Biên bản xác nhận hàng hóa bị hỏng là gì?
Biên bản xác nhận hàng hóa bị hỏng (hay còn gọi là biên bản kiểm kê hàng hóa hư hỏng) là một loại chứng từ hành chính nội bộ được lập ra nhằm mục đích ghi nhận lại tình trạng thực tế của hàng hóa khi xảy ra sự cố hỏng hóc. Biên bản này thường được sử dụng trong các trường hợp sau:
- Hàng hóa bị hư hỏng vật lý: Rách vỡ, móp méo, trầy xước trong quá trình bốc xếp hoặc vận chuyển.
- Hàng hóa suy giảm chất lượng: Ẩm mốc, biến đổi màu sắc, mùi vị do bảo quản sai cách hoặc do thời tiết.
- Hàng hóa hết hạn sử dụng: Các mặt hàng thực phẩm, mỹ phẩm, dược phẩm hay thiết bị y tế đã qua hạn dùng (date) bắt buộc phải tiêu hủy.
Không chỉ đơn thuần là một tờ giấy thông báo nội bộ, biên bản này còn đóng vai trò cực kỳ quan trọng đối với bộ phận kế toán. Cụ thể:
- Căn cứ xử lý trách nhiệm: Là bằng chứng để quy trách nhiệm đền bù cho đơn vị vận chuyển, nhà cung cấp hoặc cá nhân làm hỏng hàng hóa.
- Cơ sở hợp lý hóa chi phí thuế: Theo quy định của Thông tư 78/2014/TT-BTC, khi hàng hóa bị hỏng do nguyên nhân khách quan (thiên tai, dịch bệnh, hết hạn sử dụng, biến đổi sinh hóa tự nhiên...), doanh nghiệp muốn đưa khoản thiệt hại này vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN thì BẮT BUỘC phải có hồ sơ kiểm kê rõ ràng. Biên bản này chính là chứng từ cốt lõi trong bộ hồ sơ đó, đi kèm với các chứng từ đầu vào tuân thủ đúng quy định về hóa đơn điện tử hiện hành.
- Căn cứ xuất kho giảm trừ: Là giấy tờ hợp lệ để ban giám đốc ký duyệt lệnh xuất kho tiêu hủy hoặc thanh lý phế liệu, giúp làm sạch số liệu tồn kho.
Biên bản xác nhận hàng hóa bị hỏng là gì?
Các nội dung bắt buộc có trong mẫu biên bản hàng hỏng
Một biên bản ghi nhận hàng hóa hư hỏng nếu bị thiếu sót thông tin rất dễ bị bộ phận kế toán hoặc ban giám đốc từ chối xét duyệt. Để đảm bảo tính minh bạch và hợp lệ, biên bản bắt buộc phải có 3 nhóm nội dung chính sau đây:
Thông tin các bên tham gia kiểm kê
Biên bản cần xác định rõ ai là người chứng kiến, lập biên bản và chịu trách nhiệm ghi nhận sự việc. Thành phần tham gia thường được chia theo từng trường hợp cụ thể:
- Sự cố khi giao nhận/vận chuyển: Bắt buộc phải có chữ ký của đại diện bên giao hàng, tài xế vận chuyển và đại diện bên nhận hàng.
- Sự cố phát hiện tại kho: Thành phần kiểm kê bao gồm thủ kho, nhân viên kế toán kho và đại diện ban quản lý cửa hàng hoặc doanh nghiệp.
- Lưu ý: Cần ghi rõ họ tên, chức vụ và bộ phận công tác của từng cá nhân tham gia để dễ dàng đối chiếu khi cần quy trách nhiệm.
Mô tả chi tiết hàng hóa và tình trạng hư hỏng
Đây là phần quan trọng nhất để kế toán có cơ sở tính toán mức độ thiệt hại tài chính. Nội dung này thường được trình bày dưới dạng bảng biểu với các cột thông tin chi tiết:
- Định danh hàng hóa: Số thứ tự, Tên sản phẩm, Mã hàng hóa (SKU), Phân loại/Chủng loại.
- Thông số kỹ thuật: Đơn vị tính (thùng, hộp, cái, kg...), Số lô, Ngày sản xuất và Hạn sử dụng.
- Kiểm đếm số lượng: Ghi rõ số lượng theo chứng từ gốc (sổ sách) và số lượng thực tế bị hư hỏng.
- Tình trạng hỏng hóc: Phải mô tả thật chi tiết và cụ thể (ví dụ: "vỡ nát 50% bao bì ngoài", "ẩm mốc không thể sử dụng", "hết hạn sử dụng 3 tháng" thay vì chỉ ghi chung chung là "hỏng").
- Giá trị thiệt hại: Ước tính thành tiền phần giá trị hàng hóa bị mất đi và phần giá trị còn lại có thể thu hồi (nếu có thể bán thanh lý phế liệu).
Các nội dung bắt buộc có trong mẫu biên bản hàng hỏng
Nguyên nhân sự cố và xác nhận trách nhiệm
Sau khi thống kê thiệt hại, các bên cần thống nhất nguyên nhân dẫn đến tình trạng này để làm căn cứ đền bù hoặc đưa vào chi phí hợp lệ:
- Nguyên nhân khách quan: Do thiên tai, hỏa hoạn, thời tiết nồm ẩm, hoặc do hàng hóa hết hạn sử dụng tự nhiên.
- Nguyên nhân chủ quan: Do quá trình bốc xếp ẩu rách bao bì, bảo quản sai nhiệt độ quy định, hoặc lỗi đóng gói từ nhà cung cấp.
- Kết luận và chữ ký: Đưa ra phương án xử lý tạm thời (chờ thanh lý, tiêu hủy ngay hay trả về nhà cung cấp). Cuối cùng, tất cả các bên liên quan phải ký và ghi rõ họ tên để cam kết các thông tin trong biên bản là hoàn toàn trung thực.
Tải miễn phí mẫu biên bản xác nhận hàng hóa bị hỏng (Mới nhất 2026)
Tương tự như sự tiện lợi khi sử dụng các mẫu hóa đơn điện tử hộ kinh doanh cá thể, để giúp các thủ kho, kế toán và chủ cửa hàng tiết kiệm thời gian soạn thảo chứng từ, dưới đây là mẫu biên bản chuẩn chỉnh, đáp ứng đầy đủ yêu cầu của pháp luật hiện hành và có thể áp dụng ngay cho năm 2026. Bạn có thể xem hình ảnh minh họa bên dưới và tải biểu mẫu trực tiếp về thiết bị của mình.
👉 Tải mẫu biên bản xác nhận hàng hóa bị hỏng bản PDF (.pdf) tại đây
Lưu ý: Tùy thuộc vào quy mô và đặc thù ngành hàng (nhà hàng, siêu thị, nhà thuốc...), bạn có thể thêm bớt một vài cột dữ liệu trong bảng để phù hợp nhất với quy trình kiểm soát nội bộ.
Tải miễn phí mẫu biên bản xác nhận hàng hóa bị hỏng
Lưu ý quan trọng khi lập biên bản kiểm kê hàng hư hỏng
Dù đã có biểu mẫu chuẩn, nhưng nếu lập sai thời điểm hoặc thiếu căn cứ thực tế, chứng từ của bạn vẫn có thể bị từ chối duyệt. Hãy lưu ý các nguyên tắc sau để quá trình trình ký diễn ra suôn sẻ và hợp lệ:
Bằng chứng thực tế đi kèm
Lời nói hay ghi chép trên giấy chưa đủ sức nặng nếu thiếu đi các bằng chứng thực tế xác thực. Để hồ sơ được phê duyệt nhanh chóng, bạn cần chuẩn bị:
- Hình ảnh/Video cận cảnh: Ngay khi phát hiện hàng hóa bị lỗi, rách vỡ hoặc biến chất, người phụ trách cần chụp ảnh hoặc quay video rõ nét tình trạng hàng hóa, ưu tiên thấy rõ tem nhãn, hạn sử dụng hoặc vị trí bị hỏng.
- Lưu trữ file đính kèm: Những tư liệu hình ảnh này nên được in ra hoặc lưu trữ dưới dạng file điện tử đính kèm cùng biên bản để đối chiếu về sau.
- Giữ nguyên hiện trạng: Không tự ý dọn dẹp hay vứt bỏ hàng hỏng khi chưa có sự xác nhận của các bên liên quan, đặc biệt là khi cần làm việc với đơn vị bảo hiểm hoặc yêu cầu nhà cung cấp bồi thường.
Lưu ý quan trọng khi lập biên bản kiểm kê hàng hư hỏng
Quy trình luân chuyển chứng từ
Biên bản chỉ có giá trị pháp lý và nội bộ khi đi hết quy trình kiểm kê hàng hóa và được ký duyệt đầy đủ bởi các cấp có thẩm quyền. Cụ thể, chứng từ cần luân chuyển qua các bước sau:
- Bước 1 - Lập và xác nhận tại kho: Thủ kho cùng các bên liên quan lập biên bản, kiểm đếm thực tế và ký xác nhận tại chỗ.
- Bước 2 - Kế toán rà soát: Chứng từ được chuyển cho kế toán kho để đối chiếu với số liệu sổ sách, xác định giá trị nhập kho ban đầu và tính toán tổng thiệt hại.
- Bước 3 - Ban giám đốc phê duyệt: Cuối cùng, biên bản được trình lên Ban giám đốc hoặc chủ cửa hàng duyệt phương án xử lý cuối cùng (tiêu hủy hoàn toàn, trả lại nhà cung cấp hay thanh lý giá rẻ).
- Bước 4 - Hạch toán và xuất kho: Sau khi có chữ ký duyệt, kế toán tiến hành hạch toán giảm trừ tài sản và thủ kho thực hiện xuất kho hàng hỏng.
Biên bản xác nhận hàng hóa bị hỏng không chỉ là một chứng từ hành chính bắt buộc mà còn là cơ sở pháp lý quan trọng để bảo vệ doanh nghiệp trước những rủi ro thất thoát tài chính. Việc tuân thủ đúng quy trình lập và luân chuyển chứng từ ngay từ đầu, kết hợp cùng hệ thống phần mềm quản lý bán hàng sẽ giúp công tác quản trị nội bộ, xử lý bồi thường và quyết toán thuế sau này diễn ra một cách suôn sẻ và minh bạch nhất.
