Hướng dẫn các bước lập báo cáo doanh thu theo tháng đơn giản, đầy đủ nhất

---

Báo cáo doanh thu là công cụ quan trọng giúp chủ cửa hàng, doanh nghiệp nhỏ và hộ kinh doanh nắm bắt tình hình kinh doanh trong từng giai đoạn. Việc theo dõi, lập báo cáo doanh thu theo tháng không chỉ giúp kiểm soát tiền vào – tiền ra mà còn hỗ trợ phân tích sản phẩm bán chạy, đánh giá hiệu suất nhân viên, tối ưu chi phí và đưa ra chiến lược kinh doanh hiệu quả hơn. Khi được lập đúng quy trình và trình bày rõ ràng, báo cáo doanh thu theo tháng sẽ trở thành cơ sở vững chắc cho việc ra quyết định, đặc biệt trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng khốc liệt hiện nay.

1. Những nội dung cần có trong bảng báo cáo doanh thu

Dưới đây là những thành phần cần có trong một bảng báo cáo doanh thu đầy đủ và chuyên nghiệp, giúp chủ cửa hàng hoặc doanh nghiệp dễ theo dõi và phân tích tình hình kinh doanh:

• Tổng doanh thu trong tháng: Là số tiền bán hàng phát sinh trước khi trừ giảm giá, hoàn trả hay khuyến mãi. Đây là chỉ số quan trọng nhất phản ánh quy mô hoạt động kinh doanh.

• Doanh thu thuần: Là doanh thu thực tế sau khi trừ các khoản giảm trừ như khuyến mãi, chiết khấu, trả hàng. Doanh thu thuần thể hiện chính xác số tiền cửa hàng thực nhận.

• Số lượng đơn hàng: Giúp đánh giá mức độ mua sắm của khách, hiệu quả các chương trình marketing và tỷ lệ chuyển đổi bán hàng.

• Giá trị trung bình mỗi đơn hàng (AOV): Được tính bằng tổng doanh thu chia cho số đơn hàng. Chỉ số này quan trọng khi bạn muốn tăng giá trị giỏ hàng.

• Doanh thu theo ngày: Thường được trình bày theo bảng hoặc biểu đồ cột để theo dõi biến động từng ngày, xác định ngày cao điểm – thấp điểm.

• Doanh thu theo nhóm sản phẩm hoặc từng sản phẩm: Giúp nhận diện sản phẩm bán chạy, sản phẩm chậm luân chuyển, từ đó tối ưu kế hoạch nhập hàng.

• Doanh thu theo nhân viên bán hàng: Dùng để đánh giá hiệu quả làm việc, tính hoa hồng và đưa ra phương án đào tạo, thưởng/phạt hợp lý.

• Doanh thu theo kênh bán hàng: Ví dụ: tại quầy, Facebook, TikTok Shop, Shopee, website,…So sánh này giúp bạn biết kênh nào mang lại lợi nhuận tốt nhất để tối ưu chiến lược marketing.

• Tỷ trọng doanh thu của từng nhóm: Cho thấy mức đóng góp (%) của từng sản phẩm, nhân viên, hoặc kênh bán trong tổng doanh thu.

• So sánh doanh thu với tháng trước: Giúp đánh giá tốc độ tăng trưởng, nhận diện xu hướng tăng – giảm và điều chỉnh kế hoạch sớm.

• Ghi chú và nhận định: Phần này giải thích biến động doanh thu, lý do tăng/giảm, các vấn đề phát sinh hoặc các điểm cần cải thiện.

• Kết luận và đề xuất cho tháng tiếp theo: Bao gồm kế hoạch nhập hàng, cải thiện kênh bán, điều chỉnh nhân sự hoặc chiến lược marketing.

2. Hướng dẫn 7 bước lập báo cáo doanh thu theo tháng

Dựa theo những nội dung cần có và đang sẵn có của cửa hàng, doanh nghiệp bạn cần thực hiện lần lượt các bước sau để tự lập báo cáo doanh thu theo tháng:

2.1 Bước 1: Xác định mục tiêu và phạm vi báo cáo

Trước khi lập báo cáo, bạn cần xác định rõ mục tiêu để lựa chọn chỉ số phù hợp. Bạn muốn báo cáo để kiểm soát lợi nhuận? Phục vụ nộp thuế? Hay đánh giá hiệu quả từng nhóm sản phẩm? Mục tiêu càng rõ ràng, báo cáo càng chính xác. Ngoài ra, bạn cần xác định phạm vi dữ liệu: doanh thu toàn cửa hàng hay theo từng chi nhánh, theo từng nhân viên, hoặc theo từng kênh bán (online – tại quầy – sàn TMĐT). Giai đoạn thời gian cũng phải cụ thể, ví dụ: “Báo cáo doanh thu tháng 10/2025”.

Xác định mục tiêu và phạm vi báo cáo

2.2 Bước 2: Thu thập dữ liệu doanh thu trong tháng

Đây là bước quan trọng nhất quyết định độ chính xác của báo cáo. Bạn cần tổng hợp đầy đủ:

• Doanh thu bán hàng từng ngày

• Hóa đơn phát sinh: tiền mặt, chuyển khoản, COD, ví điện tử

• Đơn hàng online/offline

• Các khoản giảm trừ doanh thu: khuyến mãi, hoàn trả, đổi hàng

• Doanh thu phát sinh khác như dịch vụ phụ, phí vận chuyển thu hộ

Nếu bạn quản lý bằng file Excel thủ công, cần kiểm tra trùng lặp hoặc sai lệch. Nhưng nếu sử dụng phần mềm bán hàng như POS365, hệ thống tự đồng bộ dữ liệu theo ngày, giảm thiểu tối đa rủi ro nhầm lẫn.

Thu thập dữ liệu doanh thu trong tháng

2.3 Bước 3: Phân loại doanh thu theo từng nhóm

Một báo cáo giá trị không chỉ hiển thị tổng doanh thu mà cần phân tích chi tiết theo từng nhóm để đánh giá đúng hiệu quả kinh doanh. Các nhóm phân loại nên có:

• Theo sản phẩm/nhóm sản phẩm: nhận biết sản phẩm chủ lực và sản phẩm kém hiệu quả.

• Theo nhân viên bán hàng: đánh giá hiệu suất làm việc, thuận tiện cho việc tính hoa hồng.

• Theo kênh bán: tại quầy, Facebook, TikTok Shop, Shopee…

• Theo chi nhánh: phù hợp với chuỗi cửa hàng.

Việc phân loại giúp bạn tìm ra điểm mạnh – điểm yếu để có chiến lược phù hợp trong tháng sau.

2.4 Bước 4: Tổng hợp số liệu và lập bảng báo cáo doanh thu

Dữ liệu sau khi thu thập phải được đưa vào bảng thống kê rõ ràng. Một báo cáo doanh thu theo tháng chuẩn thường bao gồm:

Bảng doanh thu tổng:

Một số lưu ý khi lập bảng báo cáo:

• Thống nhất một mẫu file để dễ theo dõi các tháng.

• Sử dụng công thức tự động thay vì nhập tay để tránh sai sót.

• Tạo dashboard Excel để trực quan hóa số liệu.

Xem thêm: Xem báo cáo doanh thu, theo dõi doanh số thông qua POS365

2.5 Bước 5: Trình bày báo cáo bằng biểu đồ trực quan

Biểu đồ giúp người xem hiểu ngay tình hình doanh thu trong tích tắc, thay vì phải đọc hàng chục dòng số liệu. Một số dạng biểu đồ nên dùng:

• Biểu đồ cột: doanh thu từng ngày trong tháng.

• Biểu đồ tròn: cơ cấu doanh thu theo nhóm sản phẩm hoặc kênh bán.

• Biểu đồ đường: theo dõi trend tăng trưởng doanh thu.

• Biểu đồ thanh ngang: so sánh doanh thu theo nhân viên hoặc theo chi nhánh.

• Báo cáo có biểu đồ luôn chuyên nghiệp và dễ phân tích hơn rất nhiều.

Trình bày báo cáo bằng biểu đồ trực quan

2.6 Bước 6: Phân tích, đánh giá và rút ra nhận định chính

Sau khi dựng báo cáo, bạn cần trả lời một số câu hỏi quan trọng:

• Doanh thu tháng này tăng hay giảm so với tháng trước?

• Kênh bán nào mang lại hiệu quả cao nhất?

• Những ngày doanh thu thấp là ngày nào? Lý do?

• Sản phẩm bán chạy nhất? Sản phẩm bán chậm nhất?

• Nhân viên nào tạo ra nhiều doanh thu nhất?

• Có yếu tố bất thường nào trong số liệu không?

Phần nhận định càng rõ ràng, kế hoạch tháng sau càng chính xác.

Phân tích, đánh giá và rút ra nhận định chính

2.7 Bước 7: Lập kế hoạch kinh doanh cho tháng tiếp theo

Báo cáo doanh thu không chỉ để xem lại mà còn là nền tảng để đưa ra chiến lược mới. Một số đề xuất hành động:

• Tăng nhập hàng cho nhóm bán chạy

• Ngưng hoặc giảm nhập nhóm bán chậm

• Điều chỉnh chính sách giá

• Nâng cấp chương trình khuyến mãi

• Sắp xếp lại ca làm việc của nhân viên

• Đẩy mạnh kênh bán hiệu quả cao

• Tối ưu các chi phí phát sinh

Một bản kế hoạch tốt sẽ giúp doanh thu tăng trưởng ổn định.

3. Gợi ý một số mẫu báo cáo doanh thu theo tháng dễ sử dụng

Bạn có thể xây dựng báo cáo theo cấu trúc sau:

Phần 1: Tổng quan doanh thu tháng

• Tổng doanh thu

• Tổng đơn hàng

• Giá trị trung bình đơn hàng

• So sánh với tháng trước

Phần 2: Doanh thu theo ngày (kèm biểu đồ)

Phần 3: Doanh thu theo nhóm sản phẩm

• Top sản phẩm bán chạy

• Sản phẩm bán chậm cần xử lý

Phần 4: Doanh thu theo nhân viên

• Xếp hạng nhân viên theo doanh số

• Nhận xét hiệu suất

Phần 5: Doanh thu theo kênh bán

• Tỷ lệ đóng góp của từng kênh

• Đề xuất tối ưu

Một số mẫu thường được sử dụng nhất:

Gợi ý mẫu báo cáo doanh thu hàng ngày

Gợi ý mẫu báo cáo doanh thu theo chi nhánh

Gợi ý bảng báo cáo doanh thu tổng hợp

Báo cáo tổng hợp từng tháng

4. Lập báo cáo doanh thu theo tháng nhanh chóng bằng phần mềm POS365

Nếu bạn muốn tối ưu thời gian, giảm nhập liệu thủ công và có đầy đủ biểu đồ tự động thì POS365 là lựa chọn phù hợp nhất. Phần mềm hỗ trợ:

• Tổng hợp doanh thu theo ngày/tuần/tháng tự động

• Báo cáo theo sản phẩm, nhân viên, kênh bán, chi nhánh

• Biểu đồ trực quan hóa chuyên nghiệp

• Xuất báo cáo Excel/PDF chỉ với 1 nút

• Đồng bộ dữ liệu bán hàng theo thời gian thực

Nhờ đó, chủ cửa hàng dễ dàng kiểm soát dòng tiền, phát hiện vấn đề và ra quyết định nhanh hơn.

Lập báo cáo doanh thu theo tháng là bước bắt buộc nếu bạn muốn quản lý cửa hàng hiệu quả, giảm thất thoát và đưa ra chiến lược kinh doanh đúng đắn. Báo cáo càng rõ ràng, doanh thu càng dễ tăng trưởng bền vững. Nhờ những giải pháp công nghệ như phần mềm POS365 bạn sẽ cảm thấy việc lập báo cáo doanh thu trở nên đơn giản, dễ dàng.