Các bước import hàng hóa từ Excel vào POS365 chuẩn xác
Quy trình đưa sản phẩm lên hệ thống được thực hiện theo đúng tài liệu hướng dẫn kỹ thuật chính thức của POS365. Bạn chỉ cần thực hiện tuần tự qua 3 bước thao tác chuẩn trên giao diện quản trị.
Đối với các cửa hàng đang chuyển đổi từ file Excel quản lý bán hàng thủ công, quy trình này giúp số hóa toàn bộ danh mục sản phẩm, giá vốn và tồn kho chỉ trong vài phút.
Bước 1: Truy cập tính năng Import từ màn hình tổng quan
Để bắt đầu quá trình nạp dữ liệu, bạn đăng nhập vào tài khoản quản lý POS365 và thực hiện các thao tác điều hướng sau:
- Truy cập danh sách hàng hóa: Tại màn hình tổng quan của phần mềm, bạn chọn menu Hàng Hóa rồi bấm vào mục Danh sách hàng hóa. Giao diện quản lý danh mục sản phẩm sẽ hiển thị tập trung toàn bộ hàng hóa hiện có của cửa hàng.
Bước 1: Tại màn hình tổng quan, chọn menu Hàng Hóa rồi bấm Danh sách hàng hóa
- Chọn tính năng Import: Tiếp theo, tại màn hình danh sách hàng hóa, bạn nhấn chọn nút Import màu xanh dương ở góc trên bên phải màn hình. Nút này nằm cạnh tính năng Xuất ra file và nút Thêm mới hàng hóa.
Tiếp theo, tại màn hình danh sách hàng hóa, chọn nút Import trên thanh công cụ
Bước 2: Thiết lập tùy chọn cập nhật và xem cấu trúc cột
Khi bấm vào nút Import, cửa sổ giao diện Import Hàng hóa sẽ hiện ra để bạn cấu hình quy tắc cập nhật và kiểm tra cấu trúc dữ liệu:
Bước 2: Màn hình Import Hàng hóa hiển thị với các tùy chọn cập nhật và thông tin các cột
Tại giao diện này, hệ thống cung cấp các tùy chọn cập nhật có ý nghĩa cụ thể như sau:
- Không cập nhật Tồn kho và Giá vốn: Khi tích chọn ô này, hệ thống sẽ không cập nhật số lượng tồn kho và giá vốn của hàng hóa trong file import. Tùy chọn này giúp bạn bảo toàn số dư kho thực tế đang bán khi chỉ muốn sửa giá bán hoặc tên hàng.
- Không cập nhật các mặt hàng đã có: Khi tích chọn, hệ thống sẽ bỏ qua và không cập nhật thông tin của các hàng hóa đã có sẵn trong danh mục. Thiết lập này giúp ngăn ngừa nguy cơ ghi đè dữ liệu cũ khi bạn chỉ muốn nạp thêm sản phẩm mới.
- Xem thông tin các cột cần Import: Để giúp bạn thực hiện hiệu quả và chính xác, POS365 đã cung cấp bảng hướng dẫn quy chuẩn ngay trên giao diện. Bạn nhấp vào bảng hướng dẫn để đối chiếu các trường bắt buộc và định dạng dữ liệu từng cột.
Bảng thông tin quy định chi tiết các cột dữ liệu mà bạn cần import vào POS365
Bước 3: Tải file mẫu, mở file và lưu dữ liệu vào hệ thống
Sau khi đã nắm rõ cấu hình và chuẩn bị dữ liệu, tại màn hình Import Hàng hóa, bạn có các tùy chọn thao tác để hoàn tất:
Bước 3: Thao tác với các tùy chọn Tải file mẫu, Mở file, Lưu, Reset và Thoát trên màn hình
- Tải file mẫu: Bạn chọn nút Tải file mẫu để tải về máy tính mẫu Excel chuẩn định dạng .xlsx. Sau đó, bạn mở file này và điền đầy đủ thông tin hàng hóa của cửa hàng theo các cột quy định.
- Mở file: Nút này cho phép bạn chọn file Excel chuẩn đã điền thông tin có sẵn trong máy tính để tải lên hệ thống. Dữ liệu sẽ lập tức được nạp lên bảng xem trước hiển thị trực quan trên màn hình.
- Lưu: Sau khi kiểm tra thông tin hiển thị trên màn hình đã chính xác, bạn nhấn nút Lưu. Toàn bộ thông tin về các hàng hóa và tồn kho đã nhập sẽ được lưu chính thức vào hệ thống.
- Reset: Nút chức năng này giúp bạn xóa bỏ các dữ liệu đã nạp đang hiển thị trên màn hình xem trước. Bạn sử dụng Reset khi phát hiện dữ liệu tải lên bị nhầm cột hoặc muốn tải lại tệp khác.
- Thoát: Bấm nút Thoát để hủy bỏ quá trình Import bất kỳ lúc nào và quay trở lại màn hình Danh sách hàng hóa.
Toàn bộ hàng hóa và số lượng tồn kho được cập nhật đồng bộ lên hệ thống sau khi lưu thành công
Quy chuẩn 15 cột dữ liệu file mẫu Excel POS365
Tệp bảng tính mẫu của POS365 được thiết lập sẵn 15 cột tiêu đề theo chuẩn cấu trúc cơ sở dữ liệu bán hàng. Nắm rõ quy định của từng cột giúp bạn điền dữ liệu chính xác và không bao giờ bị phần mềm từ chối tệp.
Dưới đây là bảng ma trận quy chuẩn chi tiết 15 cột dữ liệu của POS365 để bạn tra cứu nhanh trước khi dán thông tin:
| Cột dữ liệu | Trạng thái | Kiểu dữ liệu | Ví dụ hợp lệ | Quy tắc và Lưu ý nghiệp vụ |
|---|---|---|---|---|
| Mã hàng hóa | Tùy chọn | Văn bản (Text) | HH000001, 8934567890123 | Điền mã định danh hoặc mã vạch barcode. Nếu để trống, POS365 tự sinh mã theo cấu trúc HH tăng dần. |
| Tên hàng hóa | Bắt buộc | Văn bản (Text) | Coca Cola lon 330ml | Tên sản phẩm đầy đủ, không để trống. Nên điền kèm quy cách hoặc thể tích để tránh nhầm lẫn. |
| Tên nhóm | Tùy chọn | Văn bản (Text) | Đồ uống > Nước có ga | Phân cấp danh mục cha - con bằng dấu >. Hệ thống tự động tạo nhóm mới nếu chưa tồn tại. |
| ĐVT (Cơ bản) | Bắt buộc | Văn bản (Text) | Lon, Gói, Chai, Cái | Đơn vị tính bán lẻ nhỏ nhất của sản phẩm. Là căn cứ theo dõi tồn kho cốt lõi trên phần mềm. |
| ĐVT Lớn | Tùy chọn | Văn bản (Text) | Thùng, Lốc, Hộp, Két | Đơn vị quy đổi cấp lớn hơn dành cho bán sỉ/kiện. Để trống nếu mặt hàng chỉ có 1 đơn vị tính. |
| Mã ĐVT Lớn | Tùy chọn | Văn bản (Text) | 8934567899999 | Mã vạch riêng in trên bao bì thùng hoặc lốc. Giúp thu ngân quét mã tính tiền đúng đơn vị lớn. |
| Giá trị quy đổi | Tùy chọn | Số nguyên | 24 (1 Thùng = 24 Lon) | Tỷ lệ số lượng đơn vị cơ bản trong 1 đơn vị lớn. Bắt buộc điền nếu có khai báo ĐVT Lớn. |
| Giá bán (Cơ bản) | Bắt buộc | Số nguyên | 12000 | Giá bán lẻ niêm yết cho đơn vị tính cơ bản. Chỉ nhập số nguyên, không kèm ký tự đ hay dấu chấm. |
| Giá bán ĐVT Lớn | Tùy chọn | Số nguyên | 270000 | Giá bán lẻ niêm yết cho đơn vị tính lớn. Hệ thống tự động áp giá này khi thu ngân chọn đơn vị lớn. |
| Giá vốn | Tùy chọn | Số nguyên | 9000 | Giá nhập mua ban đầu để tính lãi gộp và giá vốn bình quân. Chỉ áp dụng cho đơn vị cơ bản. |
| Tồn kho | Tùy chọn | Số thập phân / Số nguyên | 150 | Số lượng tồn kho thực tế ban đầu tại thời điểm chốt sổ. Đơn vị tính theo ĐVT cơ bản. |
| Tồn tối thiểu & Tối đa | Tùy chọn | Số nguyên | Tối thiểu: 20, Tối đa: 500 | Ngưỡng an toàn để phần mềm kích hoạt cảnh báo nhập hàng. Giúp kiểm soát dự trữ kho tối ưu. |
| Thuộc tính | Tùy chọn | Văn bản (Text) | Màu:Đỏ , Size:XL | Đặc tính sản phẩm cho ngành thời trang, phụ kiện. Định dạng Tên thuộc tính:Giá trị, cách nhau dấu phẩy. |
| Loại hàng | Bắt buộc | Số quy ước (1, 2, 3) | 1 | Quy định: 1 = Hàng hóa có quản lý tồn kho, 2 = Dịch vụ không trừ kho, 3 = Combo đóng gói. |
| Số Lô & Máy in bếp | Tùy chọn | Số / Văn bản | Lô: 1 | Máy in: KitchenA | Quản lý hạn sử dụng điền 1 (0 là không áp dụng). Máy in chế biến điền KitchenA, BartenderA. |
Các trường thông tin cơ bản của hàng hóa
Nhóm trường cơ bản giúp hệ thống định danh chính xác từng mặt hàng và thiết lập cấu trúc danh mục bán lẻ khoa học ngay từ ban đầu.
- Mã hàng hóa duy nhất: Bạn có thể điền mã định danh nội bộ hoặc mã vạch barcode in trên bao bì sản phẩm. Nếu để trống cột này, POS365 sẽ tự động sinh mã mới theo cấu trúc tiền tố HH tăng dần giúp bạn quản lý đồng bộ.
- Tên hàng hóa bắt buộc: Đây là trường thông tin bắt buộc phải nhập và không được để trống bất kỳ dòng nào trên bảng tính. Bạn nên đặt tên chi tiết kèm thể tích hoặc quy cách đóng gói để nhân viên thu ngân chọn món chuẩn xác khi bán hàng.
- Tên nhóm phân cấp: Dữ liệu khởi tạo danh mục hàng hóa từ file Excel trên POS365 hỗ trợ định dạng tệp chuẩn .xlsx với đầy đủ cấu trúc nhóm hàng phân cấp bằng ký tự >. Cú pháp chuẩn là Nhóm lớn > Nhóm nhỏ giúp hệ thống tự động phân loại danh mục cha con ngăn nắp.
- Loại hàng hóa quản lý: Bạn nhập số 1 đối với hàng hóa thông thường cần theo dõi trừ tồn kho khi xuất bán. Điền số 2 cho dịch vụ tính tiền theo giờ và điền số 3 đối với các combo đóng gói từ nhiều sản phẩm lẻ.
Thiết lập đa đơn vị tính và giá bán quy đổi
Thiết lập đa đơn vị tính là giải pháp hoàn hảo cho cửa hàng bán lẻ và tạp hóa thường xuyên bán sỉ theo kiện hoặc bán lẻ theo từng đơn vị nhỏ.
- Xác định đơn vị tính cơ bản: Đơn vị tính cơ bản luôn là đơn vị bán lẻ nhỏ nhất của mặt hàng như Lon, Gói hoặc Chai. Toàn bộ số lượng tồn kho và giá trị luân chuyển trên phần mềm sẽ được quy đổi và theo dõi dựa trên đơn vị này.
- Khai báo đơn vị tính lớn: Điền tên đơn vị đóng gói cấp cao hơn như Thùng, Lốc hoặc Két vào cột ĐVT Lớn. Mỗi đơn vị lớn có thể gán mã vạch riêng tại cột Mã ĐVT Lớn để máy quét nhận diện nhanh chóng tại quầy thu ngân.
- Nhập giá trị quy đổi chính xác: Bạn điền tỷ lệ quy đổi từ đơn vị lớn sang đơn vị cơ bản vào cột Giá trị quy đổi. Ví dụ một thùng chứa 24 lon nước giải khát thì bạn nhập số 24 để phần mềm tự động tính toán trừ kho chuẩn xác.
- Cài đặt giá bán theo từng đơn vị: Bạn nhập mức giá bán lẻ cho đơn vị cơ bản và giá bán sỉ cho đơn vị lớn vào hai cột giá riêng biệt. Khi nhân viên chọn bán theo đơn vị nào, màn hình bán hàng sẽ tự động áp đúng mức giá niêm yết tương ứng.
Khởi tạo giá vốn và tồn kho ban đầu chuẩn xác
Khởi tạo giá vốn và tồn kho đầu kỳ chuẩn xác là căn cứ giúp chủ kinh doanh kiểm soát dòng tiền và đối soát báo cáo tài chính minh bạch.
- Thiết lập giá vốn đầu vào: Giá vốn là giá nhập mua hàng hóa ban đầu dùng làm cơ sở tính toán lãi gộp và giá trị xuất kho bình quân. Việc điền đúng giá vốn giúp chủ quán theo dõi chính xác hiệu quả kinh doanh của từng sản phẩm.
- Nhập tồn kho kiểm kê thực tế: Số lượng tồn kho và giá vốn ban đầu khi import lên phần mềm phải khớp với số liệu kiểm kê thực tế tại thời điểm bàn giao hoặc chốt sổ. Đây là căn cứ quan trọng để lập Bảng kê xuất nhập tồn kho hàng hóa theo Mẫu số S2-HKD quy định tại Thông tư 88/2021/TT-BTC của Bộ Tài chính.
- Định mức tồn kho an toàn: Cột Tồn tối thiểu và Tồn tối đa giúp thiết lập ngưỡng cảnh báo tự động cho từng mặt hàng trong kho. Khi lượng hàng giảm chạm ngưỡng tối thiểu, phần mềm sẽ tự động gửi thông báo để chủ cửa hàng lên kế hoạch nhập hàng kịp thời.
Cấu hình thuộc tính số lô và máy in báo bếp
Đối với các mô hình kinh doanh đặc thù như thời trang, thực phẩm chế biến hoặc dược phẩm, việc cấu hình trường thông tin mở rộng giúp tối ưu luồng vận hành.
- Khai báo thuộc tính phân loại: Bạn sử dụng cú pháp dấu hai chấm và dấu phẩy để mô tả các biến thể hàng hóa như Màu:Đỏ , Size:XL. Cách định dạng này giúp hệ thống tạo ra các phân loại sản phẩm rõ ràng mà không làm phân mảnh danh mục.
- Quản lý số lô và hạn sử dụng: Bạn điền số 1 vào cột quản lý hạn sử dụng đối với mặt hàng thực phẩm, mỹ phẩm hoặc thuốc tây cần theo dõi date. Đối với các mặt hàng thông thường không cần theo dõi hạn dùng, bạn chỉ cần điền giá trị 0.
- Định tuyến máy in chế biến: Đối với mô hình nhà hàng và quán cafe, bạn có thể gán trực tiếp mã máy in bếp như KitchenA hoặc BartenderA cho từng món ăn. Khi hoàn tất order tại bàn, phiếu chế biến sẽ được tự động in ra tại đúng vị trí quầy bar hoặc bếp tương ứng.
Kinh nghiệm nạp hàng loạt 10.000 sản phẩm mượt mà trong 3 phút
Khi cửa hàng có quy mô lớn với hàng nghìn mã hàng, việc chuẩn bị file dữ liệu khoa học giúp quá trình nạp lên phần mềm diễn ra siêu tốc mà không lo bị nghẽn mạng.
Chia nhỏ danh mục thành từng tệp vừa phải
Để đảm bảo tốc độ xử lý nhanh nhất cho trình duyệt, bạn nên áp dụng nguyên tắc quản lý file tối ưu theo từng nhóm hàng.
- Phân bổ từ 2.000 đến 3.000 dòng mỗi tệp: Nếu cửa hàng có tới 10.000 mặt hàng, bạn nên tách thành 3 đến 4 file Excel theo từng ngành hàng cụ thể. Việc này giúp máy tính không bị quá tải bộ nhớ và bạn dễ dàng đối soát số lượng tồn kho từng nhóm.
- Lưu tệp dưới định dạng tiêu chuẩn: Bạn kiểm tra để chắc chắn đã xóa hết các dòng trống ở cuối bảng tính trước khi lưu lại. Tệp dữ liệu cần được lưu dưới định dạng bảng tính .xlsx để tương thích hoàn toàn với bộ lọc của POS365.
Chạy thử nghiệm 3 dòng trước khi tải hàng loạt
Thực hiện tải thử một tệp mẫu nhỏ giúp bạn phát hiện sớm các sai sót về định dạng trước khi tải toàn bộ kho hàng lên hệ thống.
- Nạp thử tệp 3 sản phẩm tiêu biểu: Bạn tạo một file phụ chỉ gồm 3 sản phẩm có đầy đủ mã vạch, nhóm hàng phân cấp, đa đơn vị tính và giá vốn. Sau khi import thành công trên POS365, bạn kiểm tra xem màn hình bán hàng có hiển thị đúng như mong đợi hay không.
- Tự tin tải lên toàn bộ dữ liệu: Khi file thử nghiệm đã chạy hoàn hảo, bạn áp dụng cấu trúc đó cho toàn bộ 10.000 sản phẩm còn lại. Thao tác nạp file lớn lúc này sẽ diễn ra trơn tru chỉ trong 2 đến 3 phút mà không gặp bất kỳ trở ngại nào.
Cách xử lý 7 lỗi import Excel phổ biến trong 10 giây
Trong quá trình xử lý bảng tính, nhiều chủ cửa hàng gặp phải các lỗi định dạng khiến phần mềm từ chối tệp hoặc làm sai lệch số tồn kho. Bảng checklist dưới đây sẽ giúp bạn nhận diện nguyên nhân và xử lý triệt để 7 lỗi kinh điển chỉ trong 10 giây.
| Tên lỗi & Hiện tượng | Nguyên nhân phát sinh | Cách khắc phục trong 10 giây |
|---|---|---|
| Lỗi mã vạch dạng số mũ khoa học (8.93E+12) | Excel tự động rút gọn dãy số dài hơn 11 chữ số sang định dạng số mũ khoa học. | Bôi đen cột mã vạch, chuột phải chọn Format Cells -> chọn thẻ Number -> chọn Text rồi bấm OK trước khi dán số. Hoặc thêm dấu nháy đơn trước dãy số. |
| Lỗi mất chữ số 0 ở đầu mã sản phẩm | Excel mặc định hiểu chuỗi số là dạng Number nên tự động xóa bỏ số 0 đứng ở đầu chuỗi. | Chuyển định dạng cột sang dạng Text trước khi dán dữ liệu, hoặc sử dụng công thức ghép chuỗi để bảo toàn nguyên vẹn chữ số 0 ở đầu. |
| Lỗi đảo ngược ĐVT cơ bản và ĐVT lớn | Người dùng nhập nhầm Thùng vào ĐVT cơ bản và Lon vào ĐVT lớn, làm sai lệch tồn kho gấp hàng chục lần. | Luôn ghi nhớ ĐVT cơ bản là đơn vị bán lẻ nhỏ nhất (Lon, Gói, Chai), còn ĐVT lớn là đơn vị đóng gói kiện hàng (Thùng, Lốc) kèm tỷ lệ quy đổi tương ứng. |
| Lỗi sai ký tự phân cấp nhóm hàng hóa | Dùng dấu gạch chéo (/) hoặc gạch ngang (-) thay vì dấu > khiến phần mềm tạo thành 1 tên nhóm duy nhất. | Nhấn tổ hợp phím Ctrl+H trong Excel để mở Find and Replace, sau đó thay thế toàn bộ ký tự gạch chéo thành dấu > chuẩn quy định của POS365. |
| Lỗi dính ký tự tiền tệ và dấu chấm phẩy | Nhập giá bán có chữ đ hoặc dấu phân cách hàng nghìn thủ công khiến phần mềm không nhận diện được số. | Bôi đen các cột giá tiền, nhấn Ctrl+H để tìm kiếm và xóa bỏ toàn bộ chữ đ và dấu cách thừa, chuyển định dạng ô sang kiểu Number với số nguyên thuần túy. |
| Lỗi trùng lặp mã sản phẩm trong cùng file | Một mã hàng hóa xuất hiện nhiều lần với các tên gọi hoặc mức giá khác nhau trong bảng tính. | Chọn cột mã hàng, vào thẻ Data trên thanh menu Excel -> chọn Remove Duplicates để rà soát và loại bỏ các dòng trùng lặp trước khi import. |
| Lỗi đơ bảng tính do file chứa công thức | Tệp Excel chứa các hàm VLOOKUP hoặc SUMIFS phức tạp khiến bộ nạp dữ liệu bị treo khi phân tích. | Bôi đen toàn bộ bảng tính, nhấn Ctrl+C sau đó chuột phải chọn Paste Special -> chọn Paste Values để chuyển toàn bộ công thức thành giá trị thuần. |
Quản lý hàng hóa và kiểm soát tồn kho tối ưu với POS365
Số hóa danh mục sản phẩm từ Excel lên POS365 là bước khởi đầu vững chắc giúp cửa hàng vận hành chuyên nghiệp và loại bỏ hoàn toàn việc ghi chép thủ công. Nền tảng quản lý hiện đại mang lại khả năng kiểm soát kho hàng chặt chẽ và đẩy nhanh tốc độ phục vụ khách tại quầy.
Được đánh giá là một trong những phần mềm quản lý bán hàng tốt nhất hiện nay cho cửa hàng bán lẻ và dịch vụ ăn uống, POS365 sở hữu nhiều tính năng vượt trội hỗ trợ kiểm soát hàng hóa toàn diện:
- Quản lý tồn kho tức thời: Phần mềm tự động trừ kho theo thời gian thực ngay khi nhân viên hoàn tất hóa đơn bán hàng tại quầy thu ngân. Số liệu xuất nhập tồn luôn khớp chính xác với lượng hàng thực tế trên kệ, giúp ngăn chặn thất thoát hàng hóa hiệu quả.
- Cảnh báo tồn kho thông minh: Hệ thống tự động gửi thông báo nhắc nhở khi số lượng mặt hàng giảm xuống dưới mức tồn tối thiểu đã thiết lập. Nhờ đó, người quản lý luôn chủ động lên kế hoạch nhập hàng mới, tránh tình trạng đứt gãy nguồn cung sản phẩm bán chạy.
- Phân quyền nhân viên chặt chẽ: Chủ cửa hàng dễ dàng phân quyền chi tiết cho từng vị trí thu ngân, nhân viên kho hoặc quản lý ca làm việc. Tính năng này giúp giới hạn quyền xem giá vốn, chặn sửa đổi danh mục và lưu lại lịch sử mọi thao tác để chống gian lận.
- Hóa đơn máy tính tiền và sổ kế toán: Hệ thống kết nối hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có mã của cơ quan thuế theo chuẩn quy định. Đồng thời, phần mềm tích hợp sẵn đầy đủ 7 mẫu sổ kế toán và tính năng lập tờ khai thuế gửi trực tiếp cơ quan thuế hoàn toàn miễn phí.
⚡ CHUYỂN ĐỔI SỐ THẢNH THƠI: NHẬN PHẦN MỀM KHO & THUẾ SỐ 0 ĐỒNG
Tạm biệt những ngày thức đêm gõ từng mã hàng trên bảng tính. POS365 đồng hành cùng chủ cửa hàng số hóa toàn diện khâu quản lý kho và an tâm nghĩa vụ thuế với bộ ưu đãi độc quyền:
🌟 PHẦN MỀM QUẢN LÝ KHO 0 ĐỒNG ĐẾN 31/12/2028
Thoải mái nạp hàng chục nghìn mặt hàng, quét mã vạch bán hàng siêu tốc, tự động trừ tồn kho tức thời khi xuất hóa đơn và theo dõi doanh thu lời lỗ từ xa trên điện thoại.
📑 TRỌN BỘ THUẾ SỐ & KẾ TOÁN 0 ĐỒNG
Tích hợp hóa đơn điện tử máy tính tiền chuẩn quy định, chữ ký số bảo mật, tự động đồng bộ 7 mẫu sổ kế toán và lập tờ khai thuế gửi trực tiếp cơ quan thuế theo Thông tư 88/2021/TT-BTC.
Liên hệ hotline 1900 4515, để lại thông tin tại mục Gọi lại cho tôi hoặc nhắn tin qua biểu tượng Zalo góc màn hình để nhận tư vấn cài đặt miễn phí.
Câu hỏi thường gặp khi import Excel vào POS365
Tổng hợp các thắc mắc phổ biến nhất của người dùng khi đưa dữ liệu từ bảng tính Excel lên phần mềm quản lý bán hàng POS365.
File Excel có thể chứa tối đa bao nhiêu sản phẩm mỗi lần?
POS365 không giới hạn tổng số lượng mặt hàng lưu trữ trong cơ sở dữ liệu. Tuy nhiên, để đảm bảo tốc độ nạp tệp mượt mà và tránh bị nghẽn mạng do file quá nặng, bạn nên chia nhỏ danh mục thành từng tệp từ 2.000 đến 3.000 sản phẩm mỗi lần import.
Có thể dùng file Excel cũ của cửa hàng để import không?
Bạn không nên sử dụng trực tiếp file Excel cũ vì cấu trúc cột có thể không tương thích với phần mềm. Thay vào đó, hãy tải tệp mẫu chuẩn từ POS365 về máy, sau đó sao chép dữ liệu từ bảng tính cũ dán vào đúng các cột tương ứng trước khi tải lên hệ thống.
Import nhầm dữ liệu có thể xóa đi làm lại được không?
Nếu phát hiện dữ liệu hiển thị sai lệch trên bảng xem trước, bạn chỉ cần bấm nút Reset để xóa sạch và chỉnh sửa lại file. Trong trường hợp đã lỡ bấm Lưu, bạn có thể vào Danh sách hàng hóa, lọc tìm các sản phẩm vừa nạp để xóa hoặc dùng file Excel mới nạp đè lên để sửa.
Cập nhật giá bán hàng loạt bằng file Excel thế nào?
Bạn xuất danh sách hàng hóa hiện có ra file Excel từ phần mềm, sau đó tiến hành điều chỉnh lại cột giá bán lẻ theo mức mới. Khi import lại file này, bạn nhớ tích chọn vào ô Không cập nhật Tồn kho và Giá vốn để phần mềm chỉ cập nhật giá bán mà không làm sai lệch kho.
Thực hiện đúng quy trình nạp dữ liệu từ Excel lên phần mềm quản lý bán hàng POS365 giúp chủ kinh doanh rút ngắn tối đa thời gian chuẩn bị kho và loại bỏ triệt để sai sót nhập tay. Việc khởi tạo danh mục hàng hóa chuẩn xác ngay từ đầu là nền tảng vững chắc để cửa hàng vận hành thông suốt và bứt phá doanh số.
