Tải miễn phí 10+ mẫu báo cáo bán hàng bằng Excel chi tiết & mới nhất 2026

---

Mẫu báo cáo bán hàng bằng Excel vẫn là công cụ quen thuộc giúp theo dõi doanh thu, kiểm soát chi phí và đánh giá hiệu quả kinh doanh theo ngày, tháng hoặc từng đối tượng cụ thể. Từ các mẫu báo cáo doanh thu, sản phẩm, nhân viên đến khách hàng, file Excel được chuẩn hóa có thể phản ánh khá rõ “sức khỏe” bán hàng nếu thiết lập đúng cấu trúc.

1. Định nghĩa và tầm quan trọng của mẫu báo cáo bán hàng

Mẫu báo cáo bán hàng là công cụ dùng để ghi chép, tổng hợp và phân tích toàn bộ dữ liệu kinh doanh của doanh nghiệp trong một khoảng thời gian nhất định (ngày, tuần, tháng, quý hoặc năm). Thay vì nhìn vào những con số rời rạc, báo cáo này hệ thống hóa các chỉ số quan trọng như: doanh thu, chi phí, lợi nhuận, số lượng đơn hàng và công nợ khách hàng vào một bảng biểu thống nhất (thường là Excel) để nhà quản lý dễ dàng theo dõi.

Việc xây dựng và duy trì một mẫu báo cáo chuẩn chỉnh mang lại 4 lợi ích cốt lõi:

• Theo dõi "sức khỏe" tài chính: Giúp chủ kinh doanh biết chính xác dòng tiền vào/ra, xác định được lãi/lỗ thực tế thay vì chỉ áng chừng.

• Đánh giá hiệu quả kinh doanh: Nhìn vào báo cáo, bạn sẽ biết ngay sản phẩm nào đang bán chạy (Best-seller), nhân viên nào có thành tích tốt nhất để có chính sách thưởng phạt kịp thời.

• Kiểm soát thất thoát: Giúp đối chiếu lượng hàng xuất kho và doanh thu thực tế, hạn chế tối đa tình trạng gian lận hoặc sai sót số liệu.

• Ra quyết định dựa trên dữ liệu: Thay vì kinh doanh theo cảm tính, các con số trong báo cáo là cơ sở vững chắc để bạn lập kế hoạch nhập hàng và chiến lược marketing cho giai đoạn tiếp theo.

Định nghĩa và tầm quan trọng của mẫu báo cáo bán hàng

2. Tổng hợp 10+ mẫu báo cáo bán hàng bằng Excel thông dụng nhất 2026

Dưới đây là bộ sưu tập các mẫu file Excel được thiết kế chuẩn hóa, cập nhật các hàm tính toán mới nhất năm 2026 giúp bạn tiết kiệm tối đa thời gian nhập liệu và tổng hợp số liệu.

2.1 Mẫu báo cáo doanh thu theo thời gian

Đây là dạng báo cáo cơ bản nhất mà mọi cửa hàng, doanh nghiệp đều phải có để nắm bắt dòng tiền thực tế.

• Mục đích: Theo dõi biến động doanh số từng ngày để so sánh với mục tiêu (Target). Giúp chủ shop trả lời câu hỏi: "Hôm nay bán được bao nhiêu? Có đạt chỉ tiêu không?"

• Các trường thông tin chính: Ngày tháng, doanh số bán hàng, giảm giá/chiết khấu, doanh thu thuần, tiền mặt/chuyển khoản.

• Điểm nổi bật của mẫu này: Tích hợp sẵn biểu đồ đường (Line chart) để nhìn thấy xu hướng tăng/giảm doanh thu trực quan theo thời gian thực.

Mẫu báo cáo doanh thu theo thời gian

2.2 Mẫu báo cáo theo đối tượng nhân viên kinh doanh

Dành cho các doanh nghiệp có đội ngũ Sales, cần tính toán hiệu quả làm việc và hoa hồng (Commission).

• Mục đích: Đánh giá năng lực nhân sự, tạo động lực cạnh tranh trong team và tính lương thưởng chính xác.

• Các trường thông tin chính: Tên nhân viên, mã nhân viên, doanh số mục tiêu (KPI), doanh số thực đạt, tỷ lệ hoàn thành (%), số lượng đơn hàng, hoa hồng được hưởng.

• Điểm nổi bật: Sử dụng hàm RANK để tự động xếp hạng nhân viên xuất sắc nhất tháng và định dạng có điều kiện (Conditional Formatting) để tô đỏ những nhân sự chưa đạt KPI.

>>> Xem thêm: 6 mẫu quản lý bán hàng bằng Google Sheet miễn phí

2.3 Mẫu báo cáo theo sản phẩm/hàng hóa

Mẫu này cực kỳ quan trọng với bộ phận quản lý kho và nhập hàng.

• Mục đích: Xác định sản phẩm bán chạy (Best-seller) để nhập thêm và phát hiện hàng tồn kho lâu (Dead-stock) để xả hàng.

• Các trường thông tin chính: Mã sản phẩm (SKU), tên sản phẩm, số lượng nhập, số lượng bán, số lượng tồn, doanh thu đóng góp, lợi nhuận gộp trên từng sản phẩm.

• Điểm nổi bật: Tích hợp quy tắc 80/20 (nguyên lý Pareto) giúp bạn nhận diện 20% sản phẩm mang lại 80% doanh thu cho cửa hàng.

Mẫu báo cáo theo sản phẩm/hàng hóa

2.4 Mẫu báo cáo theo khách hàng và vùng địa lý

Phù hợp cho các doanh nghiệp bán hàng online, phân phối đa kênh hoặc có ship hàng đi tỉnh.

• Mục đích: "Vẽ chân dung" khách hàng, biết được khách hàng ở khu vực nào mua nhiều nhất để chạy quảng cáo (Ads) đúng trọng tâm.

• Các trường thông tin chính: Tên khách hàng, số điện thoại, địa chỉ (Tỉnh/Thành), tổng giá trị mua hàng (Lifetime Value), nhóm khách hàng (Mới/VIP/Thân thiết).

• Điểm nổi bật: Có sẵn Pivot Table để lọc nhanh doanh số theo từng tỉnh/thành phố hoặc phường/quận.

Tải trọn bộ mẫu báo cáo bán hàng mới nhất tại đây!

3. Hướng dẫn thiết lập các cột dữ liệu "xương sống" trong Excel

Một sai lầm phổ biến của 90% người mới làm báo cáo trên Excel là trộn lẫn khâu "nhập liệu" và khâu "làm đẹp báo cáo" vào cùng một chỗ. Để file Excel hoạt động trơn tru, tính toán tự động và không bị lỗi khi dữ liệu lớn dần, bạn cần thiết lập một sheet dữ liệu nguồn chuẩn với các cột "xương sống" bắt buộc sau đây:

3.1 Nhóm cột định danh (ID keys) - Không được trùng lặp

Đây là các cột giúp Excel phân biệt các giao dịch với nhau, hỗ trợ đắc lực cho các hàm tìm kiếm như VLOOKUP hay XLOOKUP.

• Mã đơn hàng: Mỗi đơn hàng phải có một mã duy nhất (ví dụ: DH001, DH002). Việc này giúp tránh tình trạng đếm trùng doanh thu.

• Mã sản phẩm: Quản lý bằng mã thay vì tên sản phẩm để tránh lỗi chính tả (ví dụ: thay vì gõ "Áo thun trắng size M", hãy dùng mã "AT-W-M").

• Mã khách hàng/Mã nhân viên: Để phục vụ cho việc lọc báo cáo theo đối tượng đã nêu ở phần 2.

3.2 Nhóm cột thời gian

Ngày chứng từ/ngày bán:

• Quy tắc quan trọng: Phải định dạng đúng chuẩn Date (dd/mm/yyyy) của hệ thống máy tính.

• Lưu ý: Tuyệt đối không gõ ngày tháng dưới dạng văn bản (text) như "ngày 1 tháng 1", vì Excel sẽ không thể nhóm dữ liệu để làm báo cáo theo tuần/tháng/quý được.

3.3 Nhóm cột thông tin định lượng

Đây là nguyên liệu để tính toán doanh số và lợi nhuận.

• Số lượng: Chỉ nhập số, không nhập chữ kèm theo (ví dụ: nhập 5, không nhập 5 cái).

• Đơn giá bán: Giá bán ra chưa trừ chiết khấu.

• Giá vốn: Khuyên dùng. Nhiều bạn bỏ qua cột này nên cuối tháng chỉ biết doanh thu mà không tính được lợi nhuận thực tế.

• Chiết khấu/giảm giá: Tách riêng cột này để theo dõi ngân sách khuyến mãi đã chi.

3.4 Nhóm cột phân loại và trạng thái

Giúp bộ lọc (filter) và Pivot Table hoạt động hiệu quả.

• Phân loại hàng hóa: Ví dụ: áo, quần, phụ kiện... (giúp xem báo cáo nhóm hàng nào đang bán chạy).

• Trạng thái đơn hàng: Đã thanh toán / công nợ / đã hủy.

Hướng dẫn thiết lập các cột dữ liệu "xương sống" trong Excel

4. Cách đọc và phân tích các chỉ số KPIs trong báo cáo

Để thực sự làm chủ công việc kinh doanh và tránh bị những con số đánh lừa, bạn cần phải hiểu ý nghĩa sâu xa đằng sau chúng. Dưới đây là 5 chỉ số hiệu quả hoạt động (KPIs) cốt lõi mà bạn bắt buộc phải phân tích được khi nhìn vào file Excel báo cáo:

4.1 Tổng doanh thu (Total revenue)

Đây là chỉ số đầu tiên và quan trọng nhất phản ánh quy mô dòng tiền của doanh nghiệp trong kỳ báo cáo. Tuy nhiên, bạn không nên chỉ nhìn vào một con số tổng duy nhất. Một bản báo cáo chuẩn cần tách bạch rõ ràng giữa doanh thu tổng (Gross revenue) và doanh thu thuần (Net revenue - sau khi đã trừ đi hàng bán bị trả lại và các khoản giảm giá).

Ngoài ra, bạn cần đặc biệt chú ý đến sự chênh lệch giữa doanh thu ghi nhận và thực thu. Nếu doanh thu trên sổ sách rất cao nhưng tiền mặt thực tế thu về thấp, điều này cảnh báo rủi ro lớn về công nợ khách hàng, đòi hỏi bạn phải có biện pháp thu hồi vốn ngay lập tức.

4.2 Tỷ lệ tăng trưởng (Growth rate)

Một con số doanh thu đứng yên sẽ vô nghĩa nếu thiếu đi sự so sánh. Tỷ lệ tăng trưởng giúp bạn biết được sức khỏe doanh nghiệp đang đi lên hay đi xuống. Trong Excel, bạn nên thiết lập công thức so sánh doanh thu tháng này với tháng trước (MoM) hoặc so sánh với cùng kỳ năm ngoái (YoY).

Nếu chỉ số này dương (+), chiến lược kinh doanh của bạn đang đi đúng hướng. Ngược lại, nếu chỉ số này âm (-), bạn cần rà soát lại ngay nguyên nhân: Do thị trường đang vào mùa thấp điểm, do đối thủ cạnh tranh gay gắt, hay do chất lượng sản phẩm đang đi xuống?

4.3 Lợi nhuận gộp (Gross profit)

Lợi nhuận gộp là số tiền thực tế bạn giữ lại được sau khi lấy doanh thu trừ đi giá vốn hàng bán (COGS). Chỉ số này cực kỳ quan trọng để đánh giá chiến lược giá của bạn. Nếu cửa hàng có doanh thu rất lớn nhưng biên lợi nhuận gộp lại quá mỏng, điều đó chứng tỏ bạn đang định giá sản phẩm quá thấp hoặc chi phí nhập hàng đang quá cao. Lúc này, bài toán đặt ra là cần đàm phán lại giá nhập với nhà cung cấp hoặc điều chỉnh lại giá bán lẻ.

4.4 Giá trị đơn hàng trung bình (AOV - Average order value)

Chỉ số này cho biết trung bình một khách hàng sẵn sàng chi bao nhiêu tiền cho một lần mua sắm tại cửa hàng của bạn. Công thức tính rất đơn giản: lấy tổng doanh thu chia cho tổng số lượng đơn hàng.

Việc theo dõi AOV giúp bạn tối ưu hóa doanh thu mà không cần tốn quá nhiều chi phí tìm kiếm khách hàng mới. Nếu chỉ số AOV thấp, bạn cần lập tức triển khai các chiến thuật bán hàng như: bán theo combo, bán kèm sản phẩm phụ (cross-sell) hoặc tạo các chương trình freeship cho đơn hàng đạt giá trị tối thiểu để kích thích khách mua nhiều hơn.

4.5 Tỷ lệ chuyển đổi (Conversion rate)

Đối với các doanh nghiệp kinh doanh online hoặc bán hàng qua tư vấn, tỷ lệ chuyển đổi là thước đo năng lực của nhân viên kinh doanh. Nó được tính bằng số đơn hàng chốt thành công chia cho tổng số khách hàng đã tiếp cận.

Khi nhìn vào báo cáo, nếu bạn thấy lượng khách hỏi (inbox/lead) rất nhiều nhưng tỷ lệ chuyển đổi lẹt đẹt dưới 5-10%, thì vấn đề không nằm ở sản phẩm. Nguyên nhân có thể nằm ở kịch bản tư vấn của nhân viên chưa thuyết phục, hoặc khâu chăm sóc khách hàng đang gặp lỗ hổng lớn cần khắc phục ngay.

Cách đọc và phân tích các chỉ số KPIs trong báo cáo

5. Lưu ý "sống còn" để tránh sai sót khi lập báo cáo thủ công

Excel là công cụ miễn phí và linh hoạt nhưng điểm yếu lớn nhất của nó là phụ thuộc hoàn toàn vào thao tác của con người. Chỉ một ô nhập sai hoặc một công thức bị xóa nhầm cũng có thể khiến toàn bộ kết quả doanh thu, lợi nhuận bị sai lệch, dẫn đến những quyết định kinh doanh rủi ro. Để file báo cáo hoạt động ổn định và chính xác, bạn cần tuân thủ tuyệt đối các nguyên tắc sau:

• Tuyệt đối không gộp ô (Merge cells): Ở sheet dữ liệu nguồn, bạn không được gộp các ô lại với nhau vì đẹp mắt. Việc này sẽ vô hiệu hóa các tính năng lọc (Filter), sắp xếp và làm hỏng cấu trúc Pivot Table.

• Sử dụng Data Validation (tạo list chọn): Hạn chế tối đa việc gõ tay tên sản phẩm hay tên khách hàng để tránh lỗi chính tả (ví dụ: gõ nhầm "iPhone" thành "iphoen"). Hãy dùng danh sách thả xuống để chuẩn hóa dữ liệu đầu vào.

• Thống nhất định dạng ngày tháng: Đảm bảo tất cả máy tính nhập liệu đều cài đặt chung một định dạng thời gian (thường là dd/mm/yyyy) để tránh Excel hiểu nhầm ngày thành tháng, gây sai lệch báo cáo theo kỳ.

• Khóa công thức (Protect sheet): Hãy khóa chặt các ô chứa hàm tính toán tự động, chỉ mở quyền chỉnh sửa ở các ô cần nhập số liệu (như số lượng, ngày bán) để tránh việc vô tình xóa mất công thức.

• Sao lưu dự phòng (Backup): Đừng bao giờ lưu file duy nhất trên một máy tính. Hãy tập thói quen lưu trữ trên Google Drive hoặc OneDrive để tránh mất dữ liệu khi máy tính hỏng hoặc file bị lỗi.

Lưu ý "sống còn" để tránh sai sót khi lập báo cáo thủ công

6. So sánh báo cáo bằng Excel và phần mềm quản lý bán hàng

Với những cửa hàng nhỏ hoặc người mới khởi nghiệp, Excel là "người bạn đồng hành" tuyệt vời vì sự linh hoạt và hoàn toàn miễn phí. Tuy nhiên, khi lượng đơn hàng tăng lên và nhân sự đông hơn việc phụ thuộc vào Excel sẽ bộc lộ nhiều điểm yếu chí mạng.

Dưới đây là bảng so sánh chi tiết để bạn cân nhắc thời điểm nên "nâng cấp" công cụ quản lý của mình:

Bạn nên cân nhắc chuyển sang dùng phần mềm quản lý bán hàng ngay khi gặp một trong các dấu hiệu sau:

• Lượng đơn hàng vượt quá 20-30 đơn/ngày.

• Bắt đầu thuê thêm nhân viên bán hàng và bạn không thể có mặt ở cửa hàng 24/7 để giám sát.

• Kho hàng có quá nhiều mã sản phẩm (SKU) khiến việc kiểm đếm thủ công mất quá nhiều thời gian.

• Bạn muốn giữ chân khách hàng bằng tích điểm, khuyến mãi tự động mà Excel không làm được.

Phần mềm POS365 đang kết hợp cùng VNPAY tung ra gói hỗ trợ chuyển đổi số độc quyền: Tặng miễn phí hoàn toàn 3 NĂM sử dụng trọn bộ phần mềm quản lý bán hàng và giải pháp nộp thuế số. Không chỉ miễn phí phần mềm, bạn còn được tặng kèm "combo 5 KHÔNG GIỚI HẠN" gồm: Hóa đơn điện tử, chữ ký số từ xa, dịch vụ truyền nhận dữ liệu thuế (TVAN), hợp đồng điện tử và số lượt cài đặt PhonePOS. Chương trình áp dụng đến hết 31/12/2028 giúp bạn sở hữu hệ thống quản lý - kế toán chuyên nghiệp trị giá hàng chục triệu đồng với chi phí 0 đồng.

Đăng ký nhận gói tài trợ 3 năm miễn phí từ POS365 x VNPAY ngay tại đây!

Dù được thiết kế bài bản đến đâu, các mẫu báo cáo bán hàng bằng Excel vẫn chỉ thực sự phát huy giá trị khi dữ liệu được nhập đúng, phân tích đúng và sử dụng đúng mục đích. Với quy mô nhỏ, Excel giúp kiểm soát doanh thu, chi phí và hiệu quả kinh doanh khá linh hoạt. Tuy nhiên, khi số lượng đơn hàng, nhân sự và yêu cầu quản lý ngày càng tăng, việc cân nhắc chuyển sang phần mềm quản lý bán hàng chuyên dụng sẽ giúp giảm rủi ro sai sót, tiết kiệm thời gian và nâng cao độ chính xác trong vận hành.