Câu chuyện kinh doanh

Quản lý công nợ là phần cực kỳ quan trọng trong kinh doanh. Đây là yếu tố tác động tới sự thành công của một doanh nghiệp. Hiện nay nhiều cửa hàng bán lẻ, nhà hàng hay quán cà phê chưa nhận thức được tầm quan trọng của việc này. Việc này dẫn tới hậu quả các chủ kinh doanh gặp phải áp lực về dòng tiền và cả doanh thu của mình.

Quản lý công nợ là gì? Cách quản lý công nợ hiệu quả nhất

Sau đây POS365 sẽ giúp bạn giải đáp thắc mắc Quản lý công nợ là gì? Cách quản lý công nợ hiệu quả. Từ đó sẽ giúp các doanh nghiệp thu hồi các khoản nợ một cách nhanh nhất.

I. Quản lý công nợ là gì?

Quản lý công nợ là quá trình theo dõi, ghi nhận các khoản phải thu của khách hàng khi doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ hàng hóa hoặc các khoản phải trả nhà cung cấp phát sinh khi doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ từ một công ty hay cá nhân khác để doanh nghiệp kiểm soát được tình hình tài chính tốt hơn.

Quản lý công nợ là gì?

Quản lý công nợ là gì?

II. Phân loại quản lý công nợ

Quản lý công nợ gồm 2 quản lý công nợ khách hàng và nhà cung cấp. Đối với mỗi đối tượng, doanh nghiệp lại cần có các phương pháp quản lý khác nhau.

2.1. Quản lý công nợ khách hàng

Quản lý công nợ khách hàng là những khoản thu khách hàng mà doanh nghiệp đã bán cho họ hàng hóa, dịch vụ mà chưa thu được tiền. Đối với việc quản lý công nợ khách hàng, bạn cần phải lập các chính sách chi trả rõ ràng. Cụ thể:

  • Cơ sở kinh doanh của bạn có chấp nhận cho khách hàng mua nợ không?

  • Những điều kiện và yêu cầu để được ghi nợ?

  • Thời hạn thanh toán nợ là bao lâu?

  • Phương án xử lý khi khách hàng trễ nợ

Quản lý công nợ khách hàng

Quản lý công nợ khách hàng

2.2. Quản lý công nợ với nhà cung cấp

Đây là các khoản tiền liên quan đến vật tư, thiết bị công cụ dụng cụ, hàng hóa, dịch vụ… mà doanh nghiệp sử dụng được mua từ nhà cung cấp nhưng chưa thanh toán. 

Quản lý công nợ với nhà cung cấp

Quản lý công nợ với nhà cung cấp

Khi làm việc với các nhà cung cấp, bạn cần thống nhất với họ về số lượng, giá cả, tình trạng buôn hàng. Hãy làm rõ ngay từ thời điểm ký nhận hàng trong khoảng bao lâu, bao nhiêu phần trăm. Khoảng thời gian càng dài thì càng có lợi, hãy cố gắng đàm phát thật tốt.

III. Cách quản lý công nợ hiệu quả

Để có thể quản lý công nợ cho doanh nghiệp, cửa hàng bán lẻ, bạn có thể áp dụng các hình thức khác nhau như qua sổ sách, excel. Thế nhưng dưới đây, chúng tôi sẽ giới thiệu cho bạn 8 cách quản lý công nợ hiệu quả.

3.1. Xây dựng hệ thống theo dõi hoàn chỉnh

Để xây dựng một quy trình quản lý công nợ thì phải theo tiêu chuẩn của tổ chức. Quy trình cần đảm bảo: 

  • Xác định rõ trách nhiệm của cá nhân làm việc với khách hàng.
  • Quy định cụ thể cách thức nhắc nhở khách hàng
  • Thời gian nhắc nhở khách hàng.
  • ...

Xây dựng hệ thống theo dõi hoàn chỉnh

Xây dựng hệ thống theo dõi hoàn chỉnh

Người làm kế toán công nợ cần rõ các quy trình kế toán như kiểm soát, luân chuyển chứng từ, quy trình thanh toán,... Căn cứ vào những thông tin trong hợp đồng, hóa đơn, phiếu xuất nhập kho, phiếu chi, sao kê ngân hàng, các khoản chiết khấu, hàng trả lại, tỷ giá… Bộ phần này cần phải cập nhật thường xuyên vào file theo dõi. Từ đó doanh nghiệp có thể vận hành hệ thống này một cách trơn tru và có thể giải quyết vấn đề một cách nhanh chóng nhất.

3.2. Kiểm tra định kỳ các khoản thu

Bộ phận kế toán công nợ cần phải thường xuyên kiểm tra kỳ hạn phải thu các khoản nợ. Sau đó đo lường qua các chỉ số vòng quay khoản phải thu, thời gian nợ để nhanh chóng phát hiện các khoản nợ có vấn đề. Cuối cùng có được hướng xử lý hợp lý, hạn chế tình trạng nợ quá hạn tồn đọng. Bộ phận kế toán công nợ cần lập biên bản xác nhận công nợ định kỳ cho khách hàng để báo cáo lên cấp trên.

Kiểm tra định kỳ các khoản thu

Kiểm tra định kỳ các khoản thu

3.3. Gửi hóa đơn, các chứng từ tới khách hàng

Gửi hóa đơn đơn và các chứng từ khách hàng là việc quan trọng nhưng rất ít doanh nghiệp quan tâm tới. Những người làm kế toán công nợ phải theo dõi chặt chẽ để đảm bảo khách hàng nhận được đúng thời gian. Lưu ý, cần phải tránh việc sai sót, thất lạc hay chậm trễ.

Nên nhớ công đoạn gọi điện thoại hay gửi email cho người có trách nhiệm với hóa đơn trước và sau khi gửi tới phòng kế toán cơ sở kinh doanh của khách hàng. Đây là giải pháp để phòng tránh tình trạng thất lạc hóa đơn, hay ảnh hưởng tới thời gian thanh toán.

3.4. Gọi điện thoại cho khách hàng

Đây là hình thức phổ biến được nhiều doanh nghiệp sử dụng. Các người làm kế toán nên nhắc nhở về thời hạn thanh toán các khoản nợ của khách hàng trước 5 - 10 ngày bằng Email hoặc gọi điện. 

Gọi điện thoại cho khách hàng

Gọi điện thoại cho khách hàng

Để việc này trơn tru, bạn cần có một kịch bản gọi điện để tiếp cận khách hàng. Lưu ý cần phải nhẹ nhàng, thoải mái, tránh gọi những ngày đầu năm, đầu tháng,... Bởi việc này dễ gây khó chịu cho khách hàng. Hãy  gọi điện thoại nhắc nợ khách hàng vào các khung giờ sáng từ 10 giờ đến 11 giờ; chiều từ 2 giờ đến 4 giờ.

3.5. Duy trì nhật ký thu nợ

Đối với mỗi khoản nợ quá hạn,  kế toán phải ghi lại thời điểm cuộc gọi hoặc email được gửi đi, cùng với bản ghi phản hồi của khách hàng. Các vấn đề trong quá trình thu hồi nợ, ví dụ: Thiếu hàng, thiếu chứng từ, khách hàng khiếu nại về hàng hóa, khách hàng có nghĩa vụ thanh toán đúng hạn… cần được ghi nhận kịp thời và báo cho bộ phận có trách nhiệm xử lý. 

3.6. Sử dụng kế toán có nghiệp vụ chuyên môn tốt

Nhân viên kế toán công nợ cần có các kỹ năng nghiệp vụ tốt như:

  • In sổ quỹ tiền mặt, tiền gửi để đối chiếu lại với kế toán tổng hợp vào cuối tháng

  • Kiểm tra những nội dung, điều khoản có trong hợp đồng liên quan đến điều khoản thanh toán

  • Thực hiện các công việc tạo mã, thêm mã nhà cung cấp, mã khách hàng

  • Đối chiếu công nợ chi tiết.

  • Lập bút toán kết chuyển công nợ dịch vụ, hàng hóa.

  • Tham gia trực tiếp việc thu hồi nợ đối với những khoản công nợ lâu, khó đòi.

  • Tiến hành xác nhận công nợ với các chi nhánh/công ty theo định kỳ.

  • Thực hiện các công việc như theo dõi, thông báo và xác nhận công nợ tạm ứng của nhân viên công ty

  • Lập báo cáo công nợ phải thu/phải trả cuối quý, cuối năm.

  • Lập bản đối chiếu công nợ để gửi cho nhà cung cấp/khách hàng có chữ ký, đóng dấu cho đối tác khi kết thúc kỳ báo cáo.

  • Lập hạn thanh toán, hạn phải thu theo cam kết có trong hợp đồng.


Sử dụng kế toán có nghiệp vụ chuyên môn tốt

Sử dụng kế toán có nghiệp vụ chuyên môn tốt

3.7. Duy trì tốt các mối quan hệ

Những mối quan hệ bạn cần duy trì gồm mối quan hệ với khách hàng, sự liên kết giữa các phòng ban trong doanh nghiệp. Bên cạnh đó bạn cần đốc thúc khách hàng trả nợ đúng hạn, đúng kỳ. Việc này giúp cho bộ phận thu hồi nợ của công ty có thể thông báo các điều kiện được hưởng chiết khấu, bổ sung các chi tiết về sản phẩm, các chứng từ liên quan giúp nâng cao sự thân thiết và tin cậy.

Duy trì tốt các mối quan hệ

Duy trì tốt các mối quan hệ

Còn trong nội bộ công ty, sự liên kết giữa bộ phận kế toán công nợ và kinh doanh là cần thiết. Bởi vậy cứ có đơn hàng nào được bán cũng được nhập ngay và doanh thu tổng. Các khoản nợ cũng được đưa vào danh sách theo dõi để tránh thất thoát.

3.8. Sử dụng phần mềm quản lý công nợ POS365

POS365 là phần mềm quản lý công nợ cho doanh nghiệp, cửa hàng tin tưởng sử dụng. Tất cả công nợ của khách hàng hay nhà cung cấp được quản lý chính xác và chi tiết trên giao diện phần mềm. Những đặc điểm của phần mềm quản lý bán hàng POS365 như sau:

Nhập chính xác, chi tiết đơn hàng

Tất cả đơn nhập, bán hàng đều được lưu lại chi tiết từ giá trị công nợ cho đến số lượng, số tiền của từng sản phẩm. Các chủ cửa hàng dễ dàng kiểm soát và nắm bắt được tình hình các khách hàng nào đang nợ, nợ bao nhiêu cho mặt hàng nào.

Sử dụng phần mềm quản lý công nợ POS365

Sử dụng phần mềm quản lý công nợ POS365

Đồng bộ dữ liệu

POS365 sử dụng công nghệ điện toán đám mây đồng bộ toàn bộ dữ liệu. Bạn sẽ không lo dữ liệu của bạn bị mất như sử dụng phương pháp quản lý truyền thống bằng sổ sách. Chỉ với một tài khoản POS365, bạn có thể sử dụng đa thiết bị từ máy tính, điện thoại hay máy tính bảng. Bạn có thể quản lý mọi lúc mọi nơi mà không cần có mặt tại cửa hàng.

Quản lý kho, công nợ cửa hàng từ xa, Báo cáo mọi lúc mọi nơi đơn giản, thuận tiện. Đăng ký dùng thử miễn phí tài khoản phần mềm quản lý bán hàng POS365 tại: https://taikhoan.pos365.vn/ 

Quản lý công nợ nhà cung cấp dễ dàng 

Khi cửa hàng của bạn phát sinh đơn nhập hàng từ nhà cung cấp, công nợ sẽ được nhập tự động sau khi bạn tiến hành tạo đơn. Trong màn hình quản lý của POS365, bạn chọn Đối tác -> Nhà cung cấp  -> Chọn nhà cung cấp -> Sổ nợ. Lúc này bạn có thể kiểm soát xem số nợ còn tồn đọng tại cửa hàng của mình là bao nhiêu.

Quản lý công nợ nhà cung cấp dễ dàng

Quản lý công nợ với nhà cung cấp

Phần mềm hiển thị chi tiết Mã, Tên nhà cung cấp, Số điện thoại và tổng số nợ đang tồn đọng. Chủ cửa hàng có thể nắm được tình trạng công nợ của mình, từ đó lên kế hoạch điều phối nguồn tiền một các hợp lý.

Quản lý công nợ khách hàng chi tiết

Tương tự như quản lý công nợ của nhà cung cấp, bạn cũng chọn Đối tác -> Khách hàng-> Chọn Khách hàng -> Sổ nợ. Có thể thấy, POS365 cho chủ nhà hàng quản lý số công nợ phải thu theo từng khách hàng cụ thể. Tại đây, bạn có thể xem chi tiết các đơn hàng, ngày giờ giao dịch, Giá trị đơn hàng, số Dư nợ,... Cả 2 phần quản lý công nợ đều có thể in phiếu thu chi và báo cáo dưới dạng file Excel dễ dàng quản lý.

Quản lý công nợ khách hàng chi tiết

Quản lý công nợ với khách hàng

Tổng kết

Quản lý công nợ là phần cực kỳ quan trọng trong kinh doanh và cách quản lý công nợ hiệu quả mà chúng tôi gửi đến bạn chính là giải pháp giúp bạn sử dụng dòng tiền hợp lý. Bên cạnh đó việc sử dụng phần mềm bán hàng POS365 sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề này nhanh chóng và chi tiết. Chúc các bạn thành công!