Cách quản lý doanh thu bán hàng hiệu quả nhất hiện nay phải kể đến phần mềm quản lý bán hàng, sử dụng excel hay đơn thuần ghi chép sổ sách truyền thống. Mỗi phương pháp đều có những ưu nhược điểm nhất định, chủ kinh doanh cần căn cứ vào nhu cầu, quy mô và ngân sách để lựa chọn phương án quản lý phù hợp với từng giai đoạn phát triển của doanh nghiệp mình.
1. Cách quản lý doanh thu hiệu quả nhất hiện nay
Quản lý doanh thu là yếu tố then chốt cho sự thành công của mọi doanh nghiệp. Để đạt hiệu quả cao, có nhiều cách quản lý doanh thu khác nhau từ phần mềm quản lý đến sổ sách thông dụng:
1.1 Kiểm soát doanh thu bán hàng bằng phần mềm quản lý bán hàng
Để quản lý doanh thu bán hàng chính xác và hiệu quả, việc áp dụng phần mềm quản lý bán hàng là giải pháp then chốt cho mọi doanh nghiệp. Đây là công cụ đắc lực giúp kiểm soát mọi hoạt động tài chính một cách chặt chẽ.
Ưu điểm của phương pháp này:
-
Độ chính xác và minh bạch cao: Việc sử dụng phần mềm loại bỏ hoàn toàn sai sót do tính toán thủ công. Mọi giao dịch từ bán hàng, trả hàng, chiết khấu đều được hệ thống ghi nhận tự động và chính xác từng đồng mang lại cái nhìn minh bạch về dòng tiền cho người quản lý.
-
Tiết kiệm thời gian và công sức vượt trội: Thay vì phải dành hàng giờ đồng hồ để tổng hợp số liệu, các báo cáo doanh thu chi tiết theo giờ, ngày, sản phẩm hay nhân viên có thể được truy xuất chỉ với vài cú nhấp chuột. Điều này giúp đội ngũ có thêm thời gian tập trung vào các chiến lược kinh doanh khác.
-
Cung cấp cái nhìn đa chiều và hỗ trợ ra quyết định: Phần mềm không chỉ cung cấp tổng doanh thu mà còn phân tích sâu rộng. Ví dụ, dễ dàng nhận ra sản phẩm nào đang bán chạy nhất để đẩy mạnh nhập hàng, hoặc khung giờ nào khách hàng đông nhất để tối ưu hóa nhân sự. Việc so sánh doanh thu giữa các chi nhánh hay theo từng chiến dịch khuyến mãi cũng trở nên đơn giản hơn bao giờ hết.
-
Quản lý từ xa tiện lợi: Dù không có mặt trực tiếp tại cửa hàng, nhà quản lý vẫn có thể nắm bắt tình hình kinh doanh theo thời gian thực chỉ qua điện thoại hoặc máy tính có kết nối internet. Điều này mang lại sự an tâm tuyệt đối và khả năng ứng biến kịp thời.
Nhược điểm cần lưu ý:
-
Chi phí đầu tư ban đầu: Một số phần mềm chất lượng cao có thể đòi hỏi chi phí đầu tư ban đầu hoặc phí duy trì định kỳ. Đây là yếu tố cần được tính toán kỹ lưỡng để phù hợp với ngân sách của doanh nghiệp đặc biệt là các cửa hàng nhỏ.
-
Sự phụ thuộc vào công nghệ: Khi hệ thống gặp sự cố kỹ thuật, mất điện hoặc đường truyền internet không ổn định, quá trình bán hàng và ghi nhận doanh thu có thể bị gián đoạn gây ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh.
-
Yêu cầu thời gian thích nghi và đào tạo: Nhân viên cần có thời gian để làm quen và được đào tạo bài bản về cách sử dụng phần mềm, đảm bảo vận hành hệ thống một cách trơn tru và hiệu quả.
Đối với các doanh nghiệp đang tìm kiếm một giải pháp toàn diện, đáp ứng đầy đủ các tiêu chí về tính năng, độ chính xác và khả năng quản lý linh hoạt, phần mềm quản lý bán hàng POS365 luôn là lựa chọn đáng tin cậy. Hệ thống này không chỉ giúp kiểm soát doanh thu bán hàng một cách chặt chẽ mà còn hỗ trợ tối ưu hóa nhiều nghiệp vụ khác trong kinh doanh.
Thêm vào đó, POS365 cung cấp gói dùng thử miễn phí full tính năng trong vòng 7 ngày giúp chủ kinh doanh được trải nghiệm rõ ràng trước khi quyết định sử dụng lâu dài. Hoạt động trên nền tảng điện toán đám mây, do đó phần mềm hoạt động mượt mà và sao lưu dữ liệu realtime ngay cả khi mất kết nối internet giúp quá trình bán hàng trơn tru, mượt mà không thất thoát doanh thu. Liên hệ ngay tới Hotline 19004515 để được tư vấn và hỗ trợ dùng thử ngay hôm nay!
Kiểm soát doanh thu bán hàng bằng phần mềm quản lý bán hàng
1.2 Cách quản lý doanh thu bằng excel
Bên cạnh phần mềm chuyên dụng, Excel vẫn là một công cụ phổ biến được nhiều doanh nghiệp đặc biệt là các cửa hàng nhỏ hay cá nhân kinh doanh lựa chọn để quản lý doanh thu. Phương pháp này tận dụng sự linh hoạt của bảng tính để theo dõi các khoản thu chi.
Ưu điểm của việc quản lý doanh thu bằng Excel:
Excel mang lại sự linh hoạt và tính tùy biến cao. Một bảng tính có thể được thiết kế theo đúng nhu cầu riêng của doanh nghiệp cho phép tùy chỉnh các cột dữ liệu, công thức tính toán và báo cáo một cách dễ dàng. Chi phí sử dụng gần như bằng không vì hầu hết các máy tính đều đã cài đặt sẵn Excel. Hơn nữa, việc tạo các biểu đồ, đồ thị trực quan để phân tích xu hướng doanh thu theo thời gian, theo sản phẩm hay theo khách hàng cũng rất đơn giản, giúp chủ kinh doanh có cái nhìn tổng quan về tình hình bán hàng mà không cần công cụ phức tạp.
Nhược điểm cần cân nhắc:
Nhược điểm lớn nhất là rủi ro sai sót cao do quá trình nhập liệu và tính toán thủ công, đặc biệt khi khối lượng giao dịch lớn. Việc kiểm soát dữ liệu trở nên phức tạp và tốn thời gian, dễ gây nhầm lẫn hoặc trùng lặp thông tin. Excel không có khả năng tự động hóa hay tích hợp với các hệ thống bán hàng khác như máy POS, website, đòi hỏi mọi dữ liệu phải được cập nhật bằng tay. Ngoài ra, tính bảo mật của file Excel không cao, dễ bị truy cập, sao chép hoặc chỉnh sửa trái phép, tiềm ẩn nguy cơ mất mát dữ liệu quan trọng. Đối với doanh nghiệp có nhiều nhân sự cùng tham gia quản lý việc cộng tác trên một file Excel cũng gặp nhiều khó khăn, dễ dẫn đến xung đột dữ liệu.
Cách quản lý doanh thu bằng excel
>>> Xem thêm: Tất tần tật về phần mềm quản lý bán hàng trên excel miễn phí hiện nay
1.3 Phương pháp quản lý doanh số bán hàng bằng sổ sách
Ghi chép thủ công bằng sổ sách là cách quản lý doanh thu truyền thống và lâu đời nhất, vẫn được một số hộ kinh doanh nhỏ lẻ hoặc mới khởi nghiệp sử dụng. Phương pháp này dựa vào việc ghi lại mọi giao dịch bán hàng, thu chi vào các loại sổ kế toán hoặc sổ theo dõi riêng.
Ưu điểm của phương pháp này:
Điểm mạnh nổi bật của việc quản lý doanh thu bằng sổ sách là chi phí đầu tư ban đầu cực kỳ thấp, chỉ cần sổ và bút. Phương pháp này đơn giản và dễ dàng tiếp cận ngay cả với những người không quen thuộc với công nghệ. Doanh nghiệp có thể ghi chép mọi lúc mọi nơi mà không phụ thuộc vào thiết bị điện tử hay kết nối internet. Ví dụ, việc ghi trực tiếp từng hóa đơn bán lẻ vào sổ nhật ký thu chi hay sổ theo dõi công nợ giúp kiểm soát dòng tiền mặt ngay tại thời điểm giao dịch.
Nhược điểm cần cân nhắc:
Nguy cơ sai sót do nhập liệu và tính toán của con người là cực kỳ cao, dẫn đến các báo cáo không chính xác và khó khăn trong việc đối chiếu, kiểm tra. Phương pháp này cũng rất tốn thời gian và công sức đặc biệt khi khối lượng giao dịch tăng lên, việc tổng hợp báo cáo trở nên cồng kềnh. Hạn chế lớn nhất là sự thiếu hụt khả năng phân tích dữ liệu chuyên sâu, việc tạo biểu đồ xu hướng hay báo cáo chi tiết theo sản phẩm, khách hàng là gần như không thể. Bên cạnh đó, tính bảo mật của sổ sách rất kém, dễ bị mất mát, hư hỏng hoặc truy cập trái phép, đồng thời việc sao lưu dữ liệu cũng không hiệu quả. Đối với doanh nghiệp muốn phát triển và mở rộng, phương pháp này sẽ nhanh chóng trở thành rào cản lớn.
Phương pháp quản lý doanh số bán hàng bằng sổ sách
>>> Xem thêm: 10+ phần mềm quản lý doanh thu bán hàng miễn phí trên điện thoại và PC
2. Lợi ích của quản lý doanh thu với doanh nghiệp
Quản lý doanh thu bán hàng hiệu quả mang lại nhiều lợi ích chiến lược, tác động trực tiếp đến sức khỏe tài chính và vị thế của doanh nghiệp trên thị trường. Dưới đây là những lợi ích cốt lõi của quản lý doanh thu:
Tăng doanh thu và lợi nhuận
Một hệ thống quản lý doanh thu tốt giúp doanh nghiệp tối ưu hóa giá cả sản phẩm/dịch vụ, đảm bảo bán đúng mức giá phù hợp với thị trường và nhu cầu khách hàng. Đồng thời, việc quản lý hàng tồn kho hiệu quả và tập trung vào các sản phẩm/dịch vụ có lợi nhuận cao sẽ giảm thiểu chi phí lưu kho, đẩy mạnh doanh số các mặt hàng chủ lực, từ đó trực tiếp tăng doanh thu và lợi nhuận tổng thể.
Kiểm soát chi phí
Bằng cách theo dõi sát sao nguồn thu, doanh nghiệp có thể dễ dàng phát hiện và giảm thiểu thất thoát không đáng có, tối ưu hóa chi phí vận hành và sản xuất. Điều này dẫn đến việc cải thiện hiệu quả hoạt động kinh doanh một cách đáng kể, đảm bảo mỗi khoản chi đều mang lại giá trị tương xứng.
Nâng cao năng lực cạnh tranh
Khi quản lý doanh thu một cách khoa học, doanh nghiệp sẽ hiểu rõ khách hàng hơn qua dữ liệu giao dịch, từ đó cá nhân hóa các chiến dịch và dịch vụ. Khả năng dự báo xu hướng thị trường chính xác hơn giúp chuẩn bị kịp thời cho những thay đổi. Những thông tin này là nền tảng vững chắc để đưa ra các quyết định kinh doanh chính xác, từ đó nâng cao năng lực cạnh tranh so với các đối thủ trên thị trường.
Đảm bảo sự phát triển bền vững
Quản lý doanh thu chặt chẽ là yếu tố then chốt để đảm bảo sự phát triển bền vững của doanh nghiệp. Nó giúp xây dựng chiến lược kinh doanh dài hạn dựa trên dữ liệu thực tế về hiệu suất và tiềm năng tăng trưởng. Khả năng thích ứng nhanh chóng với biến động thị trường thông qua các điều chỉnh về giá cả, sản phẩm hoặc chiến lược bán hàng sẽ giúp doanh nghiệp vượt qua khó khăn và duy trì vị thế vững chắc trong dài hạn.
Lợi ích của quản lý doanh thu với doanh nghiệp
3. Lưu ý lựa chọn cách quản lý doanh thu phù hợp
Để chọn cách quản lý doanh thu phù hợp nhất, doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ các yếu tố sau:
-
Quy mô và loại hình kinh doanh: Đối với hộ kinh doanh cá thể hay cửa hàng nhỏ, Excel hoặc sổ sách có thể là khởi đầu tiết kiệm. Tuy nhiên, các doanh nghiệp có quy mô lớn hơn, nhiều chi nhánh hoặc khối lượng giao dịch phức tạp cần ưu tiên phần mềm chuyên dụng để đảm bảo tính chính xác và hiệu suất.
-
Ngân sách đầu tư: Phương pháp sổ sách và Excel có chi phí thấp hoặc miễn phí, phù hợp với ngân sách hạn hẹp. Ngược lại, phần mềm quản lý doanh thu thường đòi hỏi chi phí đầu tư ban đầu hoặc phí duy trì, nhưng bù lại bằng khả năng tự động hóa và nhiều tính năng vượt trội.
-
Tính bảo mật dữ liệu: Sổ sách và Excel có rủi ro bảo mật cao hơn. Nếu dữ liệu doanh thu là thông tin cực kỳ nhạy cảm và cần được bảo vệ nghiêm ngặt, việc lựa chọn phần mềm với các lớp bảo mật mạnh mẽ là ưu tiên hàng đầu.
-
Khả năng mở rộng trong tương lai: Khi doanh nghiệp dự kiến phát triển và mở rộng quy mô, việc đầu tư vào một phần mềm quản lý doanh thu có khả năng mở rộng (scalable) ngay từ đầu sẽ tiết kiệm chi phí và thời gian chuyển đổi trong tương lai.
Các cách quản lý doanh thu từ truyền thống đến hiện đại đều có những ưu điểm vượt trội giúp người bán kiểm soát hiệu quả kinh doanh trong từng giai đoạn để có phương án tốt nhất cho kinh doanh trong tương lai. Bởi lẽ đó, chủ kinh doanh hãy cân đối kỹ lưỡng nhu cầu và ngân sách để lựa chọn phương án tốt nhất.
