh toán đã thực hiện và phân loại theo từng phương thức thanh toán. Nhờ đó, chủ cửa hàng có thể đánh giá đúng lợi nhuận thực tế sau chi phí và hạch toán chính xác hơn.

Báo cáo kho - tồn kho:

Tính năng này giúp theo dõi số lượng và giá trị tồn kho ở từng chi nhánh theo từng thời điểm. Người dùng có thể xem lịch sử nhập - xuất và giá trị tồn kho cuối kỳ để đưa ra quyết định nhập hàng hoặc xoay vòng hàng tồn hiệu quả hơn.

Báo cáo đơn hàng và hoạt động kinh doanh:

Sapo thống kê các đơn hàng theo trạng thái, kênh bán, nhân viên phụ trách và các chỉ số khác, giúp chủ kinh doanh nắm bắt tình hình kinh doanh tổng thể và những điểm cần cải thiện.

Tùy chỉnh & xuất báo cáo:

Người dùng có thể lọc báo cáo theo thời gian, chi nhánh, nhân viên hoặc nhiều tiêu chí khác; tạo báo cáo tùy chỉnh theo nhu cầu; và xuất dữ liệu ra file để phân tích hoặc lưu trữ.

3. Lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý bán hàng Sapo

Việc lựa chọn một phần mềm quản lý bán hàng không chỉ dừng lại ở tính năng, mà quan trọng hơn là những giá trị thực tế mang lại trong quá trình vận hành. Với nhiều mô hình kinh doanh khác nhau, Sapo được đánh giá cao nhờ khả năng tối ưu thời gian, giảm chi phí và giúp chủ kinh doanh kiểm soát hoạt động hiệu quả hơn trong dài hạn.

3.1 Tiết kiệm thời gian & chi phí vận hành

Phần mềm quản lý bán hàng Sapo giúp tự động hóa quy trình bán hàng từ tạo đơn, thanh toán đến quản lý tồn kho và báo cáo theo thời gian thực, giảm thao tác thủ công và hạn chế sai sót. Nền tảng tập trung giúp cửa hàng tiết kiệm thời gian, chi phí vận hành, giảm phụ thuộc nhân sự và đặc biệt hiệu quả với mô hình có lượng giao dịch lớn hoặc nhiều ca làm việc.

3.2 Quản lý tập trung - hạn chế sai sót thủ công

Phần mềm bán hàng Sapo giúp quản lý tập trung bán hàng, kho, khách hàng, nhân viên và báo cáo trên một nền tảng duy nhất, loại bỏ dữ liệu rời rạc và sai lệch số liệu. Nhờ đồng bộ thời gian thực, Sapo hạn chế lỗi kho, lệch doanh thu, nhầm công nợ và giúp chủ kinh doanh đối soát nhanh, chính xác. Giải pháp đặc biệt phù hợp với mô hình nhiều nhân viên, nhiều kênh bán, giúp chuẩn hóa quy trình và đảm bảo dữ liệu minh bạch.

Lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý bán hàng Sapo

3.3 Kiểm soát dòng tiền & tồn kho chặt chẽ

Phần mềm quản lý Sapo giúp theo dõi dòng tiền vào – ra minh bạch, tự động ghi nhận doanh thu, công nợ và phương thức thanh toán theo từng giao dịch, hỗ trợ kiểm soát tài chính theo ngày, ca hoặc chi nhánh, hạn chế thất thoát. Đồng thời, hệ thống quản lý tồn kho thời gian thực giúp kiểm soát nhập – xuất – bán chính xác, chủ động nhập hàng, tránh thiếu hàng hoặc tồn kho đọng vốn, đặc biệt hiệu quả với mô hình nhiều sản phẩm, nhiều điểm bán.

3.4 Dễ mở rộng khi kinh doanh phát triển

Phần mềm quản lý bán hàng Sapo linh hoạt cho mọi quy mô, từ cửa hàng nhỏ đến doanh nghiệp nhiều chi nhánh, nhiều kênh bán. Hệ thống cho phép mở rộng chi nhánh, người dùng và kênh online mà không gián đoạn vận hành, đồng thời dễ dàng nâng cấp gói và tính năng theo từng giai đoạn. Nhờ quản lý dữ liệu tập trung, Sapo giúp doanh nghiệp mở rộng kinh doanh vẫn kiểm soát tốt doanh thu, tồn kho và vận hành, đảm bảo tăng trưởng bền vững.

3.5 Phù hợp cả người không rành công nghệ

Phần mềm quản lý Sapo có giao diện trực quan, dễ sử dụng, phù hợp cả với người không rành công nghệ. Các chức năng được sắp xếp khoa học, thao tác đơn giản, giúp nhân viên nhanh làm quen và vận hành ổn định. Nhờ cài đặt nhanh, dùng thống nhất trên nhiều thiết bị, Sapo giúp giảm chi phí đào tạo, hạn chế gián đoạn và triển khai hiệu quả ngay từ đầu.

4. Hướng dẫn sử dụng phần mềm Sapo cơ bản

Sau khi nắm được các tính năng và lợi ích nổi bật, bước tiếp theo là cách sử dụng phần mềm Sapo trong thực tế. Phần hướng dẫn dưới đây sẽ giúp người dùng làm quen nhanh với các thao tác cơ bản, từ cài đặt ban đầu đến vận hành bán hàng hằng ngày, phù hợp cả với những người chưa từng sử dụng phần mềm quản lý bán hàng.

4.1  Cách đăng ký phần mềm bán hàng Sapo dùng thử miễn phí 

Để sử dụng Sapo GO, người bán cần tạo tài khoản Sapo theo 4 bước đơn giản:

Bước 1: Truy cập website Sapo tại https://www.sapo.vn/ hoặc tải ứng dụng Sapo Quản lý trên điện thoại.

Bước 2: Tại trang chủ, chọn nút “Đăng ký miễn phí”.

Tại trang chủ, chọn nút “Đăng ký miễn phí”

Bước 3: Điền thông tin cá nhân và cửa hàng gồm: Họ và tên, số điện thoại, tên cửa hàng, tỉnh/thành phố.

Điền thông tin cá nhân và cửa hàng

Bước 4: Nhập mã OTP được gửi về điện thoại và nhấn “Xác nhận” để hoàn tất đăng ký tài khoản Sapo.

Nhập mã OTP được gửi về điện thoại

Lưu ý: Shop cần nhập chính xác mã OTP để quá trình đăng ký phần mềm quản lý bán hàng Sapo được hoàn tất.

4.2 Cách đăng nhập Sapo

Sau khi đăng ký thành công, shop đăng nhập tài khoản Sapo theo 2 bước sau:

Bước 1: Truy cập https://www.sapo.vn/, chọn “Đăng nhập” ở góc trên bên phải màn hình và chọn kênh bán hàng cần đăng nhập.

Chọn “Đăng nhập” ở góc trên bên phải màn hình

Bước 2: Nhập đúng email và mật khẩu đã đăng ký, sau đó nhấn “Đăng nhập”.

Lưu ý: Nếu một email đăng ký nhiều cửa hàng, shop cần nhập đúng tên domain cửa hàng. Ví dụ: cửa hàng có domain trasuahoamai.mysapogo.com thì nhập trasuahoamai để truy cập đúng shop cần quản lý.

Sau khi hoàn tất đăng ký và cài đặt ban đầu, bước tiếp theo bạn cần thực hiện là thiết lập sản phẩm và kho hàng để sẵn sàng cho việc bán hàng và quản lý tồn kho chính xác trên phần mềm Sapo.

4.3 Hướng dẫn thêm mới sản phẩm trên Sapo Web

Bước 1: Đăng nhập vào khu vực quản trị website Sapo.

Bước 2: Vào Sản phẩm → Danh sách sản phẩm.

Vào Sản phẩm → Danh sách sản phẩm

Bước 3: Chọn cách thêm sản phẩm: có thể nhập bằng file Excel hay nguồn dữ liệu khác, hoặc nhập từng sản phẩm trực tiếp trên hệ thống.

Chọn cách thêm sản phẩm

Bước 4: Nhập thông tin sản phẩm (thêm thủ công)

Bước 5: Xem trước tiêu đề, mô tả và giao diện hiển thị sản phẩm; điều chỉnh nếu cần.

Xem trước tiêu đề, mô tả và giao diện

Bước 6: Lưu sản phẩm và sử dụng bộ lọc, tìm kiếm để quản lý sản phẩm hiệu quả.

4.4 Tạo và duyệt đơn hàng online trên phần mềm Sapo

Bước 1: Tạo đơn hàng: Vào Đơn hàng → Tạo đơn và giao hang hoặc Đơn hàng → Danh sách đơn hàng → Tạo đơn hàng

Tạo đơn hàng online

Bước 2: Nhập thông tin khách hàng: Chọn khách có sẵn, thêm khách mới hoặc chỉnh sửa địa chỉ giao hàng.

Nhập thông tin khách hàng

Bước 3: Nhập thông tin bổ sung đơn hàng: Chọn chi nhánh bán, nhân viên bán, nguồn đơn, ngày bán – hẹn giao, mã đơn, phương thức thanh toán dự kiến.

Nhập thông tin bổ sung đơn hàng

Bước 4: Thêm sản phẩm vào đơn hàng: Thêm sản phẩm thường, serial hoặc dịch vụ; kiểm tra tồn kho, thuế, chính sách giá (nếu có).

Thêm sản phẩm vào đơn hàng

Bước 5: Áp dụng chiết khấu & khuyến mãi: Thêm chiết khấu thủ công, mã giảm giá hoặc chương trình khuyến mãi phù hợp.

Áp dụng chiết khấu & khuyến mãi

Bước 6: Thêm phí giao hàng: Chọn phí có sẵn, tự nhập hoặc xem phí gợi ý từ đối tác vận chuyển.

Thêm phí giao hàng

Bước 7: Thêm tag & ghi chú đơn hàng: Gán tag để phân loại, nhập ghi chú cần lưu ý cho đơn.

Thêm tag & ghi chú đơn hàng

Bước 8: Thanh toán đơn hàng: Chọn phương thức thanh toán, nhập số tiền khách trả và hoàn tất đơn.

5. Các gói cước phần mềm quản lý bán hàng Sapo hiện nay

Sapo cung cấp đa dạng gói dịch vụ phù hợp với nhiều mô hình kinh doanh khác nhau - từ cửa hàng nhỏ lẻ đến bán hàng đa kênh phức tạp:

5.1 Gói cơ bản cho bán lẻ & cửa hàng nhỏ

5.2 Gói dành riêng cho nhà hàng / quán cafe (Sapo FnB)

5.3 Các gói khác liên quan

Phần mềm quản lý bán hàng Sapo là giải pháp toàn diện giúp chủ cửa hàng và doanh nghiệp tối ưu vận hành, kiểm soát chặt chẽ bán hàng - kho - khách hàng - dòng tiền trên một nền tảng duy nhất. Với hệ sinh thái đa dạng, tính năng đầy đủ và các gói cước linh hoạt, Sapo phù hợp từ mô hình bán lẻ nhỏ lẻ đến kinh doanh đa kênh quy mô lớn. Nếu bạn đang tìm một phần mềm dễ dùng, dễ mở rộng và hỗ trợ kinh doanh bền vững, Sapo là lựa chọn đáng cân nhắc trong giai đoạn hiện nay.