Trong bối cảnh chuyển đổi số đang diễn ra mạnh mẽ, ngành bán lẻ và F&B đang đứng trước yêu cầu tối ưu hóa quy trình vận hành và tuân thủ nghiêm ngặt các quy định của cơ quan thuế. Một trong những giải pháp nổi bật hiện nay là triển khai hóa đơn điện tử từ máy tính tiền - công cụ không chỉ giúp cửa hàng tiết kiệm chi phí mà còn nâng cao tính chuyên nghiệp, minh bạch trong kinh doanh. Bài viết sau sẽ phân tích 7+ lợi ích thiết thực mà cửa hàng bán lẻ và F&B có thể nhận được khi áp dụng hình thức hóa đơn điện tử thông minh này.
1. 7 lợi ích của hóa đơn điện tử từ máy tính tiền với cửa hàng bán lẻ và F&B
Việc áp dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền không chỉ là yêu cầu tuân thủ pháp luật mà còn mang đến nhiều giá trị thực tiễn cho hoạt động kinh doanh hằng ngày. Đặc biệt với các cửa hàng bán lẻ và mô hình F&B có tần suất giao dịch cao, giải pháp này giúp đơn giản hóa quy trình bán hàng, nâng cao hiệu quả quản lý và mang lại trải nghiệm tốt hơn cho khách hàng.
1.1 Tiết kiệm thời gian và công sức
Hóa đơn điện tử từ máy tính tiền giúp tự động hóa toàn bộ quá trình xuất hóa đơn ngay sau khi giao dịch hoàn tất. Nhân viên không cần thao tác thủ công như viết tay, nhập liệu hay in ấn nhiều lần, từ đó rút ngắn thời gian phục vụ khách hàng và giảm tải áp lực trong giờ cao điểm. Đối với các mô hình F&B hoặc cửa hàng bán lẻ có lượng giao dịch lớn mỗi ngày, việc tiết kiệm thời gian này tạo ra sự khác biệt rõ rệt trong hiệu suất vận hành.
Tiết kiệm thời gian và công sức
1.2 Tăng tính minh bạch & chuyên nghiệp
Việc sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền giúp mọi giao dịch được ghi nhận chính xác và minh bạch, tránh tình trạng thất thoát hoặc ghi nhận sai doanh thu. Hóa đơn được in hoặc gửi điện tử rõ ràng, đầy đủ thông tin và dễ tra cứu, tạo sự tin tưởng cho khách hàng. Bên cạnh đó, quy trình xuất hóa đơn hiện đại cũng góp phần nâng cao hình ảnh chuyên nghiệp của cửa hàng, nhất là với những mô hình F&B phục vụ tại chỗ, giao hàng hoặc bán lẻ chuỗi.
1.3 Hạn chế sai sót và gian lận
Nhờ kết nối trực tiếp giữa máy tính tiền và phần mềm hóa đơn điện tử, dữ liệu bán hàng được đồng bộ tự động, hạn chế tối đa tình trạng nhập sai thông tin hoặc bỏ sót giao dịch. Việc này giúp giảm thiểu lỗi do thao tác thủ công và ngăn chặn nguy cơ gian lận trong quá trình xuất hóa đơn. Đối với các cửa hàng bán lẻ và F&B có lượng khách lớn, tính năng này đặc biệt quan trọng để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý doanh thu hàng ngày.
Hạn chế sai sót và gian lận
1.4 Nghiêm chỉnh tuân thủ quy định pháp luật
Việc sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền giúp các cửa hàng bán lẻ và F&B dễ dàng đáp ứng quy định của cơ quan thuế, đặc biệt là quy định bắt buộc triển khai hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC. Hệ thống kết nối trực tiếp với Tổng cục Thuế, đảm bảo dữ liệu được truyền đi chính xác, kịp thời, tránh các rủi ro bị xử phạt hành chính. Đây là giải pháp tối ưu để chủ cửa hàng yên tâm hoạt động mà không lo vi phạm pháp luật về hóa đơn, chứng từ.
1.5 Tối ưu chi phí vận hành
Hóa đơn điện tử từ máy tính tiền giúp cửa hàng loại bỏ nhiều chi phí truyền thống như giấy in, mực in, lưu trữ hồ sơ hoặc nhân sự kiểm soát hóa đơn thủ công. Ngoài ra, việc tự động hóa quy trình còn giảm thiểu thời gian xử lý và khắc phục lỗi, từ đó tiết kiệm chi phí vận hành đáng kể trong dài hạn. Đối với các cửa hàng F&B và bán lẻ có quy mô vừa và nhỏ, đây là giải pháp hiệu quả để kiểm soát ngân sách mà vẫn đảm bảo hiệu quả kinh doanh.
Tối ưu chi phí vận hành
1.6 Thuận lợi quản lý chuỗi nhà hàng, cửa hàng, quán ăn
Với hệ thống hóa đơn điện tử tích hợp máy tính tiền, dữ liệu từ các chi nhánh được đồng bộ tập trung, giúp chủ doanh nghiệp dễ dàng theo dõi doanh thu, số lượng hóa đơn, hiệu suất bán hàng theo thời gian thực. Việc quản lý chuỗi trở nên minh bạch, nhất quán và dễ kiểm soát hơn, đặc biệt hữu ích với các thương hiệu đang mở rộng mô hình kinh doanh. Từ đó, nhà quản lý có thể ra quyết định nhanh chóng, chính xác và tối ưu hiệu suất toàn hệ thống.
1.7 Nâng cao trải nghiệm khách hàng
Hóa đơn điện tử từ máy tính tiền không chỉ giúp cửa hàng vận hành hiệu quả mà còn mang lại trải nghiệm hiện đại, tiện lợi cho khách hàng. Thay vì phải chờ đợi in hóa đơn giấy, khách có thể nhận hóa đơn nhanh chóng qua email, Zalo hoặc quét mã QR. Điều này đặc biệt phù hợp với thói quen tiêu dùng số hiện nay, đồng thời thể hiện sự chuyên nghiệp và chu đáo trong dịch vụ. Trải nghiệm mua hàng mượt mà, minh bạch sẽ giúp tăng sự hài lòng và giữ chân khách hàng quay lại nhiều hơn.
Nâng cao trải nghiệm khách hàng
2. Quy định mới nhất về xuất hóa đơn điện tử đối với nhà hàng ăn uống
Đối với các nhà hàng, quán ăn, việc xuất hóa đơn điện tử từ ngày 01/6/2025 sẽ chịu tác động lớn bởi Nghị định số 70/2025/NĐ-CP ngày 20/3/2025 của Chính phủ (có hiệu lực từ 01/6/2025), sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 123/2020/NĐ-CP.
Cụ thể, những điểm mới và quy định quan trọng nhất đối với nhà hàng ăn uống bao gồm:
Bắt buộc sử dụng Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền:
- Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, các cơ sở kinh doanh dịch vụ ăn uống (nhà hàng, quán ăn, quán cà phê...) có doanh thu từ 01 tỷ đồng/năm trở lên sẽ thuộc diện bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
- Các nhà hàng sẽ phải trang bị hệ thống máy tính tiền có khả năng phát hành hóa đơn điện tử ngay tại điểm bán (POS) và tự động truyền dữ liệu giao dịch về cơ quan thuế.
Đặc điểm của HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền cho nhà hàng:
- Phát hành tại điểm bán: Hóa đơn được xuất ngay sau khi khách hàng thanh toán bữa ăn/dịch vụ, in ra cho khách (nếu cần) hoặc gửi bản điện tử.
- Không bắt buộc chữ ký số trên từng hóa đơn: Đây là một điểm thuận lợi lớn giúp quá trình xuất hóa đơn diễn ra nhanh chóng, không gây gián đoạn cho khách hàng.
- Dữ liệu được truyền tự động: Thông tin về các hóa đơn sẽ được hệ thống tự động tổng hợp và chuyển đến cơ quan thuế theo định dạng chuẩn (thường là cuối ngày), giúp nhà hàng giảm bớt gánh nặng kê khai thủ công.
- Nội dung hóa đơn: Mặc dù là hóa đơn từ máy tính tiền, nhưng vẫn phải đảm bảo các nội dung cơ bản như tên, địa chỉ, mã số thuế người bán; tên hàng hóa/dịch vụ (ví dụ: tên món ăn, đồ uống), đơn giá, số lượng, giá thanh toán. Nếu người mua yêu cầu, hóa đơn cũng cần có thông tin của người mua (tên, địa chỉ, mã số thuế/số điện thoại).
- Quy định về xử lý hóa đơn có sai sót: Nghị định 70/2025/NĐ-CP cũng có những sửa đổi quan trọng về quy trình xử lý hóa đơn điện tử có sai sót, thay đổi một số quy định hiện hành tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Các nhà hàng cần nắm rõ quy trình mới để thực hiện điều chỉnh hóa đơn sai sót một cách hợp lệ.
Để tuân thủ quy định mới các nhà hàng cần chủ động rà soát doanh thu để xác định mình có thuộc diện bắt buộc hay không. Nếu có, cần khẩn trương tìm kiếm và triển khai các giải pháp phần mềm/thiết bị hóa đơn điện tử từ máy tính tiền đã được Tổng cục Thuế xác nhận đáp ứng yêu cầu, cũng như hoàn tất thủ tục đăng ký với cơ quan thuế trước ngày 01/6/2025.
Quy định mới nhất về xuất hóa đơn điện tử đối với nhà hàng ăn uống
Việc áp dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho các cửa hàng bán lẻ và mô hình F&B – từ tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu suất làm việc đến đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật và cải thiện trải nghiệm khách hàng. Trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng gay gắt và xu hướng số hóa bùng nổ, đây chính là bước chuyển mình cần thiết để các cửa hàng tối ưu vận hành, nâng cao lợi thế cạnh tranh và phát triển bền vững.
Nếu anh chị đang tìm kiếm phần mềm quản lý bán hàng hỗ trợ xuất hóa đơn điện tử thì liên hệ với POS365 ngay hôm nay quay hotline 1900 4515 để được tư vấn miễn phí!
