Mẫu thẻ kho bằng excel chuẩn bộ tài chính cho cửa hàng bán lẻ & tạp hóa

Phân biệt thẻ kho Excel với bảng tổng hợp nhập xuất tồn

Nhiều chủ tiệm tạp hóa thường nhầm lẫn giữa thẻ kho với bảng tổng hợp tồn kho cuối tháng dẫn đến việc biết hàng bị hụt nhưng không tìm ra nguyên nhân. Bảng đối chiếu dưới đây giúp chủ cửa hàng phân biệt rõ vai trò của từng biểu mẫu để áp dụng đúng cho cửa hàng mình:

Điểm cộng lớn nhất của mẫu thẻ kho bằng Excel chuẩn là chỉ quản lý về mặt số lượng nên chủ tiệm có thể giao cho nhân viên ghi chép hàng ngày mà không lo lộ giá vốn nhập hàng từ nhà phân phối. Trường hợp bạn muốn theo dõi thêm cả doanh thu bán lẻ, công nợ và lãi lỗ chung của toàn tiệm thì nên kết hợp sử dụng bộ file Excel quản lý bán hàng cho cửa hàng nhỏ để đồng bộ số liệu.

Các mẫu thẻ kho bằng Excel chuẩn Bộ Tài chính mới nhất

Tùy thuộc vào mô hình đăng ký kinh doanh là công ty hay hộ kinh doanh cá thể, chủ cửa hàng cần lựa chọn đúng biểu mẫu thẻ kho hoặc sổ chi tiết hàng hóa theo quy định hiện hành của Bộ Tài chính.

Mẫu thẻ kho S12-DN theo Thông tư 99/2025/TT-BTC mới nhất

Kể từ ngày 01/01/2026, Thông tư số 99/2025/TT-BTC của Bộ Tài chính chính thức có hiệu lực và thay thế hoàn toàn Thông tư 200/2014/TT-BTC về chế độ kế toán doanh nghiệp. Do đó, các cửa hàng hoạt động theo mô hình công ty cần cập nhật ngay biểu mẫu mới để tránh dùng văn bản đã hết hiệu lực:

• Ký hiệu và căn cứ pháp lý hiện hành: Biểu mẫu Thẻ kho (Sổ kho) tiếp tục mang ký hiệu Mẫu số S12-DN ban hành kèm theo Phụ lục III của Thông tư 99/2025/TT-BTC. Biểu mẫu này áp dụng cho các doanh nghiệp bán lẻ, siêu thị mini theo dõi số lượng nhập, xuất, tồn từng thứ nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa tại từng kho.
• Cấu trúc các cột tiêu chuẩn trên thẻ: Phần đầu thẻ ghi rõ tên doanh nghiệp, tên mặt hàng, nhãn hiệu, quy cách, đơn vị tính, mã số và tờ số thẻ kho. Phần bảng dữ liệu gồm các cột Số thứ tự, Ngày tháng chứng từ, Số hiệu chứng từ (Nhập, Xuất), Diễn giải, Ngày nhập xuất thực tế, Số lượng (Nhập, Xuất, Tồn) và cột Ký xác nhận của kế toán.
• Quyền chủ động bổ sung cột quản lý thực tế: Theo khoản 2 Điều 12 Thông tư 99/2025/TT-BTC, doanh nghiệp được tham khảo biểu mẫu tại Phụ lục III và được phép thiết kế thêm hoặc sửa đổi, bổ sung các chỉ tiêu trên Thẻ kho để phù hợp với đặc điểm kinh doanh. Chủ cửa hàng tạp hóa hoàn toàn có thể chèn thêm cột Hạn sử dụng, Vị trí kệ hàng hoặc Đơn vị quy đổi miễn đảm bảo phản ánh đầy đủ, trung thực, minh bạch theo Luật Kế toán.

Mẫu thẻ kho S08-DNN theo Thông tư 133/2016/TT-BTC

Đối với các chuỗi cửa hàng bán lẻ hoặc doanh nghiệp nhỏ và vừa đang lựa chọn áp dụng chế độ kế toán theo Thông tư số 133/2016/TT-BTC của Bộ Tài chính, mẫu thẻ kho có ký hiệu riêng biệt. Việc nắm rõ cấu trúc biểu mẫu này giúp bộ phận kho và kế toán phối hợp kiểm đếm nhanh gọn:

• Ký hiệu biểu mẫu theo quy định: Biểu mẫu Thẻ kho (Sổ kho) được quy định tại Phụ lục 4 ban hành kèm theo Thông tư 133/2016/TT-BTC với ký hiệu chuẩn là Mẫu số S08-DNN. Mỗi thẻ kho chỉ theo dõi một mặt hàng có cùng quy cách, chủng loại tại một địa điểm kho lưu trữ nhất định.
• Đặc điểm quản lý số lượng vật chất: Tương tự như mẫu S12-DN, mẫu thẻ kho S08-DNN chỉ ghi nhận số lượng hàng thực nhập, thực xuất và tồn lũy kế sau mỗi giao dịch mà không ghi giá tiền. Cách bố trí gọn nhẹ này giúp nhân viên kho dễ dàng cập nhật số liệu ngay tại quầy kệ mỗi khi có hàng về hoặc xuất bán.

Sổ chi tiết hàng hóa S2-HKD theo Thông tư 88/2021/TT-BTC

Hầu hết các tiệm tạp hóa, cửa hàng bách hóa gia đình hiện nay đăng ký hoạt động dưới hình thức hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh. Khi áp dụng chế độ kế toán theo Thông tư số 88/2021/TT-BTC ngày 11/10/2021 của Bộ Tài chính, chủ hộ cần lưu ý sự khác biệt giữa sổ kế toán thuế và thẻ kho nội bộ:

• Biểu mẫu pháp lý bắt buộc khi kê khai thuế: Đối với hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai, việc theo dõi nhập, xuất, tồn từng loại vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa được thực hiện trên Mẫu số S2-HKD (Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa) tại Phụ lục 2 Thông tư 88/2021/TT-BTC. Biểu mẫu S2-HKD yêu cầu ghi nhận đầy đủ cả Đơn giá, Số lượng và Thành tiền của từng chứng từ nhập xuất.
• Cách kết hợp thẻ kho Excel trong vận hành tiệm: Vì sổ S2-HKD có hiển thị đầy đủ giá vốn nhập hàng nên chủ tiệm thường giữ riêng trên máy tính cá nhân để phục vụ quyết toán thuế. Trong khi đó, tại khu vực kệ hàng hoặc quầy thu ngân, chủ tiệm vẫn dùng mẫu thẻ kho bằng Excel ẩn giá vốn để giao cho nhân viên kiểm đếm số lượng thực tế mỗi ca.

Cấu trúc thẻ kho động 1 sheet cho cửa hàng bán lẻ và tạp hóa

Thay vì tạo hàng trăm sheet rời rạc cho từng món hàng khiến file bảng tính bị treo, chủ cửa hàng có thể thiết kế một mẫu thẻ kho động duy nhất tích hợp sẵn quy đổi đơn vị tính và cảnh báo hạn dùng.

Khối thông tin mặt hàng tự động quy đổi đơn vị tính

Tại các tiệm tạp hóa có từ 500 đến 800 mặt hàng, nếu lập mỗi mặt hàng một sheet riêng thì file Excel sẽ nặng trịch và không thể tìm kiếm khi cần gấp. Giải pháp thực chiến nhất là gom toàn bộ nhật ký nhập xuất vào một sheet dữ liệu nguồn và thiết lập phần đầu Thẻ kho động gồm 6 chỉ tiêu tự động nhảy thông tin khi chọn mã hàng:

• Mã SKU (Ô chọn danh sách xổ xuống): Thiết lập hộp chọn Dropdown List để người dùng chỉ cần nhấp chuột chọn hoặc gõ tìm nhanh mã hàng (ví dụ: SP001). Toàn bộ lịch sử nhập xuất bên dưới sẽ tự động lọc theo đúng mã hàng đang được chọn trên ô này.
• Tên hàng hóa và quy cách đóng gói: Tự động hiển thị tên đầy đủ và quy cách sản phẩm (ví dụ: Sữa tươi tiệt trùng TH True Milk có đường 180ml) ngay khi chọn mã SKU. Việc ghi rõ quy cách giúp nhân viên không ghi nhầm thẻ kho giữa loại có đường và ít đường hoặc giữa bịch giấy và hộp giấy.
• Đơn vị tính gốc và tỷ lệ quy đổi chuẩn: Quy định bắt buộc mọi con số ghi trên thẻ kho phải quy về đơn vị tính nhỏ nhất bán ra cho khách (như hộp, lon, gói, chai) kèm dòng ghi chú tỷ lệ quy đổi rõ ràng (ví dụ: ĐVT gốc: Hộp | 1 Thùng = 48 Hộp, 1 Lốc = 4 Hộp). Chỉ tiêu này chặn đứng lỗi kinh điển khi ca sáng nhập 10 thùng ghi số 10, ca chiều bán 6 lốc ghi xuất 6 khiến thẻ kho báo tồn 4 vô lý.
• Vị trí kệ hàng hoặc khu vực lưu trữ: Ghi rõ tọa độ đặt hàng trong tiệm (ví dụ: Kệ sữa A2 - Tầng 1 và Kho phụ tầng lửng) để nhân viên mới vào ca cũng tìm đúng chỗ lấy hàng. Khi kiểm kê cuối tuần, người kiểm đếm cũng biết chính xác mặt hàng này đang nằm ở những vị trí nào để gom đủ số lượng.
• Định mức tồn kho tối thiểu (Min Stock): Thiết lập con số tồn an toàn đủ bán trong thời gian chờ nhà phân phối giao đợt hàng mới (ví dụ: 96 hộp, tương đương 2 thùng). Con số này là mốc chuẩn để hệ thống công thức đối chiếu với lượng tồn thực tế cuối ngày.
• Trạng thái cảnh báo đặt hàng tự động: Sử dụng hàm điều kiện để tự động hiện chữ "CẦN NHẬP HÀNG" màu đỏ ngay khi số tồn hiện tại chạm hoặc thấp hơn định mức tối thiểu. Chủ tiệm chỉ cần nhìn vào ô trạng thái này là biết ngay mặt hàng nào sắp đứt kệ mà không phải nhẩm tính thủ công.

Bảng 9 cột theo dõi lịch sử nhập xuất và hạn sử dụng

Phần thân của thẻ kho động được phát triển dựa trên khung chuẩn Mẫu số S12-DN của Bộ Tài chính nhưng mở rộng thêm thông tin Lô/Hạn sử dụng để giải quyết bài toán hàng cận date tại cửa hàng bán lẻ. Dưới đây là chức năng chi tiết của 9 cột dữ liệu trong bảng:

• Cột A (Số thứ tự) và Cột B (Ngày tháng chứng từ): Đánh số thứ tự liên tục cho từng dòng nghiệp vụ phát sinh và ghi nhận ngày tháng lập phiếu nhập kho hoặc phiếu xuất bán theo trình tự thời gian. Hai cột này giúp người quản lý tra cứu nhanh các giao dịch diễn ra trong một ngày hoặc một ca làm việc cụ thể.
• Cột C (Số hiệu chứng từ Nhập) và Cột D (Số hiệu chứng từ Xuất): Điền mã số phiếu nhập hàng từ nhà cung cấp (ví dụ: PN012) hoặc mã phiếu xuất bán, phiếu xuất hủy hàng hỏng (ví dụ: PX045, XH003). Khi phát hiện lệch tồn kho, chủ tiệm chỉ cần nhìn số hiệu chứng từ này để rút đúng hóa đơn giấy ra đối chiếu.
• Cột E (Diễn giải nghiệp vụ kèm Lô và Hạn sử dụng): Ghi rõ nội dung giao dịch (nhập mua, nhận hàng khuyến mãi, xuất bán lẻ, xuất hủy) kèm theo ngày hết hạn sử dụng của lô hàng đó. Việc ghi rõ hạn dùng ngay trên dòng nhập giúp cửa hàng áp dụng chuẩn nguyên tắc hết hạn trước xuất trước (FEFO), tránh tình trạng hàng cũ nằm kẹt dưới đáy kệ đến lúc hết date.
• Cột F (Ngày nhập xuất thực tế): Phản ánh ngày hàng hóa thực sự được bốc vào kho hoặc lấy ra khỏi kệ bán hàng. Trong thực tế bán lẻ, có những đơn hàng hóa đơn xuất từ hôm trước nhưng hôm sau xe nhà phân phối mới giao tới tiệm nên cột này giúp tách bạch thời điểm hàng thực tế biến động.
• Cột 1 (Số lượng Nhập) và Cột 2 (Số lượng Xuất): Ghi nhận số lượng hàng nhập vào hoặc xuất ra đã được quy đổi hoàn toàn về đơn vị tính gốc nhỏ nhất (bao gồm cả số lượng hàng tặng kèm khuyến mãi). Tuyệt đối không ghi số lượng theo thùng hay dây chưa quy đổi vào hai cột này để tránh làm sai lệch phép tính cộng trừ.
• Cột 3 (Số lượng Tồn lũy kế) và Cột G (Ký xác nhận kiểm đếm): Cột 3 tự động tính số lượng hàng còn lại trong kho ngay sau mỗi dòng giao dịch bằng công thức Excel. Cột G bên cạnh dùng để nhân viên giao ca hoặc chủ tiệm ghi chú kết quả kiểm đếm thực tế trên kệ (ví dụ: Đã đếm khớp 542 hộp), giúp khoanh vùng ngay thời điểm phát sinh chênh lệch.

Ví dụ thực tế cách ghi thẻ kho mặt hàng sữa tươi tạp hóa

Ví dụ minh họa: Giả sử tiệm tạp hóa theo dõi mặt hàng SP001 - Sữa tươi tiệt trùng TH True Milk có đường 180ml với đơn vị tính gốc là Hộp (quy ước 1 Thùng = 48 Hộp, 1 Lốc = 4 Hộp; định mức tồn tối thiểu: 96 Hộp). Bảng dưới đây mô phỏng 5 dòng ghi chép thực tế trên mẫu thẻ kho bằng Excel trong một tuần bán hàng:

Qua bảng minh họa trên, có thể thấy việc cộng gộp cả 8 hộp sữa tặng kèm khuyến mãi vào dòng nhập ngày 02/11 và ghi nhận phiếu xuất hủy 2 hộp hỏng ngày 05/11 giúp con số tồn cuối tuần (110 hộp) khớp tuyệt đối với số lượng thực đếm trên kệ.

Cách lập công thức thẻ kho tự động và quy trình ghi chép

Để thẻ kho Excel tự động cộng trừ chính xác mà không bị hỏng công thức khi thêm bớt giao dịch, người quản lý cần cài đặt hàm tham chiếu động và áp dụng quy trình ghi chép thống nhất giữa các ca.

Công thức tính tồn lũy kế chống lỗi đứt dòng trên Excel

Nếu dùng phép tính thủ công lấy ô Tồn dòng trên cộng Nhập trừ Xuất (`=I11+G12-H12`), chỉ cần nhân viên vô tình xóa một dòng ghi nhầm là toàn bộ các dòng bên dưới sẽ báo lỗi `#REF!`. Chủ cửa hàng nên thiết lập bộ công thức tự động bền vững theo hướng dẫn sau:

• Tạo hộp chọn mã hàng và lấy thông tin tự động: Tại ô chọn Mã SKU (giả sử ô `C4`), vào thẻ `Data` chọn `Data Validation`, chọn `List` và quét vùng mã hàng bên sheet Danh mục. Tại ô Tên hàng (`C5`) và Đơn vị tính gốc (`C6`), dùng hàm `=VLOOKUP($C$4, Danh_Muc!$A$2:$F$500, 2, FALSE)` để Excel tự động điền thông tin mặt hàng mà không cần gõ tay.
• Công thức tính Tồn lũy kế chống lỗi xóa dòng: Giả sử dòng số 11 là dòng ghi nhận Tồn đầu kỳ (ô `I11`) và dữ liệu nhập xuất bắt đầu từ dòng 12 (cột Nhập là `G`, cột Xuất là `H`). Tại ô Tồn lũy kế `I12`, bạn nhập công thức `=IF(AND(G12="",H12=""), "", $I$11 + SUM($G$12:G12) - SUM($H$12:H12))` rồi kéo xuống các dòng dưới; cách khóa địa chỉ tuyệt đối `$G$12` giúp Excel luôn cộng dồn từ dòng đầu tiên đến dòng hiện tại, dù xóa hay chèn dòng cũng không bao giờ đứt công thức.
• Công thức cảnh báo chạm định mức tồn tối thiểu: Tại ô hiển thị Trạng thái tồn kho trên đầu thẻ (giả sử ô `F5`, với ô Định mức tối thiểu là `F4`), nhập công thức `=IF(LOOKUP(2,1/(I11:I500<>""),I11:I500)<=F4, "CẦN NHẬP HÀNG NGAY", "Đủ hàng bán")`. Hàm `LOOKUP` sẽ tự động lấy con số tồn lũy kế ở dòng giao dịch cuối cùng để so sánh với định mức và bật cảnh báo tức thì.

Quy trình 4 bước ghi thẻ kho và kiểm đếm tại điểm bán

Một file bảng tính dù công thức chuẩn đến đâu cũng sẽ lệch số nếu nhân viên tùy tiện lấy hàng trước rồi để đến cuối ngày mới nhớ lại để ghi chép. Chủ tiệm tạp hóa cần quán triệt quy trình 4 bước cập nhật thẻ kho dưới đây cho toàn bộ nhân sự:

1. Bước 1 - Kiểm đếm và quy đổi ngay khi nhận hàng: Khi xe nhà phân phối giao hàng tới tiệm, người nhận phải đếm thực tế từng thùng, kiểm tra hạn sử dụng và quy đổi toàn bộ số lượng mua cùng hàng tặng kèm ra đơn vị tính gốc nhỏ nhất. Sau đó, cập nhật ngay số phiếu nhập, số lượng và hạn dùng vào thẻ kho trước khi xếp hàng lên kệ.
2. Bước 2 - Ghi nhận phiếu xuất bán và xuất nội bộ cuối mỗi ca: Cuối ca làm việc hoặc cuối ngày, nhân viên tổng hợp số lượng hàng đã xuất bán lẻ, xuất sỉ để ghi vào cột Xuất trên thẻ kho. Đối với hàng bị chuột cắn, rách bao bì hoặc chủ tiệm lấy ra dùng nội bộ, bắt buộc phải lập dòng Xuất hủy hoặc Xuất nội bộ rõ ràng để trừ tồn kho.
3. Bước 3 - Kiểm đếm chéo theo nhóm kệ hàng tuần: Thay vì đợi đến cuối tháng mới tổng kiểm kê toàn bộ 800 mặt hàng gây quá tải, chủ tiệm hãy chia nhỏ mỗi ngày kiểm đếm nhanh 1 đến 2 kệ hàng trọng tâm (như kệ bia, sữa, dầu ăn). Nhân viên đếm số thực tế trên kệ, đối chiếu ngay với con số ở cột Tồn lũy kế và ký xác nhận vào cột G.
4. Bước 4 - Khóa dòng số liệu và kết chuyển sang kỳ mới: Cuối mỗi tháng, sau khi đã đối soát khớp 100% giữa thẻ kho và lượng hàng thực tế trong tiệm, chủ cửa hàng tiến hành khóa vùng dữ liệu của tháng cũ để tránh nhân viên bấm sửa nhầm. Số tồn lũy kế cuối cùng của tháng trước sẽ được chuyển thành dòng Số dư tồn đầu kỳ của tháng tiếp theo.

Ba sai lầm thường gặp khiến thẻ kho Excel lệch số thực tế

Trong quá trình hỗ trợ các chủ cửa hàng bán lẻ chuẩn hóa kho hàng, có ba lỗi thao tác rất nhỏ nhưng lại là thủ phạm chính khiến số liệu trên file Excel luôn vênh so với thực tế. Bạn cần lưu ý tránh ngay các sai lầm sau:

• Ghi lẫn lộn nhiều đơn vị tính trên cùng một thẻ kho: Nhân viên ca sáng nhập hàng ghi theo thùng, nhưng nhân viên ca chiều xuất bán lại ghi theo lốc hoặc gói lẻ mà không quy đổi về đơn vị gốc. Sai lầm này làm phép tính cộng trừ trên Excel hoàn toàn vô nghĩa và khiến con số tồn lũy kế bị âm hoặc sai lệch hàng trăm đơn vị.
• Bỏ sót hàng tặng khuyến mãi và hàng đổi trả của khách: Khi mua 10 thùng nước ngọt được nhà cung cấp tặng thêm 1 lốc, hoặc khi khách mua nhầm mang ra đổi sang mặt hàng khác, nhân viên thường chỉ đổi hàng trên kệ mà quên ghi vào thẻ kho. Chỉ sau vài lượt đổi trả không ghi chép, thẻ kho của cả hai mặt hàng đều bị lệch số lượng.
• Gõ đè số tay trực tiếp vào cột Tồn lũy kế: Khi thấy số lượng trên kệ lệch so với file Excel, nhiều nhân viên tự ý gõ đè con số thực đếm vào ô Tồn lũy kế thay vì tìm nguyên nhân và lập phiếu điều chỉnh. Thao tác này làm mất hoàn toàn công thức tự động ở ô đó và che giấu toàn bộ khoản thất thoát trước đó.

Thực tế, mẫu thẻ kho bằng Excel phát huy hiệu quả rất tốt khi cửa hàng có quy mô nhỏ dưới 50 đến 100 mặt hàng và ít giao dịch. Tuy nhiên, khi tiệm tạp hóa mở rộng lên hàng trăm mã hàng với hàng chục lượt khách mua lẻ mỗi giờ, việc mở bảng tính để nhập tay từng gói muối, hộp sữa sẽ không còn khả thi, đòi hỏi chủ tiệm phải tìm hiểu các phần mềm quản lý bán hàng tốt nhất hiện nay để tự động hóa khâu trừ kho.

Tự động hóa thẻ kho điện tử và kiểm hàng nhanh cùng POS365

Để giải phóng chủ tiệm khỏi cảnh nhập liệu thủ công từng dòng giao dịch mỗi tối, phần mềm quản lý bán hàng POS365 mang đến hệ thống thẻ kho điện tử tự động cập nhật ngay tại thời điểm quét mã vạch tính tiền.

• Ghi nhận thẻ kho thời gian thực khi quét mã vạch: Mỗi khi thu ngân quét mã vạch bán hàng, nhập hàng hay thực hiện đổi trả tại quầy, hệ thống tự động trừ tồn và lưu ngay lịch sử biến động vào thẻ kho điện tử của từng mặt hàng. Chủ tiệm có thể bấm vào bất kỳ sản phẩm nào để xem chi tiết từng phiếu nhập, phiếu xuất theo ngày giờ mà không tốn một giây gõ công thức.
• Tự động quy đổi nhiều đơn vị tính và quản lý lô, hạn sử dụng: Phần mềm cho phép thiết lập nhập hàng theo thùng, dây nhưng bán lẻ theo hộp, gói, lon với tỷ lệ quy đổi chính xác tuyệt đối. Đồng thời, hệ thống theo dõi sát từng lô hàng và bật cảnh báo sớm các mặt hàng cận date để chủ tiệm ưu tiên đẩy bán trước, tránh thiệt hại do hàng hết hạn.
• Kiểm kho nhanh bằng điện thoại và cảnh báo định mức tồn: Thay vì in giấy kiểm kho rồi cộng trừ tay, chủ tiệm chỉ cần dùng camera điện thoại hoặc máy quét mã vạch tít qua từng kệ hàng để đối soát số lượng thực tế trong tích tắc. Ngay khi bất kỳ mặt hàng nào chạm ngưỡng định mức tối thiểu, phần mềm sẽ tự động báo sắp hết hàng để bạn kịp thời gọi nhà phân phối.
• Phân quyền nhân viên ẩn giá vốn và lưu vết thao tác: Chủ cửa hàng dễ dàng phân quyền cho nhân viên bán hàng hoặc nhân viên kho tra cứu số lượng tồn và kiểm đếm kệ mà hoàn toàn không nhìn thấy giá nhập gốc. Mọi thao tác sửa đơn, hủy món hay điều chỉnh tồn kho đều được lưu vết lịch sử chi tiết theo từng tài khoản nhân viên, chặn đứng thất thoát ngầm.
• Tích hợp sẵn 7 mẫu sổ kế toán và kê khai thuế miễn phí: Toàn bộ dữ liệu nhập xuất tồn và doanh thu bán hàng được tự động tổng hợp lên đầy đủ 7 mẫu sổ kế toán (bao gồm sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa S2-HKD theo Thông tư 88/2021/TT-BTC). Chủ hộ kinh doanh còn được sử dụng miễn phí tính năng tự động lập tờ khai thuế và truyền nhận dữ liệu thẳng lên cơ quan thuế ngay trên phần mềm.

Câu hỏi thường gặp khi lập mẫu thẻ kho bằng Excel

Dưới đây là lời giải đáp ngắn gọn cho những vướng mắc phổ biến nhất của chủ cửa hàng khi thiết lập và ghi chép thẻ kho trên bảng tính Excel.

Tiệm tạp hóa có 800 mặt hàng có phải tạo 800 sheet thẻ kho không?

Bạn hoàn toàn không nên tạo 800 sheet rời vì sẽ làm file Excel bị nặng, treo máy và rất khó tra cứu. Thay vào đó, hãy tạo 1 sheet Nhật ký nhập xuất chung để lưu toàn bộ giao dịch và thiết kế 1 sheet Thẻ kho động duy nhất dùng hộp chọn mã SKU để lọc lịch sử biến động của từng mặt hàng khi cần xem.

Thẻ kho S12-DN có bắt buộc phải ghi cột đơn giá và thành tiền không?

Không bắt buộc và trên biểu mẫu Thẻ kho S12-DN chuẩn theo Phụ lục III Thông tư 99/2025/TT-BTC hoàn toàn không có cột Đơn giá hay Thành tiền. Thẻ kho chỉ dùng để theo dõi số lượng vật chất nhập, xuất, tồn tại kho, giúp chủ cửa hàng giao cho nhân viên ghi chép hàng ngày mà vẫn bảo mật tuyệt đối giá vốn nhập hàng.

Nhập hàng theo thùng nhưng bán lẻ theo hộp thì ghi thẻ kho thế nào?

Nguyên tắc bắt buộc là phải chọn đơn vị tính nhỏ nhất bán ra cho khách (như hộp, lon, gói) làm đơn vị tính gốc trên thẻ kho. Khi nhập 10 thùng sữa (loại 48 hộp/thùng), bạn ghi rõ ở cột Diễn giải là nhập 10 thùng nhưng tại cột Số lượng Nhập phải quy đổi và điền con số 480 hộp để khi trừ các đơn xuất lẻ không bị sai lệch.

Hộ kinh doanh tạp hóa dùng thẻ kho S12-DN hay sổ chi tiết S2-HKD?

Về mặt pháp lý thuế theo Thông tư 88/2021/TT-BTC, hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai sử dụng Mẫu số S2-HKD (Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa) có cả số lượng và thành tiền. Tuy nhiên, trong vận hành thực tế tại quầy kệ, chủ hộ vẫn nên dùng thêm mẫu thẻ kho S12-DN chỉ có số lượng để nhân viên kiểm đếm hàng hóa mỗi ca.

Áp dụng mẫu thẻ kho bằng Excel chuẩn Bộ Tài chính kết hợp quy đổi về đơn vị tính nhỏ nhất là giải pháp thiết thực giúp cửa hàng nhỏ theo dõi sát lịch sử nhập xuất và chặn đứng thất thoát từng mặt hàng. Khi danh mục hàng hóa tại tiệm mở rộng lên hàng trăm mã SKU với tần suất bán lẻ liên tục, chủ cửa hàng nên chủ động chuyển sang phần mềm quản lý bán hàng tự động để tiết kiệm thời gian kiểm đếm và đồng bộ sổ sách kế toán chính xác.