10 phép đối chiếu dữ liệu sau khi chuyển sang POS365 trước khi mở quầy

Vì sao cần đối chiếu dữ liệu trước khi mở quầy bán hàng?

Nhiều chủ cửa hàng khi xem review phần mềm quản lý bán hàng thường chủ quan khi thấy màn hình phần mềm thông báo tải lên file Excel thành công. Tuy nhiên, việc hệ thống ghi nhận tệp tin hoàn toàn khác với việc dữ liệu hiển thị chính xác và sẵn sàng cho ca bán hàng thực tế. Nếu bỏ qua bước rà soát kỹ lưỡng, quầy thu ngân rất dễ rơi vào tình trạng lúng túng ngay trong ngày đầu đón khách.

Trong thực tế kinh doanh, những sai sót nhỏ trong tệp dữ liệu có thể dẫn đến hậu quả nghiêm trọng tại điểm bán:

• Ách tắc quầy thanh toán giờ cao điểm: Máy quét mã vạch không thể nhận diện sản phẩm do lỗi thiếu số 0 ở đầu mã hoặc sai quy cách ký tự. Khách hàng phải đứng chờ đợi sốt ruột trong khi nhân viên thu ngân lúng túng gõ tìm kiếm từng món thủ công.
• Thất thoát tiền bạc và sai lệch giá niêm yết: Giá bán lẻ trên phần mềm không khớp với tem giá niêm yết trên kệ hàng hoặc tờ thực đơn. Điều này dẫn đến nguy cơ khách hàng khiếu nại gay gắt hoặc cửa hàng bị thất thoát dòng tiền mà không hay biết.
• Rủi ro pháp lý và sai lệch sổ sách kế toán: Số lượng hàng hóa và giá vốn ban đầu ghi nhận sai sẽ làm méo mó toàn bộ báo cáo doanh thu và lợi nhuận gộp. Hộ kinh doanh sẽ gặp rắc rối lớn khi đối chiếu chứng từ với cơ quan thuế hoặc kiểm kê kho định kỳ.

Thực hiện đầy đủ quy trình kiểm tra đối soát giúp người quản lý chủ động phát hiện lỗi sai, bảo vệ uy tín thương hiệu và đảm bảo mọi thiết bị ngoại vi hoạt động trơn tru trước khi mở két đón khách.

10 phép đối chiếu dữ liệu sau khi chuyển sang POS365

Dưới đây là bộ khung 10 phép kiểm toán kỹ thuật khép kín giúp bạn nghiệm thu toàn diện dữ liệu hàng hóa, giá vốn, công nợ và giao dịch thực tế trước giờ mở ca.

Kiểm đếm tổng số SKU và định danh mã vạch

Xác nhận số lượng mã sản phẩm và định dạng mã vạch trên POS365 khớp hoàn toàn với danh mục xuất từ phần mềm cũ. Bước này giúp quầy thu ngân nhận diện hàng hóa chuẩn xác ngay từ lượt quét đầu tiên.

• Đối soát tổng số lượng mã SKU: Bạn vào màn hình Quản lý Hàng hóa trên POS365 để kiểm tra tổng số dòng sản phẩm hiển thị ở góc dưới danh sách. Nếu số lượng bị thiếu so với file Excel nguồn, nguyên nhân thường do các dòng bị gộp ô hoặc trùng lặp mã định danh.
• Kiểm tra định dạng mã vạch Barcode: File Excel thường tự động nhận diện cột mã vạch là số nguyên nên hay vô tình cắt bỏ số 0 ở đầu dãy số. Bạn cần đảm bảo mã vạch giữ nguyên toàn bộ chữ số theo chuẩn tem nhãn ban đầu của sản phẩm.
• Quét thử nghiệm tại quầy thu ngân: Dùng máy quét mã vạch quét thử ngẫu nhiên 10 mặt hàng khác nhau trên kệ trưng bày. Máy quét phát tiếng bíp và hiển thị đúng tên cùng giá bán trên màn hình bán hàng chứng tỏ danh mục đã sẵn sàng.

Chuẩn hóa nhóm hàng và đơn vị tính quy đổi

Một danh mục hàng hóa khoa học giúp thu ngân tìm kiếm sản phẩm nhanh chóng và hỗ trợ trích xuất báo cáo doanh số theo ngành chuẩn xác. Bạn cần thiết lập chuẩn chỉnh từng nhóm hàng và tỷ lệ quy đổi số lượng giữa các đơn vị đóng gói.

• Rà soát cây danh mục nhóm hàng: Kiểm tra lại các mặt hàng xem đã được xếp đúng vào nhóm cha và nhóm con tương ứng hay chưa. Việc phân nhóm rành mạch giúp nhân viên chọn nhanh trên màn hình cảm ứng vào các khung giờ cao điểm.
• Thiết lập liên kết đơn vị tính mẹ và con: Khai báo rõ ràng các mặt hàng có nhiều cách đóng gói như Thùng quy đổi sang Lon, Hộp sang Gói hoặc Vỉ sang Viên. Mỗi đơn vị quy đổi cần được gán mã vạch và giá bán lẻ độc lập trên hệ thống.
• Kiểm tra hệ số trừ tồn kho tự động: Xác nhận tỷ lệ quy đổi chính xác, ví dụ 1 thùng nước ngọt gồm 24 lon. Khai báo chuẩn giúp hệ thống trừ đúng 1 lon trong kho khi bán lẻ, tránh lỗi trừ nhầm nguyên cả 1 thùng hàng.

Khớp số lượng tồn kho vật lý đầu kỳ

Khớp số lượng tồn kho đầu kỳ là bước then chốt quyết định tính chính xác của toàn bộ dữ liệu xuất nhập tồn và báo cáo tài chính. Số liệu tồn trên hệ thống phải phản ánh đúng lượng hàng hóa thực tế đang lưu tại điểm bán.

• Đối chiếu báo cáo tồn với biên bản kiểm kê: Mở Báo cáo Tồn kho trên POS365 và so sánh số lượng của từng mã với số liệu kiểm kê thực tế tại cửa hàng. Hãy tập trung kiểm tra xác suất Top 20 mặt hàng bán chạy nhất hoặc các dòng sản phẩm có giá trị cao.
• Tuân thủ chế độ kế toán theo Thông tư 88/2021/TT-BTC: Căn cứ Thông tư 88/2021/TT-BTC của Bộ Tài chính, hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai bắt buộc phải mở Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa theo Mẫu số S2-HKD. Số dư đầu kỳ trên sổ sách phải trùng khớp với kết quả kiểm kê thực tế tại kho.
• Cân bằng kho bằng tính năng kiểm kê: Nếu phát hiện số lượng tồn trên phần mềm bị chênh lệch so với kho hàng thực tế, bạn hãy dùng tính năng Kiểm kê kho trên POS365. Thao tác này cho phép điều chỉnh trực tiếp số lượng thực tế để cân bằng số liệu trước khi mở quầy.

Rà soát giá vốn và tổng giá trị tài sản kho

Rà soát giá vốn hàng hóa giúp chủ kinh doanh nắm chắc giá trị tài sản kho và đảm bảo tính toán lợi nhuận bán hàng chuẩn xác. Dữ liệu giá vốn đúng là nền tảng để theo dõi hiệu quả kinh doanh mà không lo phát sinh sai lệch.

• Đối soát tổng giá trị tài sản kho: Công thức bắt buộc phải kiểm tra là tổng giá trị kho bằng tổng của tích số lượng tồn với đơn giá vốn từng mặt hàng. Con số tổng trên POS365 phải trùng khớp với Bảng cân đối tài sản xuất từ phần mềm cũ khi bạn tiến hành chuyển đổi dữ liệu sang phần mềm POS365.
• Loại bỏ triệt để lỗi giá vốn bằng không: Kiểm tra kỹ để tránh trường hợp bỏ trống cột giá vốn khiến hệ thống ghi nhận bằng 0 đồng. Khi bán hàng, doanh thu thu về sẽ bị tính thành 100% lợi nhuận gộp, gây sai lệch nghiêm trọng báo cáo tài chính và sổ sách thuế.
• Áp dụng phương pháp giá vốn bình quân: Hệ thống POS365 tính giá vốn theo phương pháp bình quân gia quyền tức thời sau mỗi lần nhập hàng. Nhập chuẩn đơn giá vốn đầu kỳ của từng mã hàng là điều kiện tiên quyết để dòng tiền và lãi gộp luôn chuẩn xác.

Thiết lập bảng giá bán và cơ chế làm tròn

Giá bán tại quầy thu ngân phải trùng khớp tuyệt đối với giá niêm yết trên kệ hàng hoặc tờ thực đơn gửi cho khách. Sự thống nhất về giá cả giúp bảo vệ uy tín thương hiệu và tránh mọi tranh chấp không đáng có tại điểm bán.

• Kiểm tra các bảng giá bán chuyên biệt: Rà soát xem hệ thống đã thiết lập đúng các bảng giá theo từng nhóm đối tượng như Giá bán lẻ tại quầy, Bảng giá sỉ cho đại lý hoặc Giá bán theo khung giờ. Mỗi mức giá cần hiển thị chính xác theo từng chi nhánh hoạt động.
• Cấu hình quy tắc làm tròn tiền tệ: Thiết lập cơ chế làm tròn tiền lẻ trong phần cài đặt thanh toán của POS365, ví dụ làm tròn lên hoặc xuống theo mốc 500 đồng hoặc 1.000 đồng. Tính năng này giúp nhân viên thu ngân trả tiền thừa nhanh chóng và tránh thiếu hụt tiền lẻ trong két.
• Đối chiếu xác suất sản phẩm trên quầy: Chọn ngẫu nhiên 5 sản phẩm thuộc các nhóm ngành hàng khác nhau trên màn hình bán hàng để đối chiếu giá hiển thị. Thao tác này giúp bạn an tâm rằng khách hàng không bao giờ phải thắc mắc về sự chênh lệch giá cả.

Lọc danh bạ khách hàng và chuẩn hóa số điện thoại

Danh sách khách hàng thân thiết là tài sản kinh doanh quý giá cần được bảo toàn nguyên vẹn sau khi chuyển đổi dữ liệu. Chuẩn hóa hồ sơ khách hàng giúp nhân viên thu ngân tra cứu nhanh và chăm sóc người mua chu đáo.

• Bảo toàn số không ở đầu số điện thoại: Khi nhập từ file Excel, cột số điện thoại rất dễ bị mất số 0 đầu tiên khiến hệ thống không nhận diện được khách hàng. Bạn cần rà soát để đảm bảo 100% số điện thoại đều đủ 10 chữ số hợp lệ.
• Lọc sạch tài khoản khách hàng trùng lặp: Kiểm tra và hợp nhất các hồ sơ khách hàng bị trùng số điện thoại hoặc thông tin cá nhân. Việc làm sạch dữ liệu giúp lịch sử mua hàng và công nợ của khách được gom về một mối duy nhất.
• Phân nhóm khách hàng và chiết khấu: Đối chiếu các nhóm khách hàng như Khách quen, Hội viên Thân thiết và Khách VIP trên POS365. Hệ thống sẽ tự động kích hoạt mức giảm giá tương ứng ngay khi thu ngân chọn tên khách trên đơn hàng.

Kiểm tra số dư công nợ phải thu của khách hàng

Số dư công nợ của khách hàng cần được đối soát chi tiết từng đồng để bảo vệ nguồn vốn lưu động của cửa hàng. Dữ liệu công nợ rõ ràng giúp quá trình thu hồi nợ diễn ra thuận tiện và không làm mất lòng khách quen.

• Đối chiếu tổng dư nợ với sổ theo dõi cũ: Truy cập vào mục Quản lý Công nợ trên POS365 để so sánh tổng nợ phải thu với sổ sách kế toán trước đây. Con số tổng phải khớp đúng hoàn toàn trước khi cho phép ghi nhận thêm các khoản nợ mới.
• Kiểm tra tùy chọn Điều chỉnh công nợ: Khi tải lên file Excel khách hàng, người dùng bắt buộc phải tích chọn ô Điều chỉnh công nợ trên giao diện POS365. Nếu bỏ quên tùy chọn này, phần mềm chỉ lưu thông tin cá nhân mà toàn bộ số nợ cũ sẽ bị đưa về mức 0 đồng.
• Xác thực 5 khách hàng có nợ lớn nhất: Lọc danh sách 5 khách hàng đang có số dư nợ cao nhất để đối chiếu chi tiết từng chứng từ và số dư lũy kế. Sự trùng khớp này là bằng chứng xác thực giúp việc thu tiền bán hàng diễn ra minh bạch.

Đối soát công nợ phải trả cho nhà cung cấp

Quản lý minh bạch công nợ với các đầu mối giao hàng giúp cửa hàng duy trì nguồn cung ứng ổn định và chủ động dòng tiền. Số liệu công nợ phải trả chuẩn xác giúp quá trình thanh toán diễn ra thuận lợi, đúng hẹn.

• So sánh công nợ với biên bản đối soát: Vào mục Nhà cung cấp trên POS365 để kiểm tra số dư nợ gối đầu của từng đại lý phân phối. Tổng số tiền phải trả trên phần mềm phải khớp đúng với biên bản xác nhận công nợ gần nhất giữa hai bên.
• Lưu trữ đầy đủ thông tin thanh toán: Kiểm tra lại tên người liên hệ, số điện thoại và số tài khoản ngân hàng của từng nhà phân phối trên POS365. Thông tin đầy đủ giúp kế toán thực hiện các lệnh chuyển khoản thanh toán tiền hàng nhanh gọn và an toàn.
• Theo dõi hạn thanh toán công nợ: Thiết lập thời hạn thanh toán cụ thể cho từng khoản nợ nhập hàng để phần mềm tự động nhắc nhở khi đến kỳ chi trả. Việc thanh toán đúng hạn giúp xây dựng uy tín kinh doanh bền vững với các đối tác cung ứng.

Chuyển đổi điểm thưởng và cấp bậc hội viên

Chính sách tích điểm đổi thưởng giúp giữ chân khách hàng quay lại mua sắm thường xuyên trong suốt quá trình kinh doanh. Toàn bộ điểm tích lũy cũ cần được chuyển giao trọn vẹn để bảo đảm quyền lợi chính đáng của hội viên.

• Kế thừa chính xác số điểm tích lũy cũ: Rà soát số điểm thưởng đã import trên hồ sơ từng khách hàng để đảm bảo không ai bị trừ nhầm điểm. Khách hàng thân thiết sẽ cảm thấy an tâm khi quyền lợi của mình được bảo lưu trọn vẹn trên hệ thống mới.
• Cấu hình tỷ lệ quy đổi điểm sang tiền: Vào mục Cài đặt tích điểm trên POS365 để kiểm tra quy tắc cộng điểm và tỷ lệ quy đổi khi thanh toán. Ví dụ, thiết lập mua 100.000 đồng được 1 điểm, và 1 điểm tích lũy có giá trị trừ 1.000 đồng vào hóa đơn mua hàng.
• Liên kết quyền lợi tự động theo hạng thẻ: Kiểm tra mức chiết khấu áp dụng tự động cho từng hạng thẻ thành viên như Bạc, Vàng hoặc Kim Cương. Thu ngân chỉ cần chọn tên khách hàng là hệ thống sẽ tự động trừ phần trăm ưu đãi trên hóa đơn bán.

Mở két tiền lẻ và tạo đơn bán hàng thử nghiệm

Phép kiểm cuối cùng là thực hiện một ca bán hàng thử nghiệm hoàn chỉnh ngay tại quầy thu ngân thực tế. Quy trình này giúp bạn kiểm tra khả năng phối hợp đồng bộ giữa phần mềm POS365 và các thiết bị phần cứng gồm máy quét mã vạch, máy in hóa đơn nhiệt và ngăn kéo đựng tiền.

Bạn hãy thực hiện tuần tự theo 4 bước thực chiến sau đây:

• Bước 1 Khai báo tiền lẻ đầu ca: Truy cập tính năng Mở ca trên POS365 và nhập chính xác số tiền mặt lẻ chuẩn bị trong két để phục vụ việc thối tiền cho khách hàng đầu tiên.
• Bước 2 Quét mã tạo đơn hàng test: Dùng máy quét mã vạch quét liên tục 2 đến 3 sản phẩm vào đơn hàng, chọn một khách hàng mẫu và áp dụng mã giảm giá để kiểm tra tính năng tính tiền tự động.
• Bước 3 Bấm thanh toán và kiểm tra thiết bị: Xác nhận thanh toán tiền mặt để máy in bill nhiệt tự động in phiếu tính tiền rõ nét, đồng thời kiểm tra tín hiệu xung điện kích hoạt ngàm ngăn kéo đựng tiền tự động bật mở (đá két).
• Bước 4 Hủy đơn hàng và hoàn kho sạch sẽ: Sau khi hoàn tất kiểm tra phần cứng, bạn vào mục Quản lý hóa đơn chọn Hủy đơn hàng hoặc thực hiện lệnh Trả hàng. Thao tác này giúp số lượng tồn kho tự động cộng trả lại và tiền mặt trong ca được đưa về đúng số tiền lẻ ban đầu, đảm bảo báo cáo doanh thu không bị dính dữ liệu thử nghiệm.

Đặc biệt lưu ý, theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP, cơ sở kinh doanh phải đảm bảo tính liên tục của ký hiệu và số thứ tự hóa đơn điện tử từ máy tính tiền gửi cơ quan thuế. Vì vậy khi in đơn thử nghiệm, bạn chỉ chọn in phiếu tạm tính nội bộ, tuyệt đối không kích hoạt lệnh ký số phát hành hóa đơn chính thức để tránh làm nhảy số dải hóa đơn thuế.

Các lỗi chuyển đổi dữ liệu thường gặp và cách xử lý nhanh

Trong quá trình di chuyển danh mục hàng hóa và công nợ lên POS365, người dùng có thể gặp phải một số lỗi kỹ thuật do file nguồn. Dưới đây là 3 sự cố thường gặp nhất và giải pháp xử lý dứt điểm chỉ trong vài phút.

Lỗi mất số không ở đầu mã vạch và số điện thoại trên Excel

Phần mềm Microsoft Excel có cơ chế tự động chuyển đổi các chuỗi ký tự chứa toàn chữ số sang dạng số nguyên. Điều này khiến toàn bộ số 0 đứng ở đầu mã vạch sản phẩm hoặc số điện thoại khách hàng bị tự động xóa bỏ, gây lỗi không tìm thấy dữ liệu tại quầy.

• Nguyên nhân phát sinh lỗi trên Excel: Cột dữ liệu mã vạch hoặc số điện thoại để ở định dạng mặc định General khiến các dãy số như 0912345678 bị tự động rút gọn thành 912345678. Khi nhập lên phần mềm, hệ thống sẽ lưu thông tin thiếu chữ số so với thực tế.
• Định dạng cột dữ liệu sang dạng Text: Mở file Excel, bôi đen toàn bộ cột Mã vạch và Số điện thoại, nhấn chuột phải chọn Format Cells, chọn mục Text và bấm lưu lại. Thao tác này giúp Excel giữ nguyên chữ số 0 đứng ở đầu chuỗi dữ liệu.
• Tải lại tệp dữ liệu đã chuẩn hóa: Sau khi kiểm tra các số điện thoại đã đủ 10 chữ số và mã vạch nguyên vẹn, bạn tiến hành tải lại file lên POS365 để ghi đè dữ liệu chuẩn xác vào hệ thống.

Tồn kho về không do tích nhầm ô không cập nhật tồn kho

Nhiều chủ cửa hàng bối rối khi thấy toàn bộ danh mục hàng hóa đã được tải lên đầy đủ tên gọi và giá bán nhưng cột số lượng tồn kho lại đồng loạt hiển thị bằng 0. Tình trạng này khiến thu ngân không thể kiểm tra số lượng hàng còn lại trên kệ.

• Nguyên nhân do tích nhầm ô tùy chọn: Trong hộp thoại tải lên file Excel hàng hóa trên POS365, người dùng đã vô tình tích chọn vào ô Không cập nhật Tồn kho và Giá vốn. Hệ thống sẽ hiểu bạn chỉ muốn cập nhật thông tin tên hàng mà không nhập số dư kho đầu kỳ.
• Cách khắc phục nhanh không cần xóa dữ liệu: Bạn không cần phải xóa danh mục sản phẩm đi để tạo lại từ đầu làm mất thời gian. Hãy tận dụng ngay tính năng kiểm kho sẵn có trên phần mềm để bổ sung số liệu nhanh chóng.
• Sử dụng tính năng Kiểm kê kho để cập nhật: Truy cập vào mục Quản lý kho, chọn tính năng Kiểm kê kho và tải lên tệp tin kiểm kho riêng biệt chứa số lượng tồn thực tế. Phần mềm sẽ tự động cập nhật số dư tồn kho chuẩn xác cho từng mặt hàng.

Sai lệch công nợ do quên tích chọn ô điều chỉnh công nợ

Một tình huống đau đầu khác là danh sách khách hàng đã xuất hiện đầy đủ tên tuổi và số điện thoại nhưng mục số dư công nợ của tất cả khách hàng đều trống trơn. Điều này khiến nhân viên quầy không biết khách quen nào đang có nợ cũ cần thu hồi.

• Nguyên nhân từ cơ chế bảo mật của phần mềm: POS365 thiết lập cơ chế bảo vệ số dư tài chính để tránh các thao tác tải file nhầm lẫn làm sai lệch sổ sách. Do đó, hệ thống chỉ ghi nhận nợ cũ khi người dùng chủ động tích chọn vào ô Điều chỉnh công nợ.
• Hậu quả nếu bỏ qua tùy chọn này: Toàn bộ số nợ lũy kế trước đây của khách hàng sẽ bị đưa về mức 0 đồng trên phần mềm mới. Cửa hàng sẽ gặp khó khăn lớn trong việc đối chiếu dòng tiền thu nợ từ khách hàng quen.
• Thao tác tải lại file để khôi phục công nợ: Bạn chỉ cần xuất lại danh sách khách hàng kèm số dư nợ đầu kỳ chính xác từ file nguồn. Sau đó, tiến hành tải file lên POS365 và nhớ tích chọn ô Điều chỉnh công nợ để hệ thống cập nhật đúng số nợ cho từng khách hàng.

Bàn giao dữ liệu và kiểm soát vận hành an tâm cùng POS365

Sau khi hoàn tất 10 phép kiểm toán số liệu, việc sở hữu một phần mềm quản lý bán hàng POS365 chuẩn mực tại quầy là yếu tố quyết định giúp cửa hàng vận hành trôi chảy mỗi ngày. Phần mềm POS365 mang đến giải pháp kiểm soát dòng tiền, tồn kho và nghĩa vụ thuế toàn diện cho mọi mô hình kinh doanh.

• Quản lý tồn kho thời gian thực: Tự động khấu trừ số lượng sản phẩm ngay sau khi hóa đơn được in ra, cảnh báo hàng sắp hết và theo dõi giá vốn bình quân gia quyền chính xác trên từng điểm bán.
• Tốc độ bán hàng tại quầy siêu tốc: Thao tác quét mã vạch và in hóa đơn chỉ mất vài giây, giao diện đơn giản dễ dùng giúp nhân viên mới làm quen ngay và tiếp tục bán hàng mượt mà ngay cả khi mất kết nối mạng.
• Kiểm soát công nợ hai chiều chặt chẽ: Tự động ghi nhận số dư nợ của khách hàng và nhà cung cấp, hỗ trợ tra cứu lịch sử mua bán nhanh chóng theo số điện thoại giúp cửa hàng không lo thất thoát dòng tiền.
• Tích hợp sẵn 7 mẫu sổ kế toán và kê khai thuế 0 đồng: Đáp ứng đầy đủ chế độ kế toán theo Thông tư 88/2021/TT-BTC và tính năng tự động lập tờ khai thuế, truyền nhận dữ liệu trực tiếp với cơ quan thuế hoàn toàn miễn phí.

Câu hỏi thường gặp khi đối chiếu dữ liệu POS365

Dưới đây là lời giải đáp cụ thể cho những câu hỏi thường gặp nhất khi các chủ cửa hàng tiến hành đối chiếu và kiểm tra dữ liệu chuyển đổi trước khi mở quầy.

Làm sao hủy đơn hàng test mà không làm bẩn dữ liệu báo cáo

Sau khi in hóa đơn test kiểm tra máy in nhiệt và két tiền, thu ngân chỉ cần vào mục Quản lý đơn hàng trên POS365, chọn đơn vừa tạo rồi bấm Hủy đơn hoặc tạo phiếu Trả hàng trực tiếp. Khi đó, phần mềm sẽ tự động cộng trả lại số lượng hàng vào kho và trừ tiền mặt trong két về đúng mức ban đầu. Thao tác dọn dẹp này giúp báo cáo doanh thu và xuất nhập tồn của ca bán đầu tiên hoàn toàn sạch sẽ, chính xác.

Có thể nhập lại file Excel sau khi đã mở ca bán hàng không

Cửa hàng hoàn toàn có thể tải lên tệp tin Excel bổ sung sau khi đã mở ca bán hàng để cập nhật thông tin sản phẩm mới hoặc thay đổi giá niêm yết. Tuy nhiên, bạn cần hết sức cẩn thận không tích chọn vào ô cập nhật lại số lượng tồn kho đầu kỳ trong file mới tải lên. Nếu vô tình ghi đè tồn kho ban đầu, hệ thống sẽ làm sai lệch toàn bộ lịch sử biến động xuất nhập tồn đã phát sinh trong các giao dịch trước đó của ca.

Làm thế nào để phân quyền nhân viên không thấy giá vốn kho

Chủ cửa hàng chỉ cần đăng nhập tài khoản quản trị trên trang web POS365, truy cập vào mục Cài đặt và chọn menu Phân quyền nhân viên để thiết lập vai trò cho từng vị trí. Tại đây, bạn chọn nhóm quyền của Thu ngân hoặc Nhân viên bán hàng rồi bỏ tích chọn ở hai mục Xem giá vốn và Xem báo cáo lợi nhuận. Khi nhân viên đăng nhập vào ca bán, giao diện thu ngân sẽ chỉ hiển thị giá bán niêm yết của sản phẩm, giúp cửa hàng bảo mật hoàn toàn biên lợi nhuận kinh doanh.

Dành thời gian hoàn thành trọn vẹn 10 phép kiểm toán số liệu chính là bước chuẩn bị vững chắc giúp quầy thu ngân của bạn tự tin đón những lượt khách đầu tiên. Sự cẩn trọng trong từng mã vạch, số lượng tồn kho và công nợ ban đầu sẽ triệt tiêu hoàn toàn các sai sót phát sinh trong giờ cao điểm, bảo vệ doanh thu trọn vẹn và tạo dựng ấn tượng chuyên nghiệp với mọi khách hàng ghé thăm quán.