Câu chuyện kinh doanh

Dịch vụ khách hàng hoàn hảo là cách duy trì sự thành công của các doanh nghiệp. Khi bạn làm tốt điều này, bạn có thể nhận được quảng cáo miễn phí từ “truyền miệng” của những khách hàng cũ. 

7 mẹo tăng chất lượng dịch vụ khách hàng hoàn hảo

Vậy làm thế nào để có được điều đó, dưới đây là các mẹo giúp nâng cao chất lượng dịch vụ của bạn với khách hàng. 

7 mẹo tăng chất lượng dịch vụ khách hàng hoàn hảo

Có nhiều loại sách nói, cuốn sách Marketing đề cập về chủ đề này. Chứng tỏ tầm quan trọng của nó là rất lớn. 

Sau nhiều năm quan sát, học tập từ những thương hiệu lớn về cách chăm sóc khách hàng. POS365 rút ra kinh nghiệm về việc sử dụng những mẹo sau đây để đạt được hiệu quả tốt nhất trong cách tăng chất lượng dịch vụ. 

1. Tiếp cận bằng công cụ phù hợp với khách hàng

Không có gì tốt hơn việc bạn áp dụng những công cụ tiếp thị phù hợp với chính khách hàng của mình, cả dịch vụ trước, trong và sau khách hàng. 

Hãy tưởng tượng mình là khách hàng, sẽ thật khó chịu nếu như bị các doanh nghiệp làm phiền, hay thậm chí là spam không đúng cách.

Chẳng hạn, có nhiều những nền tảng dịch vụ lựa chọn cách hỗ trợ phần mềm thông qua gmail. Điều này khiến cho thông tin truyền đạt thường chậm trễ và khó đạt hiệu quả như những cách làm khác. POS365 cải thiện chất lượng dịch vụ bằng cách hỗ trợ trực tuyến qua điện thoại, ultraview giúp giải quyết vấn đề khách hàng nhanh chóng. 


dịch vụ khách hàng hoàn hảo

Trả lời, thu hút và tương tác với khách hàng qua email, tin nhắn, mạng xã hội,.... phù hợp với đối tượng khách hàng


2. Giao tiếp với khách hàng

Đây là điều có lẽ nhiều thương hiệu đang gặp phải: Giọng điệu khi gọi điện thoại ảnh hưởng đến giao tiếp.

Chẳng hạn, sử dụng những ngôn ngữ thụ động: thực ra là, dạ, ờm ờ,.... Nó khiến khách hàng nhầm lẫn với tiếng lóng, hoặc khó nghe. Hãy thay đổi cách nói chuyện để tăng chất lượng dịch vụ khách hàng.

Ngoài ra, khi bạn thực hiện các cuộc gọi với khách hàng cũng cần chú ý thái độ, không bốp chát, không ngắt lời của khách hàng khi khách hàng đang nói. Nếu bạn chưa tìm được câu trả lời phù hợp đối với khách hàng thì cần đưa ra lời hẹn và yêu cầu khách hàng giữ máy để bạn liên hệ các bên bộ phận liên quan kiểm tra. 

3. Sử dụng ngôn ngữ tích cực tăng dịch vụ khách hàng hoàn hảo

Ngôn ngữ tích cực là một cách tuyệt vời để tránh xung đột ngẫu nhiên nảy sinh do thông tin sai lệch. Mặc dù sự thay đổi này là tinh tế, nhưng các tác động rất mạnh mẽ.

Giả sử một trong những sản phẩm của bạn được đặt hàng trước trong một tháng và bạn cần chuyển thông tin này đến khách hàng ngay lập tức. Hãy so sánh hai câu trả lời sau:

  • Ngôn ngữ tiêu cực: "Tôi không thể giao cho bạn sản phẩm đó cho đến tháng sau. Sản phẩm đó đã được chúng tôi đặt hàng lại và không có sẵn tại thời điểm này."

  • Tích cực: "Sản phẩm đó sẽ có trong tháng tới. Tôi có thể đặt hàng cho bạn ngay bây giờ và đảm bảo rằng hàng sẽ được gửi cho bạn ngay khi về đến kho của chúng tôi!"

Như vậy, cách thay đổi thái độ trò chuyện từ tiêu cực sang tích cực giúp tập trung vào giải pháp được đề xuất và khiến khách hàng cảm thấy dễ chịu hơn.

dịch vụ khách hàng hoàn hảo

Giải thích và trả lời khách hàng với thái độ tích cực

4. Cung cấp sự tin cậy cho các khiếu nại của khách hàng

Những lời khiếu nại của khách hàng không phải lúc nào cũng là do sản phẩm mà có thể đến từ thái độ không tốt của nhân viên hoặc khen ngợi dịch vụ của bạn. 

Vì vậy, bạn cần: 

  • Kiểm soát tình hình.

  • Thừa nhận tình huống khó xử.

  • Tập trung cuộc trò chuyện.

  • Giải quyết vấn đề để khách hàng cảm thấy vui vẻ nhất.

Nhận được cùng một lời phàn nàn liên tục là sự khởi đầu của một câu chuyện. Điều này không quyết định bạn phải làm gì tiếp theo, nhưng nó sẽ bắt đầu tiết lộ những gì bạn cần chú ý.

dịch vụ khách hàng hoàn hảo

Nghề dịch vụ khách hàng là "làm dâu trăm họ", hãy khôn khéo, tỏ thái độ tích cực với khách hàng của mình

5. Phương châm “Nhanh nhưng chất lượng

Điều này đúng trong cả khi bạn phục vụ sản phẩm trong nhà hàng hay support hỗ trợ. 

Chẳng hạn, quán đồ ăn nhanh của bạn bán gà rán. Khách hàng nhận được trong vòng 3 phút kể từ khi order. Nó rất nhanh, tốc độ này khiến khách hàng ngạc nhiên. Nhưng song song với tốc độ và chất lượng món ăn. Gà rán nguội ngắt và thậm chí bên trong còn sống. 

Như vậy, việc bán hàng nhanh mà không chú ý đến chất lượng sẽ khiến cho khách hàng cảm thấy thậm tệ hơn nhiều. 

6. Biết cách kết thúc cuộc trò chuyện

Nếu bạn biết cách kết thúc cuộc trò chuyện sẽ gây thiện cảm tốt đến khách hàng. Điều này tuy là cải thiện nhỏ nhưng đem lại hiệu quả cao khi muốn tăng dịch vụ khách hàng hoàn hảo.

Để một vấn đề không được giải quyết sẽ tạo ra những rắc rối không cần thiết. Dữ liệu cho thấy có ít nhất 4% khách hàng không hài lòng sẽ lên tiếng. Vậy, làm thế nào để kết thúc được cuộc chat một cách đầy thiện cảm?

Thay vì “Tôi xin kết thúc cuộc trò chuyện tại đây.” thì bạn có thể đổi thành “Không biết anh/chị còn thắc mắc nào cần em giải đáp không ạ? Nếu anh/chị không còn thắc mắc nào nữa, em xin phép kết thúc cuộc trò chuyện tại đây. Chúc anh/chị một ngày tốt lành”. 

dịch vụ khách hàng hoàn hảo

Công việc của bộ phận dịch vụ khách hàng là tiếp nhận, xử lý và củng cố mối quan hệ tốt với khách hàng

7. Giữ thời gian phản hồi nhanh

Đừng để vấn đề của khách hàng phải “ngâm lâu”. Đây là điều khiến khách hàng cảm thấy vô cùng khó chịu và điều này có thể khiến cho vấn đề ngày càng nghiêm trọng. 

Vì vậy, các doanh nghiệp cần đảm bảo luôn có phòng nhân viên trực chat và tiếp nhận, phản hồi ngay các ý kiến từ khách hàng. 

Chúng tôi đã nêu chi tiết về CRM thông qua: Phần mềm CRM là gì? Về tóm tắt, đây là ứng dụng công nghệ giúp cải thiện tốc độ trả lời, theo dõi các hoạt động, tương tác với khách hàng để đảm bảo không bỏ sót bất cứ khách hàng tiềm năng nào. 

Cải thiện dịch vụ khách hàng hoàn hảo là cách để duy trì và phát triển công ty theo hướng bền vững. Sử dụng 7 mẹo trên đây đều đặn, thường xuyên để giúp doanh số của bạn ngày càng tăng cao.