Mở quán cafe nhỏ đang trở thành lựa chọn khởi nghiệp phổ biến của nhiều người bởi nhu cầu thưởng thức cà phê ngày càng cao và vốn đầu tư không quá lớn. Tuy nhiên, để vận hành một quán cafe nhỏ hiệu quả, chủ quán cần nắm vững nhiều kinh nghiệm từ khâu chuẩn bị vốn, chọn địa điểm, thiết kế không gian, xây dựng menu cho đến quản lý vận hành. POS365 sẽ tổng hợp những kinh nghiệm mở quán cafe nhỏ dành cho người ít vốn, giúp hiện thực hóa ý tưởng kinh doanh một cách bài bản và thành công hơn.
1. Mở quán cafe nhỏ cần giấy phép kinh doanh?
Mở quán cafe nhỏ là hình thức kinh doanh bắt buộc phải đăng ký giấy phép kinh doanh theo quy định của pháp luật.
Tuỳ thuộc vào mô hình kinh doanh mà chủ kinh doanh đăng ký giấy phép kinh doanh theo danh nghĩa cá nhân, hộ gia đình hoặc doanh nghiệp. Nếu đăng ký kinh doanh cá thể (cá nhân hoặc hộ gia đình) thì thủ tục đăng ký sẽ đơn giản hơn và mức thuế, phí hàng năm cũng thấp hơn so với đăng ký kinh doanh doanh nghiệp.
Để đăng ký kinh doanh quán cafe nhỏ với hình thức cá thể, bạn cần nộp hồ sơ tại Phòng Kinh tế – Kế hoạch – UBND quận, huyện, thành phố nơi bạn đặt địa chỉ quán. Còn với hình thức công ty bạn cần nộp tại Sở kế hoạch đầu tư tỉnh/thành phố.
Mở quán cafe nhỏ cần giấy phép kinh doanh?
2. Kinh doanh quán cafe nhỏ cần chuẩn bị gì?
Xác định khách hàng mục tiêu là một trong những cách mở quán cafe nhỏ thành công. Vậy mở quán cafe nhỏ cần chuẩn bị thêm những gì? Bạn hãy theo dõi những thông tin chi tiết dưới đây để có câu trả lời nhé!
2.1 Trang bị kiến thức
Trang bị kiến thức là yếu tố quan trọng trước khi bắt đầu mở quán cafe nhỏ. Việc tìm hiểu thị trường, xác định khách hàng mục tiêu, học hỏi kinh nghiệm quản lý và nắm rõ các xu hướng kinh doanh cafe sẽ giúp giảm thiểu rủi ro. Bên cạnh đó, trang bị kiến thức về pha chế, quản lý tài chính và dịch vụ khách hàng cũng giúp quán vận hành hiệu quả, tạo dựng thương hiệu và giữ chân khách lâu dài.
2.2 Chuẩn bị vốn đầu tư
Trong bất kỳ lĩnh vực kinh doanh nào, việc chuẩn bị nguồn vốn là bước không thể thiếu trong quy trình chuẩn bị. Việc chuẩn bị vốn đầu tư giúp chủ đầu tư có kế hoạch phân bổ nguồn vốn một cách chính xác cho các khoản mục đầu tư. Ngoài ra, việc chuẩn bị tài chính còn là cách giúp chủ đầu tư theo dõi và kiểm soát những khoản chi không thực sự cần thiết. Từ đó có những điều chỉnh sao cho phù hợp.
2.3 Xác định khách hàng mục tiêu
Xác định khách hàng mục tiêu là bước không thể thiếu khi mở quán cafe nhỏ. Việc phân tích rõ ai sẽ là nhóm khách hàng chính - như sinh viên, nhân viên văn phòng, người trẻ yêu thích không gian check-in hay khách hàng bình dân – sẽ giúp định hình phong cách quán, mức giá đồ uống, cách thiết kế không gian và cả chiến lược marketing. Khi hiểu rõ nhu cầu, thói quen và khả năng chi trả của khách hàng mục tiêu, quán cafe nhỏ sẽ dễ dàng tạo sự khác biệt và thu hút khách hàng ổn định.
Xác định khách hàng mục tiêu
2.4 Lựa chọn địa điểm mở quán cafe
Lựa chọn địa điểm mở quán cafe là yếu tố quyết định lớn đến sự thành công của quán. Với mô hình quán cafe nhỏ, nên ưu tiên những vị trí có lưu lượng người qua lại cao như gần trường học, khu văn phòng, khu dân cư đông đúc hoặc gần chợ.
Ngoài ra, cần cân nhắc chi phí thuê mặt bằng sao cho phù hợp với vốn đầu tư, tránh chọn nơi quá đắt đỏ khiến khó duy trì lâu dài. Một địa điểm thuận lợi, dễ tìm, có chỗ để xe và phù hợp với nhóm khách hàng mục tiêu sẽ giúp quán nhanh chóng thu hút và giữ chân khách hàng.
Tham khảo thêm: 50+ mẫu decor quán cafe đẹp, mới nhất 2022
2.5 Chuẩn bị trang thiết bị cần thiết
Chuẩn bị trang thiết bị cần thiết là bước quan trọng để quán cafe nhỏ vận hành trơn tru ngay từ đầu. Tùy theo mô hình, chủ quán cần sắm những vật dụng cơ bản như: máy pha cafe, máy xay, ly tách, ấm đun nước, dụng cụ pha chế, quầy bar, bàn ghế và hệ thống đèn chiếu sáng.
Bên cạnh đó, tủ lạnh, kệ trưng bày nguyên liệu và phần mềm quản lý bán hàng cũng giúp tối ưu quy trình làm việc. Việc chọn thiết bị vừa đủ, phù hợp với quy mô quán sẽ tiết kiệm chi phí đầu tư ban đầu nhưng vẫn đảm bảo chất lượng phục vụ.
2.6 Lên ý tưởng thiết kế quán
Mỗi quán cafe thường có những phong cách khác nhau, phù hợp với đối tượng khách hàng mục tiêu, thương hiệu quán cafe mà chủ đầu tư muốn truyền thông. Do đó, ý tưởng thiết kế, trang trí quán độc đáo và ấn tượng là cách thu hút và ghi điểm trong mắt khách hàng.
Các chủ quán nên đầu tư cho hạng mục này. Có thể tham khảo những phong cách thiết kế của những quán cafe nổi tiếng hay các đối thủ cạnh tranh. Đồng thời nghiên cứu thị trường, xu hướng người tiêu dùng để có thể đưa ra những ý tưởng mới lạ và ấn tượng nhất.
Những ý tưởng thiết kế quán cafe nhỏ thịnh hành hiện nay có thể kể đến như:
- Quán cafe nhỏ mang phong cách Vintage
- Phong cách Châu Âu
- Phong cách thiết kế và trang trí quán cafe hồi cổ
- Phong cách thiết kế Scandinavian
Lên ý tưởng thiết kế quán
2.7 Tìm nguồn cung cấp nguyên liệu
Tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp nguyên liệu uy tín và chất lượng là cách giữ chân khách hàng, đồng thời đảm bảo vấn đề về an toàn vệ sinh thực phẩm cho thực khách. Do đó, chủ quán nên tham khảo và cân nhắc lựa chọn những đơn vị uy tín và lâu năm. Đồng thời, nên chuẩn bị các trang thiết bị và những phương pháp để bảo quản nguyên vật liệu một cách phù hợp, tránh trường hợp bảo quản sai cách, ảnh hưởng đến chất lượng và gây tốn kém chi phí.
2.8 Thiết lập chiến lược kinh doanh
Mở quán cafe nhỏ cần đầu tư những gì? Thiết lập những chiến lược kinh doanh hay kế hoạch truyền thông, marketing là điều quan trọng và cấp thiết mà chủ quán nên thực hiện càng sớm càng tốt.
Tham khảo chiến lược kinh doanh của các đối thủ cạnh tranh, nghiên cứu những mô hình marketing thành công trên thị trường là cách để bạn thiết lập cho thương hiệu mình những kế hoạch kinh doanh và truyền thông hiệu quả. Với mô hình kinh doanh quán cafe nhỏ thì chi phí này không quá nhiều.
Những chiến lược kinh doanh và truyền thông mà bạn có thể tham khảo: chiến lược về giá, chiến lược về sản phẩm, kế hoạch truyền thông bằng cách phát tờ rơi, đặt biển quảng cáo, banner, áp phích tại những nơi đông người qua lại như chợ, trường học….
2.9 Thuê nhân sự
Mở quán cafe nhỏn cần cân nhắc có nên thuê nhân sự hay không. Vì quy mô không quá lớn, nên anh chị có thể tự quản lý và thực hiện hết công việc của nhân viên phục vụ. Hoặc nhờ sự giúp đỡ của bạn bè hay người thân.
Tuy nhiên, nên thuê những nhân viên có kiến thức và kỹ năng pha chế, đảm bảo chất lượng đồ uống và đem đến sự mới lạ, sáng tạo trong cách pha chế và trang trí đồ uống. Đây cũng là một trong những yếu tố giúp bạn thu hút và tìm kiếm khách hàng thân thiết một cách dễ dàng.
Thuê nhân sự
Tìm hiểu thêm: Kinh nghiệm mở quán cà phê cóc từ A đến Z
3. Mở quán cafe nhỏ cần bao nhiêu vốn?
Anh chị đang có ý định mở quán cafe nhỏ nhưng chưa biết những chi phí cần thiết khi mở quán là gì? POS365 liệt kê những chi phí mở quán cafe nhỏ dưới đây giúp bạn có kế hoạch chuẩn bị tài chính một cách chính xác.
3.1 Chi phí mặt bằng
Là chi phí đầu tiên và quan trọng khi mở quán cafe nhỏ anh chị cần biết là chi phí thuê mặt bằng. Đây là chi phí cố định hàng tháng, do đó chủ kinh doanh cần lưu ý đến khoản chi phí này. Thông thường chi phí thường sẽ đóng theo quý hoặc năm mà nhiều chủ quán thường bỏ qua, không liệt kê vào danh sách chi phí quán cafe.
Kinh doanh mô hình quán cafe nhỏ nên diện tích không cần quá rộng rãi. Vì thế mà chi phí này không quá nhiều. Phụ thuộc vào địa điểm mà mức chi phí thuê mặt bằng sẽ khác nhau, thông thường chi phí này khoảng từ 10 - 30 triệu.
3.2 Chi phí mua trang thiết bị
Chi phí mua trang thiết bị cho quán cafe nhỏ thường chiếm một phần khá lớn trong tổng vốn đầu tư ban đầu. Trung bình, mức chi phí này dao động từ 30 - 80 triệu đồng tùy theo quy mô và chất lượng trang thiết bị lựa chọn. Trong đó, máy pha cafe và máy xay chiếm phần lớn ngân sách, tiếp đến là bàn ghế, quầy bar, tủ lạnh, dụng cụ pha chế và hệ thống chiếu sáng.
Nếu muốn tiết kiệm, có thể cân nhắc mua lại thiết bị cũ còn tốt hoặc chọn các dòng máy phù hợp với nhu cầu thay vì đầu tư máy công suất lớn vượt quá khả năng phục vụ.
Tham khảo thêm: TOP 5 máy tính tiền quán cafe đáng sử dụng nhất hiện nay
3.3 Chi phí mua nguyên vật liệu
Chi phí mua nguyên vật liệu cho quán cafe nhỏ thường dao động từ 10 - 20 triệu đồng/tháng, tùy vào quy mô quán và số lượng khách phục vụ. Nguyên liệu cơ bản gồm cà phê hạt, sữa, đường, siro, bột cacao, trà, hoa quả tươi và các loại topping.
Để tối ưu chi phí, nên tìm nhà cung cấp uy tín, nhập số lượng vừa đủ để đảm bảo nguyên liệu luôn tươi mới, tránh tồn kho gây lãng phí. Ngoài ra, việc xây dựng menu hợp lý, tập trung vào những món chủ lực cũng giúp kiểm soát chi phí nguyên vật liệu hiệu quả.
Chi phí mua nguyên vật liệu
3.4 Chi phí quản lý
Chi phí quản lý khi mở quán cafe nhỏ thường bao gồm tiền lương nhân viên, chi phí phần mềm quản lý bán hàng, hóa đơn điện nước, internet, cùng các khoản chi cho marketing và duy trì hoạt động hàng tháng. Trung bình, chi phí này có thể rơi vào khoảng 5 - 15 triệu đồng/tháng, tùy theo quy mô và số lượng nhân sự.
Việc áp dụng phần mềm quản lý bán hàng sẽ giúp giảm sai sót, kiểm soát doanh thu - chi phí chặt chẽ hơn và hạn chế thất thoát. Quản lý tốt chi phí này sẽ giúp quán cafe nhỏ hoạt động ổn định và đảm bảo lợi nhuận lâu dài.
3.5. Chi phí thuê nhân viên
Chi phí thuê nhân viên cho quán cafe nhỏ phụ thuộc vào số lượng và vị trí công việc cần tuyển. Thông thường, một quán quy mô nhỏ chỉ cần 2 - 4 nhân viên gồm nhân viên pha chế, phục vụ và thu ngân. Mức lương trung bình dao động từ 4 - 7 triệu đồng/người/tháng, cộng thêm phụ cấp ăn uống, thưởng hoặc tip.
Như vậy, tổng chi phí thuê nhân viên hàng tháng có thể rơi vào khoảng 10 - 20 triệu đồng. Để tiết kiệm, nhiều chủ quán nhỏ thường trực tiếp tham gia pha chế hoặc quản lý, vừa giảm chi phí vừa kiểm soát chất lượng tốt hơn.
3.6 Chi phí duy trì hoạt động
Những chi phí này bao gồm: chi phí điện, nước, chi phí hao mòn các trang thiết bị máy móc, chi phí sửa chữa các thiết bị… Chi phí duy trì hoạt động quán cafe này là những khoản chi không cố định. Vì thế, khi cần chi cho những khoản này thì bạn cần ghi chép lại cách cẩn thận trong danh sách những khoản chi phí mở quán cafe.
Chi phí duy trì hoạt động
3.7 Chi phí khác
Việc dự phòng cho những khoản chi phát sinh là điều cần thiết nhưng rất nhiều chủ quán cafe bỏ qua. Dự phòng những chi phí khác chính là cách giúp bạn chủ động trong việc tài chính khi không may có những sự cố có thể xảy ra. Tuỳ thuộc vào nhu cầu mà mức dự phòng này có thể khác nhau, thông thường khoảng từ 3 - 5 triệu đồng với quy mô quán cafe nhỏ.
4. Kinh nghiệm mở quán cafe nhỏ ít vốn thành công
Cách mở quán cafe nhỏ thành công như thế nào? Kinh nghiệm đắt giá khi mở quán cafe nhỏ là gì? Hãy tham khảo những thông tin hữu ích sau:
4.1 Lựa chọn địa điểm thuận lợi
Lựa chọn địa điểm thuận lợi giúp quán cafe nhỏ dễ dàng tiếp cận khách hàng và gia tăng doanh thu. Nên ưu tiên các khu vực đông dân cư, gần trường học, văn phòng hoặc nơi có lượng người qua lại thường xuyên. Địa điểm cần dễ tìm, có chỗ để xe và phù hợp với phong cách quán cũng như khả năng chi trả của khách hàng mục tiêu.
Ngoài ra, cần cân nhắc kỹ chi phí thuê mặt bằng, tránh chọn nơi quá đắt đỏ gây áp lực tài chính. Một vị trí thuận lợi, hợp lý sẽ là nền tảng quan trọng để quán cafe nhỏ nhanh chóng thu hút khách hàng trung thành.
4.2 Chú trọng đến chất lượng đồ uống
Được coi là “vũ khí” cạnh tranh với các đối thủ, việc chú trọng đến chất lượng đồ uống chính là cách để thương hiệu quán cafe bạn thu hút khách hàng và cách xa đối thủ cạnh tranh. Thử tưởng tượng, phong cách thiết kế quán có đẹp đến mấy mà chất lượng đồ uống không đảm bảo, không đặc sắc và độc đáo thì chắc chắn khách hàng sẽ không quay lại quán cafe của bạn.
4.3 Trang trí không gian quán ấn tượng
Cách mở quán cafe thành công là đầu tư trang trí không gian quán độc đáo và ấn tượng.
Trước tiên, bạn cần xác định phong cách quán cafe là gì từ đó xây dựng những ý tưởng trang trí quán cafe một cách độc đáo phù hợp với phong cách của quán. Nếu bạn không có nhiều kinh nghiệm trong việc này, nên tham khảo các đối thủ cạnh tranh hoặc thuê những đơn vị setup và thiết kế quán cafe uy tín trên thị trường.
Trang trí không gian quán ấn tượng
4.4 Trang trí khu vực pha chế
Trang trí khu vực pha chế không chỉ giúp tạo điểm nhấn cho quán cafe nhỏ mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp trong mắt khách hàng. Khu vực này nên được bố trí gọn gàng, khoa học để nhân viên dễ thao tác và phục vụ nhanh chóng. Có thể sử dụng kệ gỗ, tủ trưng bày để sắp xếp nguyên liệu và dụng cụ pha chế vừa tiện lợi vừa thẩm mỹ.
Thêm một vài chi tiết trang trí nhỏ như đèn thả, cây xanh hoặc bảng menu treo tường cũng giúp không gian trở nên thu hút hơn. Một khu vực pha chế sạch sẽ, đẹp mắt sẽ khiến khách hàng cảm thấy tin tưởng và hứng thú khi thưởng thức đồ uống.
4.5 Xây dựng kênh bán online trên các nền tảng
Xây dựng kênh bán online trên các nền tảng là chiến lược giúp quán cafe nhỏ mở rộng tệp khách hàng và tăng doanh thu mà không tốn quá nhiều chi phí. Chủ quán có thể tận dụng các ứng dụng giao đồ ăn phổ biến như GrabFood, ShopeeFood, Baemin hoặc GoFood để tiếp cận khách hàng nhanh chóng.
Bên cạnh đó, việc xây dựng fanpage Facebook, tài khoản TikTok, Zalo OA cũng giúp quảng bá thương hiệu, đăng tải menu, khuyến mãi và tương tác trực tiếp với khách hàng. Kết hợp bán hàng online cùng phục vụ tại chỗ sẽ tạo thêm nguồn thu ổn định và giúp quán cạnh tranh hiệu quả hơn.
4.6 Sử dụng phần mềm quản lý cửa hàng
Trong thời đại công nghệ 4.0 như hiện nay, việc sử dụng các phần mềm quản lý cửa hàng là điều cần thiết. Giải quyết một cách triệt để những vấn đề của phương pháp quản lý truyền thống.
Bạn có thể tham khảo phần mềm quản lý quán cafe thông minh POS365, hiện đại nhất hiện nay. Giúp chủ quán quản lý quy trình bán hàng, quản lý nhân viên, theo dõi báo cáo doanh thu một cách đơn giản và chính xác. Bên cạnh đó, phần mềm POS365 còn giúp tối ưu quy trình bán hàng, rút ngắn thời gian thanh toán từ 5 - 10 lần, đem đến trải nghiệm tốt cho khách hàng.
Ngoài ra, việc tính toán hoa hồng cho nhân viên cũng rất đơn giản hay việc kiểm soát nguyên liệu tồn kho cũng rất dễ dàng và đơn giản chỉ với vài thao tác. Đặc biệt, bạn có thể quản lý từ xa, dù bạn ở bất cứ đâu.
Sử dụng phần mềm quản lý cửa hàng
Từ việc chuẩn bị kiến thức, xác định khách hàng mục tiêu, lựa chọn địa điểm, quản lý chi phí cho đến xây dựng kênh bán hàng online, tất cả đều là những kinh nghiệm quan trọng giúp mở quán cafe nhỏ hiệu quả với số vốn hạn chế. Khi biết cách lên kế hoạch rõ ràng và tối ưu từng hạng mục, chủ quán không chỉ giảm thiểu rủi ro mà còn có thể tạo dựng thương hiệu riêng, thu hút khách hàng ổn định. Với sự kiên trì và chiến lược đúng đắn, việc mở quán cafe nhỏ hoàn toàn có thể trở thành bước khởi đầu thành công cho con đường kinh doanh lâu dài.
